Biaya Kualitas: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mereduksinya

Biaya kualitas bukan sekadar angka dalam laporan, melainkan investasi penting yang menentukan seberapa jauh perusahaan mampu menjaga mutu produk atau layanan.

Mengalokasikan dana untuk pencegahan masalah dan pengawasan kualitas di awal jauh lebih bijak dibanding menanggung kerugian akibat produk gagal di kemudian hari.

Dengan memahami setiap jenis biaya kualitas, mulai dari biaya pencegahan hingga biaya kegagalan eksternal, perusahaan dapat mengatur strategi anggaran secara lebih efisien.

Pengelolaan biaya kualitas yang tepat bukan hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memperkuat kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap bisnis Anda.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu biaya kualitas, jenis biaya kualitas, cara hitung, dan tips mengelolanya. Jadi baca terus artikel ini sampai selesai.

Apa itu Biaya Kualitas?

Quality costing atau biaya kualitas atau Cost of Quality (COQ) merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan produk yang berkualitas.

Atau, kita dapat mengatakan itu adalah biaya untuk mencegah, mendeteksi, dan mengatasi masalah kualitas dalam suatu produk.

Jadi pada intinya, biaya kualitas mencakup biaya untuk menghindari produksi berkualitas rendah, serta biaya yang dikeluarkan perusahaan setelah menghasilkan barang berkualitas rendah.

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa penetapan biaya kualitas tidak hanya berarti biaya untuk meningkatkan nilai yang dirasakan dari suatu produk, atau menggunakan bahan yang mahal atau sangat berkualitas tinggi.

Sebaliknya, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa produk memenuhi harapan pembeli.

Misalnya, jika pelanggan membeli smartphone murah, dia tidak akan mengharapkannya memiliki fitur premium, seperti kamera 5-6, daya tahan baterai yang lama, penyimpanan yang lebih besar, dll. Sebaliknya, pengguna setidaknya mengharapkannya berfungsi benar.

Baca juga: Apa itu Integrated Marketing Communication? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Bagaimana timbulnya biaya kualitas?

Masalah kualitas dapat muncul di perusahaan mana pun, dan masalah ini menghasilkan penetapan biaya kualitas.

Masalah mungkin karena masalah atau kesalahan oleh satu atau lebih departemen.

Misalnya, cacat dalam perancangan produk akan membuat seluruh proses tidak berguna.

Masalah juga bisa muncul karena kesalahan pada saat produksi, atau jika pemasok mengirim bahan yang salah atau inferior.

Selain itu, entri pesanan pelanggan yang salah juga dapat mengakibatkan biaya kualitas, karena itu berarti produk mencapai pelanggan yang salah, atau pelanggan mendapatkan produk yang salah.

Mengenal Jenis Biaya Kualitas

Biaya Pencegahan

Seperti namanya, biaya ini membantu perusahaan untuk mencegah atau meminimalkan terjadinya masalah kualitas. Ini adalah yang paling efektif dan relevan.

Itu karena menghindari masalah pada tahap awal menghasilkan penghematan tenaga kerja dan biaya overhead pabrik yang diperlukan untuk memproduksi unit (atau unit) yang cacat itu.

Biaya ini termasuk biaya pelatihan karyawan, kontrol proses statistik, sertifikasi pemasok, penguatan desain produk, dan banyak lagi. Karyawan mendapatkan pelatihan dalam proses produksi.

Ini membantu untuk menghilangkan malfungsi manufaktur. Biaya tersebut juga membantu untuk mengurangi biaya memo karena tidak ada atau kurang memo.

Beberapa contoh biaya pencegahan atau biaya preventif adalah sebagai berikut:

Pemasaran/Konsumen/Pengguna:

Biaya dikeluarkan dalam akumulasi dan evaluasi berkelanjutan dari kebutuhan dan persepsi kualitas pelanggan dan pengguna yang mempengaruhi kepuasan pengguna dengan produk atau layanan organisasi.

Pengembangan Produk/Layanan/Desain:

Biaya dikeluarkan untuk menerjemahkan kebutuhan pelanggan dan pengguna ke dalam standar dan persyaratan kualitas yang dapat diandalkan dan untuk mengelola kualitas produk atau layanan baru.

Pembelian:

Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan kesesuaian persyaratan bagian pemasok, bahan atau proses dan untuk meminimalkan dampak ketidaksesuaian pemasok pada kualitas produk atau layanan yang dikirimkan.

Operasi (Manufaktur atau layanan):

Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan kemampuan dan kesiapan operasi untuk memenuhi standar kualitas dan persyaratan dan untuk memberikan pendidikan yang berkualitas kepada personel operasi.

Administrasi Mutu:

Biaya yang dikeluarkan dalam administrasi keseluruhan fungsi manajemen mutu.

Baca juga: Net Present Value: Pengertian, Manfaat, Rumus dan Perbedaannya dengan Present Value

Biaya Penilaian (atau Biaya Inspeksi)

Biaya ini termasuk inspeksi untuk mencegah terjadinya masalah kualitas. Misalnya, mengizinkan atau mendorong karyawan produksi untuk memeriksa suku cadang dan bahan mentah saat mereka tiba.

Juga, mereka perlu memeriksa elemen ketika mereka meninggalkan lantai produksi mereka. Inspeksi tersebut memastikan penangkapan masalah yang tepat waktu, jika ada.

Contoh lain dari biaya penilaian adalah penyusutan peralatan uji, biaya uji coba, gaji staf pengujian, inspeksi kontrol kualitas, dan banyak lagi.

Untuk pembahasan lengkapnya berikut adalah contoh biayanya

Biaya Penilaian Pembelian:

Biaya penilaian pembelian umumnya dapat dianggap sebagai biaya yang dikeluarkan untuk inspeksi dan pengujian persediaan atau layanan yang dibeli untuk menentukan penerimaan untuk digunakan.

Biaya Penilaian Operasi (Manufaktur atau jasa):

Biaya penilaian operasi umumnya dapat dianggap sebagai biaya yang dikeluarkan untuk pengujian atau audit yang diperlukan untuk menentukan dan menjamin penerimaan produk atau layanan.

Biaya Penilaian Eksternal:

Biaya penilaian eksternal dikeluarkan untuk pengaturan lapangan atau pemasangan dan check out untuk penerimaan pelanggan.

Tinjauan Pengujian & Inspeksi:

Biaya yang dikeluarkan untuk meninjau inspeksi dan data pengujian secara teratur, sebelum rilis produk untuk pengiriman.

Evaluasi Kualitas Lain-Lain:

Biaya yang terlibat dalam audit kualitas untuk memastikan kemampuan berkelanjutan untuk memberikan dukungan yang dapat diterima untuk proses produksi.

Baca juga: Biaya Eksplisit: Pengertian, Contoh, Jenis, dan Bedanya dengan Biaya Implisit

Biaya Kegagalan Internal

Ini termasuk biaya berwujud setelah perusahaan menghasilkan produk yang cacat atau inferior. Dalam hal ini, pengiriman tidak terjadi pada pelanggan.

Kegagalan internal menghasilkan lebih banyak sisa, pemborosan, dan biaya pembusukan. Ini termasuk biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, overhead pabrik, biaya pengerjaan ulang produk, pembuangan produk cacat, dan banyak lagi.

Berikut adalah beberapa kategori biaya kegagaln internal:

Biaya Kegagalan Desain Produk atau Layanan (Internal):

Biaya kegagalan desain adalah biaya yang tidak direncanakan yang terjadi karena ketidakcukupan desain yang melekat.

Biaya Kegagalan Pembelian:

Biaya yang timbul karena penolakan barang yang dibeli.

Biaya Kegagalan Operasi (Produk atau Layanan):

Biaya yang terkait dengan produk atau layanan yang tidak sesuai yang ditemukan selama proses operasi.

Ini dikategorikan ke dalam tiga bidang yang berbeda: tinjauan material dan tindakan korektif, biaya pengerjaan ulang atau perbaikan dan scrap cost.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Laporan Laba Rugi dalam Bisnis

Biaya Kualitas Eksternal

Ini mencakup biaya berwujud dan tidak berwujud pada produk yang dikirim ke pelanggan.

Dalam kasus seperti itu, perusahaan harus mengeluarkan dukungan pelanggan tambahan, biaya penarikan kembali produk, biaya gugatan (jika ada), dan biaya garansi.

Selain itu, perusahaan juga harus menanggung biaya reputasi buruk dan biaya kehilangan pelanggan. Biaya ini terbukti sangat mahal bagi perusahaan, dan bahkan dapat menjatuhkan perusahaan.

Berikut adalah beberapa kategori biaya kualitas eksternal:

Investigasi Pengaduan Pelanggan atau Layanan Pengguna:

Ini mencakup total biaya untuk menyelidiki, menyelesaikan, dan menanggapi keluhan pelanggan dan pengguna individu.

Barang yang Dikembalikan:

Biaya yang dikeluarkan dalam mengevaluasi, memperbaiki dan mengganti barang.

Biaya Retrofit dan Recall

Biaya retrofit dan recall adalah biaya yang diperlukan untuk memodifikasi atau memperbarui produk atau fasilitas layanan lapangan ke tingkat perubahan desain baru, berdasarkan desain ulang utama karena kekurangan desain.

Klaim Garansi

Biaya garansi mencakup total biaya klaim yang dibayarkan kepada pelanggan atau pengguna setelah penerimaan untuk menutupi pengeluaran, termasuk biaya perbaikan, seperti melepas perangkat keras yang rusak dari sistem, atau biaya pembersihan, karena kecelakaan layanan makanan atau bahan kimia.

Biaya Tanggung Jawab

Biaya kewajiban adalah biaya yang dibayar organisasi karena klaim kewajiban, termasuk biaya asuransi kewajiban produk atau layanan.

Penalti

Biaya penalti adalah biaya-biaya yang terjadi karena kinerja produk atau layanan kurang dari yang dicapai seperti yang disyaratkan oleh kontrak dengan pelanggan atau oleh peraturan dan regulasi pemerintah.

Goodwill pelanggan atau pengguna

Kategori ini melibatkan biaya yang timbul karena pelanggan tidak puas dengan kualitas produk atau layanan yang dikirimkan karena ekspektasi kualitas pelanggan lebih besar daripada kualitas yang mereka terima.

Kehilangan Penjualan

Penjualan yang hilang terdiri dari nilai kontribusi laba yang hilang karena penurunan penjualan karena masalah kualitas.

Dua yang pertama – biaya pencegahan dan penilaian – adalah Cost of Good Quality (CoGQ). Biaya Kegagalan Internal dan Biaya Kualitas Eksternal adalah Cost of Poor Quality (CoPQ).

Karena dua jenis pertama mencegah produksi dengan kualitas rendah, sedangkan dua kelas terakhir adalah hasil dari masalah kualitas dengan perusahaan.

Selain itu, perusahaan perlu mengklasifikasikan biaya dengan benar – ke dalam biaya pencegahan, penilaian, dan biaya kegagalan internal dan eksternal.

Ini akan memastikan alokasi dana yang optimal di antara inisiatif pengendalian kualitas yang berbeda.

Baca juga: Cost Drivers Dalam Akuntansi Biaya: Pembahasan Lengkap

Bagaimana Cara Menghitung Biaya Kualitas?

Ada rumus sederhana untuk menghitung Cost of Quality (COQ) yakni Biaya Pengendalian Ditambah Biaya Kegagalan Pengendalian.

Biaya Pengendalian meliputi Biaya Pencegahan Ditambah Biaya Penilaian, sedangkan Biaya Kegagalan Pengendalian meliputi Biaya Kegagalan Internal Ditambah Biaya Kegagalan Eksternal.

Umumnya, semakin rendah biaya penetapan biaya kualitas, semakin baik.

Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan karena COQ bergantung pada Cost of Control dan Cost of Failure of Control.

Kedua biaya ini biasanya bergerak ke arah yang berlawanan.

Artinya, jika Cost of Control lebih besar, maka Cost of Failure of Control lebih sedikit. Dan, jika Cost of Control lebih sedikit, maka Cost of Failure of Control bisa lebih.

Kita dapat dengan cepat menghitung COQ dalam hal jumlah jam atau hari.

Namun, cara yang lebih baik adalah dengan mengukur COQ, atau menghitungnya dalam istilah moneter.

Bahkan lebih baik untuk menghitung COQ sebagai persentase dari total biaya.

Memiliki COQ dalam persentase akan memudahkan untuk membandingkannya dengan proyek atau perusahaan lain.

Para ahli merekomendasikan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk menghitung dan melaporkan COQ harus berada di luar proyek. Ini akan membantu untuk memastikan ketidakberpihakan, serta akurasi.

Baca juga: Financial Modeling: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya pada Bisnis

Cara Mengelola Biaya Kualitas untuk Meningkatkan Keuntungan

Mengelola biaya kualitas bukan hanya soal menekan pengeluaran, tetapi tentang bagaimana perusahaan berinvestasi pada proses yang membawa keuntungan jangka panjang.

Dengan strategi yang tepat, setiap rupiah yang dialokasikan untuk kualitas akan kembali dalam bentuk efisiensi operasional, kepuasan pelanggan, dan loyalitas yang lebih tinggi.

1. Perkuat Biaya Pencegahan

Biaya pencegahan mencakup pelatihan karyawan, pemeliharaan mesin, serta penerapan standar operasional yang konsisten.

Investasi di tahap ini terbukti lebih murah dibandingkan biaya yang timbul akibat produk gagal. Semakin matang upaya pencegahan, semakin kecil risiko kerugian yang harus ditanggung perusahaan.

2. Tingkatkan Pengendalian Kualitas Internal

Pengawasan internal dapat dilakukan melalui audit produksi, inspeksi berkala, hingga penggunaan teknologi seperti software manajemen kualitas.

Dengan pengendalian yang ketat, potensi cacat produk bisa segera terdeteksi dan diperbaiki sebelum mencapai pelanggan. Hal ini mencegah kerugian besar sekaligus menjaga reputasi bisnis.

3. Manfaatkan Teknologi Pendukung

Penggunaan alat dan sistem digital sangat membantu dalam mencatat, mengukur, serta menganalisis data kualitas.

Misalnya, software akuntansi atau sistem ERP dapat memberikan gambaran jelas tentang biaya kualitas yang dikeluarkan. Dengan data yang akurat, perusahaan lebih mudah mengambil keputusan berbasis fakta.

4. Lakukan Analisis Biaya Secara Rutin

Pencatatan biaya kualitas harus dilakukan secara sistematis agar manajemen bisa menilai efektivitas anggaran.

Analisis ini penting untuk mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan sudah menghasilkan keuntungan nyata atau justru masih ada kebocoran yang harus diperbaiki.

5. Terapkan Perbaikan Berkelanjutan

Mengelola biaya kualitas bukan pekerjaan sekali jalan, melainkan proses yang terus berulang.

Perusahaan perlu berkomitmen pada evaluasi dan inovasi berkelanjutan untuk menekan biaya kegagalan, meningkatkan standar mutu, dan menjaga kepuasan pelanggan.

Baca juga: Biaya Periode: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya

Hubungan Biaya Kualitas dengan Kepuasan Pelanggan

Biaya kualitas tidak hanya berhubungan dengan pengeluaran perusahaan, tetapi juga berdampak langsung pada pengalaman dan kepuasan pelanggan.

Kualitas yang baik memastikan produk atau layanan sampai ke tangan konsumen dalam kondisi optimal, sehingga kepercayaan terhadap merek semakin kuat.

1. Pengaruh Investasi Kualitas terhadap Pengalaman Pelanggan

Ketika perusahaan berinvestasi pada biaya pencegahan dan pengendalian kualitas, hasilnya bisa langsung dirasakan pelanggan.

Produk lebih tahan lama, layanan lebih konsisten, dan kemungkinan munculnya masalah lebih kecil.

Hal-hal ini membentuk kesan positif yang menjadi dasar kepuasan pelanggan.

2. Risiko Mengabaikan Biaya Kualitas

Sebaliknya, jika perusahaan tidak mengalokasikan biaya kualitas dengan baik, cacat produksi dan kesalahan layanan bisa meningkat.

Pelanggan yang kecewa bukan hanya berhenti membeli, tetapi juga berpotensi menyampaikan pengalaman buruknya ke orang lain.

Dalam jangka panjang, hal ini merusak reputasi dan menurunkan daya saing bisnis.

3. Biaya Kualitas sebagai Nilai Tambah Bisnis

Kualitas yang terjaga secara konsisten akan menciptakan nilai tambah.

Pelanggan bersedia membayar lebih untuk produk atau layanan yang terbukti andal, karena mereka merasa aman dan percaya pada merek tersebut.

Dengan kata lain, biaya kualitas yang dikelola dengan baik bukan sekadar beban, melainkan sumber keunggulan kompetitif.

4. Keterkaitan dengan Loyalitas dan Retensi Pelanggan

Kepuasan pelanggan berhubungan erat dengan loyalitas.

Produk yang berkualitas tinggi akan mendorong pembelian berulang dan meningkatkan retensi pelanggan.

Biaya kualitas yang tepat juga mengurangi jumlah komplain atau klaim garansi, sehingga perusahaan bisa fokus membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

5. Contoh Nyata dalam Praktik Bisnis

Dalam industri manufaktur, misalnya, perusahaan yang rutin melakukan inspeksi kualitas mampu menekan jumlah produk rusak yang beredar di pasaran.

Di sektor jasa, penyedia layanan yang berinvestasi pada pelatihan karyawan dapat memberikan pelayanan lebih ramah dan cepat, yang ujungnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Biaya Historis Adalah: Konsep, Fungsi, dan Bedanya dengan Fair Value

Kesalahan Umum dalam Pengelolaan Biaya Kualitas dan Cara Menghindarinya

Mengelola biaya kualitas memang tidak sederhana. Banyak perusahaan yang berniat menjaga mutu produk, namun justru terjebak pada kesalahan pengelolaan.

Berikut beberapa kesalahan yang sering terjadi, beserta cara yang lebih tepat untuk menghindarinya.

Menganggap Biaya Kualitas sebagai Beban

Banyak manajemen melihat biaya kualitas hanya sebagai angka pengeluaran.

Pola pikir ini membuat perusahaan ragu berinvestasi pada pencegahan, padahal upaya kecil di awal bisa menghemat kerugian besar di kemudian hari.

Cara menghindarinya adalah dengan mengubah sudut pandang: biaya kualitas bukan beban, melainkan investasi yang langsung berdampak pada kepuasan pelanggan dan keberlangsungan bisnis.

Pencatatan yang Tidak Sistematis

Tanpa pencatatan biaya yang jelas, perusahaan kesulitan mengukur efektivitas anggaran kualitas.

Keputusan pun jadi reaktif, sekadar menutup kerugian, bukan mencegahnya.

Solusinya, bangun sistem pencatatan yang rapi, baik melalui software maupun metode internal, agar data bisa dianalisis dan digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis.

Fokus pada Kegagalan, Bukan Pencegahan

Kesalahan lain adalah baru bergerak setelah ada produk cacat atau komplain pelanggan.

Strategi ini berisiko karena membuat perusahaan kehilangan kepercayaan pasar.

Cara menghindarinya adalah dengan menyeimbangkan anggaran lebih banyak dialokasikan ke pencegahan dan pengendalian internal, sehingga risiko kegagalan bisa ditekan sejak awal.

Minimnya Pelatihan dan Keterlibatan Karyawan

Kualitas tidak hanya ditentukan oleh mesin dan proses, tetapi juga manusia yang mengoperasikannya.

Tanpa pelatihan dan pemahaman, karyawan bisa menjadi titik lemah yang merusak standar mutu.

Perusahaan perlu melibatkan karyawan secara aktif, memberikan pelatihan rutin, dan membangun budaya kerja yang menempatkan kualitas sebagai prioritas bersama.

Tidak Konsisten dalam Evaluasi

Banyak perusahaan berhenti memperbaiki setelah satu kali evaluasi, seolah masalah sudah selesai.

Padahal, kebutuhan pasar dan harapan pelanggan selalu berubah.

Karena itu, evaluasi harus dilakukan secara berkala dan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) perlu menjadi bagian dari budaya perusahaan.

Baca juga: 8 Contoh Biaya Diskresioner dan Bedanya dengan Biaya Tetap Terikat

Kesimpulan

Penetapan biaya kualitas sangat penting bagi sebuah perusahaan. Ini bisa membantu perusahaan menghindari biaya besar yang akan dikeluarkan jika menghasilkan produk sub-kualitas.

Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa itu tidak hanya membantu bisnis untuk meningkatkan profitabilitas tetapi juga meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan.

Namun pencatatan biaya terkadang sangat rumit dan memakan waktu bagi sebagian bisnis, apalagi dengan proses pencatatan manual.

Untuk membantu proses pencatatan biaya dan pemasukan dalam suatu bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.

Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda mendapatkan fitur pencatatan yang mudah, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, multi pengguna, pembuatan dan pengiriman faktur otomatis, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.