Penjadwalan Produksi Manufaktur: KPI, Tahapan, dan Metodenya

Penjadwalan produksi yang efisien sangat penting bagi perusahaan manufaktur yang ingin memenuhi permintaan pelanggan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan mempertahankan profitabilitas.

Seiring pertumbuhan bisnis, penjadwalan produksi memainkan peran penting dalam memastikan bahwa produksi berjalan lancar dengan mengoordinasikan ketersediaan bahan baku, penempatan tenaga kerja, dan waktu kerja mesin melalui urutan tugas dan proses yang diperlukan untuk membuat produk dalam jangka waktu tertentu.

Penjadwalan produksi adalah proses yang membantu organisasi mengatur waktu dan urutan tugas-tugas manufaktur dengan cara yang paling membantu mereka untuk memenuhi tujuan produksi sambil memaksimalkan efisiensi.

Proses ini melibatkan rencana terperinci yang mencakup alokasi sumber daya dan tenggat waktu untuk setiap tahap proses produksi.

Jadwal produksi mendukung produsen dalam memenuhi tujuan mereka tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas barang yang diinginkan.

Hal ini membantu bisnis meningkatkan produktivitasnya, mengurangi pemborosan, memaksimalkan sumber daya, dan pada akhirnya memenuhi kebutuhan pelanggan dan tujuan organisasinya.

Pengertian Penjadwalan Produksi

Penjadwalan produksi adalah jadwal yang membantu mengatur produksi. Tujuannya bukan hanya untuk memiliki jadwal seperti kalender; melainkan untuk memiliki alur kerja khusus untuk produksi yang memaksimalkan sumber daya yang tersedia dan efisiensi sambil memenuhi tujuan produksi.

Membuat jadwal produksi induk biasanya merupakan langkah pertama dari proses penjadwalan produksi.

Jadwal induk atau master schedule ini menguraikan tujuan keseluruhan dan memberikan kerangka kerja dasar untuk tugas-tugas individu dan bagaimana mereka harus diatur waktunya dan diurutkan.

Jadwal ini juga memperhitungkan pertimbangan bisnis seperti permintaan pelanggan, tingkat persediaan, persediaan yang tersedia, kapasitas produksi, dan biaya.

Dari sana, jadwal induk dapat dipecah menjadi jadwal produksi yang lebih rinci yang memungkinkan setiap departemen yang terlibat dalam proses produksi untuk memahami apa yang perlu dilakukan agar tujuannya dapat dipenuhi tepat waktu dan sesuai anggaran, dan sumber daya apa yang mereka perlukan untuk mewujudkannya.

Namun jadwal produksi yang baik tidaklah kaku. Jika ada sesuatu yang berubah di sepanjang jalan – lonjakan atau penurunan permintaan, gangguan dalam rantai pasokan, kekurangan tenaga kerja – jadwal produksi harus dapat disesuaikan dengan cara yang meminimalkan gangguan pada proses produksi secara keseluruhan.

Baca juga: 15 Cara Menghemat Biaya Produksi dalam Manufaktur

Mengapa Penjadwalan Produksi dalam Bisnis Manufaktur itu Penting?

Tanpa jadwal produksi, memastikan bahwa proses produksi diselesaikan secara efisien dan tepat waktu akan menjadi sulit.

Hal itu mungkin berhasil untuk proyek-proyek berisiko rendah yang bersifat eksperimental atau eksplorasi, tetapi manufaktur membutuhkan biaya yang cukup besar di muka sehingga risikonya terlalu besar untuk dilanjutkan tanpa jadwal produksi.

Tanpa jadwal produksi, dan Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah Anda melewatkan tenggat waktu, menyalahgunakan sumber daya, menghabiskan lebih banyak daripada yang seharusnya untuk alat atau tenaga kerja, atau membuat produk yang di bawah standar yang dapat Anda buat jika Anda memiliki jadwal produksi.

5 Manfaat Penjadwalan Produksi

Manajemen sumber daya yang lebih baik, efisiensi yang lebih tinggi, jaminan yang lebih besar untuk mencapai tujuan bisnis – ada banyak manfaat dari penjadwalan produksi. Berikut adalah lima di antaranya yang paling penting:

1. Perencanaan

Penjadwalan produksi berada di bawah payung besar “perencanaan”, jadi tentu saja sangat penting untuk merencanakan proses produksi.

Ini membantu bisnis memperkirakan secara akurat apa yang perlu diproduksi dan bahan serta tenaga kerja apa yang akan dibutuhkan, dan memastikan bahwa semua tugas berjalan dengan baik.

Ini juga membantu memastikan bahwa sumber daya digunakan dengan cara yang paling masuk akal, tanpa pemborosan dan tanpa kekurangan.

Penentuan prioritas juga mendapat manfaat dari penjadwalan produksi – ketika manajer melihat seluruh jadwal produksi yang telah disusun, mereka akan lebih mampu melihat apakah kebutuhan yang paling mendesak dan penting mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.

Baca juga: Laporan Harga Pokok Produksi: Contoh dan Cara Membuatnya

2. Penjadwalan

Selain dasar-dasar penjadwalan – membantu organisasi mengembangkan jadwal dan menetapkan tenggat waktu untuk proses produksi – penjadwalan produksi menunjukkan alasan yang mendasari organisasi membuat jadwal tersebut.

Dengan adanya jadwal, produsen dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik pada saat yang paling dibutuhkan.

Hal ini juga membantu bisnis, terutama yang memiliki proses produksi yang kompleks, untuk berkoordinasi secara internal dan eksternal sehingga tidak ada tim yang mengalami kekurangan secara tiba-tiba.

3. Mencegah kehabisan stok

Jadwal produksi dapat membantu menjaga organisasi agar tidak mengalami kehabisan stok. Kehabisan stok didefinisikan sebagai kehabisan barang tertentu; dalam konteks ini, barang yang dibutuhkan untuk produksi.

Kehabisan stok dapat merugikan organisasi – jika terjadi kehabisan stok barang yang dihadapi konsumen, penjualan akan hilang.

Tetapi dengan kehabisan stok bahan yang dibutuhkan untuk produksi, biayanya adalah produksi dapat terhambat.

Dengan jadwal produksi, produsen dapat memperoleh wawasan dari tahap perencanaan dan forecasting, yang akan membantu mereka memahami berapa banyak inventaris yang perlu mereka miliki untuk memenuhi tujuan mereka.

Mereka juga akan dapat melakukan pemesanan ulang dan penyetokan ulang, termasuk “stok pengaman” untuk digunakan sebagai buffer, yang akan membantu menjaga proses produksi tetap berjalan tanpa celah.

Penjadwalan produksi juga biasanya memungkinkan pemantauan inventaris secara real-time, sehingga produsen dapat mengetahui potensi kehabisan stok sebelum hal itu terjadi dan menyesuaikannya.

4. Meningkatkan efisiensi

Dengan penjadwalan produksi, produsen mengetahui apa yang akan terjadi, sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mewujudkannya, dan kapan itu akan terjadi.

Mesin, bahan, tenaga kerja – penggunaan semua ini dimaksimalkan dengan jadwal produksi yang solid. Ada juga efisiensi tersembunyi, seperti meminimalkan waktu penyiapan dan pergantian peralatan.

5. Meningkatkan komunikasi

Penjadwalan produksi membantu membuat semua orang berada di halaman yang sama. Seluruh tim mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, yang mengarah pada kolaborasi yang lebih baik.

Pemantauan real time yang didukung oleh penjadwalan produksi membantu para manajer dengan cepat menemukan masalah apa pun yang mungkin timbul selama proses produksi, yang kemudian dapat dikomunikasikan secara efisien kepada anggota tim, termasuk pemberitahuan di antara anggota tim itu sendiri.

Dan transparansi yang diundang oleh penjadwalan produksi dapat meningkatkan kepercayaan dan komunikasi yang lebih kuat di antara semua pemangku kepentingan.

Baca juga: Cara Melakukan Optimasi Produksi dalam Manufaktur

5. Tahapan Penjadwalan Produksi dalam Bisnis Manufaktur

Setiap organisasi mendefinisikan tahapan penjadwalan produksi secara berbeda dan mungkin menggunakan terminologi yang berbeda dari yang ada di bawah ini.

Namun, tindakan penting yang dilakukan kurang lebih sama di seluruh sistem: perencanaan, perutean, penjadwalan, pengiriman, dan eksekusi.

1. Perencanaan

Sebagai tahap pertama dari proses penjadwalan produksi, perencanaan mencakup forecasting permintaan, menentukan cara terbaik untuk menggunakan sumber daya, memahami kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan, penganggaran, dan menilai risiko.

Seperti halnya perencanaan produksi sebagai sebuah disiplin ilmu, tahap ini sangat penting karena memberikan dasar untuk semua pekerjaan yang akan datang.

2. Routing

Pada tahap routing, organisasi mencari tahu bagaimana produk itu dihasilkan; dengan kata lain, apa rutenya.

Dari desain hingga pergerakan bahan hingga produk siap jual, tahap perutean menentukan urutan peristiwa yang terlibat dalam pembuatan, dengan tujuan untuk efisiensi dan mengurangi pemborosan.

Organisasi dapat mengembangkan lembar perutean – dokumen yang mencantumkan urutan yang diperlukan dalam pembuatan – yang dapat diadaptasi sesuai kebutuhan.

Baca juga: Mengetahui Ruang Lingkup Manajemen Produksi dan Contohnya

3. Penjadwalan

Setelah perutean dan urutan telah ditentukan, produsen dapat memulai bagian penjadwalan yang sebenarnya dari disiplin penjadwalan produksi yang lebih luas. Tanggal dan waktu mulai dan berakhir ditetapkan pada tahap ini.

4. Dispatching

Pikirkan dispatching sebagai bagian “bersiap” dari “bersedia, siap, mulai.” Ini adalah saat pesanan produksi dirilis ke anggota tim.

Pada tahap pengiriman, pekerjaan dari tahap-tahap sebelumnya mulai membuahkan hasil – jadwal mulai diterapkan, orang-orang yang melakukan pekerjaan mempelajari apa yang diperlukan dari mereka, dan anggota tim memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan akan tersedia setelah tiba waktunya untuk memulai produksi.

5. Eksekusi

Saatnya mulai. Pada tahap eksekusi, produksi yang sebenarnya dimulai. Bahan baku yang telah dirakit dan direncanakan untuk memulai perjalanan mereka melalui rute yang ditentukan pada tahap perutean.

Anggota tim memantau proses produksi untuk memastikan jadwal produksi ditaati, dan siap memecahkan masalah jika diperlukan.

Itu termasuk kontrol kualitas: Jika produk jadi tidak sesuai dengan harapan, anggota tim mungkin perlu mengevaluasi kembali proses produksi.

Baca juga: 8 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Manufaktur Terbaik

4 Metode Penjadwalan Produksi dalam Bisnis

Tidak ada satu pun metode yang “terbaik” untuk semua bisnis. Formula ajaib untuk satu produsen mungkin tidak cocok untuk produsen lain, karena solusi optimal akan bergantung pada kebutuhan organisasi dan keunggulan kompetitif, serta kondisi pasar.

Dan ini juga bukan situasi yang sekali jadi dan selesai – banyak produsen memilih dari berbagai proses penjadwalan produksi untuk memastikan mereka memenuhi tujuan mereka.

Berikut adalah empat metode penjadwalan produksi dalam bisnis manufaktur yang paling umum:

1. Infinite

Jadwal produksi infinite atau tak terbatas adalah jadwal yang prosesnya dijadwalkan tanpa batas waktu, tanpa tanggal akhir tertentu dan tanpa terikat pada permintaan tertentu.

Metode ini mengasumsikan bahwa akan ada pasokan yang stabil dari semua sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi produk.

Hal ini membuatnya praktis untuk perencanaan jangka panjang dari produk yang sudah mapan dan memiliki permintaan yang stabil.

Metode ini juga praktis dalam membantu produsen menentukan kapasitas; kestabilannya dapat membantu tim memperkirakan apa yang dibutuhkan untuk berkembang.

Namun, metode ini tidak terlalu fleksibel, sehingga produsen sering kali menggunakan penjadwalan produksi tak terbatas yang dikombinasikan dengan metode yang lebih responsif terhadap kebutuhan segera atau jangka pendek.

2. Terbatas

Berbeda dengan metode penjadwalan produksi tak terbatas, metode penjadwalan produksi terbatas bekerja dengan apa yang sebenarnya tersedia – bahan, peralatan, dan tenaga kerja waktu nyata yang dibutuhkan untuk membuat produk.

Hal ini membuatnya berguna saat memenuhi permintaan yang spesifik atau terbatas, dan sangat berguna saat ada gangguan pada proses produksi, karena dibuat berdasarkan apa yang tersedia saat ini.

Namun, kualitas waktu nyata itu juga yang membuatnya menantang: Jadwal produksi yang terbatas membutuhkan informasi yang akurat, terkini, dan terperinci tentang semua sumber daya.

3. Forward

Jadwal produksi maju dimulai dari tanggal mulai dan berjalan maju. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap langkah perutean proses terjadi sesegera mungkin berdasarkan ketersediaan sumber daya.

Tanggal langkah terakhir dari proses ditentukan oleh semua yang terjadi sebelumnya. Penjadwalan maju berguna ketika permintaan pelanggan stabil, tetapi berpotensi menyebabkan penumpukan jika ada penundaan atau perubahan dalam proses, karena tanggal akhir bukanlah faktor kritis dari jadwal produksi maju.

4. Backward

Jadwal produksi mundur berasal dari tanggal jatuh tempo pesanan dan bekerja mundur untuk mengetahui kapan produksi harus dimulai.

Tanggal langkah pertama proses ditentukan oleh tanggal akhir. Ketika tanggal pengiriman menjadi perhatian utama produsen, jadwal produksi mundur mungkin cocok, karena memprioritaskan penundaan dan penumpukan penundaan dan kemacetan untuk memenuhi tanggal akhir yang kritis.

Tetapi jadwal produksi mundur, seperti halnya jadwal produksi terbatas, membutuhkan informasi yang akurat, real-time, dan terperinci tentang apa yang terjadi dalam proses produksi.

Ada juga ruang gerak yang sangat kecil di sebagian besar jadwal produksi mundur.

Baca juga: Raw Material Inventory: Penjelasan Lengkap untuk Bisnis Manufaktur

4. Cara Mengoptimalkan Penjadwalan Produksid dalam Bisnis Manufaktur

Jika penjadwalan produksi dirancang untuk mengoptimalkan operasi, masuk akal jika Anda perlu mengoptimalkan penjadwalan produksi Anda.

Berikut adalah beberapa prinsip panduan untuk memastikan Anda melakukannya:

1. Pastikan Anda berkolaborasi

Pemasok dan pelanggan Anda seperti “alfa dan omega” dari penjadwalan produksi Anda.

Berkomunikasi dengan mereka di awal dan secara real time dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah sebelum menjadi masalah, mengurangi lead time, memicu ide-ide baru, dan menghasilkan jalur komunikasi yang berkelanjutan yang dapat membantu Anda tetap fleksibel saat penjadwalan produksi Anda berlangsung.

2. Gunakan prinsip-prinsip lean manufaturing

Prinsip-prinsip ini dirancang untuk memangkas pemborosan, meminimalkan biaya, serta meningkatkan efisiensi dan kualitas – visi yang tepat bagi para produsen untuk penjadwalan produksi mereka.

3. Gunakan tools otomatisasi yang relevan

Dengan mengotomatiskan beberapa bagian dari proses penjadwalan dan mengurangi potensi kesalahan manusia, memantau kemajuan, dan membuat laporan yang siap pakai, software akuntansi yang memiliki fitur manufacturing dapat meningkatkan proses produksi bisnis Anda.

Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dengan fitur produksi lengkap seperti Kledo yang bisa Anda coba gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini:

4. Selalu awasi data Anda

Jadwal produksi yang baik adalah jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini, dan data dapat menunjukkan bagaimana kebutuhan tersebut berubah sebelum narasi muncul.

Meninjau data produksi secara teratur, seperti waktu henti dan waktu siklus, dapat membantu Anda mengetahui ketidakefisienan lebih dini.

Baca juga: Mengetahui Apa Itu Assemble To Order (ATO) dalam Proses Manufaktur

KPI Penjadwalan Produksi

Key performance indicator (KPI) dapat membantu Anda mengetahui apakah jadwal produksi Anda berjalan dengan baik dan di mana saja yang perlu diperhatikan.

Seperti halnya semua KPI, KPI yang Anda pilih haruslah spesifik, terukur, dan bernilai dalam membantu Anda mencapai tujuan. Berikut adalah tujuh KPI yang sering digunakan:

• Pengiriman tepat waktu. Persentase pesanan yang dikirim pada tanggal yang dijanjikan dapat menjadi indikator yang jelas tentang apakah jadwal produksi berjalan dengan baik.
• Kinerja. Apakah barang yang Anda produksi sesuai dengan janji yang telah Anda buat kepada pelanggan Anda? Jika tidak, dengan cara apa yang perlu ditingkatkan? Mengukur kinerja menunjukkan apakah Anda memenuhi tujuan bisnis yang lebih luas.
• Cycle time. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk Anda dari awal hingga akhir? Jika metrik utama lainnya terpenuhi, waktu tunggu yang lebih pendek dapat menandakan efisiensi.
• Efisiensi produksi. Ini adalah rasio output aktual terhadap output yang diharapkan, dan dapat menunjukkan apakah organisasi memenuhi tujuannya.
• Penggunaan kapasitas. KPI ini mengukur berapa banyak kapasitas yang tersedia yang digunakan dalam produksi. Semakin tinggi penggunaan kapasitas, semakin tinggi efisiensi Anda.
• Lead time. Ini adalah ukuran jumlah waktu peralatan proses atau tenaga kerja tidak digunakan. Meminimalkan waktu henti akan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
• Pemborosan. KPI ini menentukan pemborosan yang tercipta dalam proses produksi Anda. Tingkat pemborosan yang lebih rendah menunjukkan jadwal produksi yang efisien dan mendukung tujuan keberlanjutan.

6 Faktor Utama yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penjadwalan Produksi

Sebagian besar faktor melibatkan meminimalkan penundaan, mengoptimalkan pemanfaatan, dan secara umum menjaga operasi tetap konsisten untuk ketersediaan sumber daya dan peramalan.

1. Manajemen crew

Produsen perlu memastikan bahwa mereka memiliki jumlah orang yang tepat untuk memenuhi pesanan produksi, tanpa pemborosan tenaga kerja dan tidak ada kekurangan tenaga kerja.

Tetapi manajemen kru juga mencakup keselamatan dan kepuasan kerja – yang sangat penting untuk mempertahankan personel.

2. Kapasitas

Jika Anda tidak memiliki kapasitas untuk memproduksi barang yang cukup untuk memenuhi target Anda, Anda harus memikirkan kembali penjadwalan produksi Anda.

Memperhitungkan kapasitas memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa Anda dapat memenuhi permintaan dengan sumber daya yang tersedia.

3. Bahan baku

Tanpa persediaan bahan baku yang benar, Anda tidak akan dapat memproduksi barang Anda.

Mempertimbangkan bahan baku sejak awal juga membantu Anda mendapatkannya dengan harga dan kualitas terbaik pada saat Anda membutuhkannya.

Baca juga: Siklus Akuntansi Bisnis Manufaktur dan Bedanya dengan Bisnis Lain

4. Peralatan pabrik

Ketersediaan peralatan, masalah keamanan, akuntansi untuk penanganan dan pergerakan material, penggunaan ruang – semua ini berdampak pada jadwal produksi.

5. Pemecahan masalah

Penjadwalan produksi itu rumit, namun perlu memiliki fleksibilitas untuk memperhitungkan gangguan.

Mempertimbangkan pemecahan masalah sebagai bagian penting dari penjadwalan produksi membantu Anda mengidentifikasi masalah sebelum masalah tersebut muncul dan dapat membantu Anda terus meningkatkan proses seiring dengan pengulangan jadwal.

6. Proses yang terdokumentasi

Memiliki pendekatan yang terdokumentasi untuk penjadwalan produksi memungkinkan organisasi untuk menstandarkan proses terlepas dari personelnya.

Hal ini membantu dalam pelatihan dan kontrol kualitas, serta membantu dalam pemecahan masalah di semua tahap. Dokumentasi juga merupakan kunci untuk mematuhi pedoman hukum dan peraturan.

Baca juga: Akuntansi Manufaktur: Arti, Siklus, dan Bedanya dengan Akuntansi Umum

Pada Intinya…

Penjadwalan produksi yang efektif merupakan tulang punggung keberhasilan bisnis manufaktur modern.

Dengan menerapkan kelima tahapan perencanaan, routing, penjadwalan, dispatching, hingga eksekusi secara sistematis, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi pemborosan, serta memastikan pengiriman tepat waktu kepada pelanggan.

Pemilihan metode yang tepat—baik infinite, terbatas, forward, maupun backward scheduling—harus disesuaikan dengan karakteristik bisnis dan kondisi pasar untuk mencapai hasil maksimal.

Untuk mendukung kompleksitas penjadwalan produksi yang efisien, software akuntansi dengan fitur manufaktur seperti Kledo menjadi solusi yang tepat.

Platform ini mengintegrasikan perencanaan produksi, manajemen inventori, tracking biaya produksi, dan pelaporan real-time dalam satu sistem terpadu.

Dengan fitur otomatisasi yang mengurangi kesalahan manual dan memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh proses produksi, Kledo membantu bisnis manufaktur mencapai efisiensi optimal.

Permudah penjadwalan produksi Anda dengan mencoba Kledo gratis selama 14 melalui tautan ini dan rasakan kemudahan mengelola operasional manufaktur yang lebih terstruktur dan menguntungkan.