Stock out terjadi ketika toko Anda kehabisan barang tertentu. Stock out sangat menyebalkan bagi konsumen. Bayangkan: Sudah jauh-jauh pergi ke toko untuk membeli barang yang mereka inginkan, tetapi barangnya malah tidak ada.
Namun, stock out tidak hanya menyebalkan bagi konsumen. Bagi pebisnis, kehabisan stok dapat membuat mereka kehilangan pelanggan.
Menurut penelitian, kehabisan stok merugikan pebisnis ritel di AS dan Kanada sekitar $350 miliar setiap tahun. Jumlah yang cukup fantastis, bukan?
Ingin mengurangi kemungkinan stock out dan meningkatkan pengelolaan inventaris di toko Anda? Pelajari caranya dalam artikel ini!
Apa itu Stock Out?
Stock out atau kehabisan stok adalah tidak tersedianya barang atau produk tertentu saat pelanggan siap membeli. Karena itu, bisnis jadi tidak bisa menerima pesanan.
Idealnya, bisnis harus memperkirakan kapan stok mereka mulai menipis atau habis sebelum pelanggan melakukan pemesanan. Dengan begitu, bisnis dapat mengubah status ketersediaan item di situs web atau saluran lainnya.
Jika bisnis tahu kapan stok tersebut akan kembali tersedia, maka penting untuk menyertakan informasi tersebut. Dengan begitu, pelanggan yang hendak membeli akan mengetahuinya dan bisa memutuskan apakah akan menunda pembelian atau membeli di tempat lagin.
Namun tentunya, akan lebih baik jika Anda mengetahui kapan stok mulai menipis, sehingga Anda bisa melakukan pemesanan ulang dari awal.
Kehabisan stok hampir selalu mengakibatkan penurunan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui penyebab stock out dan cara terbaik untuk mencegahnya.
Baca Juga: 10 Tips Kelola Stok Barang yang Bisa Efektif dan Mudah Digunakan
Penyebab Terjadinya Stock Out
Kesalahan manusia dan perencanaan yang tidak memadai merupakan salah satu penyebab utama kehabisan stok suatu produk.
Namun, ada juga penyebab lainnya, dan terkadang penyebabnya berada di luar kendali manusia. Berikut ini adalah beberapa penyebab utama kehabisan stok:
Pencatatan yang tidak akurat
Human error biasanya adalah penyebab utama ketidakakuratan jumlah barang, yang menyebabkan penyusutan inventaris. Salah menghitung atau mengetik angka saat mengelola inventaris secara manual juga dapat menyebabkan kehabisan stok.
Meskipun jarang terjadi, masalah teknis juga dapat memengaruhi jumlah total barang yang tersedia untuk dijual. Misalnya, keterlambatan sinkronisasi di antara beberapa saluran yang menjual produk pada saat yang sama.
Selain itu, ada juga kemungkinan bahwa barang-barang tersebut salah tempat saat diturunkan dan ditambahkan ke gudang.
Kesalahan dalam inventory forecasting
Gagal mengantisipasi permintaan pelanggan secara akurat sering kali menyebabkan kelebihan stok, kekurangan, atau kehabisan stok.
Memang akan ada saat-saat ketika tren produk dan permintaan pelanggan berubah dengan terlalu cepat hingga sulit diprediksi.
Namun untuk kebanyakan kasus seperti produk musiman, sistem forecasting yang diterapkan dengan baik dapat mengurangi kemungkinan kehabisan stok.
Gangguan produksi
Jika pabrik tutup karena alasan apa pun, penundaan produksi kemungkinan akan menurunkan tingkat persediaan. Selain itu, bisa saja supplier terlambat mengirimkan bahan yang diperlukan untuk produksi,
Masalah logistik
Masalah logistik bisa terjadi karena berbagai hal, seperti gangguan cuaca hingga kecelakaan atau kerusakan mekanis. Masalah-masalah ini dapat mengganggu pengiriman produk ke gudang, pusat distribusi, atau lokasi ritel.
Manajemen arus kas yang buruk
Masalah arus kas juga dapat menyebabkan kehabisan stok. Anda mungkin tahu berapa banyak persediaan yang dibutuhkan, tetapi tanpa cukup uang tunai, Anda tidak dapat membelinya.
Jika arus kas yang rendah menyebabkan kehabisan stok, perencanaan dan pendanaan yang lebih baik dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.
Baca Juga: Cara Melakukan Optimasi Arus Kas Bagi Para Pemilik Bisnis
Dampak Stock Out Terhadap Bisnis
Kehilangan pendapatan
Konsekuensi paling nyata dari kehabisan stok adalah hilangnya pendapatan. Jika pelanggan memesan suatu barang tapi ternyata Anda kehabisan stok, Anda kehilangan keuntungan dari penjualan tersebut.
Pembeli mungkin akan memilih produk yang lebih murah, atau yang lebih parah lagi, membeli di toko lain.
Salah satu cara untuk menghitung biaya akibat kehabisan stok adalah melalui rumus berikut:
SC = (D x AS x P)
- SC = Biaya kehabisan stok
- D = Jumlah hari kehabisan stok
- AS = Rata-rata unit terjual per hari
- P = Harga per unit atau keuntungan per unit
Misalnya, terjadi peningkatan permintaan untuk kemeja populer pada musim liburan. Anda menjual rata-rata 15 kemeja per hari dan laba per kemeja Anda adalah Rp12.000. Kemeja tersebut habis terjual selama tiga hari.
Dengan menggunakan rumus di atas, maka:
CS = (3x15x12)
CS = 540
Dalam kasus ini, Anda merugi sebesar Rp540.000 untuk satu item. Sekarang, bayangkan apabila Anda kehabisan stok beberapa item pada saat yang sama.
Karena itu, bersikaplah agresif. Jangan ragu untuk memesan lebih dari yang Anda butuhkan, terutama selama musim belanja yang sibuk. Kehabisan stok akan merugikan Anda dan membuat pembeli beralih ke pesaing Anda.
Pengalaman pelanggan yang buruk
Kehabisan stok barang akan menciptakan pengalaman buruk bagi pelanggan. Hal ini juga membuat mereka enggan berbelanja di toko eceran atau online Anda lagi.
Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan memberi tahu pembeli barang mana yang hampir habis, sehingga mereka dapat memiliki ekspektasi yang realistis.
Merusak reputasi dan brand loyalty
Pelanggan yang tidak mendapatkan apa yang mereka inginkan dari Anda akan beralih ke pesaing Anda. Pelanggan yang kecewa juga dapat memposting ulasan negatif tentang merek Anda secara daring dan merusak reputasi Anda.
Peningkatan biaya operasional
Jika Anda membutuhkan stok suatu barang dengan cepat tapi stok tersebut tidak tersedia di toko, Anda perlu membelinya dalam waktu singkat. Karena itu, biasanya Anda perlu membayar biaya ekstra untuk mempercepat pengiriman.
Lalu, karyawan mungkin juga harus lembur dan bergegas menangani pesanan atau pengiriman yang terburu-buru. Atau, mereka menghabiskan waktu di gudang untuk mencari produk yang ternyata tidak tersedia.
Hal ini dapat menambah keterlambatan bagi pelanggan dan memengaruhi pengalaman mereka.
Baca Juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung
Cara Menghindari Stock Out dalam Bisnis
Banyak pemilik toko ritel yang bereaksi terhadap stock out, alih-alih mencari cara untuk mencegahnya. Dengan sediki perencanaan dan alat yang tepat, Anda bisa menghindari kehabisan stok dan memastikan pelanggan Anda tetap puas
1. Memiliki supplier cadangan
Memiliki ekstra supplier atau pemasok bisa sangat membantu. Selama musim liburan, permintaan barang akan meningkat. Anda berisiko kehabisan stok jika hanya mengandalkan satu pemasok saja.
Tinjau data penjualan Anda dari musim liburan sebelumnya dan catat produk terlaris Anda. Lalu, apakah stok dari pemasok cukup? Jika tidak, Anda perlu menambahkan satu atau dua pemasok tambahan ke daftar Anda.
2. Memengaruhi permintaan dengan harga
Hukum permintaan menyatakan bahwa jika harga lebih tinggi, maka permintaan akan menurun. Menyesuaikan harga produk Anda akan memengaruhi jumlah orang yang ingin membelinya.
Dengan kata lain, jika stok suatu produk menipis dan permintaannya tinggi, naikkan harga Anda. Strategi ini meningkatkan laba produk dan dapat mengurangi kemungkinan kehabisan stok.
Namun, lakukan dengan hati-hati. Jika Anda memberi harga terlalu tinggi untuk suatu produk tertentu, permintaan akan produk tersebut dapat hancur total.
3. Membuat demand forecasting yang lebih akurat
Salah satu alasan lain mengapa toko Anda kehabisan stok adalah forecasting yang kurang akurat. Lakukan analisis ABC untuk memprediksi berapa banyak inventaris yang Anda butuhkan.
Ada cara untuk mengantisipasi permintaan dan menghindari stock out, yaitu dengan memperhitungkan waktu tunggu atau lead time. Lead time merujuk pada selisih waktu saat memesan dan menerima barang dari pemasok.
Setelah mengetahui lead time, Anda bisa menghitung lead time demand. Lead time demand adalah perkiraan jumlah permintaan produk selama periode lead time. Dengan kata lain, ini adalah perkiraan berapa banyak produk yang akan terjual selama waktu yang dibutuhkan untuk menerima pesanan baru setelah stok habis.
Lead time demand: Permintaan rata-rata harian x Lead time
Misalnya, Anda memiliki toko yang menjual sepatu. Berdasarkan data historis, rata-rata lead time untuk mendapatkan pasokan sepatu baru dari pemasok adalah 10 hari. Rata-rata penjualan sepatu per hari adalah 5 pasang.
Lead time demand = 12 pasang/hari x 10 hari = 120 pasang
Artinya, selama 10 hari (lead time), diperkirakan akan terjual 120 pasang sepatu. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki stok minimal 120 pasang sepatu untuk menghindari kehabisan stok.
4. Mengoptimalkan safety stock
Seperti namanya, safety stock adalah jumlah produk ekstra dalam inventaris yang berperan sebagai cadangan jika terjadi peningkatan permintaan.
Untuk menghitung safety stock, Anda bisa menggunakan rumus ini:
Volume safety stock: (Penjualan harian maksimum x lead time maksimum) – (lead time rata-rata x penjualan harian rata-rata)
Misalnya, toko buku Anda memiliki data sebagai berikut:
- Penjualan harian maksimum: 20 buku
- Penjualan harian rata-rata: 12 buku
- Lead time maksimum: 7 hari
- Lead time rata-rata: 5 hari
Maka, safety stok Anda:
- Safety Stock = (Penjualan harian maksimum x Lead time maksimum) – (Lead time rata-rata x Penjualan harian rata-rata)
- Safety Stock = (20 buku/hari x 7 hari) – (5 hari x 12 buku/hari)
- Safety Stock = 140 buku – 60 buku
- Safety Stock = 80 buku
Artinya, toko buku tersebut perlu memiliki stok cadangan sebanyak 80. Dengan adanya safety stock ini, toko dapat tetap melayani pelanggan meskipun terjadi peningkatan permintaan yang tidak terduga (misalnya, menjelang musim liburan atau adanya promo penjualan) atau keterlambatan pengiriman dari pemasok.
Baca Juga: Manajemen Stok: Pengertian, Manfaat, Teknik, dan Tips Melakukannya
Apakah Stock Out Bisa Menjadi Hal Baik?
Umumnya, stock out adalah masalah yang harus segera diatasi dan diperbaiki. Tapi, untuk beberapa kasus, kehabisan stok justru bisa menjadi hal yang baik, terutama untuk produk dengan masa hidup terbatas.
Contohnya:
- Idealnya, tidak boleh ada kelebihan stok pada produk segar atau makanan segar lainnya di penghujung hari.
- Beberapa produk mengeluarkan “generasi” terbaru setiap tahunnya, seperti mobil atau elektronik. Toko-toko pun berusaha memiliki stok serendah mungkin sebelum generasi baru keluar.
- Toko fashion biasanya melikuidasi koleksi lama mereka untuk memberi ruang bagi koleksi baru setiap musim. Untuk menghabiskan stok, biasanya mereka menjual barang dengan diskon.
- Beberapa produk khusus memang sengaja memiliki stok rendah. Dengan begitu, akan ada lebih banyak permintaan untuk produk di masa depan karena kelangkaan di pasar sekarang.
Baca Juga: Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis dan Cara Menyusunnya
Tips Memberi Kompensasi pada Pelanggan Ketika Terjadi Stock Out
Jika suatu barang yang hendak atau sudah pelanggan pesan ternyata habis stoknya, Anda bisa memperbaiki situasi dengan memberikan kompensasi. Cara ini dapat membantu mempertahankan kepuasan pelanggan:
- Back-order: Jika pelanggan masih menginginkan barang tersebut, mereka bisa menunggu hingga barang tersebut tersedia kembali dengan melakukan back-order. Back-order bisa mengurangi kepuasan mereka, tapi paling tidak mereka tidak beralih ke kompetitor.
- Memudahkan pembatalan pesanan: Jika pelanggan bisa mendapatkan barang dari toko lain tanpa perlu menunggu, mereka mungkin memilih untuk membatalkan pesanan. Dalam skenario ini, pelanggan mungkin memilih untuk memesan lagi dari toko Anda di masa mendatang jika Anda mempermudah proses pembatalan dan pengembalian uang.
- Biarkan pelanggan menunggu: Pelanggan mungkin memilih untuk menunggu barang kembali tersedia, tanpa mengubah niat mereka. Ini bisa menjadi salah satu skenario terbaik yang terjadi sebagai respon terhadap kehabisan stok, karena perusahaan tetap untung.
- Tawarkan potongan harga atau hadiah: Kehilangan pelanggan bisa menjadi skenario terburuk saat mengalami masalah stok. Anda dapat mencegah skenario ini dengan menawarkan kompensasi seperti diskon dan produk gratis.
Baca Juga: 20 Cara Untuk Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kesimpulan
Stock out bukan hanya mengakibatkan pelanggan Anda kecewa, tapi juga menghilangkan peluang. Ketika Anda kehabisan stok barang populer, Anda melewatkan kesempatan untuk mendapat keuntungan dan berbisnis dengan pelanggan Anda.
Meski mengeliminasi semua risiko terjadinya stock out adalah hal yang hampir mustahil, tapi Anda bisa melakukan pendekatan yang lebih proaktif untuk mengurangi dampak negarif dari stock out.
Misalnya, dengan cara melakukan forecasting yang lebih akurat, mengoptimalkan safety stock, dan mengubah harga.
Nah, untuk memudahkan Anda melakukan hal-hal di atas, gunakan aplikasi kasir Kledo POS. Dengan Kledo POS, Anda bisa mencatat semua transaksi secara akurat, membuat laporan analisis, dan menerapkan diskon dengan cepat.
Jika Anda tertarik dengan Kledo POS, langsung saja klik tautan ini untuk menggunakannya.
- Apa itu Stock Out? Pengertian dan Cara Mencegahnya - 17 Desember 2024
- 100+ Ide Kata-Kata Jualan Online untuk Menarik Pembeli - 17 Desember 2024
- Tips Memilih Hardware POS Terbaik untuk Bisnis - 16 Desember 2024