Melakukan pembukuan adalah suatu kewajiban terlepas dari jenis dan skala bisnis, termasuk melakukan pembukuan untuk usaha toko sembako Anda.
Pembukuan toko sembako penting untuk memastikan semua transaksi keuangan dicatat dengan rapi dan bisnis dapat dikelola dengan baik sehingga Anda bisa mengambil keputusan yang benar dalam proses pengembangan bisnis.
Sayangnya di Indonesia masih banyak pemilik bisnis sembako tidak menangani proses akuntansi bisnis dengan benar, bahkan banyak dari mereka tidak melakukan pembukuan untuk pencatatan transaksi sehingga kesulitan dalam mengelola keuangan.
Pada artikel kali ini kami akan membahas beberapa tips dan tantangan dalam melakukan pembukuan toko sembako beserta contoh kasus dalam melakukan pembukuan dan menyediakan template pembukuan excel yang bisa Anda download dan gnakan secara gratis.
Tantangan dalam Melakukan Pembukuan Toko Sembako
Sebagai pemilik toko sembako besar, Anda pasti sering menghadapi beberapa tantangan saat melakukan pembukuan sehingga seringkali Anda tidak melakukan pencatatan pembukuan.
Berikut adalah beberapa tantangan yang mungkin Anda sering Anda hadapi:
Volume transaksi yang tinggi
Setiap hari ada ratusan transaksi penjualan dan pembelian yang harus dicatat. Transaksi kecil seperti penjualan bahan pokok dalam jumlah kecil bisa sangat banyak.
Dengan volume transaksi yang tinggi, risiko terlewatnya pencatatan atau kesalahan dalam perhitungan meningkat, yang bisa menyebabkan ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.
Mendapat barang dengan harga yang sering berubah
Harga sembako, seperti beras, minyak, dan telur, sering berubah karena fluktuasi pasar. Membuat pencatatan yang akurat dan memperbarui harga menjadi cukup rumit.
Jika harga tidak diperbarui dengan tepat, laporan keuntungan atau kerugian bisa menjadi tidak akurat, yang berdampak pada pengambilan keputusan bisnis.
Pengelolaan utang dan piutang
Mungkin, saat Anda mengelola toko sembako Anda mendapati banyak pelanggan yang membeli secara utang atau kasbon, sementara toko juga bisa memiliki utang kepada pemasok. Mengelola catatan ini agar tidak terlewat dan mengingat jatuh tempo adalah hal yang sulit.
Jika utang atau piutang tidak tercatat dengan benar, bisa ada masalah dalam likuiditas bisnis, bahkan bisa mengganggu operasional jika utang terlambat dibayar atau piutang tak tertagih.
Baca juga: Download Template Pembukuan Toko Excel Gratis
Kesulitan dalam mengontrol stok
Dengan banyaknya jenis barang yang dijual, mengontrol stok secara manual bisa melelahkan dan rawan kesalahan. Terkadang, barang bisa kedaluwarsa atau hilang tanpa terdeteksi.
Jika stok tidak terpantau dengan baik, bisa ada kerugian karena barang rusak atau penurunan keuntungan karena barang tertentu habis dan tidak tersedia saat dibutuhkan pelanggan.
Keterbatasan teknologi dan sumber daya manusia
Tidak semua karyawan memiliki kemampuan menggunakan software akuntansi. Kadang, proses pencatatan dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan berpotensi membuat kesalahan.
Dengan keterbatasan teknologi dan SDM, upaya untuk memodernisasi pembukuan menjadi lebih lambat, sehingga bisnis sulit berkembang dan efisiensi kerja tidak maksimal.
Saat ini sudah banyak software akuntansi yang mudah digunakan dan membantu pemilik toko sembako dalam mengelola pembukuan yang lebih rapi, salah satunya Kledo.
Kledo merupapakan software akuntansi online yang memiliki fitur lengkap. Jika bisnis sembako Anda berukuran kecil, Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya
Tips Melakukan Pembukuan Toko Sembako dengan Baik
Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk menjaga proses akuntansi dalam usaha sembako Anda berjalan dengan optimal.
Berikut adalah beberapa tipsnya:
- Gunakan Sistem Pembukuan Digital – Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi sederhana seperti Excel, software akuntansi, atau aplikasi khusus UMKM yang bisa membantu mencatat transaksi secara otomatis. Sistem digital memudahkan pencatatan, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat proses perhitungan.
- Buat Pembukuan Harian – Catat semua transaksi penjualan dan pembelian setiap hari, tanpa menunda. Alokasikan waktu khusus setiap hari untuk memeriksa dan memperbarui pembukuan. Mencatat transaksi harian membantu memastikan data tetap akurat dan mengurangi kemungkinan kehilangan informasi penting.
- Pisahkan Uang Pribadi dan Bisnis – Jangan mencampur uang pribadi dengan uang hasil penjualan. Buat rekening bank terpisah untuk bisnis agar lebih mudah dalam pelacakan keuangan. Memisahkan keuangan membantu dalam penghitungan laba bersih toko dan menghindari kebingungan saat menyusun laporan keuangan.
- Lakukan Pengecekan Stok Secara Berkala – Buat jadwal rutin untuk mengecek stok barang, baik mingguan maupun bulanan, dan sesuaikan catatan stok dengan pembukuan. Pengecekan rutin mencegah terjadinya selisih antara catatan stok dan barang fisik, serta membantu menghindari kehabisan atau penumpukan barang yang tidak diperlukan.
- Pantau Utang dan Piutang dengan Rinci – Buat daftar khusus untuk mencatat semua utang kepada supplier dan piutang dari pelanggan. Gunakan pengingat untuk jatuh tempo pembayaran atau penagihan. Memantau utang dan piutang membantu menjaga arus kas yang sehat dan mencegah masalah keuangan di masa depan.
- Kategorikan Pengeluaran dan Pendapatan dengan Benar – Kelompokkan pengeluaran berdasarkan kategori, seperti biaya operasional, gaji karyawan, dan pembelian barang dagangan. Lakukan hal yang sama untuk pendapatan. Pengkategorian memudahkan dalam menganalisis ke mana uang paling banyak digunakan dan dari mana pendapatan terbesar berasal, sehingga keputusan bisnis lebih terarah.
- Selalu Simpan Bukti Transaksi – Simpan semua struk dan faktur, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sebagai bukti transaksi. Jika memungkinkan, pindai atau foto dokumen penting untuk backup.
- Rencanakan Keuangan dengan Bijak – Buat anggaran bulanan untuk mengatur pengeluaran dan target penjualan. Evaluasi anggaran secara berkala untuk menyesuaikan dengan kondisi bisnis. Perencanaan keuangan membantu menjaga stabilitas keuangan toko dan memastikan modal cukup untuk operasional jangka panjang.
- Libatkan Karyawan Terpercaya – Latih karyawan yang dipercaya untuk membantu mencatat transaksi dan mengelola pembukuan saat Anda tidak berada di tempat. Dengan karyawan yang terlatih, proses pembukuan tetap berjalan lancar dan Anda bisa fokus pada aspek lain dari bisnis.
Baca juga: Cara Melakukan Pembukuan Otomatis, Manfaat, dan Tantangannya
Contoh Kasus Pembukuan Sederhana untuk Usaha Sembako Anda
Berikut adalah contoh pembukuan sederhana untuk usaha toko sembako yang mencatat transaksi harian, stok barang, dan laporan keuangan dasar.
1. Buku kas harian
Buku kas harian mencatat semua pemasukan dan pengeluaran yang terjadi dalam satu hari.
| Tanggal | Deskripsi | Pemasukan (Rp) | Pengeluaran (Rp) | Saldo (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| 01/11/2024 | Penjualan Beras | 500.000 | 500.000 | |
| 01/11/2024 | Penjualan Gula | 300.000 | 800,000 | |
| 01/11/2024 | Pembelian Stok Minyak | 400.000 | 400.000 | |
| 01/11/2024 | Pembayaran Listrik | 100.000 | 300.000 |
2. Buku stok barang
Mencatat jumlah stok barang yang masuk dan keluar setiap hari.
| Tanggal | Nama Barang | Stok Masuk | Stok Keluar | Sisa Stok |
|---|---|---|---|---|
| 01/11/2024 | Beras 10 kg | 20 | 5 | 15 |
| 01/11/2024 | Gula 1 kg | 30 | 10 | 20 |
| 01/11/2024 | Minyak Goreng 2L | 15 | 5 | 10 |
3. Buku Utang dan Piutang
Mengelola utang kepada supplier dan piutang dari pelanggan.
A. Utang kepada Supplier
| Tanggal | Nama Supplier | Jumlah Utang (Rp) | Jatuh Tempo | Status |
|---|---|---|---|---|
| 01/11/2024 | PT Sumber Berkah | 1.000.000 | 15/11/2024 | Belum Lunas |
B. Piutang dari Pelanggan
| Tanggal | Nama Pelanggan | Jumlah Piutang (Rp) | Jatuh Tempo | Status |
|---|---|---|---|---|
| 01/11/2024 | Pak Andi | 200.000 | 05/11/2024 | Belum Lunas |
Baca juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Kasir Toko Kelontong dan Cara Menggunakannya
4. Laporan Laba Rugi Bulanan (Contoh untuk Bulan November 2024)
Ringkasan pendapatan dan pengeluaran untuk menghitung laba bersih.
| Deskripsi | Jumlah (Rp) |
|---|---|
| Pendapatan | |
| Total Penjualan | 20.000.000 |
| Pengeluaran | |
| Pembelian Stok Barang | 10.000.000 |
| Biaya Operasional | 2.000.000 |
| Gaji Karyawan | 3.000.000 |
| Listrik dan Air | 500.000 |
| Laba Kotor | 4.500.000 |
| Pajak (10%) | 450.000 |
| Laba Bersih | 4.050.000 |
Download Template Excel Pembukuan Toko Sembako
Jika Anda masih kesulitan dalam melakukan pencatatan pembukuan yang benar untuk usaha Anda, di bawah ini kami menyediakan template akuntansi untuk bisnis UMKM termasuk toko sembako.
File template ini berformat .xlsm yang bisa Anda unduh secara gratis untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan transaksi baik pengeluaran dan pemasukan dalam toko sembaku Anda.
Template ini menggunakan sistem pembukuan entri tunggal dan bukan entri ganda. Untuk mengetahui perbedaannya, Anda bisa membacanya melalui tautan ini.
Baca juga: Akuntansi Bisnis Pertanian dan Peternakan Serta Cara Pembukuannya
Kesimpulan
Mengelola toko sembako tidak hanya berpusat pada melayani penjualan yang dilakukan oleh pelanggan Anda, namun lebih dari itu, Anda juga perlu merancankan strategi untuk pengembangan bisnis yang lebih baik.
Tanpa data keuangan yang dikelola dengan benar, Anda akan kesulitan dalam mengetahui hal apa saja yang bisa Anda hemat dan memperkirakan permintaan di masa depan. Secara keseluruhan, ini akan menghambat pertumbuhan bisnis Anda.
Jika Anda memerlukan proses pencatatan pembukuan yang mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 70 ribu pengguna dari berbagai jenis dan bisnis di Indonesia.
Dengan menggunakan Kledo, Anda tidak hanya akan mendapatkan solusi pembukuan praktis, namun juga terintagrasi dengan manajemen persediaan, rekonsilisasi bank otomatis, dan mengelola multi cabang toko Anda lebih mudah.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024
- Cara Membuat RAB, Contoh, dan Download Templatenya - 8 November 2024
- Contoh Laporan Laba Rugi Franchise dan Templatenya - 4 November 2024