Jika Anda mengelola manajemen keuangan atau menjalankan bisnis, Anda pasti tahu bahwa piutang usaha bukan hanya sebuah pos dalam neraca keuangan, proses ini memiliki siklus yang harus Anda ketahui secara detail.
Pengelolaan piutang sangat penting untuk menjaga arus kas yang sehat, yang sangat penting untuk keberlangsungan bisnis Anda.
Namun, mengelolanya secara efektif dapat menjadi tugas yang kompleks dan penuh dengan tantangan – mulai dari pembayaran yang tertunda hingga kesalahan rekonsiliasi.
Dalam artikal praktis ini, kami akan memandu Anda memahami apa itu siklus piutang usaha, langkah-langkah siklus piutang usaha, dan indikator kinerja utama untuk prosedur piutang usaha yang sukses.
Sebelum kita masuk dalam pembahasan mendalam mengenaik siklus penerimaan piutang usaha, mari kita perjelas apa itu piutang usaha untuk memastikan kita mengetahui dasar-dasarnya.
Apa itu Piutang Usaha?
Piutang usaha mengacu pada faktur yang belum dibayar yang dimiliki perusahaan Anda, yang mewakili uang yang terutang kepada Anda oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dikirimkan tetapi belum dibayar.
Anggap saja ini sebagai pinjaman jangka pendek dari pelanggan Anda. Mengelola piutang secara efektif sangat penting untuk arus kas, karena piutang mewakili pendapatan yang telah Anda peroleh namun belum ditagih. Piutang adalah aset di neraca Anda yang ingin Anda ubah menjadi uang tunai secepat mungkin.
Apa yang Dimaksud dengan Siklus Piutang Usaha?
Keseluruhan proses, mulai dari memasok barang atau jasa kepada pelanggan secara kredit hingga menerima pembayaran, dikenal sebagai siklus piutang. Siklus piutang melibatkan banyak langkah untuk meminimalkan risiko yang berkaitan dengan pemberian pesanan secara kredit dan menjaga arus kas yang sehat.
Semua langkah dalam proses tersebut harus dilakukan dengan hati-hati dan efisien untuk menghindari kerugian. Menjaga hubungan yang sehat dengan pelanggan Anda sambil memastikan pembayaran tepat waktu dapat menjadi tantangan tersendiri bagi akuntan.
Baca juga: 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis
Tahapan dalam Siklus Piutang Usaha
Langkah-langkah berikut ini umumnya merupakan bagian dari proses piutang usaha
Order placement dan proses persetujuan kredit
Proses piutang usaha dimulai dari pelanggan yang meminta pembelian dari perusahaan. Pelanggan biasanya melakukan ini dengan mengirimkan pesanan pembelian untuk meminta barang atau jasa.
Jika perusahaan menerima pembelian, mereka akan membuat pesanan penjualan untuk mengkonfirmasi pembelian. Pesanan penjualan adalah perjanjian yang mengikat secara hukum untuk mengirimkan pesanan.
Untuk memberikan pesanan secara kredit kepada pelanggan, perusahaan harus terlebih dahulu menganalisis apakah pelanggan tersebut layak mendapatkan kredit. Hal ini dilakukan berdasarkan kebijakan persetujuan kredit perusahaan, tim keuangan menganalisis riwayat pembayaran dan stabilitas keuangan pelanggan untuk menentukan apakah mereka dapat dipercaya. Jika tidak, metode atau persyaratan pembayaran lain akan disarankan.
Mengirim faktur ke pelanggan
Setelah pengiriman pesanan berhasil, faktur dikirim ke pelanggan untuk pembayaran. Faktur dapat dikirim sebagai lampiran email, diunggah ke portal vendor pelanggan, atau dikirim melalui pos. Ketentuan pembayaran yang tertera dalam faktur dimulai setelah diterima.
Jika Anda kesulitan membuat faktur, Anda bisa membuatnya dengan mudah menggunakan template faktur Kledo.
Baca juga: 7 Tips Mengurangi Barang Return yang Efektif untuk Bisnis
Menyampaikan syarat dan tanggal jatuh tempo pembayaran
Menyampaikan syarat dan ketentuan pembayaran dalam faktur kepada pelanggan sangat penting untuk kelancaran proses piutang.
Memastikan pelanggan mematuhi persyaratan dapat dilakukan dengan memberikan kebijakan pembayaran yang sesuai, atau memberikan insentif kepada mereka dengan memberikan diskon pembayaran lebih awal.
Menetapkan biaya keterlambatan pembayaran juga dapat menyebabkan pelanggan membayar faktur tepat waktu.
Melakukan manajemen penagihan
Setelah faktur dikirim ke pelanggan, proses manajemen penagihan dilakukan. Keterlambatan pembayaran dapat menjadi kerugian besar bagi perusahaan. Perusahaan perlu mengatur strategi penagihan untuk membantu mempercepat proses tersebut.
Tindak lanjut secara teratur
Pelanggan mungkin sering melewatkan tanggal jatuh tempo faktur atau kehilangan faktur dalam proses persetujuan yang rumit, terutama ketika berurusan dengan fungsi manual.
Menindaklanjuti dan mengingatkan pelanggan secara teratur dapat memastikan tagihan tetap berada di pikiran mereka dan membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat.
Baca juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Piutang, Manfaat, dan Tipsnya
Dispute management
Proses penagihan manual rentan terhadap kesalahan dari pihak perusahaan atau pelanggan. Oleh karena itu, manajemen sengketa atau disputer management dan penanganan merupakan bagian penting dari proses piutang perusahaan.
Jika kesalahan faktur muncul dari pihak penjual, faktur yang telah dikoreksi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran yang telah diperbarui harus dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, memastikan keakuratan faktur dan penyelesaian sengketa dengan segera sangat penting.
Menerima pembayaran atau mencatat pembayaran
Jika pelanggan membayar faktur sebelum tanggal jatuh tempo, maka faktur tersebut akan segera dicatat sebagai utang. Jika pelanggan tidak membayar faktur setelah melewati tanggal jatuh tempo meskipun telah dilakukan upaya hukum, maka piutang dihapuskan sebagai piutang tak tertagih.
Untuk memfasilitasi pembayaran yang cepat dan mudah dari pelanggan, sangat penting untuk menerima beberapa metode pembayaran untuk menerima pembayaran. Karena banyak organisasi yang mengandalkan pembayaran dengan cek, maka mengelola dan memproses cek juga penting bagi bisnis.
Menghitung efektifitas penerimaan piutang dengan metrik pelacakan
Karena AR atau piutang usaha adalah bagian utama dari kesehatan keuangan perusahaan, melacak KPI penting dan melaporkannya secara akurat dalam keuangan perusahaan adalah bagian penting dari proses piutang.
Beberapa metrik penting yang harus dilacak untuk memastikan proses AR Anda berjalan dengan lancar adalah:
- Days Sales Outstanding – DSO
- Rasio Perputaran Piutang Usaha
- Indeks Efektivitas Penagihan atau Collection Effectiveness Index- CEI
- Kredit macet
- Rata-rata hari tunggakan
Lebih jauh, mari kita bahas secara mendalam beberapa metrik yang perlu Anda ketahui dalam mengelola piutang usaha yang lebih efektif.
Baca juga: 7 Tips Dalam Melakukan Manajemen Penagihan Piutang
Indikator Kinerja Utama untuk Prosedur Piutang Usaha yang Sukses
Dalam mengevaluasi keberhasilan proses piutang Anda, penting untuk fokus pada hasil bisnis yang nyata. Hasil ini tidak hanya mengukur efisiensi operasi piutang Anda, tetapi juga secara langsung berdampak pada laba perusahaan Anda.
Berikut adalah indikator kinerja utama yang menandakan proses piutang yang sukses:
Faktur tepat waktu
Faktur yang tepat waktu menentukan tahap untuk semua langkah selanjutnya dalam proses AR. Faktur tidak hanya menetapkan ketentuan pembayaran tetapi juga sangat memengaruhi kecepatan penagihan.
Dengan memastikan faktur dikirim dengan segera, Anda menetapkan dasar yang positif untuk seluruh proses penagihan pembayaran, sehingga bisnis Anda dapat menerima pembayaran dengan segera.
Indeks efisiensi penagihan atau (CEI)
CEI yang tinggi menunjukkan bahwa tim penagihan Anda efektif dalam memulihkan piutang. Ini adalah metrik penting yang berkorelasi langsung dengan arus kas dan likuiditas Anda.
Days Sales Outstanding (DSO)
DSO yang rendah berarti perusahaan Anda membutuhkan waktu lebih sedikit untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Ini adalah indikator penting dari efisiensi operasional dan manajemen arus kas.
Baca juga: Contoh Buku Besar Pembantu Piutang dan Cara Membuatnya
Pengurangan Kredit Macet
Meminimalkan kredit macet menunjukkan bahwa proses pengelolaan piutang Anda berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa kredit Anda efektif dan Anda melakukan pekerjaan yang baik dalam memeriksa kelayakan kredit pelanggan.
Pengurangan dalam persentase piutang tertagih
Persentase piutang yang lebih rendah yang masih belum tertagih menunjukkan bahwa lebih banyak faktur yang diselesaikan, yang pada gilirannya meningkatkan arus kas dan stabilitas keuangan Anda.
Akurasi rekonsiliasi kas
Pencatatan yang teliti tidak bisa ditawar lagi. Rekonsiliasi kas yang akurat dan tepat waktu sangat penting untuk pelaporan keuangan dan kepatuhan. Hal ini juga membantu dalam penyelesaian sengketa dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca juga: Jenis Metode Penghapusan Piutang dan Contoh Jurnalnya
Perbedaan Pengelolaan Piutang Usaha Tradisional dan Piutang Usaha Modern
Lanskap piutang telah mengalami perubahan signifikan selama bertahun-tahun, terutama dengan munculnya teknologi otomatisasi. Meskipun metode tradisional memiliki kelebihan, otomatisasi modern menawarkan banyak keuntungan yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi secara dramatis.
Di bawah ini, kami membandingkan kedua pendekatan tersebut untuk menyoroti perbedaannya:
| Fitur | Pengelolaan piutang usaha tradisional | Pengelolaan piutang usaha modern |
| Faktur | Pembuatan dan pengiriman faktur secara manual. | Sistem faktur otomatis yang mengirimkan faktur secara instan. |
| Penagihan | Follow up dan pelacakan akun yang telah jatuh tempo secara manual. | Sistem penagihan dan pelacakan piutang yang telah lewat jatuh tempo ter-follow up secara otomatis. |
| Proses pembayaran | Entri manual, rentan terhadap kesalahan. | Payment gateway dan pemrosesan pembayaran otomatis. |
| Penyimpanan catatan pembayaran | File fisik atau catatan digital dasar. | Pencatatan berbasis cloud dan real-time. |
| Rekonsiliasi kas | Rekonsiliasi manual yang memakan waktu. | Rekonsiliasi otomatis dengan pembaruan real time. |
| Skalabilitas | Sulit untuk scale up tanpa menambah tenaga kerja. | Mudah untuk scale up dengan upaya tambahan yang minimal. |
| Penanganan kesalahan | Deteksi dan koreksi manual, tingkat kesalahan yang lebih tinggi. | Deteksi kesalahan otomatis dan tingkat kesalahan yang lebih rendah. |
| Keamanan | Pembaruan manual, risiko ketidakpatuhan yang lebih tinggi. | Pembaruan regulasi otomatis, fitur keamanan yang terus ditingkatkan. |
| Laporan dan analisis | Pelaporan dasar, sering kali dibuat secara manual. | Analisis tingkat lanjut dan kemampuan pelaporan serta wawasan real time. |
| Customer Experience | Opsi layanan mandiri yang terbatas untuk pelanggan. | Portal pelanggan yang disempurnakan dan opsi layanan mandiri. |
Baca juga: Jurnal Piutang Tak Tertagih: Metode, Pencatatan, dan Soal Kasusnya
Bagaimana Otomatisasi Menyederhanakan Siklus Piutang Usaha?
Munculnya otomatisasi telah merevolusi lanskap pengelolaan piutang usaha, menawarkan sejumlah manfaat yang merampingkan operasi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah bagaimana otomatisasi memberikan dampak yang signifikan:
Pembuatan faktur lebih cepat
Otomatisasi memungkinkan pembuatan dan pengiriman faktur secara instan segera setelah pesanan dikonfirmasi melalui metode yang mereka inginkan-baik itu email, whatsapp, atau bahkan surat tradisional. Hal ini tidak hanya mempercepat proses pembuatan faktur, namun juga mempercepat proses pembayaran.
Dengan menggunakan software akuntansi Kledo misalnya, Anda bisa membuat faktur mudah dengan lebih dari 50 tampilan, setelah itu mengirimnya ke pelanggan melalui berbagai channel komunikasi. Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini:
Penagihan otomatis
Tidak ada lagi masa-masa tindak lanjut secara manual untuk pembayaran yang terlambat. Otomatisasi di Kledo memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan seluruh alur kerja manajemen penagihan, mulai dari mengelompokkan pelanggan dan memprioritaskan akun hingga mengirimkan korespondensi secara otomatis berdasarkan ketentuan pembayaran, yang secara signifikan mengurangi waktu dan upaya yang terlibat dalam penagihan.
Pemrosesan pembayaran real time
Payment gateaway otomatis memfasilitasi pemrosesan pembayaran secara real-time, yang berarti Anda dapat memperbarui catatan Anda secara instan dan meningkatkan arus kas. Sistem ini mendukung berbagai metode pembayaran, termasuk QRIS, transfer antar bank, dan kartu kredit, sehingga memberikan fleksibilitas bagi Anda dan pelanggan.
Jika Anda menggunakan Kledo, Anda bisa mengintegrasikan berbagai payment gateway seperti Doku, Xendit, dan Midtrans untuk penerimaan pembayaran yang lebih mudah. Setelah terjadi pembayaran, nantinya sistem akan secara otomatis mencatatnya dalam jurnal akuntansi.
Baca juga: Jenis Utang dan Piutang dalam Akuntansi dan Perbedaannya
Pencatatan yang akurat
Otomatisasi memastikan bahwa semua transaksi dicatat secara akurat dan real-time. Hal ini sangat bermanfaat untuk rekonsiliasi kas, yang secara otomatis mencocokkan pembayaran dengan faktur terbuka, bahkan ketika informasi pengiriman uang hilang atau tidak lengkap. Hal ini memastikan bahwa catatan Anda selalu akurat dan terkini.
Pelaporan dan analisis tingkat lanjut
Otomatisasi menyediakan fitur pelaporan tingkat lanjut, termasuk analisis real time. Dengan analisis prediktif, Anda dapat memperkirakan arus kas, menganalisis perilaku pembayaran pelanggan, dan bahkan memprediksi potensi kredit macet, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data.
Pengalaman pelanggan yang lebih baik
Otomatisasi meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menawarkan opsi layanan mandiri dan respons instan yang telah dibuat sebelumnya. Pelanggan dapat melihat status faktur, melakukan pembayaran, dan mengajukan sengketa atau pertanyaan, semuanya melalui portal pelanggan otomatis.
Penghematan biaya
Dengan mengurangi tenaga kerja manual dan kesalahan, otomatisasi dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Investasi awal dalam sistem otomatis sering kali dapat dengan cepat diimbangi dengan manfaat jangka panjang.
Peningkatan skalabilitas
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, otomatisasi memungkinkan proses piutang usaha Anda untuk berkembang dengan lancar. Anda dapat menangani volume transaksi yang lebih besar tanpa perlu menambah tenaga kerja atau sumber daya secara proporsional.
Baca juga: Anjak Piutang (Invoice Factoring): Pengertian, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya
Pada Intinya…
Mengetahui siklus penagihan dan pencatatan piutang pada bisnis penting jika Anda pemilik bisnis yang menerapkan pembayaran kredit pada pelanggan Anda. Jika Anda tidak memiliki manajemen piutang yang efektif, ini akan berdampak pada kesehatan kas bisnis dan Anda akan kesulitan dalam mendanai operasi bisnis secara menyeluruh.
Lacak setiap metrik dan KPI dalam manajemen piutang untuk memastikan Anda memiliki siklus penagihan dan pencatatan piutang usaha yang baik. Hindari proses manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, dan mulai beralih ke proses akuntansi modern untuk proses pengelolaan piutang yang lebih baik.
Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur akuntansi terlengkap termasuk pencatatan piutang dan utang yang terintegrasi dengan laporan keuangan, manajemen persediaan, manajemen multi gudang dan cabang, dan masih banyak lagi fitur terbaik di Kledo.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024