Download Nota Pembelian Word, Pdf, dan Excel Gratis

Mencatat nota pembelian dengan benar adalah langkah dasar yang sering dianggap sederhana, padahal sangat menentukan akurasi laporan keuangan.

Setiap transaksi yang tercatat di dalam nota menjadi pijakan penting untuk memastikan stok, arus kas, dan kewajiban pajak tetap selaras.

Sayangnya, masih banyak bisnis yang mengabaikan detail kecil dalam pencatatan, sehingga menimbulkan kesalahan yang baru disadari ketika laporan sudah tidak sinkron.

Karena itu, memahami potensi kesalahan dan cara menghindarinya bukan hanya soal kerapian administrasi, tetapi juga investasi untuk keberlangsungan bisnis.

Nah, di artikel ini kami akan mengulas lengkap seputar nota pembelian yang menjadi salah satu dokumen transaksi bisnis. Mau tahu apa sih sebenarnya nota pembelian dan bagaimana cara membuatnya?

Apa itu Nota Pembelian?

Nota pembelian adalah dokumen bukti transaksi resmi yang mencatat transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai.

Bukti transaksi pembelian tunai ini mencatat informasi mengenai produk yang dibeli, harga, jumlah, dan tanggal pembelian serta menunjukkan nama pembeli dan penjual.

Nota ini dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli saat transaksi berlangsung.

Umumnya, nota ini terdiri dari 2 atau 3 rangkap di mana lembar utamanya akan diserahkan kepada pembeli, sedangkan lembar rangkapnya akan disimpan oleh penjual sebagai arsip.

Selain itu, penjual juga bisa mengeluarkan nota ini dalam bentuk elektronik melalui email, SMS atau aplikasi.

Nota pembelian adalah salah satu dokumen penting yang harus disimpan oleh perusahaan karena menggambarkan informasi yang diperlukan untuk mengajukan klaim asuransi, mengajukan klaim pajak, atau menjelaskan bisnis yang telah dijalankan.

Nota ini juga digunakan untuk menyimpan riwayat pembelian, yang dapat digunakan untuk menentukan harga jual produk atau memperkirakan harga pasar.

Selain bagi penjual, nota juga penting bagi pembeli, karena mereka dapat menggunakannya untuk mengklaim pengembalian uang jika produk yang dibeli tidak sesuai dengan harapan dan bisa digunakan untuk mengklaim garansi produk.

Baca juga: Nota Kasir: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Fungsi Nota Pembelian?

Nota pembelian dapat membantu bisnis dalam berbagai hal. Berikut adalah beberapa fungsi dan manfaat nota pembelian:

1. Mengontrol stok

Nota membantu bisnis untuk mengontrol stok produk dengan mencatat jumlah produk yang dibeli dan jumlah yang masih tersedia.

Dengan nota ini, bisnis dapat mengetahui kapan harus menambah stok produk.

2. Mengatur pembayaran

Nota juga membantu bisnis untuk mengatur pembayaran dari pembeli.

Selain itu, bukti transaksi ini memungkinkan bisnis untuk melacak pembayaran yang telah diterima dan yang masih harus diterima dari pembeli.

3. Mengatur pengiriman produk

Nota pembelian juga membantu bisnis untuk mengatur pengiriman produk yang telah dibeli.

Nota memungkinkan bisnis untuk mencatat informasi mengenai tujuan pengiriman, alamat penerima, jumlah produk yang dikirim, dan lain-lain.

Baca juga: Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contohnya

4. Mempermudah proses pencatatan dan pembuatan laporan keuangan

Prinsip dasar akuntansi menyatakan bahwa transaksi dianggap valid jika disertai dengan bukti transaksi yang legal dan jelas.

Oleh karenanya, Anda harus membiasakan diri meminta nota pembelian kepada penjual setiap kali melakukan pembelian.

Tujuan penyimpanan nota ini ialah untuk mempermudah proses pembukuan dan pencatatan laporan keuangan.

5. Membantu proses audit

Tak hanya mempermudah proses pembukuan, nota juga bisa membantu para pebisnis selama proses audit.

Nota tersebut akan digunakan untuk mencocokkan antara transaksi yang terjadi dengan catatan pada bukti nota.

Apabila terjadi ketidakcocokan, maka pihak bisnis harus melakukan koreksi pada laporan keuangan mereka.

Biasanya, proses audit ini dilakukan ketika bisnis mencari pendanaan kepada investor.

Sehingga, mereka membutuhkan nota sebagai bukti yang menunjukkan bagaimana kondisi arus kas perusahaan yang sesungguhnya.

Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis

6. Mempermudah proses aktivitas keuangan bisnis

Bisnis membutuhkan bukti transaksi nota setiap saat. Kapan saja diperlukan, pelaku bisnis dapat langsung menyerahkan nota sehingga mempermudah aktivitas keuangan bisnis.

Pasalnya, dari proses identifikasi nota yang jelas, pelaku bisnis dapat mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan yang transparan.

Baca juga: Pembahasan Nota Retur atau Nota Pembatalan untuk Pajak

Apa Saja Jenis-Jenis Nota Pembelian yang Sering Digunakan?

Nota Manual

Nota manual merupakan jenis nota pembelian yang dibuat secara tertulis dengan tangan pada kertas atau buku nota.

Umumnya format yang digunakan sederhana, berisi nama barang, jumlah, harga satuan, serta total pembelian.

Nota manual banyak digunakan oleh pelaku usaha kecil yang belum menerapkan sistem pencatatan digital.

Kelemahan utama nota manual adalah tingkat keamanannya yang rendah karena berisiko hilang atau rusak.

Selain itu, pencatatannya juga tidak efisien apabila volume transaksi semakin besar.

Nota Elektronik (E-Nota)

Nota elektronik atau e-nota adalah nota pembelian yang dibuat dan disimpan secara digital menggunakan aplikasi atau software akuntansi.

Jenis nota ini semakin banyak digunakan karena memberikan kemudahan dalam pencatatan maupun pelaporan.

E-nota lebih aman karena dapat tersimpan di penyimpanan cloud, mudah diakses kapan pun, serta dapat langsung terintegrasi dengan laporan keuangan.

Dengan demikian, penggunaan e-nota sangat membantu pelaku usaha dalam menjaga ketertiban administrasi sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.

Baca juga: Nota Debit: Definisi, Karakteristik, Komponen dan Bedanya dengan Nota Kredit

Apa Saja Komponen Nota Pembelian?

Pada bagian ini, kita akan membahas apa saja komponen yang harus ada dalam nota pembelian. Hal ini penting untuk membantu Anda memahami persyaratan dan informasi penting yang diperlukan untuk membuat nota yang benar.

Identitas perusahaan

Identitas perusahaan merupakan komponen yang wajib ada dalam bukti pembelian.

Yang dimaksud identitas di sini adalah semua informasi yang menggambarkan profil perusahaan penjual barang/jasa.

Identitas tersebut bisa meliputi logo perusahaan, nama perusahaan, kontak yang bisa dihubungi, dan alamat perusahaan.

Dengan adanya berbagai daftar penyusun tersebut bisa membantu setiap pelaku usaha dalam menelusuri asal-usul setiap transaksi.

Nama pembeli

Nama pembeli adalah komponen selanjutnya yang harus ada dalam nota. Ini biasanya berisi nama lengkap pembeli, alamat, dan nomor telepon.

Detail transaksi

Detail transaksi menjabarkan informasi yang meliputi jenis barang, tipe barang, ukuran barang, jumlah barang, dan harga barang.

Sehingga, semua barang yang diperjualbelikan bisa diketahui dengan jelas untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Metode pembayaran

Komponen ini berisi informasi tentang metode pembayaran yang digunakan untuk membayar barang atau jasa.

Jika ada, informasi kartu kredit atau rekening bank juga bisa dimasukkan ke dalam nota.

Tanggal dan waktu pembelian

Tanggal dan waktu pembelian wajib dicantumkan dalam nota. Penting untuk mencatat tanggal dan waktu pembelian sehingga pembeli dapat mengklaim kembali jika ada masalah dengan barang atau jasa yang dibeli.

Total pembayaran

Total pembayaran yang dibeli terletak pada bagian akhir nota yang biasanya juga mencantumkan berapa jumlah PPN yang harus dibayar oleh pembeli.

Dari sinilah pembeli mengetahui berapa uang yang harus dikeluarkan untuk transaksi tersebut.

Tanda tangan

Nota harus ditandatangani oleh pembeli dan penjual untuk meyakinkan bahwa transaksi telah berhasil.

Komponen-komponen di atas akan membantu Anda membuat nota pembelian yang benar.

Ini juga dapat membantu Anda memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan ada dalam nota sehingga pembeli dapat mengklaim kembali jika ada masalah dengan pembelian.

Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit

Tips Mengelola Nota Pembelian untuk Keperluan Pembukuan dan Pajak

Pengelolaan nota pembelian yang tertib membantu perusahaan menjaga akurasi laporan keuangan, memudahkan audit, sekaligus memastikan kepatuhan pajak.

Praktik terbaik berikut dapat dijadikan standar operasional (SOP) internal.

1. Standarisasi Format & Data Minimum

Tetapkan format baku untuk semua nota (manual maupun elektronik) agar mudah diverifikasi dan diproses. Nota minimal harus memuat:

• identitas pemasok (nama, alamat, NPWP bila ada),
• nomor dan tanggal nota,
• deskripsi barang/jasa, kuantitas, harga satuan, diskon, pajak (jika ada), total,
• identitas penerima/pembeli,
• referensi transaksi (nomor PO/kontrak) dan syarat pembayaran.
  Gunakan istilah yang konsisten dengan daftar akun (chart of accounts) dan katalog persediaan agar mudah dipetakan saat pencatatan.

2. Penomoran & Metadata yang Konsisten

Terapkan penomoran berurutan dan unik.

Contoh skema: NPB/YYMM/DEPT/#### (mis. NPB/2508/PUR/0123).

Lengkapi metadata meliputi vendor, metode bayar, mata uang, due date, dan tag proyek/cost center.

Hal ini mempercepat pencarian, analitik, dan rekonsiliasi.

3. Alur Verifikasi 3-Way Match (PO–GR–Nota)

Sebelum dicatat/bayar, cocokkan tiga dokumen berikut:

• PO (Purchase Order) = komitmen pembelian,
• GR/BAST (goods receipt/berita acara serah terima) = bukti barang diterima,
• Nota/Faktur pemasok = tagihan.
  Perbedaan kuantitas/harga ditandai untuk direview; hanya yang lolos verifikasi yang dilanjutkan ke pencatatan dan pembayaran.

4. Cut-off & Akrual di Akhir Periode

Jika barang/jasa sudah diterima tetapi nota pemasok belum diterima, catat biaya/utang akrual agar laporan periode tersebut tetap wajar.

Saat nota masuk, lakukan penyesuaian (reclass) sesuai nilai finalnya.

5. Validasi Pajak (PPN) & Dokumen Pendukung

Untuk PKP, pastikan kelengkapan dokumen pajak masukan (e-Faktur/dokumen yang dipersamakan) dan kesesuaian data (NPWP, tanggal, nilai DPP/PPN).

Perubahan aturan pengkreditan PPN berlaku sejak Januari 2025, sehingga disiplin periode pencatatan menjadi krusial.

6. Retensi & Kearsipan Dokumen

Simpan buku, catatan, dan dokumen dasar pembukuan—termasuk nota pembelian—sekurang-kurangnya 10 tahun, baik fisik maupun elektronik.

Aturan ini merujuk pada Pasal 28 ayat (11) UU KUP dan juga ditegaskan oleh otoritas pajak. Pastikan arsip mudah diakses saat pemeriksaan/audit.

Praktik kearsipan yang disarankan:

• Penamaan file: YYYY-MM-DD_NPBPemasok_NoNota_Total.pdf (mis. 2025-08-27_PT-ABC_NB-01723_12.500.000.pdf).
• Struktur folder: /Pembelian/2025/08/Vendor/PT ABC/.
• Simpan versi PDF + sumber asli (scan/OCR atau e-nota).
• Terapkan backup berlapis (lokal + cloud) dan kontrol akses berbasis peran.

7. Digitalisasi & Kualitas Dokumen

Untuk nota manual, lakukan scan beresolusi memadai dengan menggunakan OCR agar teks terbaca mesin (mempermudah pencarian dan ekstraksi data).

Selain itu, Anda harus mengecek keterbacaan angka-angka penting (kuantitas, harga, total, pajak).

8. Rekonsiliasi Berkala & Jejak Audit

• Rekonsiliasi daftar nota vs buku pembelian, utang usaha (AP), dan mutasi persediaan secara berkala (mingguan/bulanan).
• Gunakan log aktivitas (siapa mengunggah, memverifikasi, menyetujui, dan membayar) untuk memperkuat jejak audit.

9. Penanganan Retur, Diskon, & Credit Note

Dokumentasikan retur pembelian dengan referensi silang ke nota awal, stok keluar/masuk, dan credit note dari pemasok.

Pastikan dampaknya ke persediaan, biaya, dan pajak (jika terkait) tercermin dengan benar di periode yang sama.

10. Kontrol Internal & Otorisasi

Tetapkan pemisahan tugas seperti:

• Procurement membuat PO,
• Gudang/operasional melakukan penerimaan,
• Keuangan/akuntansi memverifikasi nota & mencatat,
• Treasury melakukan pembayaran.
  Gunakan batas otorisasi bertingkat berdasarkan nilai transaksi untuk menekan risiko kecurangan.

11. Monitoring Jatuh Tempo & Arus Kas

Kelola aging AP, prioritas pembayaran berdasarkan due date dan potensi early payment discount. Sinkronkan jadwal bayar dengan proyeksi arus kas agar likuiditas terjaga.

12) Otomasi di Sistem

Untuk efisiensi dan konsistensi data, manfaatkan fitur sistem akuntansi yang menyediakan fitur-fitur di bawah ini:

• Integrasi persediaan sehingga HPP dan stok selalu mutakhir.
  Dengan otomasi, proses verifikasi, pencatatan PPN masukan, dan rekonsiliasi menjadi lebih cepat serta mengurangi risiko salah input.
• Pencatatan pembelian dari PO hingga tagihan,
• Lampiran file (unggah nota/scanned file) pada transaksi,
• Penomoran otomatis berdasarkan aturan internal,
• Approval workflow untuk verifikasi berlapis,
• Import/retur pembelian untuk penanganan retur secara terstruktur,
• Filter & pelaporan (aging utang, pembelian per vendor, pembelian per produk/proyek),

Baca juga: Mengetahui Beberapa Jenis Merger dan Contoh Nyatanya

Download Template Nota Pembelian Gratis

Di bawah ini adalah contoh sederhana tampilan nota pembelian:

Sebenarnya, nota bisa dibuat dengan mudah dengan menggunakan Microsoft Excel. Tak hanya itu, saat ini banyak situs web di internet yang menyediakan template nota yang bisa Anda unduh secara gratis.

Seperti di bawah ini, Kledo membagikan template nota pembelian berbagai format yang bisa Anda download gratis!

[download template nota pembelian word]

[download template nota pembelian excel]

[download template nota pembelian PDF]

Cara Membuat Nota Pembelian di Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah salah satu program komputer yang dapat membantu Anda dalam membuat nota pembelian. Berikut adalah cara membuat nota pembelian di Excel.

Langkah 1: Buat kolom

Pertama, buka program Microsoft Excel di komputer Anda, lalu buatlah kolom untuk menyimpan informasi tentang.

Beberapa kolom yang harus Anda buat antara lain nomor nota, nama barang, jumlah barang, harga barang, dan jumlah pembayaran.

Misalnya, ketikkan judul nomor di kolom A, nama barang di kolom B, jumlah barang di kolom C, harga barang di kolom D, dan jumlah pembayaran di kolom E.

Langkah 2: Masukkan data

Selanjutnya, masukkan semua informasi yang diperlukan ke dalam kolom-kolom yang telah Anda buat. Pastikan untuk mengisi semua kolom dengan benar dan akurat agar nota dapat digunakan dengan baik.

Langkah 3: Menghitung jumlah harga setiap jenis produk secara otomatis

Untuk menghitung jumlah harga secara otomatis, Anda bisa menggunakan rumus perkalian =D2*E2 di kolom E. Kemudian tekan enter dan lakukan ini hingga kolom terakhir.

Langkah 4. Menghitung total pembayaran secara otomatis

Pada bagian ini, Anda bisa menggunakan rumus =SUM(F2:F4) kemudian tekan enter. Hasil perhitungan akan muncul secara otomatis.

Langkah 4: Simpan nota

Setelah data telah dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, simpanlah nota tersebut. Anda dapat menyimpannya dengan menggunakan format file .xls atau .xlsx untuk menjaga keakuratan data.

Baca juga: Biaya Utilitas dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya

Apa Perbedaan Nota Pembelian dan Faktur?

Meskipun sama-sama menjadi dokumen penting dalam transaksi bisnis, nota pembelian dan faktur memiliki fungsi serta karakteristik yang berbeda.

Perbedaan ini penting dipahami agar pencatatan transaksi tidak tertukar dan tetap sesuai dengan standar akuntansi maupun kebutuhan administrasi perusahaan.

Aspek	Nota Pembelian	Faktur (Invoice)
Definisi	Bukti transaksi yang dibuat penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai tanda barang/jasa telah dibeli.	Dokumen resmi yang berfungsi sebagai tagihan pembayaran kepada pembeli.
Isi Dokumen	Data barang/jasa, jumlah, harga, dan total pembayaran.	Data barang/jasa, jumlah, harga, total pembayaran, syarat pembayaran, jatuh tempo, serta informasi pajak.
Fungsi Utama	Bukti serah terima barang atau jasa.	Dasar penagihan dan acuan pembayaran.
Jenis Transaksi	Umumnya digunakan pada transaksi tunai atau bernilai kecil.	Digunakan pada transaksi kredit atau bernilai besar.
Formalitas	Sederhana, tidak selalu dilengkapi detail hukum.	Lebih formal dan diakui sebagai dokumen resmi untuk pembukuan, audit, dan pajak.
Kapan Digunakan	Saat pembelian langsung dan pembayaran diselesaikan di tempat.	Saat penjual memberikan tempo pembayaran (misalnya 30 hari).

Kesalahan Umum yang Terjadi pada Nota Pembelian dan Cara Menghindarinya

Dalam praktiknya, pengelolaan nota pembelian sering kali tidak berjalan mulus.

Ada beberapa hal yang kerap terlewat, dan bila tidak segera diperbaiki bisa menimbulkan dampak besar pada akurasi pembukuan maupun kepatuhan pajak.

1. Pencatatan yang Tidak Lengkap

Salah satu hal yang sering luput diperhatikan adalah kelengkapan detail pada nota pembelian, misalnya jumlah barang, harga satuan, atau tanggal transaksi.

Data yang tidak lengkap dapat menyulitkan proses pencocokan dengan faktur maupun laporan keuangan.

Cara menghindari: selalu pastikan setiap transaksi dicatat secara menyeluruh sebelum nota ditandatangani atau disimpan.

2. Salah Input Angka atau Nominal

Kesalahan angka kerap terjadi, terutama ketika pencatatan dilakukan secara manual.

Hal ini bisa menimbulkan selisih antara pencatatan nota dengan faktur maupun laporan stok.

Cara menghindari: lakukan proses review sebelum arsip disimpan, atau gunakan sistem pencatatan elektronik yang dapat meminimalisasi human error.

3. Nota Tidak Tersimpan dengan Baik

Sering kali nota pembelian tercecer atau hilang karena tidak ada sistem penyimpanan yang rapi.

Padahal, nota tersebut bisa menjadi bukti penting saat rekonsiliasi atau pemeriksaan pajak.

Cara menghindari: gunakan metode pengarsipan yang konsisten, baik fisik maupun digital. Jika memungkinkan, pindai nota manual agar tersedia salinan digital.

4. Tidak Sinkron dengan Laporan Pajak

Nota pembelian yang tidak sesuai dengan pencatatan pajak dapat menimbulkan masalah serius di kemudian hari, termasuk sanksi administratif.

Cara menghindari: pastikan setiap nota pembelian yang berhubungan dengan transaksi kena pajak dicatat sesuai aturan perpajakan yang berlaku.

Baca juga: Contoh Nota Kontan Penjualan yang Baik dan Benar, Gratis!

Permudah Pembuatan Nota Pembelian dengan Menggunakan Kledo

Tinggalkan cara lama pembuatan nota karena saat ini software akuntansi Kledo telah hadir yang bisa membantu Anda membuat nota pembelian.

Hanya dengan sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat nota tanpa perlu memasukkan data secara manual karena sudah terintegrasi dengan laporan keuangan yang ada di dalamnya.

Yang lebih menggembirakan, Kledo menyediakan 50 template invoce gratis yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.

Kledo bisa mempermudah proses pengeloaan keuangan bisnis Anda karena dilengkapi dengan fitur terlengkap mulai dari laporan keuangan, aplikasi invoice, software inventory, pajak, dan masih banyak lagi.

Yuk, dapatkan free trial Kledo selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.