Akuntansi Perhotelan: Tantangan dan Hal yang Harus Diperhatikan

Industri perhotelan adalah sektor bisnis yang berkembang pesat di dunia. Sistem akuntansi yang terorganisir dengan baik adalah persyaratan penting untuk bisnis apa pun dan termasuk dalam industri perhotelan.

Akuntansi sangat penting bagi industri perhotelan karena memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang status keuangan bisnis.

Dengan menggunakan pelaporan aktivitas keuangan secara real time, Anda secara teratur diperbarui tentang apa yang terjadi dengan bisnis Anda.

Ini berarti Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan mencapai hasil yang lebih besar. Ini juga menawarkan kemudahan penanganan karena pemeliharaan catatan yang tepat akan menghemat banyak waktu dan tenaga.

Sayangnya, akuntansi dalam industri perhotelan dan ada berbagai tantangan yang harus Anda ketahui saat mengelola proses akuntansi untuk bisnis hotel.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa berbagai tantangan dalam akuntansi perhotelan dan juga hal yang harus Anda perhatikan saat menanngani akuntansi perhotelan.

Aspek Unik dari Akuntansi Perhotelan

Akuntansi perhotelan memiliki beberapa kebiasaan. Berikut adalah beberapa aspek berbeda dari akuntansi perhotelan yang tidak akan Anda temukan di banyak jenis bisnis lainnya.

Audit malam hari

Sebagai bisnis 24/7, audit malam sangat penting untuk kelancaran transisi sehari-hari.

Audit malam dimulai dengan daftar periksa audit malam – tugas rutin yang harus diselesaikan setiap hari.

Tugas night auditor adalah memastikan angka-angka untuk hari itu sesuai dengan apa yang diharapkan.

Setiap malam, night auditor mencetak laporan tentang neraca percobaan, pencatatan pembukuan bisnis (pemesanan hotel di masa depan), kamar kompensasi, deskripsi terperinci tentang pendapatan kamar, pajak, pembayaran kartu kredit, dan pembayaran tunai & kredit.

Kemudian mereka menyiapkan angka-angka untuk ditinjau oleh akuntan nanti.

Mereka juga akan meninjau laporan harian dan mengoperasikan meja depan dengan memeriksa tamu masuk dan keluar pada malam hari.

Pada akhir audit malam, audit mengedarkan routing pack elektronik atau kertas yang harus mendapatkan persetujuan dari semua kepala departemen dan General Manager.

Ini sering diperlukan sebagai bagian dari audit hotel dengan jaringan hotel besar.

Baca juga: Anggaran Neraca: Pengertian dan Cara Membuatnya

Biaya kamar yang bervariasi

Banyak faktor yang dapat membuat tarif kamar bervariasi – termasuk akhir pekan, hari libur, musim tertentu, dan pada saat hotel mendekati kapasitas maksimum.

Tingkat okupansi (rasio kamar yang dipesan dengan total kamar yang tersedia) secara signifikan mempengaruhi tarif hotel.

Tarif dapat bervariasi berdasarkan apakah hotel hampir penuh. Ketika mendekati kapasitas, tarif lebih tinggi karena kamar langka dan permintaan tinggi.

Faktor lain yang memengaruhi tingkat okupansi dan biaya kamar, adalah musim.

Musim tertentu di properti yang berbeda akan memiliki periode yang lebih sibuk yang akan menaikkan biaya.

Ada juga biaya kamar tambahan (disebut “insidental”) yang dapat dikenakan biaya kepada tamu, seperti penggunaan telepon, kerusakan kamar, barang yang hilang dari kamar, makanan & minuman, dan layanan dry cleaning.

Biaya yang bervariasi tergantung pada hotel dan layanan yang mereka tawarkan.

Dengan kata lain, setiap hotel menawarkan hal yang berbeda dan ada dalam kategori yang berbeda (seperti hotel menginap atau extended stay).

Sebagai contoh:

Extended stay cenderung lebih murah karena tamu menginap untuk waktu yang lebih lama.

Mereka juga cenderung menawarkan fasilitas seolah-olah mereka berada di apartemen, seperti dapur dan aksesori terkait.

Hotel semalam lebih mahal karena memiliki perputaran tamu yang tinggi – mereka hanya tinggal selama satu atau dua malam.

Beberapa menawarkan sarapan dan layanan kamar, tetapi yang terakhir cenderung dikenakan biaya.

Kontrak vendor

Kontrak vendor mendukung operasi hotel – dan hotel tidak dapat beroperasi tanpa vendor.

Sebagian besar hotel memiliki kontrak vendor, dan vendor-vendor ini biasanya memberikan tarif khusus selama mereka memiliki sejumlah kamar yang dipesan setiap bulan.

Kebutuhan vendor bervariasi, dan hotel biasanya bersedia memenuhi kebutuhan setiap vendor untuk mendapatkan dan mempertahankan bisnis mereka.

Hotel cenderung memiliki vendor untuk alkohol, makanan & minuman, transportasi, perlengkapan tamu, dan banyak lagi.

Vendor mana pun yang dimiliki hotel, sangat penting bagi mereka untuk mengikuti budaya perusahaan, SOP, dan pedoman hotel.

Baca juga: Fraud Akuntansi: Jenis dan Cara Meminimalisirnya

Berbagai aliran pendapatan & departemen

Biasanya, ada beberapa aliran pendapatan atau revenue stream yang terlibat dengan setiap hotel. Beberapa dari mereka memiliki laporan laba rugi yang berbeda, dan perlu dipertanggungjawabkan.

Beberapa dari operasi ini hanya untuk tamu, seperti sebagian besar fasilitas di properti: kolam renang, binatu, dan sebagainya.

Operasi lainnya tersedia untuk umum: restoran, layanan bar, ruang yang disewakan untuk rapat, katering acara di luar, dll.

Setiap departemen dapat menghasilkan pendapatan yang signifikan bagi hotel.

Berbagai aliran pendapatan memungkinkan hotel untuk menghasilkan lebih banyak uang dan lebih baik untuk kesehatan bisnis – karena mereka dapat menawarkan lebih dari sekadar kamar.

Namun, hanya karena itu adalah “aliran pendapatan” tidak berarti itu menguntungkan. Beberapa “aliran pendapatan” hanya berfungsi sebagai amenitas bagi para tamu.

Untuk melacaknya, sering kali, ada laporan laba rugi yang berbeda untuk setiap departemen (seperti layanan kamar, resepsionis, atau restoran).

Selain itu, pengeluaran sering kali dibagi atau dibagi antar departemen atau properti.

Baca juga: Manajemen Koperasi: Pengertian, Aspek, dan Prosesnya

Peran Penting dalam Akuntansi Perhotelan

Di bawah ini adalah 5 peran penting dalam akuntansi hotel yang digabungkan untuk menjaga keuangan hotel tetap sehat dan operasi berjalan lancar.

Pelaporan keuangan

Pelaporan keuangan adalah salah satu tugas terpenting yang harus dilakukan seorang akuntan setiap bulan.

Setiap mitra atau pemilik hotel tertentu mencari laporan keuangan di awal setiap bulan. Sering kali, mereka tidak mendapatkannya cukup awal.

Siapa pun yang berinvestasi di hotel akan ingin melihat laporan ini dan bagaimana kesehatan kuangan hotel pada bulan itu, terutama karena industri ini tidak dapat diprediksi dan terus berubah.

Laporan yang harus dijalankan adalah neraca, laporan laba rugi, arus kas, perbandingan antara tahun berjalan vs tahun sebelumnya, dan pendapatan aktual versus anggaran.

Laporan-laporan ini sangat penting dalam menentukan bagaimana kinerja hotel. Mereka dapat digunakan untuk model keuangan untuk membantu eksekutif membuat keputusan dan proyeksi di masa depan.

Manajemen anggaran

Anggaran sangat penting untuk kesuksesan hotel. Dan musim anggaran adalah waktu yang kritis bagi pelaku bisnis perhotelan.

Seringkali, persiapan anggaran dimulai pada bulan Agustus dan anggaran menjadi final pada bulan November.

Banyak riset pasar yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyeksi pendapatan dan pengeluaran. Tren pasar dan data historis adalah sumber yang sangat baik jika tersedia untuk akuntan hotel.

Dengan begitu banyak faktor yang berbeda untuk dipertimbangkan, bisa jadi sulit untuk membuat anggaran.

Satu bulan bisa saja terjadi bencana, menyebabkan okupansi meningkat karena keadaan yang tidak terduga.

Dan bulan lainnya bisa jadi sepi seperti biasanya, menyebabkan makanan menjadi terlalu banyak.

Pandemi COVID-19, misalnya, adalah sesuatu yang tidak pernah dilihat oleh industri hotel.

Dalam semalam, semua anggaran yang telah mereka siapkan harus diubah. Mereka membutuhkan fleksibilitas dalam hal pendapatan dan menekan pengeluaran.

Cara terbaik untuk membuat anggaran untuk hotel adalah dengan tetap menggunakan persentase tertentu dari pendapatan untuk pengeluaran dan mencoba untuk tetap berada dalam kisaran itu – daripada tetap menggunakan angka-angka konkret.

Baca juga: Tips Pembukuan Restoran dan Strategi yang Harus Anda Perhatikan

Pemrosesan penggajian

Untuk pemrosesan penggajian, penting bahwa semua waktu kerja dimasukkan untuk setiap karyawan.

Akuntan harus memastikan bahwa setiap departemen dimasukkan dan setiap manajer telah menandatangani lembar waktu karyawan.

Ada banyak software pemrosesan penggajian yang berbeda, dan hotel dapat memilih program mana yang akan mereka gunakan untuk memproses penggajian mereka.

Solusi terbaik yang bisa Anda pilih adalah memilih software payroll dan HR yang memiliki fitur pencatatan shift, penghitungan lembur, manajemen cuti, dan proses payroll yang terintegrasi dengan data kehadiran karyawan.

Salah satu software payroll yang bisa Anda pilih adalah Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.

Pelacakan pengeluaran

Bagian dari pelacakan pengeluaran adalah memastikan setiap departemen tetap dalam jumlah uang tertentu. Ini adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi seorang akuntan.

Barang-barang tertentu – seperti produk kebersihan, deterjen, dan perlengkapan kebersihan – dapat habis lebih cepat dari yang diharapkan. Ini harus dipesan secepat mungkin.

Singkatnya, beberapa area sulit untuk dijaga dalam jangkauan.

Akuntan harus berkomunikasi dengan setiap departemen dan memberi tahu mereka di mana mereka berdiri dengan pengeluaran sering kali menantang dan memakan waktu karena berbagai alasan.

Misalnya, Anda bisa menetapkan aturan untuk meminta siapapun mendapatkan persetujuan sebelum mereka memesan apa pun. Tetapi tidak selalu terjadi seperti itu karena kebutuhannya mungkin mendesak.

Dengan begitu banyak departemen, mungkin sulit untuk mengontrol pengeluaran.

Audit keuangan

Mengaudit keuangan dan membandingkan pendapatan aktual versus anggaran sangat penting bagi akuntan mana pun, terutama akuntan hotel.

Ini adalah cara yang bagus untuk menentukan seluk beluk keuangan hotel, memastikan setiap departemen tidak menghabiskan terlalu banyak uang. Dan jika mereka, mereka perlu mencari tahu mengapa.

Menjadi akrab dengan setiap kategori dan pembelian sangat penting bagi akuntan untuk bekerja dengan sukses.

Seseorang harus dapat bertanya kepada akuntan mengapa pengeluaran tertentu mungkin lebih tinggi dari yang diantisipasi, dan akuntan harus memiliki jawabannya.

Ada banyak kategori umum yang harus diketahui akuntan, termasuk biaya kamar, pemeliharaan, utilitas, makanan dan minuman, G&A, pendapatan, biaya waralaba, dan lain-lain.

Setiap kategori perlu dianalisis setiap bulan, dan seorang akuntan harus mencari tahu apa yang harus atau tidak boleh berubah untuk bulan depan.

Audit keuangan hotel harus mengikuti prinsip-prinsip PABU- dan merupakan praktik yang baik untuk melakukan audit triwulanan untuk memastikan hotel selalu patuh.

Baca juga: Tips Sukses Bisnis Batik dan Cara Pemasarannya

5 Tantangan Umum dalam Akuntansi Perhotelan

Meskipun ada berbagai macam kendala bagi akuntan hotel, kamisudah merangku beberapa tantang terbesar yang kami lihat sebagai penyedia layanan software akuntansi untuk perhotelan.

Berikut adalah beberapa diantaranya:

1. Menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memproses faktur

Menurut data plateiq.com, memproses faktur secara manual dapat menghabiskan biaya antara $12 dan $30 masing-masing.

Apa yang membuat ini lebih buruk?

Hotel menerima banyak faktur, terutama karena ada begitu banyak departemen dan bagian yang bergerak di hotel.

Misalnya, ada perlengkapan kebersihan untuk tata graha, makanan dan minuman untuk restoran, fasilitas yang perlu ditempatkan di kamar, dan semua utilitas.

Harus memasukkan faktur adalah tugas yang memakan waktu karena setiap departemen yang relevan harus menyetujui setiap faktur untuk memastikan bahwa faktur tersebut benar dan jumlah yang tepat telah diterima.

Selain itu, harus melacak manajemen departemen tertentu itu sulit dan memakan waktu, yang dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran faktur.

2. Kesulitan melacak perubahan harga untuk item tertentu

Ada berbagai vendor yang berbeda yang dapat dipesan produknya – dan setiap vendor mengubah harganya setidaknya 2 kali dalam setahun.

Ini bisa menjadi tantangan yang signifikan untuk terus memantau vendor dan perubahan harganya, belum lagi membandingkan biaya ini di seluruh properti.

Ketika perubahan harga tidak dilacak dengan benar, margin keuntungan yang menyusut bisa luput dari pantauan.

Sebagian besar hotel waralaba mewajibkan untuk tetap menggunakan vendor tertentu untuk mendapatkan barang “bermerek”, membuat pilihan vendor menjadi tipis.

Dan terkadang, sulit untuk membandingkan item tertentu karena tidak persis apel dengan apel sepanjang waktu.

Baca juga: Buku Hutang dalam Akuntansi dan Cara Membuatnya di Excel

3. Audit manual menghabiskan terlalu banyak waktu

Audit bisa menjadi salah satu hal yang paling memakan waktu karena auditor selalu mencari informasi tahun-tahun sebelumnya.

Terkadang, informasi ini sulit dilacak, terutama jika dokumen penting semuanya dalam format kertas.

Ketika waralaba melakukan audit pajak, hotel harus bisa menunjukan dokumen fisik beberapa tahun tertentu. Ini menghabiskan terlalu banyak jam kerja hanya untuk menggali dokumen lama.

4. Kehilangan jumlah keuntungan yang tidak diketahui karena human error

Ketika data untuk faktur dimasukkan secara manual, ada banyak ruang untuk kesalahan.

Faktanya, laporan menunjukkan bahwa entri data manual menyebabkan 3,6% pencatan faktur mengalami kesalahan.

Dan terkadang, angka-angka yang dimasukkan secara manual ke dalam pencatatan akuntansi tidak akurat.

Selain itu, banyak hotel tidak menggunakan softwaqre akutnasni – dan di situlah entri manual masuk, menyebabkan kesalahan pada gilirannya.

Banyak hotel dengan restoran memiliki 3 sistem atau lebih – yang bisa jadi terlalu banyak untuk dikelola.

Dan ketika ada sistem besar dengan entri data manual yang terlibat, setiap kesalahan bisa terjadi dan ini bisa sangat mahal.

Baca juga: Ingin Cari Software Akuntansi Hotel? Perhatikan Fitur Ini

5. Kualitas ekspor yang buruk dari software akuntansi hotel mereka

Ketika tumpukan teknologi hotel tidak bekerja bersama, itu dibuat melalui tenaga kerja manual, yang menyebabkan biaya tambahan dalam upah dan kesalahan.

Sayangnya, beberapa hotel memiliki software yang tidak terintegrasi dengan perangkat lunak lain.

Dan seperti yang disebutkan sebelumnya, beberapa hotel memiliki lebih dari satu sistem operasi karena mereka tidak menggunakan software yang dapat melakukan semuanya, dan biasanya mereka menggunakan software akuntansi berbasis desktop.

Hal ini menyebabkan lebih banyak entri data manual – yang menyebabkan kesalahan dan ketidakakuratan dengan penjualan.

Untuk meminimalisir hal ini, pemilik hotel bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terintegrasi dengan berbagai proses dalam operasional bisnis seperti POS, HR, dan juga proses pencatatan kehadiran karyawan. Dan salah satu software yang bisa Anda gunakan adalah Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang memiliki fitur integrasi ke sistem POS, sampai software HR dan absensi karyawan.

JIka Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat

Kesimpulan

Dalam industri perhotelan, akuntansi memiliki peran sangat penting untuk memastikan bisnis Anda berkembang sekaligus mengontrol dan mengetahui pendapatan dan pengeluaran dari hotel Anda.

Akuntansi perhotelan memang memiliki keunikan tersendiri dibandingkan dengan bisnis lainnya. Oleh sebab itu, Anda harus memastikan seluruh sistem pembukuan dalam bisnis Anda bisa menangani kebutuhan hotel Anda.