Administrasi Transaksi: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Prosedurnya

Administrasi transaksi adalah proses penting bagi bisnis modern. Dengan mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan, manajemen dapat mengidentifikasi dan memahami situasi keuangan saat ini dan di masa depan.

Administrasi ini juga membantu menciptakan proses yang efisien dan aman. Dalam artikel ini, Kledo akan membahas tentang pentingnya administrasi transaksi dalam bisnis dan bagaimana manajemen dapat memanfaatkannya.

Pengertian Administrasi Transaksi Menurut Para Ahli

William J. Bruns

Menurut William J. Bruns, Jr. (1986), administrasi transaksi adalah proses mengelola dan menyeimbangkan kegiatan pengeluaran, pemasukan, peminjaman, dan pembayaran untuk memaksimalkan keuntungan dan penghematan.

Abrahamson

Menurut Abrahamson (1993), administrasi transaksi adalah proses mengelola dan mengontrol arus kas dan setiap jenis aset yang dimiliki oleh suatu organisasi.

Kieso et al

Menurut Kieso et al. (2010), administrasi transaksi adalah proses pengelolaan data transaksi keuangan, menyiapkan laporan keuangan, dan mengontrol arus kas.

Erna Djunaidah

Pengertian administrasi transaksi menurut Erna Djunaidah adalah proses pengelolaan dan pengendalian transaksi keuangan yang terkait dengan kegiatan operasi suatu organisasi.

Agus Subagio

Pengertian administrasi transaksi menurut Agus Subagio adalah suatu proses yang mengatur dan mengendalikan pembayaran, penerimaan, pengeluaran, dan berbagai transaksi keuangan yang terkait dengan kegiatan operasi suatu organisasi.

Bambang Tridjoko

Sementara pengertian administrasi transaksi menurut Bambang Tridjoko adalah proses pengaturan dan pengendalian transaksi keuangan yang terkait dengan kegiatan operasional suatu organisasi.

Baca juga: Consumer Insight: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mendapatkannya

Apa Saja Fungsi Administrasi Transaksi?

Fungsi administrasi transaksi adalah salah satu aspek penting dari setiap bisnis. Ini berfungsi untuk mengatur transaksi bisnis untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan bahwa semuanya dijalankan dengan lancar.

Berikut adalah beberapa fungsi administrasi yang penting.

1. Mengatur pembayaran

Mengatur pembayaran adalah salah satu tugas utama administrasi. Hal ini memungkinkan seorang karyawan untuk memastikan bahwa semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan telah dilakukan secara tepat dan tepat waktu.

Hal ini juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pembayaran yang diterima atau dikirimkan telah disimpan dengan benar.

2. Menjaga catatan

Administrasi juga bertanggung jawab untuk menjaga catatan akurat tentang semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Catatan ini dapat digunakan untuk tujuan audit, menilai kinerja, dan mengidentifikasi kemungkinan masalah yang mungkin terjadi.

3. Mengontrol pengeluaran

Administrasi transaksi juga bertanggung jawab untuk mengontrol pengeluaran. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa uang yang dikeluarkan digunakan secara efisien dan tepat waktu.

4. Verifikasi transaksi

Administrasi juga bertanggung jawab untuk memverifikasi setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa semuanya tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi masalah yang mungkin terjadi.

5. Pengawasan

Administrasi transaksi bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh aktivitas transaksi yang berlangsung dalam perusahaan dan memastikan bahwa semuanya berjalan lancar. Hal ini juga menjamin bahwa semua transaksi dilakukan dengan benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Baca juga: Manajemen Industri: Pengertian Lengkap dan Berbagai Metodenya

Apa Saja Manfaat Administrasi Transaksi bagi Bisnis?

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari proses administrasi transaksi:

1. Membantu meningkatkan efisiensi

Dengan menggunakan sistem administrasi transaksi yang tepat, bisnis dapat memastikan bahwa transaksi dilakukan dengan cepat dan efisien. Dengan begitu, mereka bisa menyederhanakan proses bisnis dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi.

2. Membantu dalam pemantauan dan pengendalian transaksi

Dengan menggunakan sistem administrasi transaksi, bisnis dapat memantau dan mengendalikan transaksi dengan lebih efektif.

Hal ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi transaksi yang tidak valid, mengendalikan biaya, dan memastikan bahwa transaksi berjalan dengan lancar.

3. Memastikan bahwa data yang dikumpulkan benar dan akurat

Dengan menggunakan sistem administrasi transaksi, bisnis dapat memastikan bahwa data yang dikumpulkan benar dan akurat. Ini membuat mereka untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan efektif.

4. Membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan

Administrasi transaksi yang tepat membantu bisnis dapat memastikan bahwa pelanggan mendapatkan layanan yang cepat dan efektif. Sehingga mereka bisa membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan dan meningkatkan kepercayaan mereka.

Baca juga: Fungsi dan Unsur Manajemen yang Harus Diketahui Pebisnis

Apa Saja Unsur-Unsur Administrasi Transaksi?

Administrasi transaksi adalah proses yang terlibat dalam mengatur dan mengawasi transaksi keuangan dalam sebuah organisasi. Hal ini membutuhkan keterlibatan semua tiga unsur untuk menjamin efektivitas dan keamanan proses administrasi transaksi.

Manusia

Unsur manusia berkaitan dengan kebutuhan pengelolaan karyawan yang berhubungan dengan administrasi transaksi.

Unsur manusia ini termasuk pengelolaan pegawai, pemberian tugas, pemantauan dan pengawasan. Ini juga termasuk penerapan prosedur administrasi transaksi yang tepat dan pengawasan yang tepat terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

Material

Unsur material adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk mengatur dan mengawasi transaksi keuangan.

Unsur material termasuk dokumen yang berhubungan dengan transaksi, seperti kontrak dan pernyataan, serta alat untuk mencatat dan mengawasi transaksi. Hal ini juga termasuk prosedur yang diterapkan untuk mengatur, mengawasi, dan melaporkan transaksi keuangan.

Metode

Unsur metode adalah cara yang digunakan dalam mengatur dan mengawasi transaksi keuangan.

Misalnya termasuk penerapan prosedur yang tepat, pengawasan transaksi, dan pelaporan transaksi. Prosedur ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menjamin efektivitas dan keamanan. Ini juga harus memberikan kenyamanan bagi semua pihak yang terkait dengan transaksi.

Baca juga: Pahami Konsep Sustainable Business di Era Modern Ini

Berbagai Jenis Administrasi Transaksi

Jenis-jenis administrasi transaksi antara lain adalah transaksi internal dan transaksi eksternal yang dijelaskan sebagai berikut:

Transaksi internal

Transaksi internal adalah transaksi yang dilakukan antara dua departemen atau unit bisnis dalam satu organisasi.

Misalnya, jika salah satu departemen membeli produk dari departemen lain, itu adalah transaksi internal. Transaksi internal memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan bisnisnya dan meningkatkan efisiensi.

Transaksi eksternal

Sedangkan transaksi eksternal adalah transaksi yang dilakukan antara organisasi dengan pihak lain di luar organisasi.

Misalnya, jika organisasi membeli produk dari vendor luar, itu adalah transaksi eksternal. Transaksi eksternal memungkinkan organisasi untuk memperluas bisnisnya dengan meningkatkan pemasaran, memperoleh dukungan teknis, dan sebagainya.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan hasil yang dibuat dari setiap transaksi yang terjadi, baik transaksi yang berkaitan dengan pembayaran maupun penjualan yakni:

Invoice

Invoice adalah salah satu jenis bukti transaksi yang paling umum digunakan. Invoice biasanya berisi informasi seperti nama, alamat, nomor telepon, nama produk atau layanan, jumlah, harga, dan lain sebagainya.

Umumnya, invoice ini diterbitkan oleh penjual kepada pembeli untuk menunjukkan bahwa pembelian telah terjadi.

Kwitansi

Kwitansi adalah jenis bukti transaksi yang berisi informasi seperti nama pembeli, jenis produk atau jasa yang dibeli, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal pembayaran, dan tanda tangan penerima pembayaran. Kwitansi juga memuat informasi tentang nama dan alamat penjual.

Cek

Cek adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mengirimkan uang. Cek berisi informasi seperti nama pengirim dan penerima, jumlah uang yang dikirim, tanggal, dan tanda tangan pengirim.

Bilyet giro

Bilyet giro adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mentransfer uang dari satu rekening ke rekening lain. Bilyet giro memuat informasi seperti nama pengirim, nama penerima, jumlah uang yang dikirim, tanggal, dan tanda tangan pengirim.

Nota debet

Nota debet adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mencatat pengeluaran uang. Nota debet mengandung informasi seperti nama pengeluaran, jumlah uang yang dikeluarkan, tanggal, dan tanda tangan pengeluaran.

Nota kredit

Nota kredit adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mencatat pemasukan uang. Nota kredit berisikan informasi seperti nama pemasukan, jumlah uang yang dimasukkan, tanggal, dan tanda tangan pemasukan.

Rekening koran

Rekening Koran adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.

Bukti kas masuk dan keluar

Bukti kas masuk dan keluar adalah jenis bukti transaksi yang biasa digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran uang.

Bukti kas masuk dan keluar memuat informasi seperti nama pemasukan atau pengeluaran, jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan, tanggal, dan tanda tangan transaksi.

Baca juga: Pembayaran Cash Before Delivery (CBD) dan Bedanya dengan COD

Pahami Apa Saja SOP Bukti Administrasi Transaksi

SOP bukti administrasi merupakan salah satu standar operasional prosedur yang ditetapkan oleh sebuah organisasi untuk memastikan bahwa semua transaksi yang dilakukan di dalam jaringan yang terhubung dengan organisasi tersebut dapat dikonfirmasi dan dilacak dengan benar.

SOP ini mencakup beberapa hal penting seperti cara mengumpulkan, menyimpan, mengakses, dan mengaudit semua transaksi yang terjadi di jaringan.

SOP pembelian tunai

SOP pembelian tunai adalah prosedur yang ditetapkan untuk memastikan bahwa transaksi pembelian tunai yang dilakukan oleh perusahaan atau individu dicatat dengan benar.

Prosedur ini memastikan bahwa semua dokumen yang dibutuhkan dibuat dan disimpan dengan benar, dan bahwa semua aspek transaksi diproses dengan benar.

Prosedur ini meliputi berbagai tahap, mulai dari pembuatan nota pembelian, pembayaran, dan penyimpanan dokumen.

Langkah 1. Pembuatan nota pembelian

• Petugas kasir harus membuat nota pembelian yang mencantumkan semua informasi tentang transaksi pembelian, termasuk nama pembeli, tanggal, jumlah uang yang dibayarkan, dan jenis barang yang dibeli.
• Nota pembelian harus ditandatangani oleh pembeli dan petugas kasir.

Langkah 2. Pembayaran

• Petugas kasir harus menerima pembayaran tunai dari pembeli.
• Petugas kasir harus memastikan bahwa jumlah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum pada nota pembelian.

Langkah 3. Penyimpanan dokumen

• Petugas kasir harus menyimpan nota pembelian dan bukti pembayaran selama setidaknya satu tahun. • Nota pembelian dan bukti pembayaran harus disimpan dalam lokasi yang aman dan tersedia untuk audit.

Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia

SOP penjualan tunai

SOP penjualan tunai adalah prosedur yang digunakan untuk mengatur dan mencatat semua transaksi penjualan tunai.

Prosedur ini mencakup langkah-langkah untuk memastikan bahwa setiap transaksi penjualan tunai dicatat dengan benar dan lengkap. Adapun prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:

• Siapkan barang yang akan dijual.
• Tentukan harga jual dan persyaratan pembayaran.
• Pembeli akan membayar secara tunai.
• Sebelum menerima pembayaran, pastikan bahwa pembeli telah memasukkan jumlah yang benar.
• Buatlah bukti pembayaran.
• Pastikan bahwa bukti pembayaran mencantumkan nama, alamat, jumlah pembayaran, tanggal, dan lainnya.
• Simpan bukti pembayaran selama periode yang ditentukan.
• Buatlah laporan keuangan untuk mencatat setiap transaksi penjualan tunai.

Baca juga: Pengertian Rencana Pengembangan Bisnis, Tahapan, dan Contohnya

SOP penjualan kredit

SOP penjualan kredit adalah prosedur yang membantu perusahaan untuk menyimpan dan mengelola dokumentasi transaksi penjualan kredit.

Prosedur ini mencakup sejumlah besar informasi, termasuk informasi tentang kode promosi, pengalaman pelanggan, data pembayaran, dan proses manajemen risiko.

Dengan SOP ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap transaksi penjualan kredit disimpan dan dikelola dengan benar.

Adapun prosedur SOP penjualan kredit adalah:

• Pertama, perusahaan harus memiliki prosedur untuk mencatat dan mengelola informasi tentang setiap transaksi penjualan kredit. Informasi ini harus disimpan dalam format yang mudah dibaca dan dikelola.
• Kedua, perusahaan harus menyediakan tingkat keamanan yang tepat untuk informasi transaksi. Ini termasuk memastikan bahwa informasi transaksi disimpan dalam lingkungan yang aman dan tidak dapat diakses oleh pihak luar.
• Ketiga, perusahaan harus menyimpan semua informasi tentang transaksi kredit yang lengkap dan akurat.
• Keempat, perusahaan harus menyimpan semua informasi tentang transaksi kredit secara teratur dan menyimpan riwayat transaksi kredit yang ada.
• Kelima, perusahaan harus mengimplementasikan prosedur untuk memastikan bahwa semua informasi tentang transaksi kredit disimpan secara efektif dan diperbarui secara berkala.
• Keenam, perusahaan harus memastikan bahwa informasi tentang transaksi kredit disimpan secara aman dan dapat diakses oleh semua pihak yang berwenang.
• Ketujuh, perusahaan harus membuat prosedur untuk memverifikasi dokumentasi transaksi penjualan kredit dan menyertakan tanda tangan dari pihak yang berwenang.
• Kedelapan, perusahaan harus menyimpan semua dokumentasi transaksi kredit dalam jangka waktu yang diperlukan oleh hukum.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

SOP penerimaan kas

SOP penerimaan kas adalah prosedur yang menjelaskan bagaimana sebuah organisasi harus menangani bukti administrasi untuk transaksi penerimaan kas.

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi dapat melacak semua penerimaan kas yang terjadi dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

Prosedur SOP transaksi penerimaan kas meliputi:

Langkah 1. Menetapkan standar prosedur

Organisasi harus menentukan standar prosedur untuk menangani bukti administrasi untuk transaksi penerimaan kas. Standar prosedur ini harus mencakup bentuk dan jenis dokumen yang akan digunakan, serta bagaimana dokumen tersebut harus disimpan dan dikelola.

Langkah 2. Pencatatan transaksi

Setiap transaksi penerimaan kas harus dicatat dengan benar di jurnal masing-masing. Jurnal ini harus menangkap informasi yang relevan, seperti jumlah dana yang diterima, siapa yang menerima dana, dan bagaimana dana tersebut digunakan.

Langkah 3. Penyimpanan bukti administrasi

Setiap bukti administrasi yang terkait dengan transaksi penerimaan kas harus disimpan secara aman. Ini termasuk dokumen seperti faktur, kuitansi, dan cek.

Langkah 4. Review dan verifikasi

Setiap transaksi penerimaan kas harus diperiksa dan diverifikasi oleh departemen keuangan atau otoritas berwenang lainnya sebelum dicatat di jurnal.

Langkah 5. Audit

Organisasi harus melakukan audit secara berkala untuk memastikan bahwa semua transaksi penerimaan kas telah dicatat dengan benar dan bukti administrasinya disimpan dengan baik.

Baca juga: 10+ Ide Promo Natal Terbaik untuk Meningkatkan Penjualan Bisnis

SOP administrasi kas

SOP administrasi kas adalah prosedur dan panduan yang menjelaskan bagaimana kas dipertahankan dan dikontrol.

Ini bertujuan untuk mencegah penggunaan kas untuk tujuan yang tidak sah dan untuk menjamin bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan tentang penggunaan kas diikuti.

Prosedur SOP Bukti Administrasi Kas berikut ini harus diikuti:

• Pertama-tama, semua pengeluaran kas harus dibukukan dalam jurnal kas.
• Setiap pengeluaran kas harus disertai dengan bukti fisik, seperti bon, tanda terima, atau nota kredit.
• Setiap bukti harus ditandatangani oleh yang berwenang. 4. Setiap bukti harus dicocokkan dengan jurnal kas.
• Setiap bukti harus disimpan sebagai bukti pengeluaran kas.
• Setiap pengeluaran kas harus disetujui oleh yang berwenang.
• Setiap bukti harus diaudit secara berkala untuk memastikan keakuratan.
• Setiap pengeluaran kas harus dilaporkan kepada Departemen Keuangan untuk diperiksa.
• Setiap kesalahan atau tindakan yang tidak sah harus dilaporkan dan ditindaklanjuti.
• Setiap aset kas harus disimpan di tempat yang aman dan dilindungi dengan sistem keamanan yang kuat.

Untuk pengelolaan administrasi transaksi yang lebih efisien, Anda bisa menggunakan bantuan software akuntansi seperti Kledo. Dengan menggunakan software ini, Anda bisa membuat bukti transaksi cukup dalam hitungan detik dan mengotomatisasikan pencatatan semua transaksi bisnis.

Hanya dengan 4500 rupiah per harinya, Anda sudah bisa menikmati layanan fitur terlengkap dari Kledo. Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari melalui tautan ini.