Apakah Anda punya online yang setiap harinya memproses ratusan melalui Shopee, Tokopedia, atau berbagai platform lainnya?
Jika ya, tentunya Anda tahu bahwa setiap transaksi penjualan membutuhkan beberapa pencatatan keuangan sekaligus, mulai dari pendapatan kotor, biaya marketplace, pajak penjualan, ongkos kirim, hingga penyesuaian stok barang.
Bagaimana cara melakukan pembukuan online shop yang sederhana dan tidak memakan waktu?
Artikel ini akan menjawab pertanyaan tersebut sekaligus membeberkan tips pembukuan online shop sederhana agar tidak berantakan.
Mengapa Pemilik Online Shop Wajib Melakukan Pembukuan?
1. Memantau arus kas
Omzet tidak sama dengan keuntungan, apalagi di online shop atau ecommerce yang memberikan banyak potongan, seperti:
- Komisi marketplace
- Biaya layanan pembayaran
- Diskon voucher subsidi penjual
- Ongkos kirim subsidi toko
- Biaya iklan marketplace
- Retur dan refund pelanggan
Akibatnya, keuntungan bersih yang diterima bisa jauh lebih kecil dari omzet yang terlihat di dashboard marketplace.
Tapi melalui pembukuan, Anda bisa memantau arus kas masuk dan keluar secara lebih akurat.
Anda bisa mengetahui:
- Produk mana yang paling menguntungkan
- Online shop mana yang memberi margin terbaik
- Biaya operasional terbesar setiap bulan
- Kondisi stok dan perputaran barang
- Tren keuntungan bisnis dari waktu ke waktu
2. Ada kewajiban membayar pajak
Pemilik online shop juga perlu memahami kewajiban perpajakan yang berlaku di Indonesia. Saat ini, online shop dengan omzet tahunan di atas Rp500 juta yang terkenal pajak 0.5% PPh Pasal 22.
Tarif PPh final 0,5% dikenakan berdasarkan omzet bruto, bukan laba bersih. Artinya, pajak tetap dihitung dari total penjualan meskipun keuntungan bisnis kecil.
Pemilik online shop juga perlu memperhatikan kewajiban sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Saat omzet bisnis mencapai lebih dari Rp4,8 miliar per tahun, usaha wajib dikukuhkan sebagai PKP dan mulai memungut Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Karena itu, pembukuan yang rapi sangat penting agar Anda dapat:
- Menghitung omzet tahunan dengan akurat
- Mengetahui kewajiban pajak sejak dini
- Menyiapkan laporan keuangan untuk pelaporan SPT
- Menghindari kesalahan perhitungan pajak
3. Syarat pengajuan KUR dan investor
Jika Anda ingin mengajukan tambahan modal untuk online shop Anda, Anda perlu laporan keuangan seperti:
- Laporan laba rugi
- Catatan omzet bulanan
- Arus kas usaha
- Data utang dan piutang
- Riwayat transaksi bisnis
Laporan seperti ini bisa Anda buat jika melakukan pembukuan. Jika tidak ada, bisnis akan terlihat kurang kredibel karena tidak memiliki data keuangan yang dapat diverifikasi.
Baca Juga: Strategi Online Shop Ini Wajib Dilakukan untuk Raih Kesuksesan
Komponen Biaya yang Harus Dicatat dalam Pembukuan Online Shop
1. Biaya platform marketplace
Setiap marketplace memiliki potongan biaya layanan yang berbeda-beda. Biaya ini harus dimasukkan ke pembukuan karena langsung memengaruhi margin keuntungan.
Beberapa contoh biaya marketplace meliputi:
- Komisi penjualan marketplace
- Biaya admin transaksi
- Biaya layanan pembayaran
- Biaya COD
- Biaya penarikan dana
- Biaya iklan marketplace
Sebagai contoh di Shopee, penjual bisa dikenakan komisi sekitar 1–5% tergantung kategori produk dan program toko. Selain itu, ada biaya tambahan seperti Shopee Ads dan biaya layanan gratis ongkir.
Sementara di Tokopedia dan TikTok Shop, seller juga perlu memperhitungkan biaya iklan seperti TopAds, affiliate, dan campaign promosi.
Contoh sederhana:
- Harga jual produk: Rp100.000
- Komisi marketplace 5%: Rp5.000
- Biaya iklan: Rp10.000
- Subsidi ongkir: Rp8.000
Maka uang yang benar-benar diterima seller bukan Rp100.000, melainkan:
Rp100.000 – Rp5.000 – Rp10.000 – Rp8.000 = Rp77.000
Jika biaya-biaya ini tidak dicatat, laporan keuntungan bisnis akan terlihat lebih besar dari kondisi sebenarnya.
2. Harga Pokok Penjualan (HPP) dan Stok Barang
Komponen penting lainnya adalah HPP atau Harga Pokok Penjualan. HPP digunakan untuk mengetahui berapa biaya modal dari produk yang berhasil terjual.
Perhitungan HPP biasanya meliputi:
- Harga beli barang
- Ongkos pengiriman dari supplier
- Biaya packing tambahan
- Biaya produksi (untuk produk sendiri)
Rumus sederhananya:
HPP = Persediaan Awal+Pembelian−Persediaan Akhir
Selain itu, pemilik online shop juga perlu memperhatikan pencatatan stok barang atau inventory.
Kesalahan stok dapat menyebabkan laporan laba rugi menjadi tidak akurat.
Jangan lupa mencatat:
- Barang retur pelanggan
- Barang rusak
- Selisih stok
- Produk hilang
- Produk expired
3. Biaya operasional dan pengiriman
Bisnis online shop juga memiliki berbagai biaya operasional yang sering dianggap kecil tetapi jika menumpuk jumlahnya cukup besar.
Beberapa contohnya:
- Biaya packaging
- Plastik dan bubble wrap
- Biaya admin toko
- Gaji karyawan
- Langganan software
- Internet dan listrik
- Biaya foto produk
- Jasa desain konten
- Ongkir subsidi toko
Biaya gratis ongkir misalnya, sering kali tidak dihitung oleh seller, padahal lama-lama biayanya bisa menempuk.
Karena itu, seluruh pengeluaran sekecil apa pun sebaiknya tetap dicatat dalam pembukuan agar profit bisnis dapat dihitung secara realistis.
Baca Juga: Ini Cara Online Shop Go Internasional, Wajib Dicoba!
Contoh Format Pembukuan Sederhana Online Shop (+Template)
Supaya lebih mudah, mari kita pelajari studi kasus Toko Melisa Fashion, toko fiktif pakaian wanita yang berjualan di Shopee dengan omzet rata-rata Rp 30 juta per bulan.
Toko ini menangani sekitar 150 transaksi per bulan dengan harga rata-rata Rp 200.000 per item.
1. Contoh buku kas harian sederhana online shop
Buku kas harian mencatat transaksi masuk dan keluar online shop Anda. Jika ada pengeluaran atau pemasukan, segera catat di hari itu juga.
Untuk online shop, sumber kas masuk utama adalah pencairan dana dari marketplace, bukan nilai pesanan, karena marketplace sudah memotong komisi sebelum mentransfer.
Ini bisa Anda lihat di tanggal 3 November, di mana yang dicatat adalah Rp7.900.000, yaitu pemasukan setelah dipotong komisi.
2. Contoh pembukuan laporan laba rugi bulanan sederhana online shop
Laporan laba rugi merangkum semua pendapatan dan pengeluaran dalam satu bulan, lalu menghitung laba bersih yang benar-benar dikantongi.
Laporan laba rugi dimulai dari total penjualan atau revenue di bagian paling atas. Setelah itu, seluruh biaya bisnis akan dikurangi secara bertahap, seperti:
- Harga Pokok Penjualan (HPP)
- Biaya operasional
- Biaya marketplace
- Biaya iklan
- Ongkos pengiriman
- Gaji karyawan
- Bunga pinjaman
- Biaya administrasi lainnya
Setelah seluruh biaya dikurangi, hasil akhirnya menunjukkan laba bersih atau kerugian bisnis yang sebenarnya.
Melalui laporan laba rugi, pemilik online shop dapat mengetahui apakah bisnis sedang berkembang dengan sehat atau justru mengalami penurunan profitabilitas.
3. Contoh pembukuan laporan arus kas sederhana online shop
Laporan arus kas menunjukkan keluar masuknya uang dalam bisnis.
Secara umum, laporan arus kas terdiri dari tiga bagian:
Aktivitas Operasional
Mencakup operasional sehari-hari seperti:
- Penjualan harian
- Biaya operasional (operating expenses/OpEx)
- Perubahan modal kerja
- Pembayaran supplier
- Pengeluaran pemasaran
- Penerimaan pembayaran customer
Untuk bisnis ecommerce atau online shop, aktivitas operasional juga mencakup pencairan dana dari marketplace.
Laporan arus kas membantu Anda memahami kondisi likuiditas bisnis yang sebenarnya, yaitu seberapa banyak uang tunai yang benar-benar tersedia untuk digunakan.
Aktivitas Investasi
Aktivitas investasi mencakup transaksi yang berkaitan dengan pembelian atau penjualan aset bisnis.
Contohnya:
- Membeli komputer atau laptop operasional
- Membeli mesin produksi
- Menjual aset bisnis
- Investasi jangka panjang
Jika bisnis mengeluarkan uang untuk membeli aset, maka transaksi tersebut dicatat sebagai arus kas keluar.
Sebaliknya, jika bisnis menjual aset dan menerima uang tunai, maka akan dicatat sebagai arus kas masuk.
Aktivitas pendanaan
Bagian ini berkaitan dengan sumber pendanaan bisnis.
Contohnya:
- Pinjaman usaha
- Pembayaran cicilan utang
- Pembayaran bunga pinjaman
- Tambahan modal dari investor
- Penarikan modal pemilik
Aktivitas pendanaan membantu menunjukkan bagaimana bisnis memperoleh dan mengelola sumber dana untuk operasional maupun ekspansi usaha.
Baca Juga: Tips Mengelola Bisnis Online Shop Termudah, Coba Sekarang!
Cara Menghitung Pajak Online Shop dari Pembukuan
Pembukuan yang rapi akan membantu Anda menghitung dan menyetor pajak.
Menghitung PPh Final 0,5% dari Data Pembukuan
UMKM online shop dengan omzet di bawah Rp 4,8 miliar per tahun dikenakan PPh final sebesar 0,5% berdasarkan PP 23/2018 yang diperbarui lewat PP 55/2022.
PPh final ini dihitung dari omzet bruto, bukan dari laba bersih, dan bukan dari uang yang masuk ke rekening setelah dipotong marketplace.
Simulasi PPh final Toko Melisa Fashion
PPh final = 0,5% x omzet bruto bulan November
(Bulan ini) PPh final = 0,5% x Rp30.000.000 = Rp150.000
(Setahun) PPh final = Rp150.000 x 12 = Rp1.800.000
Kapan Online Shop Wajib Menjadi PKP?
PKP (Pengusaha Kena Pajak) adalah status yang wajib dimiliki jika omzet usaha mencapai Rp 4,8 miliar dalam satu tahun pajak.
Setelah menjadi PKP, penjual wajib memungut, menyetor, dan melaporkan PPN 11% kepada setiap pembeli.
Dampak menjadi PKP terhadap harga jual:
Misal jika harga jual non-PKP adalah Rp22.000, maka dengan PPN11% ada tambahan Rp22.000 yang harus dipungut.
Pemotongan Pajak oleh Marketplace (Withholding Tax)
Sejak diberlakukannya PMK 68/2022, marketplace seperti Shopee, Tokopedia, dan Lazada ditetapkan sebagai pemungut PPh Pasal 22 dari transaksi penjual.
Artinya, sebelum dana dicairkan ke rekening Anda, marketplace sudah memotong pajak terlebih dahulu.
Baca Juga: 8 Cara Mengelola Toko Online Secara Efektif, Dijamin Laris!
Tips Agar Pembukuan Online Shop Tidak Berantakan
Agar pembukuan online shop tetap teratur dan mudah dikelola, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
1. Pisahkan Rekening Bisnis dan Pribadi
Kesalahan paling umum dalam bisnis online adalah mencampur uang usaha dengan uang pribadi dalam satu rekening.
Misalnya, pembayaran dari customer masuk ke rekening yang sama dengan rekening untuk kebutuhan sehari-hari seperti belanja rumah, transfer keluarga, atau pembayaran tagihan pribadi. Akibatnya, arus kas bisnis menjadi sulit dilacak.
Memisahkan rekening bisnis memberikan banyak manfaat, seperti:
- Mempermudah pencatatan pemasukan dan pengeluaran
- Membantu mengetahui cash flow bisnis secara jelas
- Memudahkan proses rekonsiliasi transaksi
- Membantu saat pengajuan pajak atau pinjaman usaha
Dengan rekening terpisah, Anda juga bisa lebih disiplin dalam mengelola keuangan bisnis karena dana usaha tidak mudah terpakai untuk kebutuhan pribadi.
Idealnya, gunakan:
- Satu rekening khusus operasional bisnis
- Satu rekening untuk menerima pembayaran marketplace
- Satu rekening pribadi terpisah
2. Catat Transaksi Setiap Hari
Semakin lama Anda menunda pencatatan transaksi, semakin menumpuk pekerjaan Anda dan semakin tinggi risikonya.
Agar lebih ringan, biasakan melakukan pencatatan singkat setiap hari. Anda tidak perlu langsung membuat laporan keuangan lengkap.
Cukup luangkan sekitar 5 menit setiap hari untuk:
- Mencatat penjualan harian
- Menginput pengeluaran
- Mengecek saldo marketplace
- Menyimpan nota pembelian
- Memeriksa transaksi retur
Rutinitas kecil ini jauh lebih efektif dibanding mencatat semuanya sekaligus di akhir bulan.
Baca Juga: 14 Cara Meningkatkan Penjualan Berbasis Online
3. Rekonsiliasi Saldo Marketplace Secara Berkala
Banyak seller hanya melihat total penjualan di dashboard marketplace tanpa benar-benar mencocokkan dana yang masuk ke rekening.
Padahal, jumlah uang yang diterima biasanya sudah dipotong berbagai biaya seperti:
- Komisi marketplace
- Biaya layanan
- Ongkir subsidi
- Voucher promo
- Biaya affiliate
- Retur dan refund
Karena itu, penting melakukan rekonsiliasi secara rutin, yaitu mencocokkan data transaksi marketplace dengan catatan pembukuan dan mutasi rekening bank.
Lakukan rekonsiliasi minimal seminggu sekali agar Anda bisa segera mengidentifikasi kesalahan transaksi sebelum datanya menumpuk terlalu banyak.
4. Gunakan Software Akuntansi
Semakin berkembang bisnis online Anda, semakin sulit mengelola pembukuan secara manual menggunakan spreadsheet.
Apalagi jika penjualan berasal dari banyak channel seperti marketplace, website, TikTok Shop, dan WhatsApp. Risiko human error akan semakin tinggi jika semua transaksi diinput satu per satu.
Karena itu, banyak online shop mulai menggunakan software akuntansi untuk membantu otomatisasi pembukuan.
Software akuntansi dapat membantu:
- Mencatat transaksi otomatis
- Membuat laporan laba rugi instan
- Memantau stok barang
- Mengelola arus kas
- Menghitung pajak bisnis
- Mempermudah rekonsiliasi bank dan marketplace
Dengan sistem otomatis, pemilik usaha tidak perlu lagi mengecek data transaksi secara manual setiap hari.
Salah satu solusi yang banyak digunakan UMKM di Indonesia adalah Kledo.
Software akuntansi untuk online shop ini membantu mengelola pembukuan, stok, hingga laporan keuangan, dan juga terintegrasi dengan marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, dan TikTokShop untuk pembukuan yang lebih praktis.
Coba Kledo sekarang untuk mempermudah pembukuan online shop Anda.
Baca Juga: 26 Istilah Jual Beli Online yang Wajib Anda Ketahui
Kesimpulan
Jadi, itulah contoh pembukuan sederhana untuk bisnis online shop.
Dengan pembukuan di atas, menghitung pajak, keuntungan bersih, dan mengelola arus kas bisa menjadi lebih mudah.
Pembukuan juga penting jika Anda berencana untuk mengembangkan usaha, atau mengajukan pinjaman dari pihak ketiga seperti bank.
Jika saat ini Anda masih mencatat transaksi secara manual, mulailah pertimbangkan penggunaan software akuntansi agar proses pembukuan menjadi lebih otomatis dan minim kesalahan.
- Contoh Pembukuan Sederhana Online Shop, Format, dan Tipsnya - 20 Mei 2026
- Apa Itu Entitas Akuntansi? Jenis, Contoh, & Cara Kerja - 20 Mei 2026
- Solopreneur adalah: Model Bisnis dan Kisah Suksesnya - 14 Mei 2026