Activity Based Budgeting (ABB): Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya

Penganggaran adalah aktivitas keuangan penting yang membantu bisnis mempertahankan tujuan keuangannya dan memberikan kesempatan untuk meninjau biaya dan mengevaluasi solusi. Activity based budgeting memungkinkan Anda mencatat, melacak, dan mengurangi pengeluaran untuk meningkatkan efisiensi.

Mengadopsi pendekatan berbasis aktivitas dapat memberikan Anda kendali yang lebih besar atas anggaran Anda dan mendorong manajemen sumber daya yang lebih baik.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan activity based budgeting, menjelaskan manfaatnya, berbagi tips untuk membuat anggaran berbasis aktivitas, dan memberikan contoh untuk membantu Anda memahami cara kerjanya.

Apa yang Dimaksud dengan Activity Based Budgeting?

Activity based budgeting (ABB) atau penganggaran berbasis akivitas adalah sistem penganggaran di mana Anda mencatat dan menganalisis setiap aktivitas yang menimbulkan biaya untuk menemukan area yang dapat meningkatkan efisiensi.

Setelah menganalisis biaya, Anda dapat membuat anggaran berdasarkan temuan Anda.

Activity based budgeting lebih komprehensif daripada penganggaran tradisional karena melibatkan perhitungan tambahan.

Jenis penganggaran ini bertujuan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi, bukan hanya melacak pengeluaran atau menyesuaikan informasi berdasarkan inflasi atau kejadian terkait lainnya.

Baca juga: Akuntansi Proyek: Pengertian, Prinsip, Manfaat, dan Bedanya dengan Akuntansi Standar

Manfaat Activity Based Budgeting

Ada beberapa manfaat menggunakan activity based budgeting, antara lain:

Wawasan yang lebih baik tentang biaya operasional

Tujuan utama activity based budgeting adalah untuk mengurangi biaya. Ini adalah analisis mendalam tentang biaya dan bagaimana biaya tersebut dapat memengaruhi kinerja perusahaan.

Hal ini memberikan wawasan yang lebih baik tentang biaya operasional secara spesifik dan keseluruhan.

Evaluasi ini dapat membantu seluruh departemen perusahaan dalam menentukan cara meningkatkan aspek-aspek proses individual agar lebih efisien.

Baca juga: Apa Itu Budgeting? Berikut Adalah Penjelasan Lengkap dan 20 Tips Membuat Budgeting

Menambah keunggulan kompetitif

Jenis penganggaran ini membantu Anda mengurangi biaya produksi, meningkatkan efisiensi produksi, dan menentukan cara membuat produk yang lebih ramah biaya.

Menggunakan anggaran untuk mengevaluasi aktivitas dapat membantu manajemen mengidentifikasi perubahan yang dapat menurunkan biaya, seperti revisi sewa fasilitas atau penurunan tarif pengiriman.

Setelah melakukan perubahan, perusahaan mungkin dapat menghasilkan produk dengan biaya yang lebih rendah daripada pesaing mereka. Keunggulan kompetitif ini dapat memberi mereka keunggulan pasar yang baru.

Manajemen anggaran yang lebih baik

Anggaran berbasis aktivitas mengintegrasikan manajemen operasi dan akuntansi dalam proses anggaran. Informasi tentang aktivitas diperlukan untuk perhitungan, dan penting untuk memperhitungkan berbagai macam staf dan keahlian mereka saat menyusun anggaran.

Manajemen operasi dapat memperjelas dasar dari biaya tertentu dan lebih memahami proses, termasuk ketidakefisienan. Bagian akuntansi dapat menggunakan pengetahuan mereka untuk membuat perhitungan yang tepat dan memberikan hasil.

Semua pihak yang berkontribusi terhadap biaya apa pun dapat meninjau anggaran dan melihat bagaimana mereka dapat menurunkan biaya.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya

Kontrol anggaran yang lebih baik

Activity based budgeting membantu perusahaan membuat keputusan anggaran berdasarkan pemicu biaya tertentu, jumlah dan kepentingannya terhadap aktivitas perusahaan.

Pemicu biaya adalah aktivitas apa pun yang memicu biaya sesuatu yang lain. Dengan activity based budgeting, perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kontrol anggaran yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti.

Perusahaan dapat memutuskan aktivitas mana yang akan dimodifikasi, menentukan perubahan, dan mengevaluasi bagaimana perubahan tersebut mempengaruhi anggaran.

Mengurangi pemborosan

Activity based budgeting membantu memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi. Evaluasi berbasis aktivitas juga menentukan peringkat pentingnya aktivitas.

Proses ini dapat mengidentifikasi beberapa aktivitas yang sudah usang, berlebihan, atau tidak perlu.

Ketika Anda menghilangkan atau mengurangi aktivitas-aktivitas ini, produksi dapat menjadi lebih efisien dan menghemat uang perusahaan dalam jangka panjang.

Kolaborasi yang lebih baik

Banyak pemicu biaya yang sering kali melibatkan operasi multidepartemen.

Sistem penganggaran ini dapat melibatkan beberapa departemen, mendorong kerja sama di seluruh organisasi.

Untuk secara efektif menghilangkan biaya yang tidak perlu, departemen dapat berkolaborasi untuk melihat bagaimana mereka dapat bekerja sama untuk menciptakan efisiensi ini.

Baca juga: Anggaran Neraca: Pengertian dan Cara Membuatnya

Kapan Activity Based Budgeting Digunakan?

Bisnis harus menganalisis tujuan dan persyaratan mereka untuk menentukan apakah sistem ABB masuk akal untuk diterapkan.

ABB lebih cocok untuk bisnis baru yang tidak memiliki data biaya historis seperti yang dimiliki oleh bisnis yang lebih mapan.

Misalnya, bisnis ritel yang lebih mapan, seperti Indomaret atau Alfamart, telah membuat perubahan untuk mengoptimalkan strateginya untuk profitabilitas selama bertahun-tahun.

Keuntungan mereka akan tetap pada tingkat pertumbuhan yang relatif merata, dan mereka tahu persis apa pemicu biaya mereka.

Di sisi lain, perusahaan baru tidak memiliki informasi keuangan historis selama bertahun-tahun.

Mungkin ada baiknya bagi perusahaan baru untuk memeriksa setiap pemicu biaya dan tingkat aktivitas yang sesuai untuk membuat proyeksi keuangan yang lebih akurat.

Baca juga: Pengertian RAB (Rencana Anggaran Biaya), Fungsi, dan Contohnya

Bagaimana Melakukan Penyusunan Activity Based Budgeting?

Berikut adalah panduan tentang cara melakukan activity based budgeting:

1. Mengidentifikasi pemicu biaya

Untuk melakukan activity based budgeting, Anda dapat memulai dengan mengidentifikasi setiap pemicu biaya.

Pemicu biaya dapat mencakup perubahan produksi, jam kerja, atau penyewaan fasilitas. Jumlah jam kerja karyawan juga merupakan pemicu biaya karena memengaruhi berapa banyak upah yang harus dibayarkan kepada karyawan.

Demikian juga, jumlah produk yang dikembalikan pelanggan adalah pemicu biaya karena Anda kehilangan pendapatan setiap kali pelanggan mengembalikan produk.

Baca juga: Budget Adalah: Berikut Pembahasan Lengkap dan Tips Membuatnya

2. Hitung unit dasar yang diperlukan untuk setiap aktivitas

Setelah Anda menentukan pemicu biaya, Anda dapat mengetahui unit yang Anda butuhkan untuk setiap aktivitas.

Beberapa pertanyaan yang dapat Anda pertimbangkan antara lain:

• Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan aktivitas tersebut?
• Apakah aktivitas tersebut membutuhkan ruang kantor atau gudang?
• Apakah ada peralatan khusus yang dibutuhkan perusahaan untuk aktivitas tertentu?

Saat menghitung unit dasar, akan sangat membantu jika mempertimbangkan kebutuhan setiap aktivitas.

Mengadopsi pendekatan ini dapat memberi Anda metode untuk merumuskan anggaran Anda.

3. Hitung total biaya setiap aktivitas

Setelah mengetahui unit dasar untuk setiap aktivitas, Anda dapat menentukan total biaya untuk setiap aktivitas.

Untuk melakukannya, kalikan biaya per unit dengan berapa kali Anda melakukan aktivitas tersebut.

Anda dapat menggunakan angka ini untuk menentukan biaya dan margin di masa depan dan mengidentifikasi tingkat di mana Anda mencapai Break even point atau BEP.

Baca juga: Cara Melakukan Penyusunan Anggaran dan Tips Membuat Anggaran

Contoh Penghitungan Activity Based Budgeting

Untuk lebih memahami cara kerja activity based budgeting, perhatikan contoh berikut ini:

PT ABC memperkirakan akan menerima 10.000 pesanan penjualan di tahun depan, dan setiap pesanan membutuhkan biaya 2.000 untuk diproses dan diselesaikan.

Untuk menentukan anggaran berbasis aktivitas, orang yang bertanggung jawab atas penganggaran mengalikan jumlah penjualan yang diharapkan untuk tahun depan dengan biaya pemrosesan yang terkait dengan pemrosesan penjualan pesanan.

Mereka menyelesaikan perhitungan berikut ini:

Anggaran berbasis aktivitas = 10.000 x 2.000 = 20.000.000

Mereka menentukan bahwa anggaran berbasis aktivitas untuk biaya pemrosesan ini adalah 20.000.000.

Baca juga: Fungsi dan Unsur Manajemen yang Harus Diketahui Pebisnis

Perbedaan Activity Based Budgeting dengan Penganggaran Tradisional

Meskipun ada beberapa pendekatan dalam penyusunan anggaran, penganggaran tradisional merupakan hal yang umum dilakukan karena sering kali merupakan yang paling mudah dilakukan.

Dalam gaya penganggaran ini, perusahaan menyiapkan anggaran tahun berjalan dengan menggunakan anggaran tahun sebelumnya sebagai dasar.

Perusahaan menyesuaikan dasar ini untuk inflasi, kondisi pasar dan biaya yang diharapkan lainnya berdasarkan tren konsumen tahun ini.

Sebaliknya, activity based budgeting memerlukan analisis pemicu biaya perusahaan dan memotong biaya melalui optimalisasi bisnis.

Penekanan pada optimalisasi dan pengurangan biaya ini menjadikan activity based budgeting sebagai alternatif yang ideal untuk bisnis baru yang tidak memiliki data historis.

Baca juga: Anggaran Surplus: Pembahasan dan Bedanya dengan Anggaran Defisit

Tips dalam Melakukan Activity Based Budgeting

Pertimbangkan tips berikut ini untuk membuat anggaran berbasis aktivitas:

Gunakan biaya berbasis aktivitas

Penetapan biaya berbasis aktivitas adalah metode pembebanan biaya tidak langsung, seperti gaji dan utilitas, ke layanan dan produk berdasarkan setiap konsumsi.

Anda dapat menggunakan pendekatan ini bersamaan dengan activity based budgeting untuk mendapatkan pemahaman yang lengkap tentang total biaya yang dikeluarkan.

Uraikan dengan jelas tujuan Anda

Sebelum memulai prosesnya, jelaskan kepada manajemen senior tentang bagaimana tujuan perusahaan sebaiknya diselaraskan dengan anggaran.

Kemudian, Anda dapat menggunakan visi ini untuk menetapkan target yang jelas untuk anggaran berbasis aktivitas Anda.

Tentukan tujuan pemotongan biaya Anda. Identifikasi area-area yang berbeda untuk pengurangan biaya, seperti biaya operasional, teknologi, atau tenaga kerja.

Dengan melakukan hal ini, Anda dapat memfokuskan evaluasi pada proses atau departemen tertentu yang mengalami inefisiensi.

Berkomunikasi dengan karyawan yang terlibat dalam proses tersebut

Penting dan sopan untuk menginformasikan kepada semua anggota staf bahwa proses ini dapat mempengaruhi anggaran mereka.

Anda dapat membuat semua staf mengetahui proses, aturan, atau metode baru yang harus mereka ikuti dan memberi tahu mereka tentang rencana apa pun yang mungkin terpengaruh oleh anggaran baru.

Baca juga: Anggaran Defisit: Penyebab, Dampak, Rumus, dan Contohnya

Kelebihan dari Activity Based Budgeting

Dibandingkan dengan penganggaran tradisional, activity based budgeting memiliki beberapa keunggulan, antara lain:

Memberikan rincian aktivitas utama

Penganggaran mencerminkan estimasi beban kerja dan beban keuangan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.

Metode ini menyediakan daftar yang lebih rinci, terutama biaya overhead. Hal ini penting untuk evaluasi anggaran di masa mendatang.

Kontrol anggaran yang lebih baik

Perusahaan mengidentifikasi aktivitas yang memberikan nilai tambah dan faktor pendorongnya.

Informasi semacam ini sangat penting untuk pengambilan keputusan dan kontrol yang lebih baik atas arus kas masuk dan keluar.

Manajemen mendapatkan gambaran yang jelas mengenai hubungan sebab-akibat antara biaya dan aktivitas. Dapat menyelaraskan anggaran dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Memberdayakan sumber daya dengan lebih baik dan efisien

Manajemen dapat mengarahkan semua personil untuk fokus pada aktivitas utama.

Manajemen mengeliminasi aktivitas yang kurang penting. Jadi, staf memiliki peran dan target yang jelas selama tahun fiskal.

Baca juga: Apa itu Zero Based Budgeting atau Penganggaran Tak Bersisa?

Memnimalisir pemborosan uang

Manajemen merancang anggaran dan kegiatan berdasarkan hubungan sebab akibat.

Manajemen menyaring berbagai aktivitas menjadi beberapa aktivitas utama dan menentukan konsumsi biayanya. Jadi, metode ini menghilangkan semua jenis biaya yang tidak perlu.

Mencapai keunggulan sekaligus mengurangi beban kerja

Sebelum merancang anggaran, manajemen harus mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana menciptakan nilai bagi pelanggan.

Kemudian, mereka menentukan berbagai aktivitas untuk memenuhi hal tersebut, mulai dari membeli input, menjual hingga menyediakan layanan purna jual. Jadi, setiap aktivitas berkontribusi untuk memberikan nilai terbaik bagi pelanggan.

Mendukung sinergi keberlanjutan

Metode ini membantu dalam melihat bisnis secara keseluruhan. Manajemen memetakan hubungan antar aktivitas dan mencoba menghilangkan segala macam hambatan yang sering terjadi dalam kerja sama lintas divisi.

Kekurangan dari Activity Based Budgeting

Metode ini tidak ideal untuk semua perusahaan. Metode ini mengandung beberapa kelemahan sehingga beberapa perusahaan tidak mengadopsinya. Di antara kelemahan activity based budgeting adalah:

Lebih mahal dan memakan waktu dibandingkan penganggaran tradisional

Manajemen harus mengumpulkan dan merinci informasi tentang berbagai aktivitas operasional. Rinciannya mungkin tidak hanya satu atau dua halaman.

Mereka harus memilah dan menentukan aktivitas mana yang penting untuk sampai pada penentuan biaya. Proses ini mungkin akan memakan waktu lama.

Ketidakakuratan asumsi

Pemilahan aktivitas kritis sering kali bias. Menentukan apa yang berkontribusi terhadap pendapatan dan apa yang tidak adalah sulit.

Manajemen dapat mengeluarkan biaya berlebihan untuk aktivitas yang kurang berkontribusi terhadap pendapatan dan mengurangi anggaran untuk aktivitas yang sebenarnya lebih penting.

Baca juga: Akuntansi Anggaran: Fungsi, Manfaat, dan Unsur-unsur Pembentuknya

Lebih kompleks

Manajemen membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang setiap aktivitas bisnis sebelum menentukan apa yang penting dan apa yang tidak. Kesalahpahaman hanya akan menghasilkan anggaran yang tidak akurat.

Membutuhkan lebih banyak sumber daya

Manajemen mungkin harus melibatkan semua orang untuk memetakan berbagai aktivitas yang harus dilakukan. Mengapa? Karena setiap orang memiliki tugas dan peran dalam operasional perusahaan.

Selain itu, cara ini juga membutuhkan karyawan yang terlatih untuk mengetahui seberapa vital peran mereka. Jadi, idealnya, manajemen harus mempertanyakan semuanya.

Untuk itu, activity based budgeting cocok digunakan untuk perusahaan besar dengan operasional dan manajemen yang lebih terstruktur.

Baca juga: Berbagai Metode Analisis Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Kesimpulan

Activity based budgeting (ABB) adalah metode penganggaran di mana aktivitas dianalisis secara menyeluruh untuk memprediksi biaya. ABB tidak memperhitungkan biaya historis saat membuat anggaran.

Metode penganggaran ini cocok untuk Anda yang baru membangun sebuah bisnis untuk memastikan penyerapan anggaran Anda berjalan dengan efisien.

Proses penganggaran dalam bisnis apapun memang sangat penting untuk memastikan proses operasional bisnis berjalan sesuai dengan rencana. Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia terutama UMKM yang tidak melakukan proses penganggaran.

Untuk kemudahan proses pembuatan anggaran pada perusahaan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur penganggaran dan laporan keungan terlengkap seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.