Tahapan Business Process Management dan Contohnya

Business process management (BPM) adalah pendekatan terstruktur yang digunakan untuk meningkatkan proses bisnis. Proses bisnis sendiri adalah serangkaian aktivitas yang membantu mencapai tujuan organisasi, seperti meningkatkan keuntungan perusahaan.

Mengelola proses bisnis merupakan tantangan besar bagi sebagian besar perusahaan. Banyak pemilik bisnis berasumsi bahwa proses ini membutuhkan budget yang sangat besar.

Nah, di sinilah BPM hadir membantu proses pengelolaan bisnis secara efisien dan hemat biaya di saat krisis. Artikel ini akan memberi Anda panduan mengelola proses bisnis Anda dengan bantuan business process management.

Apa itu Business Process Management (BPM)?

Business process management (BPM) atau proses manajemen bisnis dapat digunakan untuk melihat dan mengontrol proses dalam suatu organisasi. Ini adalah cara yang luar biasa untuk memastikan bahwa proses organisasi Anda berjalan efisien tanpa perlu melakukan pemborosan

BPM mengacu pada bagaimana pihak manajamen menganalisis, mengidentifikasi, memodifikasi, dan memantau proses bisnis untuk memastikan proses tersebut berjalan dengan lancar dan dapat ditingkatkan. BPM juga sering disebut sebagai alur kerja harian bisnis.

BPM dapat digambarkan sebagai bagian proses bisnis, yang mencakup metode dan teknik terstruktur. Dalam praktiknya, BPM menggunakan banyak alat teknologi untuk membantu mengidentifikasi dan memodifikasi proses yang ada agar selaras dengan hasil masa depan yang diinginkan.

BPM adalah disiplin ilmu yang luas dan bersifat dinamis karena peran dan taktik organisasi, tujuan bisnis, dan elemen lain yang dicakupnya terus berubah.

Baca juga: 10 Strategi Efisiensi dalam Bisnis Tanpa Harus PHK

Jenis-Jenis Business Process Management

Berikut ini adalah tiga jenis pendekatan umum yang bisa Anda pertimbangkan untuk menerapkan business process management:

Berpusat pada integrasi

Perusahaan yang menggunakan metode ini berfokus pada pengintegrasian semua kebutuhan software bisnis mereka dengan menggunakan satu alat saja, yang merupakan alat atau program yang bisa menangani semua masalah.

Berpusat pada dokumen

Pendekatan ini berkaitan dengan proses pembuatan dokumen, seperti kontrak, dengan cara menerima masukan dan persetujuan dari semua anggota tim.

Berpusat pada manusia

Jenis ini digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja manusia untuk melakukan pekerjaan mereka yang tidak bisa digantikan oleh teknologi.

Pendekatan ini mempertimbangkan apa saja keterampilan yang dibutuhkan dan tugas yang harus diselesaikan untuk mengembangkan alur kerja yang dapat mengoptimalkan kinerja karyawan

Baca juga: Berbagai Jenis Software Pengembangan Bisnis yang Harus Anda Miliki

Mengapa Business Process Management Penting?

Manajemen proses bisnis membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan produktivitas untuk terus meningkatkan proses produksi barang dan jasa.

Dengan merampingkan proses bisnis, perusahaan bisa mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka.

Selain itu, manajemen proses bisnis membantu perusahaan menjadi lebih responsif terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan pasar serta cepat beradaptasi dengan teknologi dan model bisnis baru.

Dan juga, BPM bisa mendorong perusahaan menjadi lebih kompetitif dan mencapai kesuksesan jangka panjang dengan mengelola proses bisnis secara efektif.

Tahapan Business Management Process

Berikut ini adalah langkah-langkah business management process:

Langkah 1. Menganalisis proses bisnis saat ini

Menciptakan siklus manajemen proses bisnis yang efektif dimulai dengan mempelajari proses yang ada dalam organisasi. Caranya dengan menilai apakah proses yang saat ini digunakan selaras dengan pencapaian tujuan perusahaan.

Berikut ini adalah tiga proses utama yang mungkin diterapkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja:

• Proses utama: Operasi inti ini dapat mencakup produksi, pemasaran, dan penjualan. Proses utama memberikan nilai yang bisa dirasakan langsung oleh pelanggan melalui pengiriman barang dan jasa.
• Proses sekunder: Proses sekunder tidak memberikan nilai langsung kepada pelanggan. Sebaliknya, mereka mendukung proses utama dan dapat mencakup keuangan, sumber daya manusia, dan departemen lain dari suatu organisasi.
• Proses manajemen: Kategori ini melibatkan pengamatan dan analisis proses primer dan sekunder. Proses manajemen memastikan bagaimana kondisi perusahaan saat ini.

Baca juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya

Langkah 2. Merancang rencana

Setelah Anda mengidentifikasi dan menganalisis bagaimana proses di perusahaan, selanjutnya Anda dapat mulai menyusun rencana untuk melakukan perbaikan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan lebih efisien.

Untuk tahap ini, banyak bisnis membuat rencana alur kerja pada area yang memerlukan perbaikan. Penting juga untuk mencatat personel yang terlibat dalam alur kerja tersebut.

Dengan cara ini, Anda dapat memberi tahu mereka apa saja peran dan tanggung jawab tim untuk melakukan perbaikan.

Langkah 3. Membuat pemodelan proses bisnis

Pemodelan proses bisnis bisa dilakukan dengan membuat gambaran analitis dari proses perusahaan untuk mensimulasikan dan memprediksi bagaimana cara kerja rencana proses bisnis di dunia nyata.

Ini adalah cara yang bagus dan praktis untuk menentukan apakah alur kerja baru sudah memadai. Biasanya, bisnis membuat pemodelan dengan, sehingga memberikan pemahaman yang lebih baik dan meningkatkan komunikasi mengenai perubahan apa yang harus dilakukan.

Selain itu, pada tahap ini, Anda dapat memutuskan apakah hanya melakukan beberapa perubahan atau restrukturisasi proses bisnis secara keseluruhan.

Berikut ini adalah beberapa faktor yang dapat Anda pertimbangkan sebelum memutuskan melakukan perubahan proses bisnis:

• waktu dan upaya yang diperlukan untuk melakukan perubahan
• jenis pekerjaan yang memerlukan perubahan
• karyawan dan personel lain yang terlibat
• sumber daya yang dibutuhkan, seperti software
• langkah-langkah yang harus dilakukan
• lokasi yang diperlukan

Langkah 4. Eksekusi rencana perubahan

Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana perubahan proses bisnis. Namun, ada baiknya Anda menguji proses baru tersebut pada kelompok kecil terlebih dahulu.

Jika hasilnya positif, Anda bisa memperluas cakupan implementasi proses bisnis yang baru tersebut.

Langkah tersebut juga bermanfaat untuk mempertimbangkan apakah Anda ingin mengimplementasikan perubahan secara sistematis, misalnya uji coba penggunaan software tertentu yang mendukung operasional bisnis.

Baca juga: 12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan

Langkah 6. Melakukan monitor

Setelah menerapkan sistem yang baru, perusahaan harus melakukan monitor secara teratur agar bisa mengetahui apakah proses baru tersebut memberi dampak signifikan terhadap perusahaan.

Sebagai hasil dari proses monitor, Anda bisa membuat laporan berupa bagan mingguan, dua mingguan, atau bulanan agar karyawan mengetahui kemajuan dan dampak dari tugas yang mereka lakukan.

Selain itu, Anda dapat menggunakan metrik untuk mengidentifikasi setiap kemajuan yang dibuat dan menemukan kendala yang terjadi.

Langkah 6. Mengevaluasi dan mengoptimalkan proses bisnis

Saat Anda memperoleh informasi dari metrik dan monitoring, tentukan apakah proses yang baru diterapkan memerlukan perubahan agar lebih efisien.

Anda dapat meninjau kembali salah satu langkah sebelumnya untuk meninjau perubahan yang diterapkan dan mengidentifikasi lebih banyak area yang berpotensi mendapat manfaat dari restrukturisasi.

Misalnya, Anda dapat menilai ulang model yang Anda buat sebelumnya jika sedang mencari cara untuk mengoptimalkan aspek alur kerja bagian produksi.

Tips Penerapan Business Management Process

Di bawah ini adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar memperoleh manfaat optimal dari proses BMP:

Tentukan tujuan dan hasil yang diinginkan

Penting untuk memahami hasil yang diinginkan dari sebuah proses bisnis dan memastikan bahwa proses tersebut selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Melibatkan para stakeholder

Melibatkan para stakeholder utama dalam desain dan manajemen proses bisnis membantu memastikan dukungan untuk perbaikan proses.

Mendokumentasikan dan menganalisis proses

Dokumentasi proses bisnis yang terperinci dapat membantu perusahaan memahami cara kerjanya, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan melacak kemajuan dari waktu ke waktu.

Menggunakan teknik pemodelan proses

Teknik pemodelan proses seperti diagram alir dapat membantu perusahaan memvisualisasikan dan memahami proses mereka serta mengidentifikasi potensi kendala dan inefisiensi.

Memantau dan mengukur kinerja proses secara terus menerus

Perusahaan harus secara teratur memantau dan mengukur kinerja proses bisnis dan menggunakan data ini untuk mengidentifikasi serta mengatasi masalah yang timbul.

Gunakan teknologi untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses

Otomatisasi dan teknologi dapat membantu organisasi merampingkan dan mengoptimalkan proses bisnis, sehingga mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual dan meningkatkan efisiensi.

Baca juga: 15 Cara Meningkatkan Brand Awareness dalam Bisnis

Manfaat BPM bagi Perusahaan

Manajemen proses bisnis dapat membantu organisasi mencapai tujuan utama mereka dan memungkinkan mereka untuk maju menuju tujuan yang lebih besar.

Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan alat pengoptimalan ini dalam organisasi:

Memperkuat agility bisnis

Agility bisnis adalah kemampuan bisnis untuk terus bertahan di kondisi yang tidak menentu dan responsif terhadap perubahan kondisi pasar, sehingga dapat memberi bisnis keunggulan dibandingkan pesaing mereka.

Tingkat agility yang tinggi mempengaruhi kualitas output kinerja dan keberlangsungan hidup bisnis.

Memperlancar arus kas perusahaan

Menghilangkan kendala dalam proses bisnis bisa menghemat pengeluaran biaya operasional. Yang pada gilirannya, hal ini dapat mengurangi lead time penjualan, yang berarti pelanggan bisa segera membeli produk Anda dan meningkatkan pendapatan penjualan bisnis.

Selain itu, menggunakan manajemen proses bisnis memungkinkan perusahaan untuk melacak sumber dayanya dan menghilangkan sumber pemborosan, yang juga dapat menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.

Menjaga keamanan dan keselamatan bisnis

Rencana BMP yang komprehensif dapat membantu organisasi mematuhi hukum. Hal ini karena proses yang efisien umumnya tidak bertentangan dengan standar hukum yang dapat menghambat operasi perusahaan.

Hal itu juga dapat meningkatkan keamanan dan keselamatan karena perusahaan dapat menjalankan proyek dengan informasi rahasia, seperti kontrak.

Kepuasan dan moral karyawan yang lebih tinggi

Perusahaan memerlukan masukan dari karyawan ketika memulai siklus manajemen proses bisnis karena karyawan merupakan pihak yang melakukan eksekusi rencana bisnis.

Memberi karyawan kesempatan untuk berbagi ide dan umpan balik dapat meningkatkan efisiensi program dan juga meningkatkan moral dan motivasi mereka.

Hal ini karena karyawan dapat mengidentifikasi apa saja kontribusi yang mereka lakukan dan memotivasi mereka agar bekerja lebih baik lagi.

Memiliki karyawan yang memiliki semangat kerja dan kepuasan kerja yang tinggi bisa meningkatkan operasi dengan mengurangi masalah seperti ketidakhadiran dan turnover karyawan yang tinggi.

Baca juga: 10 Ide Usaha untuk Pensiunan dan Tips Agar Tetap Produktif

Contoh Business Management Process

HR

Pernahkah Anda merasa proses onboarding perusahaan terlalu rumit dan kacau? Apakah departemen HR Anda masih meminta kandidat untuk mengisi formulir kertas secara manual?

Hal ini dikarenakan departemen HR Anda tidak menerapkan prinsip BPM. Menerapkan manajemen proses bisnis, membantu Anda mengotomatiskan proses HR Anda secara menyeluruh, sehingga mengurangi biaya, waktu, dan perlengkapanlainnya.

Manajemen proses bisnis membantu departemen HRD dengan menggunakan software HR dan payroll seperti GajiHub yang membantu HRD mengotomasikan presensi, menyetujui cuti, gaji, dan masih banyak lagi.

Penjualan

Pada kebanyakan bisnis, tim penjualan menghabiskan banyak waktu untuk berkoordinasi dengan tim Piutang Usaha (AR), agar faktur penjualan disetujui.

Bahkan kesalahan ketik kecil dalam faktur, bisa mengganggu alur kerja departemen tersebut. Di sinilah manajemen proses bisnis berperan, karena mengotomatiskan proses persetujuan faktur, sehingga menghilangkan kemungkinan kesalahan manual dan klarifikasi bolak-balik antara staf penjualan dan tim AR.

Berikut adalah beberapa skenario di departemen penjualan, di mana manajemen proses bisnis dapat membantu mereka merampingkan proses mereka:

• Mempersingkat alur kerja siklus penjualan
• Tepat waktu dalam pengaihan faktur

Keuangan

Tim keuangan dibombardir dengan dokumen dan email setiap hari karena apa pun yang melibatkan uang harus melalui mereka. Misalnya, jika tim manajemen aset ingin membeli 50 laptop, mereka mengirimkan penawaran harga yang mereka terima dari vendor ke tim keuangan untuk mendapatkan persetujuan.

Ini hanya satu kasus. Bayangkan, berapa banyak email dan dokumen kertas yang mereka terima setiap hari dari berbagai tim. Tanpa adanya sistem, akan sangat merepotkan bagi mereka untuk mengelola semua itu.

BPM dapat mempermudah tugas departemen keuangan yang bisa dilakukan dengan memanfaatkan software akuntansi seperti Kledo.

Mengapa harus Kledo? Sebab, Kledo merupakan software online berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap sehingga Anda bisa melakukan banyak pekerjaan cukup dengan satu aplikasi saja.

Kledo juga dapat terintegrasi langsung dengan marketplace dan berbagai fitunya mudah digunakan. Nah, tunggu apalagi? Yuk, segera dapatkan free trial Kledo selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.