Salah satu kunci utama untuk memenangkan persaingan bisnis penting yang sering kali diabaikan adalah Order cycle time. Order cycle time atau waktu siklus pesanan merupakan metrik yang mengukur waktu yang diperlukan sejak pesanan diterima hingga pesanan tersebut sampai ke tangan pelanggan.
Memahami dan mengoptimalkan hal ini dapat memberikan keuntungan signifikan bagi bisnis, baik dari segi operasional maupun kepuasan pelanggan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Aberdeen Group, perusahaan dengan performa terbaik mampu mengurangi waktu siklus pesanan mereka hingga 50% dibandingkan dengan rata-rata industri. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan keuntungan kompetitif yang jelas.
Bisnis yang mampu mengirimkan pesanan dengan cepat dan akurat akan lebih dihargai oleh pelanggan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan pendapatan jangka panjang.
Untuk itu di artikel ini, Kledo akan menjelaskan mengenai apa itu order cycle time, cara mengukurnya, dan strategi untuk mengoptimalkannya.
Apa Itu Order Cycle Time?
Order cycle time atau waktu siklus pesanan adalah metrik yang mengukur waktu yang dibutuhkan dari saat pesanan diterima hingga pesanan tersebut dikirim dan diterima oleh pelanggan. Metrik ini mencakup berbagai tahap dalam proses pemenuhan pesanan, termasuk pemrosesan pesanan, pengemasan, dan pengiriman.
Waktu siklus pesanan sangat penting bagi bisnis karena merupakan indikator efisiensi operasional. Pasalnya, waktu siklus pesanan yang panjang dapat mengindikasikan adanya ketidakefisienan dalam proses operasional. Misalnya, waktu pemrosesan pesanan yang lama atau masalah dalam rantai pasok dapat menyebabkan penundaan pengiriman.
Selain itu, pelanggan saat ini memiliki ekspektasi yang tinggi terhadap kecepatan pengiriman. Dalam era digital, di mana layanan seperti pengiriman hari yang sama dan pengiriman dalam satu jam semakin umum, pelanggan tidak akan ragu untuk beralih ke kompetitor jika mereka merasa layanan pengiriman Anda terlalu lambat.
Baca juga: Mau Pelanggan Melakukan Repeat Order? Lakukan Strategi Ini
Mengapa Order Cycle Time Penting bagi Bisnis?
Order cycle time penting bagi bisnis karena merupakan indikator efisiensi operasional. Dengan memantau dan mengoptimalkan waktu siklus pesanan, bisnis dapat memastikan bahwa proses pemenuhan pesanan berjalan lancar dan efisien, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya operasional.
Dampak terhadap efisiensi operasional
Waktu siklus pesanan yang efisien memungkinkan bisnis untuk mengurangi waktu yang dihabiskan dalam setiap tahap pemenuhan pesanan. Hal ini dapat mengurangi biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan pengiriman.
Dengan proses yang lebih cepat dan efisien, bisnis dapat memproses lebih banyak pesanan dalam waktu yang lebih singkat, meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.
Hubungan dengan kepuasan pelanggan
Pelanggan mengharapkan pesanan mereka tiba tepat waktu. Waktu siklus pesanan yang lebih pendek berarti pelanggan menerima pesanan mereka lebih cepat, yang dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Selain itu, pengiriman yang tepat waktu dapat mengurangi jumlah keluhan dan pengembalian, yang dapat menghemat biaya dan meningkatkan reputasi bisnis di mata pelanggan.
Dengan memahami dan mengoptimalkan waktu siklus pesanan, bisnis dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, yang pada akhirnya dapat mendorong pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis.
Baca juga: 20 Cara Untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Cara Menghitung Order Cycle Time dan Contohnya
Order cycle time dihitung dengan menjumlahkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap dalam siklus pesanan, mulai dari saat pesanan diterima hingga pesanan diterima oleh pelanggan. Formula dasar untuk menghitung nya adalah:
Order Cycle Time = Waktu Pemrosesan Pesanan + Waktu Pengiriman + Waktu Penerimaan dan Konfirmasi
Berikut langkah-langkah perhitungannya:
- Catat waktu saat pesanan diterima.
- Catat waktu yang dihabiskan untuk memproses pesanan (mulai dari verifikasi hingga pengemasan).
- Catat waktu pengiriman (dari pengiriman hingga pesanan tiba di alamat pelanggan).
- Catat waktu penerimaan dan konfirmasi (saat pelanggan menerima dan mengkonfirmasi penerimaan pesanan).
- Jumlahkan semua waktu yang tercatat untuk mendapatkan nilai total wajtu siklus pesanan.
Contoh perhitungan Order Cycle Time
Misalkan sebuah perusahaan menerima pesanan pada pukul 10:00 pagi dan prosesnya sebagai berikut:
- Waktu Pemrosesan Pesanan:
- Pesanan diterima dan diverifikasi: 10:00 – 10:30 (30 menit)
- Produk dipilih dan dikemas: 10:30 – 11:30 (60 menit)
- Total waktu pemrosesan: 30 + 60 = 90 menit
- Waktu Pengiriman:
- Pesanan dikirim dari gudang pada pukul 12:00 dan tiba di alamat pelanggan pada pukul 14:00
- Total waktu pengiriman: 14:00 – 12:00 = 120 menit
- Waktu Penerimaan dan Konfirmasi:
- Pelanggan menerima pesanan dan mengkonfirmasi penerimaan pada pukul 15:00
- Total waktu penerimaan dan konfirmasi: 15:00 – 14:00 = 60 menit
Menggunakan data di atas, Order Cycle Time dihitung sebagai berikut:
Order Cycle Time = 90 menit (waktu pemrosesan) + 120 menit (waktu pengiriman) + 60 menit (waktu penerimaan dan konfirmasi)
Order Cycle Time = 270 menit
Dalam contoh ini, waktu siklus pesanan adalah 270 menit atau 4,5 jam. Dengan menghitung dan memantau waktu siklus pesanan secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
Baca juga: Download Contoh Surat Konfirmasi Pesanan Serta Cara Membuatnya
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Order Cycle Time
Memahami faktor-faktor yang mempengaruhi waktu siklus pesanan dapat membantu bisnis mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa faktor utama yang mempengaruhi order cycle time:
Proses pemesanan
Proses pemesanan yang efisien merupakan langkah pertama dalam mempercepat order cycle time. Sistem pemesanan otomatis dan terintegrasi memastikan bahwa pesanan diterima, diverifikasi, dan diproses dengan cepat. Akurasi informasi pesanan juga memainkan peran penting dalam menghindari penundaan yang disebabkan oleh klarifikasi atau revisi pesanan.
Ketersediaan stok
Manajemen inventori yang efektif adalah kunci untuk memenuhi pesanan dengan cepat. Ketersediaan stok yang memadai mencegah penundaan yang disebabkan oleh kehabisan barang. Selain itu, lead time dari pemasok juga berpengaruh. Pemasok yang andal dan cepat membantu menjaga ketersediaan stok pada level yang optimal.
Proses pengolahan pesanan
Proses pengolahan pesanan yang efisien mencakup pemilihan barang, pengepakan, dan persiapan untuk pengiriman. Otomasi dalam pengolahan pesanan, seperti penggunaan teknologi untuk pemilihan dan pengepakan barang, dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan secara signifikan. Efisiensi tenaga kerja dalam menangani pesanan juga merupakan faktor penting.
Proses pengiriman
Pemilihan metode pengiriman yang tepat dan kerjasama dengan penyedia layanan logistik yang andal sangat mempengaruhi waktu pengiriman. Metode pengiriman yang cepat dan efisien, serta penyedia layanan logistik yang terpercaya, membantu memastikan pesanan sampai ke pelanggan tepat waktu.
Teknologi dan sistem informasi
Penggunaan teknologi dan sistem informasi yang canggih, seperti sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan teknologi tracking dan monitoring, membantu dalam mengelola dan memantau pesanan secara efisien. Sistem yang terintegrasi memberikan visibilitas yang lebih baik dalam seluruh rantai pasok dan memungkinkan penanganan masalah secara cepat.
Baca juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya
Strategi Mengoptimalkan Order Cycle Time
Mengoptimalkan order cycle time merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam proses ini:
Otomatisasi proses bisnis
Implementasikan sistem otomatisasi untuk tugas-tugas berulang seperti pemrosesan pesanan, pengambilan barang, dan pengemasan. Penggunaan teknologi seperti sistem manajemen gudang dan sistem manajemen transportasi dapat mempercepat proses dan mengurangi kesalahan manusia.
Integrasi sistem
Pastikan semua sistem yang terlibat dalam pemenuhan pesanan terintegrasi dengan baik. Integrasi antara sistem manajemen inventori, sistem manajemen pesanan, dan sistem logistik dapat meningkatkan visibilitas dan koordinasi, sehingga proses berjalan lebih efisien.
Pelatihan dan pengembangan staf
Pelatihan yang tepat dan pengembangan keterampilan bagi staf dapat meningkatkan efisiensi pemrosesan pesanan. Karyawan yang terampil dapat bekerja lebih cepat dan melakukan tugas dengan akurasi lebih tinggi.
Optimasi rute pengiriman
Gunakan perangkat lunak perencanaan rute untuk menentukan rute pengiriman yang paling efisien. Ini dapat mengurangi waktu pengiriman dan biaya transportasi. Pilih mitra logistik yang andal untuk memastikan pengiriman tepat waktu.
Baca juga: Rumus Economic Order Quantity dan Contoh Kasusnya
Pengelolaan hubungan dengan supplier
Bangun hubungan yang baik dengan supplier dan pilih supplier yang dapat diandalkan. Supplier yang responsif dan tepat waktu dalam pengiriman bahan baku atau produk dapat mengurangi keterlambatan dalam pemenuhan pesanan.
Pemantauan dan evaluasi kinerja
Selalu pantau dan evaluasi kinerja waktu siklus pesanan. Gunakan data untuk mengidentifikasi bottleneck dan area yang memerlukan perbaikan. Lakukan audit rutin untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Baca juga: Evaluasi Kinerja Akhir Tahun: Apa saja Yang Perlu Diperhatikan?
Penerapan Lean Manufacturing
Mengadopsi prinsip-prinsip lean manufacturing dapat membantu mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam proses pemenuhan pesanan. Fokus pada peningkatan berkelanjutan dan optimalisasi proses untuk mencapai efisiensi maksimal.
Mengoptimalkan Order Cycle Time dengan Kledo POS
Order cycle time merupakan metrik krusial yang mengukur waktu dari saat pesanan diterima hingga dikirim ke pelanggan. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, mengoptimalkan waktu siklus pesanan adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
Penggunaan aplikasi kasir Kledo POS bisa menjadi solusi efektif dalam mengurangi order cycle time melalui otomatisasi proses, integrasi sistem, dan pemantauan real time.
Pertama, Kledo POS mempermudah proses penjualan bisnis karena semua transaksi tercatat secara otomatis dan langsung terekam di laporan keuangan. Dengan otomatisasi ini, waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan dapat dikurangi secara signifikan, sekaligus mengurangi kemungkinan human error.
Kledo POS juga memiliki fitur manajemen inventaris yang memungkinkan bisnis untuk mengelola stok dengan lebih efisien. Informasi real time tentang ketersediaan produk membantu menghindari keterlambatan dalam pemenuhan pesanan dan memastikan pesanan dapat diproses dan dikirim tepat waktu.
Selain itu, Kledo POS dapat diintegrasikan dengan software akuntansi Kledo, sehingga memberikan solusi lengkap untuk manajemen keuangan dan operasional bisnis. Integrasi ini memastikan bahwa informasi selalu up to date dan dapat diakses secara real time.
Jadi, jika Anda ingin meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan, jangan ragu untuk menggunakan Kledo POS gratis selamanya melalui tautan ini.
- Pengertian Digital Payment, Manfaat, dan Jenisnya - 2 September 2024
- 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis - 31 Agustus 2024
- 7 Tips Mengurangi Barang Return yang Efektif untuk Bisnis - 31 Agustus 2024