Perencanaan arus kas membantu akuntan dan pemilik bisnis yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang optimal karena perencanan ini menunjukkan bagaimana situasi kas akan berkembang dalam beberapa bulan mendatang.
Eksekusi yang berhasil dimulai dari perencanaan yang baik, itu juga yang harus Anda perhatikan dalam mengelola dan melakukan manajemen arus kas dalam bisnis Anda. Tanpa perencanaan dan strategi yang baik, bisnis Anda akan dalam bahaya.
Tanpa proses perencanaan arus kas, Anda akan kekurangan dana untuk menjalankan operasional bisnis seperti membayar gaji karyawan, membayar supplier, dan tantangan lainnya yang akan menghantui bisnis Anda.
Pada artikel ini kami akan membahas bagaimana cara melakukan perencanaan arus kas dan manfaatnya bagi bisnis bisnis Anda. Jadi, baca terus sampai selesai.
Pengertian Perencanaan Arus Kas
Perencanaan arus kas menunjukkan posisi kas saat ini dan masa depan perusahaan. Rencana ini menunjukkan arus kas yang diharapkan setiap bulan, mingguan, atau bahkan harian. Arus kas mewakili semua pendapatan dan pengeluaran perusahaan yang terkait dengan aktivitas operasinya.
Untuk membuat perencanaan arus kas, Anda harus memiliki wawasan tentang semua akun bisnis perusahaan tempat transaksi terjadi. Setiap transaksi adalah arus kas, di mana arus kas keluar adalah pengeluaran dan arus kas masuk adalah pendapatan.
Dengan mengurangkan pengeluaran ini dari pendapatan setiap bulan, minggu, atau hari, Anda akan mendapatkan saldo kas yang diharapkan, yang dapat berupa positif atau negatif, yaitu surplus atau defisit.
Jika saldo kas selalu negatif, maka akan terjadi kekurangan uang tunai, yang dalam kasus terburuk akan menyebabkan kebangkrutan. Rencana arus kas membantu mengidentifikasi kekurangan uang kas pada tahap awal sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk bertindak.
Baca juga: Peran AI dalam Manajemen Arus Kas dan Pengelolaan Finansial Bisnis
Tahapan Perencanaan Arus Kas dalam 3 Langkah
Ketahui pendapatan & pengeluaran dari 6 bulan terakhir hingga sekarang
Jika Anda belum pernah membuat perencanaan arus kas sebelumnya, kami sarankan Anda untuk terlebih dahulu mendapatkan gambaran umum tentang situasi kas Anda di masa lalu. Hal ini akan membantu Anda untuk membuat perkiraan yang lebih baik untuk pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan.
Lihatlah semua laporan bank Anda dari enam bulan terakhir dan bagi pendapatan dan pengeluaran yang berbeda ke dalam beberapa kategori, misalnya:
Pendapatan
- Pendapatan dari penjualan
- Pendapatan dari investasi keuangan
- Pengembalian pajak
- Pendapatan dari lisensi
- Pendapatan lainnya
Pengeluaran
- Pembayaran gaji dan upah
- Persediaan
- Pengeluaran untuk pemasaran
- Pengeluaran umum (listrik, pengumpulan sampah, dll.)
- Biaya untuk langganan dan lisensi perangkat lunak
- Investasi
- Pembayaran pajak
Untuk setiap bulan, jumlahkan setiap transaksi di setiap kategori, misalnya semua pembayaran gaji kepada karyawan Anda dalam kategori “Pembayaran gaji dan upah”. Anda kemudian memasukkan hasilnya untuk bulan yang bersangkutan ke dalam tabel.
Lanjutkan dengan cara ini untuk setiap kategori sehingga pada akhirnya Anda memiliki gambaran umum selama enam bulan terakhir.
Baca juga: Working Capital Requirement (WCR): Pengertian, Rumus dan Analisisnya
Hitung saldo kas untuk setiap bulan
Kemudian kurangi pengeluaran dari pendapatan di setiap bulannya:
- Saldo per bulan = Total pendapatan di bulan tersebut – total pengeluaran di bulan tersebut
- Anda menambahkan hasilnya dengan saldo kas bulan sebelumnya dan kemudian mendapatkan total saldo kas, yang menunjukkan berapa banyak uang kas yang Anda miliki secara total untuk bulan yang ini:
- Saldo kas total = Saldo kas dari bulan sebelumnya + saldo kas dari bulan ini
Mengantisipasi arus kas masa depan
Setelah Anda menghitung saldo kas selama enam bulan terakhir, lihatlah lebih dekat pada nilai di masing-masing kategori: Dalam beberapa kasus, Anda akan menemukan bahwa pengeluarannya sama atau hanya sedikit berbeda dari bulan ke bulan, misalnya pembayaran gaji dan biaya langganan perangkat lunak.
Anda sekarang memasukkan pengeluaran berulang ini ke dalam tabel Anda untuk bulan-bulan mendatang, karena Anda dapat mengasumsikan bahwa pengeluaran tersebut akan tetap sama. Untuk semua kategori lain yang nilainya sangat berfluktuasi, Anda mendapatkan nilai estimasi.
Untuk pendapatan yang diharapkan, pertimbangkan bagaimana permintaan pelanggan akan berkembang. Jika Anda mengasumsikan bahwa ini akan meningkat, masukkan nilai yang lebih besar untuk pendapatan dari penjualan di bulan-bulan mendatang.
Setelah Anda memasukkan nilai yang diharapkan untuk semua kategori dalam tabel, hitung saldo kas yang diharapkan dan total saldo kas. Anda kemudian akan melihat berapa banyak uang kas yang akan Anda miliki dalam beberapa bulan ke depan.
Semakin banyak Anda mengetahui tentang bisnis Anda dan perkembangannya, semakin akurat estimasi yang dapat Anda buat dan semakin akurat pula rencana arus kas Anda.
Baca juga: 10 Tips Mengurangi Days Sales Outstanding (DSO) dalam Bisnis
Contoh Perencanaan Arus Kas
Tabel berikut ini menunjukkan dua bulan bagaimana perencanaan arus kas pada prinsipnya bekerja:
| Saldo arus kas pada awal tahun: 3.000.000 | Januari | Februari |
|---|---|---|
| Pendapatan dari penjualan | 5.000.000 | 6.000.000 |
| Pendapatan dari investasi keuangan | 500.000 | |
| Bunga bank | 200.000 | |
| Pengembalian pajak | 1.000.000 | |
| Lisensi | 2.000.000 | 2.000.000 |
| Penadapatan lainnya | ||
| Total Pendapatan | 8.500.000 | 8.200.000 |
| Pengeluaran | ||
| Upah dan gaji | 2.000.000 | 2.000.000 |
| Persediaan | 1.000.000 | 1.200.000 |
| Pengeluaran marketing | 500.000 | 400.000 |
| Pengeluaran umum | 500.000 | 400.000 |
| Biaya software | 100.000 | 100.000 |
| Investasi | 4.000.000 | |
| Pajak pembayaran | 500.000 | |
| Total pengeluaran | 4.100.000 | 8,700.000 |
| Saldo per bulan | 4.400.000 | -500.000 |
| TOTAL saldo kas = Saldo dari bulan sebelumnya + saldo dari bulan ini | 7.400.000 | 6,900.000 |
Template perencanaan arus kas
Anda dapat dengan mudah membuat tabel seperti itu di Excel atau menyalin template rencana arus kas gratis kami diatas. Anda dapat menyesuaikan tabel tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda, karena mungkin ada lebih banyak kategori di perusahaan Anda.
Penting bagi Anda untuk mencatat semua pendapatan dan pengeluaran Anda dalam perencanaan arus kas, karena ini adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang situasi kas Anda saat ini dan di masa depan. Cara bekerja dengan rencana arus kas
Setelah Anda menyelesaikan tabel dan menghitung total saldo kas untuk beberapa bulan ke depan, Anda bisa melihat dengan tepat berapa banyak uang tunai yang mungkin Anda miliki.
Sebagai contoh, jika Anda mengasumsikan bahwa pendapatan akan turun, Anda dapat melihat apakah uang kas Anda akan cukup untuk menutupi biaya operasional atau apakah kekurangan uang tunai akan muncul. Jika Anda mengenali situasi seperti itu pada tahap awal, Anda dapat mengambil tindakan sebelumnya sehingga kekurangan uang tunai tidak terjadi.
Di sisi lain, Anda juga dapat melihat berapa banyak uang tunai yang tersedia untuk investasi. Dengan bantuan rencana arus kas, Anda dapat memperkirakan waktu yang tepat untuk melakukan investasi yang paling tidak membebani likuiditas Anda. Oleh karena itu, rencana arus kas membantu Anda untuk mengelola bisnis operasional Anda secara optimal.
Baca juga: Arus Kas dan Modal Kerja: Perbedaan dan Hubungannya dalam Bisnis
Cara Menggunakan Perencanaan Arus Kas Anda
Setelah Anda membuat rencana arus kas, bagaimana Anda menggunakannya? Berikut adalah beberapa ide yang bisa Anda lakukan
Pantau arus kas Anda secara teratur
Tinjau rencana arus kas Anda sesering mungkin untuk memeriksa arus kas aktual Anda terhadap proyeksi Anda. Pemantauan rutin membantu Anda melihat perubahan dan tren serta membuat penyesuaian yang sesuai.
Pertimbangkan untuk menggunakan proyeksi arus kas bergulir untuk terus merencanakan arus kas Anda dari waktu ke waktu.
Misalnya, jika Anda menggunakan perkiraan arus kas bergulir selama 12 bulan, di akhir setiap bulan, Anda menghapus bulan yang paling awal dan menambahkan bulan yang baru di akhir.
Dengan terus memantau dan memperbarui proyeksi arus kas, Anda dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis dan menentukan tindakan terbaik berdasarkan informasi terbaru.
Buat perencanaan untuk memudahkan Anda saat terjadi kekurangan kas
Banyak bisnis kecil yang mengalami kekurangan arus kas dari waktu ke waktu. Kekurangan uang kas dapat terjadi karena pelanggan lambat membayar tagihan mereka, karena penurunan penjualan musiman, atau ketika ada perbaikan tak terduga atau pengeluaran lain yang mengganggu rencana Anda.
Perencanaan arus kas Anda dapat membantu Anda mengidentifikasi banyak dari potensi kekurangan kas ini di awal (daripada melihat ke belakang berbulan-bulan kemudian dan bertanya-tanya mengapa Anda berjuang untuk melakukan penggajian atau membayar tagihan).
Ketika Anda tahu kapan arus kas negatif akan terjadi, Anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengatasinya, seperti memanfaatkan jalur kredit, memasukkan modal ke dalam bisnis, atau serius dalam menagih piutang yang belum tertagih.
Baca juga: Penyebab dan Cara Mengatasi Arus Kas Negatif dalam Bisnis
Buat perencanaan jika terjadi surplus kas
Seperti halnya rencana arus kas membantu Anda mengantisipasi kekurangan kas, rencana ini juga dapat menjelaskan periode surplus kas. Surplus kas dapat terjadi karena lonjakan penjualan, pengembalian pajak, atau penurunan biaya dalam periode tertentu.
Ketika dihadapkan pada surplus kas, Anda mungkin akan tergoda untuk menganggapnya sebagai uang ‘ekstra’. Namun, surplus ini adalah peluang untuk:
- Menginvestasikan kembali dalam bisnis. Anda dapat menggunakan surplus kas untuk berinvestasi pada peralatan baru, meningkatkan upaya pemasaran, atau memperluas tim Anda. Tindakan-tindakan ini dapat mendorong pertumbuhan di masa depan dan meningkatkan nilai bisnis Anda secara keseluruhan.
- Membayar utang. Anda dapat menggunakan rejeki nomplok Anda untuk membayar pinjaman atau utang lainnya, sehingga Anda dapat menghemat bunga dalam jangka panjang.
- Menabung untuk kekurangan uang kas di masa depan. Strategi lainnya adalah dengan memasukkan uang ekstra ke dalam kas cadangan atau tabungan. ‘Dana darurat’ ini dapat menjadi penyelamat ketika ada pengeluaran tak terduga atau bisnis sedang lesu.
Ingat, manajemen arus kas yang efektif bukan hanya tentang bertahan di masa-masa sulit, namun juga tentang menggunakan masa-masa sulit dengan bijak untuk memposisikan bisnis Anda demi kesuksesan jangka panjang.
Membuat keputusan yang lebih tepat
Gunakan rencana arus kas Anda sebagai alat bantu pengambilan keputusan.
Sebagai contoh, beberapa pertanyaan yang dapat dijawab oleh rencana arus kas Anda antara lain:
- Jika kita berinvestasi pada peralatan baru, bagaimana pembayaran pinjaman akan berdampak pada arus kas?
- Bagaimana mempekerjakan tenaga sales lain akan berdampak pada penjualan? Apakah itu cukup untuk membayar gaji dan tunjangan mereka dan mengembalikan keuntungan ke perusahaan?
- Jika kita memperpanjang jangka waktu piutang untuk klien terbesar kita menjadi 60 hari, bukan 30 hari, bagaimana dampaknya terhadap arus kas kita?
Baca juga: Contoh Laporan Arus Kas Perusahaan Retail dan Komponennya
Gunakan Kledo untuk Perencanaan Arus Kas yang Lebih Baik
Anda mungkin menyadari bahwa membuat perencanaan arus kas sangat memakan waktu karena Anda harus mengumpulkan semua pemasukan dan pengeluaran, memasukkannya ke dalam kategori, dan kemudian memisahkannya satu sama lain. Kesalahan dapat dengan mudah terjadi dan mengubah validitas data yang Anda miliki
Dengan bantuan seftware akuntansi seperti Kledo proses ini bisa menjadi lebih mudah. Sebagai contoh, software akuntansi Kledo secara otomatis terhubung ke semua akun bisnis Anda dan memudahkan Anda dalam mencatat transaksi setiap hari, nantinya semua transaksi ini akan masuk kedalam laporan keuangan seperti laporan arus kas, laba rugi, neraca keuangan dan laporan keuangan lain.
Kini Anda bisa melakukan analisis dan perencanaan arus kas lebih mudah dengan waktu yang lebih singkat menggunakan software akuntansi Kledo. Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024