Mengelola dan melakukan optimasi arus kas secara efektif sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang bisnis kecil mana pun. Hal ini memastikan bahwa Anda memiliki cukup dana untuk menutupi pengeluaran, memanfaatkan peluang pertumbuhan, dan menghadapi tantangan yang tidak terduga.
Untuk menjaga arus kas yang sehat, pemilik usaha kecil perlu menerapkan teknik pengoptimalan yang meningkatkan arus kas masuk, meminimalkan arus kas keluar, dan memaksimalkan modal kerja. Pada artikel ini, kita akan membahas teknik pengoptimalan arus kas yang perlu dimiliki oleh setiap bisnis.
Namun, usaha kecil dan menengah sering kali menghadapi tantangan ketika menerapkan teknik optimasi manajemen arus kas yang efisien. Tantangan-tantangan ini dapat secara langsung berdampak pada stabilitas keuangan dan potensi pertumbuhan mereka.
Artikel ini akan membahas teknik optimasi manajemen arus kas yang praktis untuk membantu pemilik usaha mengoptimalkan arus kas mereka, memastikan posisi keuangan yang lebih sehat dan hasil bisnis yang lebih baik.
Apa yang Dimaksud dengan Optimasi Arus Kas?
Optimasi arus kas adalah proses meningkatkan arus kas bisnis dengan meningkatkan arus kas masuk, mengurangi arus kas keluar, dan meningkatkan waktu arus kas.
Ini adalah aspek penting dari manajemen keuangan yang membantu bisnis untuk menjaga keseimbangan arus kas yang sehat dan memastikan bahwa mereka memiliki cadangan kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan dan mengejar tujuan mereka.
Baca juga: Tahapan Proses Audit Akuntansi dan Hal yang Harus Diperhatikan
Mengapa Optimasi Arus Kas penting?
Optimasi arus kas adalah praktik penting bagi bisnis untuk mengelola arus kas mereka. Berikut adalah beberapa alasan mengapa optimalisasi arus kas itu penting:
- Stabilitas Keuangan:
Optimasi arus kas membantu bisnis untuk menjaga stabilitas keuangan mereka dengan memastikan bahwa mereka memiliki cukup uang tunai untuk memenuhi kewajiban keuangan mereka. Dengan meramalkan dan memantau arus kas mereka, bisnis dapat mengidentifikasi potensi kekurangan uang tunai dan mengambil tindakan korektif sebelum hal itu terjadi. - Pengambilan Keputusan yang lebih baik:
Optimasi arus kas memberikan wawasan kepada bisnis tentang posisi arus kas mereka, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang tepat tentang operasi dan kebutuhan pembiayaan mereka. Dengan memahami posisi arus kas mereka, bisnis dapat membuat keputusan yang tepat tentang investasi dan pembiayaan, seperti apakah akan berinvestasi dalam peralatan baru, memperluas operasi mereka, atau mengamankan pembiayaan utang atau ekuitas. - Perencanaan dan Forecasting yang lebih baik:
Optimasi arus kas memberikan dasar bagi bisnis untuk merencanakan dan meramalkan kinerja keuangan mereka di masa depan. Dengan menganalisis arus kas historis mereka dan mengidentifikasi tren dan pola, bisnis dapat mengembangkan proyeksi keuangan yang lebih akurat dan membuat keputusan yang tepat tentang operasi masa depan mereka. Informasi ini dapat membantu bisnis untuk merencanakan investasi di masa depan, mengelola arus kas, dan membuat keputusan yang tepat tentang operasi dan kebutuhan pembiayaan mereka. - Hubungan Pemasok yang lebih baik:
Dengan mengelola hutang secara efektif, bisnis dapat meningkatkan hubungan mereka dengan pemasok. Dengan membayar tagihan tepat waktu dan menegosiasikan persyaratan pembayaran yang menguntungkan, bisnis dapat membangun kepercayaan dengan pemasok mereka dan meningkatkan kemampuan mereka untuk mendapatkan harga dan persyaratan yang menguntungkan. Hal ini dapat membantu bisnis untuk mengurangi biaya dan meningkatkan posisi arus kas mereka. - Peningkatan Profitabilitas:
Optimalisasi arus kas dapat membantu bisnis untuk meningkatkan profitabilitas mereka dengan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya, mengoptimalkan operasi, dan meningkatkan penjualan. Dengan mengelola arus kas secara efektif, bisnis dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk menghasilkan keuntungan dan mencapai kesuksesan jangka panjang. - Mengurangi Kewajiban Hutang:
Optimalisasi arus kas yang efektif dapat membantu bisnis untuk mengurangi kewajiban utang mereka dengan meningkatkan kemampuan mereka untuk menghasilkan uang tunai dari operasi mereka. Dengan mengoptimalkan arus kas dan mengurangi ketergantungan mereka pada pembiayaan eksternal, bisnis dapat mengurangi kewajiban utang mereka dan meningkatkan stabilitas keuangan mereka dalam jangka panjang.
Baca juga: Manajemen Kas dan Likuiditas: Manfaat, Jenis, dan Strateginya
Menerapkan Praktik Terbaik untuk Optimasi Manajemen Arus Kas
Melakukan optimasi arus kas dalam bisnis harus dimulai dari mengelola modal kerja yang lebih baik. Modal kerja adalah selisih antara aset lancar dan kewajiban lancar, dan mewakili likuiditas yang tersedia bagi bisnis untuk memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek.
Sebelum Anda membuat rencana untuk mengelola siklus ini dan meningkatkan arus kas, mulailah dengan memahami dan mengoptimalkan setiap elemen berikut: piutang, utang, dan persediaan.
Piutang
Mungkin Anda sering tergoda untuk melonggarkan ketentuan pembayaran Anda untuk menghasilkan lebih banyak kesepakatan bisnis, seperti menawarkan diskon atau mengizinkan klien membayar terlambat karena tidak ada proses tindak lanjut formal.
Namun, ada trade-off antara likuiditas dan profitabilitas: Jika Anda memberikan terlalu banyak kelonggaran kepada pelanggan, Anda mungkin akan menghasilkan banyak penjualan namun tidak banyak uang kas yang Anda dapatkan.
Manfaatkan tiga peluang penting ini untuk mengoptimalkan piutang Anda:
Menyelaraskan departemen kuangan dan penjualan
Kedua departemen ini harus bekerja sama untuk mengembangkan persyaratan pembayaran yang masuk akal bagi pelanggan dan perusahaan. Setelah kebijakan ditetapkan, tinjau data master pelanggan, periksa setiap anomali, dan lakukan rekonsiliasi yang mungkin Anda temukan.
Sebagai contoh, jika kebijakannya adalah 30 net, data master pelanggan tidak boleh lebih dari 60 net.
Ciptakan proses penagihan yang efisien
Otomatisasi adalah kuncinya, namun faktur otomatis pun dapat mengandung kesalahan atau terlambat dalam proses. Hal ini dapat disebabkan oleh rantai persetujuan yang tidak efisien, data yang tidak akurat, atau kesalahan lainnya.
Fokuslah untuk menciptakan proses yang ramping, tetapkan tenggat waktu internal untuk mengirim faktur-idealnya, dalam satu hari setelah penandatanganan pesanan pembelian-dan tentukan pemilik data master pelanggan untuk memastikan ada orang yang bertanggung jawab untuk memperbaruinya.
Memformalkan strategi penagihan
Pertama, pastikan Anda dapat dengan mudah melacak umur piutang pada laporan piutang Anda sehingga Anda dapat mengetahui dengan cepat jika ada piutang yang mendekati jatuh tempo.
Selanjutnya, tentukan jadwal peninjauan rutin-misalnya, memeriksa piutang yang jatuh tempo setiap minggu atau setiap bulan, tergantung kebutuhan bisnis Anda. Kemudian, tentukan proses dan jadwal untuk pengingat dan langkah eskalasi selanjutnya.
Terakhir, meskipun secara tradisional departemen keuangan memiliki peran untuk menangani penagihan, menjaga hubungan dekat dengan tim penjualan dapat memfasilitasi penjangkauan yang lebih efektif kepada klien yang menunggak.
Baca juga: Manajemen Kas: Pengertian Lengkap, Fungsi, dan Tips dalam Mengelolanya
Hutang
Meskipun Anda dapat menetapkan persyaratan untuk piutang, utang mengharuskan Anda mengikuti persyaratan orang lain. Ketentuan pembayaran dapat sangat bervariasi di seluruh basis pemasok Anda, sehingga menciptakan peluang dan tantangan.
Berikut adalah tiga cara terbaik untuk mengoptimalkan utang Anda:
Negosiasikan persyaratan pembayaran selain harga
Kita sering kali terlalu fokus pada harga sehingga kita lupa mempertimbangkan bagaimana persyaratan pembayaran dapat memengaruhi arus kas kita.
Saat mengevaluasi vendor baru, selalu negosiasikan persyaratan pembayaran, seperti meminimalkan pembayaran di muka atau menyetujui persyaratan kredit yang sesuai dengan perkiraan kas Anda.
Hal ini mungkin sulit dilakukan untuk bisnis baru, namun seiring dengan pertumbuhan bisnis dan reputasinya yang semakin membaik, ada baiknya Anda menegosiasikan ulang persyaratan ini.
Tingkatkan visibilitas ke dalam data pengadaan Anda
Ketika proses pengadaan barang dan jasa Anda tidak cukup kuat untuk memberikan informasi yang dapat diandalkan untuk perkiraan arus kas Anda, maka akan sulit untuk mengidentifikasi masalah dan membuat rencana yang efektif.
Pastikan pesanan pembelian dan faktur Anda segera dicocokkan untuk memudahkan Anda mengetahui secara sekilas apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi pengeluaran Anda atau tidak.
Optimalkan waktu pembayaran Anda
Umumnya yang terbaik adalah tetap berpegang pada jadwal pembayaran yang telah Anda tetapkan untuk memastikan prediktabilitas, tetapi jangan sepenuhnya mengesampingkan pembayaran lebih awal jika masuk akal.
Jika perencanaan Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki kelebihan uang tunai, pertimbangkan untuk memajukan pembayaran kepada pemasok yang menawarkan diskon pembayaran lebih awal.
Baca juga: Peran AI dalam Manajemen Arus Kas dan Pengelolaan Finansial Bisnis
Persediaan
Persediaan sering kali menjadi pos pemborosan terbesar bagi bisnis. Tidak semua perusahaan berurusan dengan persediaan, namun jika perusahaan Anda berurusan dengan persediaan dan stok, ingatlah tiga praktik berikut ini:
Tentukan tingkat persediaan minimal
Untuk menghindari penumpukan uang tunai yang berlebihan dalam persediaan, usahakan untuk mempertahankan tingkat persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan yang berfluktuasi tanpa kelebihan persediaan. Strategi awal untuk bisnis kecil atau yang lebih baru adalah fokus pada pengurangan jumlah SKU.
Simpan hanya barang yang paling populer dan pesan sisanya sesuai kebutuhan. Hal ini dapat meningkatkan waktu pengiriman untuk barang-barang tersebut, tetapi akan membuat kas Anda bebas lebih lama.
Pantau pola permintaan
Penting untuk memahami bagaimana permintaan Anda berubah sepanjang hari, minggu, bulan, dan tahun untuk mengoptimalkan tingkat persediaan.
Jika Anda mengalami kesulitan dalam memperkirakan, pertimbangkan untuk memilih pemasok terdekat yang dapat mengirim lebih cepat sehingga Anda dapat memesan dalam jumlah yang lebih kecil lebih sering daripada mengambil risiko dengan memesan dalam jumlah besar dengan potongan harga yang mungkin sia-sia.
Tergantung pada apa yang Anda jual, Anda mungkin dapat memesan inventaris sesuai permintaan.
Ketahui tingkat persediaan secara real time.
Ada banyak program atau software yang memungkinkan Anda mengelola persediaan. Pastikan software Anda dapat memberi Anda tampilan real-time tentang stok dan lokasinya (jika ada) sehingga Anda tidak membeli terlalu banyak secara tidak sengaja.
Jika Anda tidak memiliki solusi perangkat lunak, pastikan ada proses untuk menjual atau menggunakan barang yang paling lama terlebih dahulu untuk mengurangi pemborosan.
Untuk mempermudah pengelolaan piutang, utang, dan persediaan dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online yang memiliki fitur akuntansi dan manajemen persediaan terlengkap sehingga memastikan Anda dalam mengelola proses manajemen arus kas lebih baik. Selain itu Kledo juga terintegrasi dengan tools bisnis lain seperti sistem HR, payroll, POS, sampai presensi karyawan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Mengenal Days Payable Outstanding (DPO) dalam Manajemen Arus Kas
Tantangan dalam Pengoptimalan Arus Kas
Optimalisasi arus kas adalah proses penting bagi bisnis untuk menjaga stabilitas keuangan mereka, tetapi juga dapat menghadirkan tantangan yang signifikan. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang dihadapi bisnis ketika mengoptimalkan arus kas mereka:
- Forecasting Arus Kas yang Tidak Akurat:
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis saat mengoptimalkan arus kas mereka adalah perkiraan arus kas yang tidak akurat. Peramalan arus kas membutuhkan informasi yang akurat tentang arus kas historis bisnis dan asumsi arus kas masa depan. Setiap kesalahan dalam input ini dapat menyebabkan perkiraan yang tidak akurat, sehingga sulit untuk merencanakan dan membuat keputusan yang tepat. - Manajemen Modal Kerja yang Buruk:
Manajemen modal kerja yang efektif sangat penting untuk mengoptimalkan arus kas. Bisnis perlu mengelola persediaan, piutang, dan utang usaha secara efektif untuk menjaga arus kas. Manajemen modal kerja yang buruk dapat menyebabkan kekurangan uang tunai, yang dapat berdampak pada stabilitas keuangan bisnis. - Proses yang Tidak Efisien:
Proses yang tidak efisien juga dapat menghambat optimalisasi arus kas. Bisnis perlu merampingkan proses mereka untuk mengurangi biaya dan meningkatkan arus kas. Proses seperti pembuatan faktur, penagihan, dan pembayaran perlu dikelola secara efektif untuk mengoptimalkan arus kas. - Terbatasnya Akses ke Modal:
Akses ke modal sangat penting untuk mengoptimalkan arus kas. Bisnis perlu memiliki akses ke modal untuk mendanai operasi mereka dan berinvestasi dalam peluang pertumbuhan. Akses modal yang terbatas dapat membatasi kemampuan bisnis untuk mengoptimalkan arus kas. - Faktor Eksternal:
Faktor eksternal seperti kondisi ekonomi, tren industri, dan perubahan peraturan juga dapat memengaruhi arus kas bisnis. Bisnis perlu memantau faktor-faktor ini dengan cermat dan menyesuaikan strategi pengoptimalan arus kas mereka. - Cadangan Kas:
Mempertahankan cadangan kas juga penting untuk optimalisasi arus kas. Cadangan kas dapat membantu bisnis untuk menghadapi pengeluaran tak terduga, gangguan arus kas, dan penurunan ekonomi. Namun, membangun dan mempertahankan cadangan kas membutuhkan keseimbangan yang cermat antara optimalisasi arus kas dan investasi dalam peluang pertumbuhan.
Baca juga: Manajemen Arus Kas: Pengertian dan Kegunaannya bagi Bisnis
Buat Prakiraan Arus Kas Untuk Optimasi Arus Kas yang Lebih Optimal
Setelah Anda meletakkan dasar-dasar untuk optimasi manajemen kas yang baik, Anda dapat mulai memantau arus kas Anda dan membuat rencana ke depan.
Banyak bisnis yang memantau arus kas mereka dengan cermat hanya ketika mereka menghadapi masalah likuiditas, tetapi pemantauan rutin dapat membantu Anda memanfaatkan kelebihan uang kas.
Otomatisasi sangat membantu di sini, namun jika itu bukan pilihan, berikut beberapa langkah praktis untuk mengelolanya secara manual:
Pilih periode dan metodologi perkiraan Anda
Perkiraan 12 hingga 18 bulan adalah aturan praktis yang baik, tetapi mungkin tidak masuk akal untuk perusahaan atau industri Anda.
Setelah Anda menentukan periode prakiraan yang masuk akal, Anda akan dapat meneruskannya seiring dengan semakin banyaknya data yang tersedia.
Ada dua metodologi yang perlu dipertimbangkan untuk peramalan kas, tergantung pada periode dan kebutuhan Anda:
- Metode langsung – biasanya kurang dari 12 bulan. Metode ini menggunakan jadwal terpisah untuk proyeksi kas masuk dan keluar berdasarkan perkiraan basis kas (bukan basis akrual). Metode ini paling baik untuk perencanaan likuiditas jangka pendek.
- Metode tidak langsung – biasanya untuk lebih dari 12 bulan. Perkiraan arus kas didasarkan pada laporan laba rugi perkiraan yang terhubung ke neraca DSO (days sales outstanding), DPO (days payables outstanding), dan DIO (days inventory on hand). Pendekatan ini bisa menjadi kurang akurat dibandingkan metode langsung, yang berarti metode ini paling baik untuk merencanakan pengeluaran modal atau mengalokasikan modal dalam jangka panjang.
Baca juga: Arus Kas dan Modal Kerja: Perbedaan dan Hubungannya dalam Bisnis
Fokus pada output yang dapat ditindaklanjuti
Output harus memberikan hasil utama untuk membantu pengambilan keputusan. Kompleksitas perkiraan dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan dan ukuran perusahaan Anda, namun harus mengandung tiga elemen kunci:
- Kas dari operasi
- Kas dari investasi (belanja modal atau disinvestasi)
- Kas dari pendanaan (utang atau ekuitas)
Kas operasional harus menjadi area fokus utama Anda karena hal itu akan menentukan kebutuhan pembiayaan atau kesempatan untuk menginvestasikan kembali modal dalam inisiatif strategis.
Tujuan utama dari perkiraan arus kas adalah untuk memberikan informasi yang dapat ditindaklanjuti sehingga harus sesuai dengan tujuan. Buatlah model Anda sesederhana mungkin, semakin kompleks modelnya, semakin rentan terhadap kesalahan dan semakin tidak berguna informasinya. Jaga agar input Anda tetap terorganisir, prosesnya sederhana, dan outputnya jelas.
Tetapkan jadwal peninjauan
Pada masa-masa biasa, Anda mungkin cukup meninjau arus kas Anda setiap bulan, tetapi ketika kondisi semakin sulit, Anda mungkin bisa beralih ke tinjauan mingguan untuk meningkatkan keakuratan informasi.
Bandingkan perkiraan Anda dengan laporan aktual dan analisis perbedaannya untuk meningkatkan akurasi. Jadwalkan tinjauan sebelum hari pembayaran yang ditentukan perusahaan sehingga memungkinkan untuk mengelola penyesuaian pada rencana pembayaran.
Baca juga: Cara Membuat Perencanaan Arus Kas, Contoh, dan Manfaatnya
Pada Intinya…
Melakukan optimasi arus kas dimulai dari hal internal dalam bisnis Anda. Dengan memastikan pengelolaan piutang, utang, dan manajemen persediaan yang optimal, akan berdampak pada kesehatan arus kas bisnis yang lebih baik.
Lakukan juga penilaian kesehatan keuangan secara menyeluruh dengan melakukan forecasting atau prakiraan arus kas untuk memastikan semua rencana bisnis Anda bisa terealisasi dengan cukup dana.
Selain itu, untuk memudahkan Anda dalam mencatat, membuat dan menganalisis arus kas dengan lebih mudah, Ada bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024