Dalam menjalankan bisnis, aktivitas jual beli menjadi kegiatan yang sangat penting dan seringkali menjadi sumber pendapatan utama bagi bisnis. Sebagai bukti terjadinya transaksi jual beli, bisnis perlu membuat bukti transaksi yang sah. Salah satunya nota pembelian.
Akan tetapi, masih banyak pelaku bisnis yang menganggap jika nota tidaklah penting. Padahal, keberadaan nota sangat penting untuk proses akuntansi dan sebagai bukti yang kuat apabila terjadi sengketa jual beli di kemudian hari.
Nah, di artikel ini kami akan mengulas lengkap seputar nota pembelian yang menjadi salah satu dokumen transaksi bisnis. Mau tahu apa sih sebenarnya nota pembelian dan bagaimana cara membuatnya?
Apa itu Nota Pembelian?
Nota pembelian adalah dokumen bukti transaksi resmi yang mencatat transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai. Bukti transaksi pembelian tunai ini mencatat informasi mengenai produk yang dibeli, harga, jumlah, dan tanggal pembelian serta menunjukkan nama pembeli dan penjual.
Nota ini dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli saat transaksi berlangsung. Umumnya, nota ini terdiri dari 2 atau 3 rangkap di mana lembar utamanya akan diserahkan kepada pembeli, sedangkan lembar rangkapnya akan disimpan oleh penjual sebagai arsip.
Selain itu, penjual juga bisa mengeluarkan nota ini dalam bentuk elektronik melalui email, SMS atau aplikasi.
Nota pembelian adalah salah satu dokumen penting yang harus disimpan oleh perusahaan karena menggambarkan informasi yang diperlukan untuk mengajukan klaim asuransi, mengajukan klaim pajak, atau menjelaskan bisnis yang telah dijalankan.
Nota ini juga digunakan untuk menyimpan riwayat pembelian, yang dapat digunakan untuk menentukan harga jual produk atau memperkirakan harga pasar.
Selain bagi penjual, nota juga penting bagi pembeli, karena mereka dapat menggunakannya untuk mengklaim pengembalian uang jika produk yang dibeli tidak sesuai dengan harapan dan bisa digunakan untuk mengklaim garansi produk.
Baca juga: Tips Membuka Usaha Apotek dan Modal yang Diperlukan
Apa Saja Fungsi Nota Pembelian?
Nota pembelian dapat membantu bisnis dalam berbagai hal. Berikut adalah beberapa fungsi dan manfaat nota pembelian:
1. Mengontrol stok
Nota membantu bisnis untuk mengontrol stok produk dengan mencatat jumlah produk yang dibeli dan jumlah yang masih tersedia. Dengan nota ini, bisnis dapat mengetahui kapan harus menambah stok produk.
2. Mengatur pembayaran
Nota juga membantu bisnis untuk mengatur pembayaran dari pembeli. Selain itu, bukti transaksi ini memungkinkan bisnis untuk melacak pembayaran yang telah diterima dan yang masih harus diterima dari pembeli.
3. Mengatur pengiriman produk
Nota pembelian juga membantu bisnis untuk mengatur pengiriman produk yang telah dibeli. Nota memungkinkan bisnis untuk mencatat informasi mengenai tujuan pengiriman, alamat penerima, jumlah produk yang dikirim, dan lain-lain.
Baca juga: Jurnal Pembelian: Definisi, Format, dan Contohnya
4. Mempermudah proses pencatatan dan pembuatan laporan keuangan
Prinsip dasar akuntansi menyatakan bahwa transaksi dianggap valid jika disertai dengan bukti transaksi yang legal dan jelas. Oleh karenanya, Anda harus membiasakan diri meminta nota pembelian kepada penjual setiap kali melakukan pembelian.
Tujuan penyimpanan nota ini ialah untuk mempermudah proses pembukuan dan pencatatan laporan keuangan.
5. Membantu proses audit
Tak hanya mempermudah proses pembukuan, nota juga bisa membantu para pebisnis selama proses audit. Nota tersebut akan digunakan untuk mencocokkan antara transaksi yang terjadi dengan catatan pada bukti nota.
Apabila terjadi ketidakcocokan, maka pihak bisnis harus melakukan koreksi pada laporan keuangan mereka.
Biasanya, proses audit ini dilakukan ketika bisnis mencari pendanaan kepada investor. Sehingga, mereka membutuhkan nota sebagai bukti yang menunjukkan bagaimana kondisi arus kas perusahaan yang sesungguhnya.
Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis
6. Mempermudah proses aktivitas keuangan bisnis
Bisnis membutuhkan bukti transaksi nota setiap saat. Kapan saja diperlukan, pelaku bisnis dapat langsung menyerahkan nota sehingga mempermudah aktivitas keuangan bisnis.
Pasalnya, dari proses identifikasi nota yang jelas, pelaku bisnis dapat mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan yang transparan.
Baca juga: Mengetahui Beberapa Jenis Merger dan Contoh Nyatanya
Apa Saja Komponen Nota Pembelian?
Pada bagian ini, kita akan membahas apa saja komponen yang harus ada dalam nota pembelian. Hal ini penting untuk membantu Anda memahami persyaratan dan informasi penting yang diperlukan untuk membuat nota yang benar.
Identitas perusahaan
Identitas perusahaan merupakan komponen yang wajib ada dalam bukti pembelian. Yang dimaksud identitas di sini adalah semua informasi yang menggambarkan profil perusahaan penjual barang/jasa.
Identitas tersebut bisa meliputi logo perusahaan, nama perusahaan, kontak yang bisa dihubungi, dan alamat perusahaan. Dengan adanya berbagai daftar penyusun tersebut bisa membantu setiap pelaku usaha dalam menelusuri asal-usul setiap transaksi.
Nama pembeli
Nama pembeli adalah komponen selanjutnya yang harus ada dalam nota. Ini biasanya berisi nama lengkap pembeli, alamat, dan nomor telepon.
Detail transaksi
Detail transaksi menjabarkan informasi yang meliputi jenis barang, tipe barang, ukuran barang, jumlah barang, dan harga barang. Sehingga, semua barang yang diperjualbelikan bisa diketahui dengan jelas untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
Metode pembayaran
Komponen ini berisi informasi tentang metode pembayaran yang digunakan untuk membayar barang atau jasa. Jika ada, informasi kartu kredit atau rekening bank juga bisa dimasukkan ke dalam nota.
Tanggal dan waktu pembelian
Tanggal dan waktu pembelian wajib dicantumkan dalam nota. Penting untuk mencatat tanggal dan waktu pembelian sehingga pembeli dapat mengklaim kembali jika ada masalah dengan barang atau jasa yang dibeli.
Total pembayaran
Total pembayaran yang dibeli terletak pada bagian akhir nota yang biasanya juga mencantumkan berapa jumlah PPN yang harus dibayar oleh pembeli. Dari sinilah pembeli mengetahui berapa uang yang harus dikeluarkan untuk transaksi tersebut.
Tanda tangan
Nota harus ditandatangani oleh pembeli dan penjual untuk meyakinkan bahwa transaksi telah berhasil.
Komponen-komponen di atas akan membantu Anda membuat nota pembelian yang benar. Ini juga dapat membantu Anda memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan ada dalam nota sehingga pembeli dapat mengklaim kembali jika ada masalah dengan pembelian.
Baca juga: Nota Kredit: Arti, Komponen, Contoh, dan Bedanya dengan Nota Debit
Tips Mengelola Nota Pembelian
Berikut adalah beberapa tips yang berguna untuk membantu Anda mengelola nota pembelian:
1. Gunakan software pembukuan yang tepat
Software pembukuan yang tepat dapat membantu Anda memanage nota dengan lebih mudah. Software ini dapat membantu Anda membuat laporan yang lebih akurat dan membuat nota yang lebih terorganisir.
Hal ini akan memudahkan Anda untuk memantau serta menganalisa informasi yang terkait dengan nota.
2. Simpan nota pembelian selama jangka yang wajar
Nota merupakan dokumen penting yang harus disimpan selama jangka waktu yang wajar. Jangka waktu yang wajar akan bervariasi tergantung pada berbagai faktor, seperti jenis bisnis Anda dan peraturan pajak yang berlaku.
3. Buat catatan untuk setiap pembelian
Catatan untuk setiap pembelian akan membantu Anda menghindari kebingungan saat Anda mencari nota tertentu. Dengan mencatat waktu pembelian, jenis barang, jumlah pembelian, dan lainnya, Anda akan memudahkan diri Anda ketika Anda perlu mencari nota.
Baca juga: Belanja Modal: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya
4. Cek nota pembelian secara rutin
Nota harus dicek secara rutin untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum di dalamnya sudah benar. Jika ada informasi yang salah, Anda harus segera memperbaikinya untuk menghindari masalah keuangan atau pajak di kemudian hari.
Baca juga: Mengetahui Beberapa Jenis Merger dan Contoh Nyatanya
Download Template Nota Pembelian Gratis
Di bawah ini adalah contoh sederhana tampilan nota pembelian:
Sebenarnya, nota bisa dibuat dengan mudah dengan menggunakan Microsoft Excel. Tak hanya itu, saat ini banyak situs web di internet yang menyediakan template nota yang bisa Anda unduh secara gratis.
Seperti di bawah ini, Kledo membagikan template nota pembelian berbagai format yang bisa Anda download gratis!
[download template nota pembelian word]
[download template nota pembelian excel]
[download template nota pembelian PDF]
Cara Membuat Nota Pembelian di Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu program komputer yang dapat membantu Anda dalam membuat nota pembelian. Berikut adalah cara membuat nota pembelian di Excel.
Langkah 1: Buat kolom
Pertama, buka program Microsoft Excel di komputer Anda, lalu buatlah kolom untuk menyimpan informasi tentang. Beberapa kolom yang harus Anda buat antara lain nomor nota, nama barang, jumlah barang, harga barang, dan jumlah pembayaran.
Misalnya, ketikkan judul nomor di kolom A, nama barang di kolom B, jumlah barang di kolom C, harga barang di kolom D, dan jumlah pembayaran di kolom E.
Langkah 2: Masukkan data
Selanjutnya, masukkan semua informasi yang diperlukan ke dalam kolom-kolom yang telah Anda buat. Pastikan untuk mengisi semua kolom dengan benar dan akurat agar nota dapat digunakan dengan baik.
Langkah 3: Menghitung jumlah harga setiap jenis produk secara otomatis
Untuk menghitung jumlah harga secara otomatis, Anda bisa menggunakan rumus perkalian =D2*E2 di kolom E. Kemudian tekan enter dan lakukan ini hingga kolom terakhir.
Langkah 4. Menghitung total pembayaran secara otomatis
Pada bagian ini, Anda bisa menggunakan rumus =SUM(F2:F4) kemudian tekan enter. Hasil perhitungan akan muncul secara otomatis.
Langkah 4: Simpan nota
Setelah data telah dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, simpanlah nota tersebut. Anda dapat menyimpannya dengan menggunakan format file .xls atau .xlsx untuk menjaga keakuratan data.
Baca juga: Biaya Utilitas dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya
Permudah Pembuatan Nota Pembelian dengan Menggunakan Kledo
Tinggalkan cara lama pembuatan nota karena saat ini software akuntansi Kledo telah hadir yang bisa membantu Anda membuat nota pembelian.
Hanya dengan sekali klik saja, Anda sudah bisa membuat nota tanpa perlu memasukkan data secara manual karena sudah terintegrasi dengan laporan keuangan yang ada di dalamnya.
Yang lebih menggembirakan, Kledo menyediakan 50 template invoce gratis yang bisa Anda pilih sesuai karakteristik bisnis Anda.
Kledo bisa mempermudah proses pengeloaan keuangan bisnis Anda karena dilengkapi dengan fitur terlengkap mulai dari laporan keuangan, aplikasi invoice, software inventory, pajak, dan masih banyak lagi.
Yuk, dapatkan free trial Kledo selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024