Sebagai pemilik bengkel, Anda tentu tahu betapa rumitnya mengelola pembukuan atau pencatatan keuangan di sini.
Selain menyediakan berbagai macam layanan seperti ganti oli mesin dan filter, bengkel biasanya juga menjual produk spare part yang bermacam-macam jenisnya. Tidak hanya itu, Anda juga perlu menggaji mekanik dan mencatat komisi mereka.
Inilah mengapa bengkel memerlukan pembukuan yang lengkap dan akurat.
Artikel ini akan membahas contoh pembukuan bengkel seperti buku kas harian, buku piutang, buku hutang, buku stok, hingga laporan laba rugi.
Apa Itu Pembukuan Bengkel dan Apa Fungsinya?
Pembukuan bengkel adalah sistem pencatatan transaksi keuangan bengkel. Sistem ini mencatat pemasukan, pengeluaran, stok, dan laba.
Usaha bengkel (terutama yang berskala kecil hingga menengah) biasanya menghadapi masalah karena tidak adanya sistem pembukuan yang konsisten.
Akibatnya, uang bengkel dan uang pribadi pemilik jadi bercampur, pemilik tidak mengetahui stok spare part yang sebenarnya, tidak tahu angka tepat laba bersih mereka, dan bahkan tidak adanya pencatatan piutang pelanggan.
Karena masalah-masalah ini, pemilik bengkel rentan mengambil keputusan bisnis terkait keuangan yang salah.
Solusi dari masalah ini sebenarnya sederhana, yaitu pembukuan. Pembukuan membantu Anda:
- Mengontrol arus kas dan menilai kinerja usaha
- Memantau stok suku cadang
- Mencatat transaksi harian secara kronologis
- Mengukur laba bersih dan margin
- Mengontrol biaya operasional
Baca Juga: Tips Meningkatkan Keuntungan Usaha Bengkel dengan Instan
Dasar-Dasar Pembukuan Bengkel yang Perlu Anda Ketahui
Pembukuan bengkel tidak harus sekompleks akuntansi perusahaan besar. Yang terpenting adalah mencatat 3 hal ini secara konsisten:
- Arus Kas (Cash Flow): Mencatat setiap uang masuk (pendapatan jasa + penjualan spare part) dan uang keluar (pembelian suku cadang serta pembayaran gaji, listrik, dll.) setiap hari.
- Piutang & Hutang: Mencatat pelanggan mana yang masih berutang ke bengkel (piutang) dan bengkel berutang ke siapa (hutang ke supplier).
- Stok Barang: Memantau jumlah spare part masuk dan keluar agar bengkel tahu kapan harus mengisi ulang stok yang hampir habis.
Selain itu, bengkel Anda wajib menggunakan beberapa jenis buku di bawah ini untuk memisahkan transaksi.
Masing-masing buku mencatat objek yang berbeda:
Jenis buku yang dibutuhkan bengkel
| Jenis Buku | Fungsi | Frekuensi Update |
|---|---|---|
| Buku Kas Harian | Mencatat semua pemasukan & pengeluaran | Setiap hari |
| Buku Piutang | Mencatat tagihan yang belum dibayar pelanggan | Setiap transaksi |
| Buku Hutang | Mencatat tagihan bengkel ke supplier | Setiap transaksi |
| Buku Stok | Mencatat inventaris spare part yang masuk/keluar | Setiap penggunaan |
| Laporan Laba Rugi | Rekap keuangan bulan/triwulan | Bulanan / 3 bulan |
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Bengkel Terbaik untuk Bisnis
Contoh Buku Kas Harian Bengkel
Buku kas harian adalah catatan untuk seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran uang tunai secara rutin setiap hari.
Fungsi buku ini adalah memantau arus kas, mencegah kebocoran keuangan, dan mempermudah penyusunan laporan keuangan.
Contoh buku kas harian bengkel
| Tanggal | Keterangan | Kas Masuk (Rp) | Kas Keluar (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 01/04 | Saldo awal | — | — | 2.500.000 |
| 01/04 | Servis motor Honda Beat (Pak Budi) | 185.000 | — | 2.685.000 |
| 01/04 | Ganti oli + filter (Bu Sari) | 145.000 | — | 2.830.000 |
| 01/04 | Beli kampas rem 10 pcs (supplier) | — | 320.000 | 2.510.000 |
| 02/04 | Tune up motor Yamaha NMAX | 350.000 | — | 2.860.000 |
| 02/04 | Servis rem mobil Avanza | 275.000 | — | 3.135.000 |
| 02/04 | Bayar listrik bengkel | — | 450.000 | 2.685.000 |
| 03/04 | Penjualan ban motor 2 pcs | 480.000 | — | 3.165.000 |
| 03/04 | Gaji mekanik harian (2 orang) | — | 300.000 | 2.865.000 |
| Total s/d 03 April | 1.435.000 | 1.070.000 | 2.865.000 | |
Tips: Tulis keterangan sejelas mungkin. Bukan hanya “servis” tapi “servis motor Honda Beat atas nama Pak Budi” untuk memudahkan penelusuran jika terjadi selisih di kemudian hari.
Contoh Buku Piutang Bengkel
Jika bengkel Anda memiliki beberapa pelanggan setia atau sudah bekerja sama dengan beberapa bisnis lain seperti usaha logistik, kemungkinan bengkel Anda memberikan layanan dulu dan menagihkan pembayaran nanti kepada perusahaan.
Untuk kasus seperti ini, Anda bisa mencatatnya ke dalam buku piutang:
Selain format di atas, Anda juga bisa mencatat piutang per pelanggan agar lebih detail.
Misalnya, Bapak Budi meminta jasa ganti oli dan filter, namun baru membayar sebagian untuk layanan Anda. Ia akan membayar sisanya besok hari.
Anda bisa membuat catatan piutang per pelanggan seperti ini:
Contoh Pembukuan Hutang Bengkel
Buku ini mencatat hutang bengkel Anda. Hutang ini biasanya ditujukan ke supplier.
Contoh:
Jika Anda bekerja sama dengan beberapa supplier berbeda dan ingin mencatat hutang dengan lebih detail, Anda bisa membuat pembukuan per supplier:
Contoh Buku Stok Spare Part Bengkel
Mencatat setiap stok yang masuk dan keluar akan membantu Anda mengontrol persediaan dengan akurat.
| Tgl | Nama Barang | Masuk | Keluar | Sisa Stok | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/04 | Oli Mesin 1L (Enduro) | 24 | — | 38 | Restock dari supplier |
| 01/04 | Oli Mesin 1L (Enduro) | — | 3 | 35 | Servis motor (3 unit) |
| 02/04 | Filter Udara Honda Beat | 10 | — | 14 | Beli tunai |
| 02/04 | Filter Udara Honda Beat | — | 2 | 12 | Dipakai 2 unit |
| 03/04 | Ban Motor IRC 70/90-17 | 6 | — | 10 | Restock |
| 03/04 | Ban Motor IRC 70/90-17 | — | 2 | 8 | Penjualan langsung |
| 03/04 | Kampas Rem Belakang Universal | — | 4 | 6 | Servis 4 motor |
Ringkasan Nilai Stok
| Nama Barang | Sisa Stok | Harga Beli/pcs (Rp) | Nilai Stok (Rp) | Min. Stok |
|---|---|---|---|---|
| Oli Mesin 1L (Enduro) | 35 | 32.000 | 1.120.000 | 10 |
| Filter Udara Honda Beat | 12 | 22.000 | 264.000 | 5 |
| Ban Motor IRC 70/90-17 | 8 | 75.000 | 600.000 | 4 |
| Kampas Rem Belakang | 6 | 28.000 | 168.000 | 8 |
| Total Nilai Inventaris | 2.152.000 | |||
Dari tabel di atas, Anda bisa melihat bahwa stok kampas rem belakang sudah di bawah stok minimum (6 < 8). Segera lakukan pemesanan ulang sebelum kehabisan stok.
Baca Juga: Tips Meningkatkan Keuntungan Usaha Bengkel dengan Instan
Membuat Laporan Laba Rugi Bengkel
Jika Anda sudah konsisten dan rutin mencatat pembukuan bengkel, maka membuat laporan laba rugi akan mudah sekali.
Laporan laba rugi adalah salah satu laporan keuangan yang menjelaskan apakah bisnis Anda untung, impas, atau justru merugi.
Berikut ini adalah contoh laporan laba rugi untuk bengkel:
Dari laporan di atas, Anda bisa melihat bahwa Bengkel Jaya Motor memiliki margin laba bersih sebesar 42.8% atau membawa keuntungan sebesar Rp42.800 untuk setiap Rp100.000 pendapatan yang didapatkan.
Jika Anda ingin mempelajari laporan laba rugi yang lebih lengkap dan melihat contohnya, Anda bisa membaca artikel Kledo tentang laporan laba rugi bengkel.
Apakah Pembukuan Bengkel Bisa Menggunakan Excel atau Aplikasi?
Ya, pembukuan bengkel bisa menggunakan Excel atau aplikasi khusus. Bahkan, kami lebih menganjurkan penggunaan Excel atau aplikasi khusus daripada menulis buku secara manual.
Sebab, pembukuan dengan Excel/software khusus jauh lebih cepat, otomatis, dan minim kesalahan daripada pembukuan manual.
Namun, semuanya kembali lagi kepada skala bengkel Anda, kemampuan teknis yang Anda atau pegawai miliki, serta anggaran yang tersedia.
Pertanyaannya: “Apa bedanya Excel dengan aplikasi? Mana yang lebih baik?” Jawabannya, keduanya punya keunggulan yang berbeda untuk situasi yang berbeda.
Perbandingan pembukuan bengkel secara manual, Excel, dan aplikasi
| Kriteria | Buku Manual | Excel / Google Sheets | Aplikasi Khusus |
| Harga | Gratis | Gratis (Sheets) / ~Rp 1,2jt/thn (Excel) | Gratis–Rp 2jt/bulan |
| Kemudahan | Sangat mudah | Perlu belajar formula | Mudah (langsung pakai) |
| Kecepatan input | Lambat | Sedang | Cepat (Ada form siap pakai) |
| Perhitungan otomatis | Tidak | Ya (menggunakan formula) | Ya |
| Laporan otomatis | Tidak | Perlu dibuat manual | Ya |
| Manajemen stok | Tidak ada | Bisa, tapi manual | Ada |
| Akses dari HP | Tidak | Ya (Google Sheets) | Ya (semua) |
| Multi-pengguna | Tidak | Ya (Sheets, berbagi link) | Ya |
| Backup otomatis | Tidak | Ya | Ya |
| Cocok untuk | Bengkel baru mulai | Bengkel kecil–menengah | Bengkel menengah–besar |
Google Sheets/Excel
Google Sheets adalah pilihan terbaik jika Anda ingin mulai pembukuan digital yang gratis tanpa biaya.
Excel memang sebenarnya tidak gratis, namun sebagian besar laptop sudah menyediakan bundle aplikasi Microsoft.
Anda bisa mengakses pembukuan Anda dari HP maupun laptop, dan dokumen juga tersimpan otomatis di cloud serta bisa dibagikan ke rekan kerja atau akuntan.
Kekurangannya, dua aplikasi ini akan jauh lebih powerful jika Anda memang sudah terbiasa menggunakannya atau mengetahui formula atau rumus-rumus untuk menghitung stok, menjumlahkan secara otomatis, dan lain sebagainya.
Jika Anda belum terbiasa, kami menyarankan Anda untuk mengambil kursus Excel/Sheet atau menggunakan aplikasi saja.
Aplikasi pembukuan khusus
Jika bengkel sudah memiliki lebih dari 2 mekanik atau omzet di atas Rp 30 juta per bulan, Anda bisa berinvestasi ke software akuntansi bengkel untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan input.
Misalnya, software pembukuan Kledo memiliki berbagai fitur untuk mempermudah pembukuan bengkel Anda:
- Pencatatan penjualan produk maupun jasa
- Memantau seluruh biaya operasional
- Mencetak faktur dan kwitansi dengan berbagai pilihan template yang sudah ada dan tinggal diisi
- Mencatat semua pembelian dari supplier
- Menghasilkan laporan keuangan praktis dalam hitungan detik
- Mengatur komisi untuk mekanik
- Menggabungkan penjualan jasa dan produk ke dalam satu paket seperti ganti oli dan service
Tips: Anda bisa memulai pembukuan dari Google Sheets saja. Lalu, jika dalam 3-6 bulan Anda merasa fiturnya kurang atau terlalu memakan waktu, Anda bisa beralih ke aplikasi pembukuan yang berbayar.
Baca Juga: Tips Mengelola Keuangan Untuk Usaha Bengkel
Kesimpulan
Pembukuan bengkel yang rapi akan membantu Anda melihat pemasukan dan pengeluaran yang menyeluruh, melihat operasional bisnis, serta mengetahui kondisi keuangan bengkel Anda yang sebenarnya.
Jika saat ini Anda masih mencatat secara manual, tidak masalah. Yang terpenting adalah konsisten dan disiplin dalam mencatat.
Lalu seiring berkembangnya bisnis, Anda bisa mulai beralih ke sistem digital agar pencatatan menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi.
- Apa Perbedaan Pajak Langsung dan Tidak Langsung? - 14 April 2026
- Contoh Pembukuan Bengkel yang Sederhana dan Lengkap - 14 April 2026
- Download Contoh Buku Catatan Hutang Gratis - 14 April 2026