Inventory tracking atau pelacakan persediaan adalah salah satu tantangan terbesar dalam mengelola bisnis retail atau dagang supaya tetap menguntungkan dan produktif.
Idealnya, Anda harus memiliki sistem yang memastikan Anda selalu mengetahui berapa banyak persediaan yang tersedia, sehingga Anda dapat merencanakan manajemen rantai pasokan dengan baik. Tetapi tanpa pelacakan inventaris yang efisien, Anda akan semakin sering mengalami kehabisan stok, kelebihan stok, penundaan, atau kelebihan modal yang terikat dalam inventaris.
Ketika perusahaan Anda scale up, inventory tracking akan menjadi jauh lebih penting untuk memastikan manajemen persediaan berjalan dengan efisien tanpa hambatan.
Jadi, bagaimana Anda dapat memenuhi harapan pelanggan, memahami kinerja di tingkat SKU, dan menghindari pemborosan waktu yang lebih baik dihabiskan untuk mengembangkan bisnis Anda?
Baca terus artikel ini sampai selesai untuk mempelajari seluk beluk inventory tracking Anda, dan temukan cara mengoptimalkan proses ini untuk membuat operasi harian Anda selancar dan seefisien mungkin.
Apa yang Dimaksud dengan Inventory Tracking?
Inventory tracking adalah proses memantau secara terus menerus semua item inventaris yang dimiliki bisnis. Tools pelacakan menyediakan data tentang berapa banyak persediaan yang dimiliki perusahaan, ditambah status persediaan saat ini.
Selain itu, biasanya software inventory tracking mengurangi risiko pencurian atau kehilangan yang tidak perlu, dengan mendeteksi tingkat inventaris secara real-time untuk setiap SKU di setiap saluran.
Tujuan utama inventory tracking adalah untuk mempertahankan pemahaman yang akurat tentang tingkat stok yang tersedia, yang memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan manajemen persediaan mereka.
Hal ini membantu dalam menghindari kehabisan stok (kehabisan produk) dan kelebihan stok, yang dapat menghabiskan modal dan ruang gudang yang tidak perlu.
Baca juga: Supplier Management: Pengertian, Elemen, dan Tips Mengelolanya
Manfaat Inventory Tracking
Mengadopsi sistem manajemen persediaan yang efektif memiliki banyak keuntungan potensial. Misalnya, menurut survei yang dilakukan oleh organisasi komunikasi bisnis GS1 (yang pertama kali mengembangkan barcode), menggunakan teknologi pelacak persediaan, seperti identifikasi frekuensi radio (RFID), dapat meningkatkan akurasi inventaris hingga 95 persen.
Dengan manajemen dan inventory tracking yang akurat, bisnis dapat memetik hasil yang nyata. Perusahaan yang mengetahui dengan pasti berapa banyak produk yang mereka miliki dalam stok dan berapa banyak yang dipesan dapat menghemat waktu dan uang.
Mereka tidak perlu repot-repot melakukan penghitungan ulang inventaris, sehingga membebaskan staf untuk melakukan hal-hal yang lebih penting dan produktif. Hal ini juga membantu mencegah kehabisan stok, yang membuat pelanggan tidak nyaman.
Selain itu, inventory tracking juga dapat membantu meningkatkan efisiensi dan standar produktivitas secara keseluruhan. Teknologi seperti pemindai barcode, kode QR, dan bahkan aplikasi seluler dapat menghilangkan banyak proses manual yang lebih kasar, sehingga anggota tim Anda dapat mencurahkan energi mereka di tugas atau tempat lain.
Hal ini juga memungkinkan Anda untuk meningkatkan alur kerja, standar layanan pelanggan, dan pengalaman pelanggan secara umum.
Memang, pengalaman pelanggan sangatlah penting, dan tidak boleh diabaikan di sini. Konsumen yang tahu bahwa mereka dapat mengandalkan bisnis Anda untuk menyediakan jenis produk yang mereka inginkan, ketika mereka menginginkannya, akan lebih mungkin untuk terus kembali lagi dan lagi. Ini adalah cara yang efektif untuk membina loyalitas pelanggan dan merek yang langgeng dan jangka panjang.
Selain itu, inventory tracking yang andal dan akurat juga dapat memastikan bahwa gudang secara umum terorganisir dengan lebih baik. Ini adalah bagian dari lingkaran yang baik: semakin baik manajemen inventaris Anda, semakin terorganisir gudang Anda, yang pada gilirannya membantu meningkatkan manajemen inventaris lebih jauh lagi.
Bagi pedagang grosir dan retailer, hal ini bisa sangat bermanfaat. Penerima manfaat utama, tentu saja, adalah konsumen: manajemen inventaris yang baik berarti pesanan dapat dikirim tepat waktu, yang sekali lagi mengarah pada pengalaman pelanggan yang lebih baik.
Studi kasus juga mendukung hipotesis ini. Misalnya, rantai ritel fesyen global H&M (yang memiliki rantai pasokan kompleks yang melibatkan sekitar 30 mitra di seluruh dunia) menemukan bahwa memperkenalkan sistem manajemen inventaris terpusat membantu mengurangi lead time rata-rata antara 15 dan 20 persen. Waktu tunggu yang lebih rendah mengurangi risiko membeli barang yang salah.
Manajemen persediaan tepat waktu adalah salah satu teknik yang telah diadopsi secara luas di sektor ritel. Ini dirancang untuk meminimalkan pemborosan dan mengurangi biaya dengan memastikan bahwa barang diterima saat dibutuhkan dan paling diminati oleh konsumen.
Dengan manajemen just-in-time, perusahaan dapat meningkatkan arus kas (karena lebih sedikit ruang penyimpanan yang dibutuhkan), mengurangi kelebihan stok, dan memangkas biaya penyimpanan inventaris.
Namun, ada juga risiko yang terlibat. Perusahaan yang mengadopsi metode just-in-time harus memastikan bahwa mereka memiliki perkiraan permintaan yang akurat dan pemahaman menyeluruh tentang kebiasaan pembelian pelanggan.
Baca juga: Penjelasan Highest In, First Out (HIFO) dalam Manajemen Persediaan
Inventory Tracking Manual VS Otomatis
Jika Anda adalah bisnis kecil yang baru saja memulai bisnis ritel, dan Anda tidak menyimpan terlalu banyak SKU, Anda dapat memilih untuk menggunakan metode manual untuk melacak stok Anda.
Sepintas, inventory tracking dengan spreadsheet (atau bahkan pena dan kertas) adalah praktik yang murah. Namun, kecuali jika Anda sangat terorganisir, inventory tracking secara manual rentan terhadap kesalahan yang sebenarnya dapat merugikan Anda.
Misalnya, jika Anda tidak sengaja menulis angka nol ekstra pada pesanan Anda, Anda akan mendapatkan kelebihan stok-dan jika Anda lupa memesan ulang pada saat liburan, Anda akan mengalami kehabisan stok.
Itulah mengapa inventory tracking otomatis adalah solusi yang lebih baik. Sistem ini jauh lebih akurat, memberikan Anda visibilitas inventaris secara real-time di berbagai lokasi. Sistem ini akan menyinkronkan data setiap kali tingkat stok berubah, dan bahkan menghasilkan laporan untuk Anda.
Baca juga: 8 Software Akuntansi dengan Fitur Manajemen Persediaan Terbaik
Tantangan dalam Melakukan Inventory Tracking
Meskipun manfaat inventory tracking sudah jelas, namun penting juga untuk mengetahui tantangan yang ada. Pemahaman yang baik tentang tantangan ini sangat penting, karena dapat membantu bisnis menghindari menjadi korban.
Memakan banyak waktu
Meskipun kami menjelaskan sebelumnya bahwa inventory tracking dapat membantu menghemat waktu dan tenaga bisnis, serta uang, perlu dicatat di sini bahwa manajemen persediaan secara keseluruhan dapat memakan waktu yang cukup lama.
Ini adalah sesuatu yang menjadi semakin kompleks ketika bisnis berkembang ke lebih banyak saluran dan penjualan tumbuh, yang berarti ada lebih banyak hal yang harus dianalisis dan dilacak.
Tak perlu dikatakan lagi bahwa bagi pengusaha ritel, tidak ada kekurangan waktu yang mereka miliki. Peritel multisaluran memiliki banyak hal yang harus dilakukan, baik merekrut dan melatih staf, melakukan kampanye pemasaran, atau mencari peluang untuk ekspansi. inventory tracking adalah satu lagi tanggung jawab di atas semua itu.
Baca juga: Pengertian Inventory Pooling, Tantangan, dan Cara Mengelolanya
Melacak barang tidak selalu mudah
Tantangan lain dalam inventory tracking adalah bahwa pesanan sering berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat lain. Tidak sesederhana meninggalkannya di satu gudang sampai pelanggan membutuhkannya. Barang dapat dipindahkan di antara lebih dari satu lokasi sebelum sampai ke konsumen.
Ketika barang diangkut di antara lokasi yang berbeda, maka akan semakin sulit untuk melacak di mana barang tersebut berada dan berapa banyak jumlahnya. Hal ini dapat menimbulkan masalah. Secara khusus, hal ini berarti ada risiko penyusutan inventaris (karena kehilangan atau pencurian, misalnya), pesanan yang tidak terpenuhi atau terlambat, dan catatan keuangan yang salah.
Persediaan yang lebih banyak, lebih sulit untuk dikelola
Kami telah menyinggung poin ini, tetapi persediaan yang lebih banyak lebih sulit untuk dikelola. Tentunya, pengusaha yang ambisius akan selalu mencari peluang untuk berkembang. Namun, seiring dengan meningkatnya penjualan, perputaran inventaris juga akan meningkat, dan mengelola hal ini tidak dapat dipungkiri merupakan hal yang rumit.
Anda mungkin mendapati diri Anda membawa beberapa jenis produk yang sama, jadi tugas Anda di sini adalah melacak semua produk tersebut – dalam semua ukuran, warna, gaya, dan sebagainya.
Serta mengelola harga mereka, sambil memastikan bahwa bisnis Anda memiliki cukup banyak produk untuk memenuhi permintaan pelanggan. Oleh karena itu, meningkatkan inventory tracking adalah salah satu rintangan terberat yang harus diatasi oleh bisnis yang sedang berkembang.
Baca juga: Contoh Jurnal Koreksi Persediaan dan Cara Membuatnya
Apa Metode Inventory Tracking yang Bisa Anda Gunakan Secara Efektif?
Ada berbagai metode inventory tracking, beberapa di antaranya lebih efektif daripada yang lain. Mari kita lihat beberapa di antaranya di sini.
Pena dan kertas
Beberapa bisnis (biasanya perusahaan kecil yang sudah lama berdiri) masih menggunakan metode pena dan kertas manual, menuliskan rincian setiap transaksi pada sistem kartu. Namun, ini jelas merupakan cara yang kurang optimal, dan sebagian besar bisnis sudah lama beralih dari metode ini.
Spreadsheet Excel
Beberapa bisnis hanya menggunakan spreadsheet Excel untuk melakukan pelacakan persediaan. Hal ini tidak masalah bagi perusahaan kecil yang berurusan dengan volume pesanan yang sangat rendah, tetapi kemungkinan besar terbukti tidak memadai bahkan untuk bisnis skala menengah. S
eiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin akan segera menyadari bahwa spreadsheet ini tidak sesuai dengan kebutuhan.
Ada beberapa masalah dalam menggunakan spreadsheet untuk inventory tracking. Seperti yang baru saja kita amati, melacak jumlah besar dengan cara ini sangat sulit. Kesalahan manusia dalam pencatatan sering terjadi.
Bisnis juga tidak memiliki data real-time, yang sekali lagi membuatnya lebih sulit untuk menyimpan catatan inventaris yang akurat. Peramalan juga menjadi lebih sulit karena kurangnya data historis yang tersedia.
Sistem manajemen persediaan
Sistem manajemen persediaan memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dengan tepat di mana inventaris mereka berada dan berapa banyak yang mereka miliki di setiap titik dalam rantai pasokan mereka.
Dengan software manajemen persediaan yang berkualitas, bisnis dapat dengan mudah melacak produk di seluruh siklus hidup (dan mengatur pergudangan dan pemrosesan barang-barang ini juga).
Saat menggunakan sistem manajemen inventaris, pedagang juga dapat menggabungkan pemindai barcode dan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) untuk mendukung pelacakan yang paling mutakhir. Itulah mengapa sistem manajemen inventaris adalah platform pilihan untuk merek e-commerce yang menginginkan optimalisasi inventory tracking dan akuntansi yang lebih baik untuk aset mereka.
Aplikasi inventaris
Inventory tracking melalui aplikasi manajemen inventaris memungkinkan Anda membuat keputusan bisnis yang penting dengan kepastian yang lebih besar.
Dengan menggunakan aplikasi pelacak inventaris waktu nyata di desktop atau perangkat seluler Anda, Anda dapat terus memantau rantai pasokan dan pergerakan SKU, serta mengawasi kinerja produk dari mana pun Anda berada.
Dan dengan menganalisis data pelacakan ini, Anda akan memiliki kemampuan untuk menjadwalkan pesanan penjualan untuk bahan baku, sehingga menghilangkan situasi kehabisan stok dan kelebihan persediaan.
Dengan kata lain, aplikasi inventaris mengakhiri pengeluaran yang berlebihan dan kesalahan perhitungan di antara jumlah stok, yang berarti Anda dapat memenuhi semua kebutuhan pemenuhan tanpa hambatan.
Baca juga: Pengertian Lengkap Moving Average dalam Manajemen Persediaan
4 Area Uama Inventory Tracking dalam Manajemen Rantai Pasok yang Harus Anda Perhatikan
Meskipun inventory tracking mungkin terlihat sesederhana menghitung produk dan mencatat ke mana produk tersebut berpindah, namun hal ini melibatkan lebih dari itu. Mari kita lihat empat area utama di seluruh rantai pasokan ritel yang harus Anda pantau dan lacak inventarisnya.
1. Melacak inventory turnover
Inventory turnover menunjukkan berapa kali persediaan dijual dan kemudian diganti dalam periode waktu tertentu. Memahami tingkat perputaran inventaris rata-rata setiap produk Anda – dan bagaimana hal itu berfluktuasi pada waktu yang berbeda – adalah ukuran penting dari seberapa baik produk Anda terjual vs berapa banyak modal yang telah Anda ikat dalam inventaris.
Tingkat perputaran persediaan yang tinggi menunjukkan kesehatan persediaan yang lebih baik, karena produk Anda terjual dengan baik. Jika ada, Anda harus memesan lebih banyak produk lebih cepat untuk memperhitungkan dan menangkap permintaan.
Perputaran persediaan atau inventory turnover yang rendah di sisi lain berarti produk Anda tidak terjual dengan cukup cepat (dan berpotensi menimbulkan biaya pergudangan yang tinggi, menjadi usang, dan memperpanjang ROI Anda).
Inventory turnover juga melibatkan pengawasan ketat pada setiap SKU di semua lokasi dan saluran penjualan sehingga Anda dapat melakukan restock secara tepat waktu. Mampu mengatur titik pemberitahuan pemesanan ulang (atau jumlah unit atau ambang batas di mana Anda perlu memesan lebih banyak stok) sangat penting untuk diatur, dan mudah diotomatiskan melalui platform pemenuhan seperti ShipBob.
2. Inventory tracking dari pemasok Anda
Tidak semua produk Anda akan berada di gudang Anda (atau di rumah atau kantor Anda). Sejumlah besar mungkin disimpan dengan pemasok Anda atau bahkan dalam perjalanan ke Anda atau gudang pemenuhan atau pusat distribusi Anda.
Dengan investasi besar yang diperlukan untuk setiap pesanan pembelian dan sering kali waktu transit yang lama setelah meninggalkan pemasok, sangat penting untuk mengetahui berapa banyak persediaan yang ada pada pemasok Anda dan kapan tepatnya akan tiba di gudangAnda.
Kegagalan untuk membedakan antara produk yang disimpan dengan Anda dan yang ada di tangan pemasok dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, penjualan yang tidak terjual, dan akuntansi persediaan yang buruk.
Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya
3. Melacak pengembalian dari pelanggan
Hanya karena sebuah produk meninggalkan gudang, tidak ada jaminan bahwa produk tersebut hilang untuk selamanya. Pengembalian produk terutama di industri e-commerce tidak dapat dihindari dalam dunia belanja online.
Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk memperhitungkan setiap produk yang dikembalikan, baik itu langsung dimasukkan kembali ke gudang atau dikirim ke tempat lain untuk diperiksa.
4. Melacak barang yang rusak
Barang rusak adalah kategori lain yang harus diperhitungkan dalam metode inventory tracking Anda. Setiap produk yang rusak dan tidak dapat dijual harus tercermin dalam data tingkat inventaris Anda.
Jika Anda tidak mengurangi barang yang rusak, Anda mungkin akan berpikir bahwa Anda memiliki persediaan penuh, padahal pada kenyataannya barang tersebut tidak layak untuk dijual.
Baca juga: Rumus dan Cara Menghitung Persediaan Awal dengan Mudah
Tips untuk Melakukan Inventory Tracking yang Efektif
Meskipun ada banyak cara untuk melakukan inventory tracking, ada baiknya Anda mengikuti beberapa praktik terbaik agar Anda dapat menghitung semua stok dengan mudah.
Metode inventory tracking yang efektif memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya dan meningkatkan arus kas sekaligus mengurangi kekurangan produksi. Berikut adalah beberapa tips utama untuk inventory tracking:
- Buat key performance indicator(KPI): KPI memungkinkan organisasi untuk mengembangkan tujuan spesifik untuk inventaris mereka. Beberapa KPI yang umum digunakan organisasi dalam inventory tracking termasuk kuantitas pesanan ekonomis, rasio perputaran inventaris, dan rasio stok terhadap penjualan.
- Mengotomatiskan tugas repetitif: Jika memungkinkan, cobalah untuk mengotomatiskan tugas-tugas repetitif dalam manajemen persediaan. Misalnya, jika Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan, Anda dapat menghemat waktu dengan memprogram software tersebut untuk membantu Anda mengingatkan jika ada stok yang mau habis.
- Berinvestasi dalam safety stock: Safety stock adalah persediaan tambahan yang biasanya disimpan oleh organisasi untuk berjaga-jaga jika terjadi peningkatan permintaan yang tiba-tiba untuk barang-barang tertentu. Stok ini dapat memudahkan Anda untuk menyelesaikan pesanan pelanggan dan menghindari kekurangan stok jika permintaan meningkat secara tiba-tiba.
- Tingkatkan efisiensi: Fokus pada peningkatan efisiensi metode inventory tracking Anda dengan membuat sistem yang memberikan peringatan otomatis saat ada kekurangan rantai pasokan dan melakukan audit inventaris secara rutin. Jika Anda menggunakan perangkat lunak untuk inventory tracking, Anda juga dapat membuat laporan yang disesuaikan untuk mengelola fluktuasi permintaan dengan lebih baik.
Baca juga: Download Kartu Persediaan Barang, Pengertian, dan Komponennya
Pada Intinya…
Inventory tracking adalah bagian tak terpisahkan dari operasi bisnis retail atau usaha dagang Anda dan memiliki potensi untuk membuat atau menghancurkan kesuksesan Anda dalam jangka panjang.
Pastikan Anda melakukan manajemen persediaan dengan cara yang efisien agar Anda memiliki informasi yang jelas sebagai dasar pengembangan bisnis secara berkala.
Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia yang tidak memiliki cara atau strategi melakukan manajemen persedeiaan yang efektif, sehingga tidak jarang banyak bisnis menderita kerugian akibat kehabisan stok, persediaan kedaluwarsa, pencurian barang dagangan, dan lain lain.
Untuk menghadirkan proses inventory tracking dan akuntansi terintegrasi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.
Hanya dengan 160.000 perbulan, Anda bisa mendapatkan kemudahan proses pencatatan pembukuan, manajemen persediaan yang lebih efektif, penghitungan penyusutan aset otomatis, rekonsilisasi transaksi lebih mudah, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Contoh Laporan Laba Rugi dari Berbagai Jenis Bisnis dan Templatenya - 25 Oktober 2024
- Pengertian Inventory Pooling, Tantangan, dan Cara Mengelolanya - 25 Oktober 2024
- Inventory Tracking: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya - 24 Oktober 2024