Akuntansi Proyek: Pengertian, Prinsip, Manfaat, dan Bedanya dengan Akuntansi Standar

Akuntansi proyek atau project accounting adalah salah satu jenis akuntansi yang digunakan organisasi saat meluncurkan proyek khusus.

Jenis akuntansi ini berbeda dengan akuntansi umum dalam penggunaan umum dan cara Anda mencatat pengeluaran dan pendapatan.

Mempelajarinya dapat memungkinkan Anda untuk menggunakan prinsip-prinsipnya saat mengerjakan berbagai proyek.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan akuntansi proyek, menjelaskan mengapa akuntansi proyek itu penting, menjelaskan berbagai prinsipnya, dan memberikan daftar perbedaan antara akuntansi standar dan akuntansi proyek.

Apa itu Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek atau project accounting mengacu pada semua elemen yang terkait dengan transaksi keuangan dalam sebuah proyek.

Ini mencakup segala sesuatu mulai dari biaya proyek, penagihan, dan pendapatan. Manajer proyek dan akuntan menggunakan project accounting saat melaksanakan tugas keuangan pada proyek.

Manajemen menerima laporan rutin tentang kemajuan dan apakah akuntansi proyek berhasil atau tidak.

Penggunaan akuntansi proyek sangat penting dalam mengelola anggaran proyek; manajer proyek menggunakannya untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang biaya langsung, biaya overhead, dan pendapatan proyek.

Manajer proyek tidak hanya memantau jadwal dan ruang lingkup proyek, mereka juga melacak transaksi keuangan ini untuk memastikan mereka sesuai anggaran dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan.

Untuk melakukan hal ini, rencana project accounting harus dibuat selama fase perencanaan proyek.

Rencana tersebut menguraikan semua biaya dan menjadwalkan bagaimana memantau dan melacak biaya tersebut selama pelaksanaan proyek, termasuk uang yang dihabiskan untuk sumber daya seperti tim proyek, peralatan, dan lainnya.

Saat membuat rencana proyek, Anda memerlukan alat manajemen proyek untuk mengatur biaya yang terkait dengan pengiriman produk atau layanan tepat waktu dan sesuai anggaran.

Baca juga: Berbagai Metode Analisis Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Bagaimana Cara Kerja Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek bekerja dengan membuat rencana terperinci tentang biaya proyek Anda dan mengelolanya selama pelaksanaan proyek untuk memastikan Anda sesuai anggaran.

Hal ini dilakukan dengan memantau biaya proyek dan melacak perbedaan antara biaya yang direncanakan dan biaya aktual.

Dokumentasi diperlukan untuk mencatat biaya proyek yang dikeluarkan selama proyek berlangsung.

Seperti yang telah disebutkan, melacak biaya dan pendapatan aktual proyek membantu membandingkannya dengan biaya yang telah Anda tetapkan dalam rencana, tetapi Anda juga akan melihat biaya berbasis masa depan dari jadwal pengiriman yang dikontrak dan tanggal penyelesaian.

Project accounting termasuk mendokumentasikan tanggal perjanjian hukum yang ditandatangani dengan pelanggan, melacak pendapatan yang diperoleh dari perjanjian penjualan, dan mengidentifikasi biaya yang terkait dengan setiap fase proyek.

Singkatnya, akuntansi proyek mengikuti uang dari rencana proyek hingga eksekusi dengan dokumentasi terperinci dan penyesuaian untuk membantu Anda tetap berpegang pada anggaran.

Baca juga: Memahami Perbedaan Kas dan Akrual dalam Metode Akuntansi

Prinsip Dasar Akuntansi Proyek

Akuntansi proyek memiliki banyak prinsip dasar yang sama dengan akuntansi dasar umum, tetapi prinsip-prinsip tersebut disesuaikan agar sesuai dengan ruang lingkup akuntansi proyek yang terbatas.

Berikut adalah daftar prinsip-prinsip yang mengatur project accounting:

Prinsip biaya

Prinsip biaya menyatakan bahwa Anda mencatat biaya proyek pada nilai aslinya daripada memperkirakan nilai pasarnya.

Sebagai contoh, jika Anda membeli sebuah mesin seharga 1.000.0000, namun nilai pasarnya adalah 2.000.000, Anda tetap mencatat biayanya sebagai 1.000.0000.

Prinsip pencocokan

Prinsip pencocokan menyatakan bahwa Anda dapat membebankan biaya yang terjadi selama proses produksi ke periode saat tim Anda mengeluarkan biaya tersebut.

Oleh karena itu, pendapatan dan pengeluaran sesuai dengan biaya dan aktivitas yang sesuai dari waktu ke waktu.

Baca juga: 10 Skandal Akuntansi Terbesar yang Pernah Terjadi di Dunia

Prinsip konsolidasi

Berdasarkan prinsip ini, manajer dapat mengelompokkan pekerjaan terkait yang dilakukan pada sebuah proyek dari waktu ke waktu untuk membuat biaya keseluruhan proyek menjadi konsisten.

Anda dapat melakukan ini dengan mengikuti proses sistematis untuk menentukan pendapatan dan biaya dan bekerja sama dengan pihak lain untuk mengkonsolidasikan aktivitas keuangan proyek ke dalam satu akun.

Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Prinsip pengungkapan penuh

Prinsip pengungkapan penuh mengharuskan Anda untuk mencatat semua peristiwa penting dalam laporan keuangan.

Hal ini memungkinkan peningkatan transparansi, yang dapat mengarah pada akuntabilitas yang lebih baik di antara para pemangku kepentingan proyek.

Prinsip kehati-hatian

Prinsip kehati-hatian menyatakan bahwa Anda menentukan jumlah pendapatan dan biaya menggunakan perkiraan terbaik tim manajemen tentang berapa banyak pendapatan atau biaya yang sebenarnya dapat terjadi untuk suatu proyek.

Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal

Prinsip pertanggungjawaban

Prinsip pertanggungjawaban mengharuskan Anda untuk mengakui semua biaya yang terkait dengan kewajiban proyek di masa depan, yang meliputi denda kontrak dan ganti rugi yang dilikuidasi, yang merupakan biaya yang terkait dengan pelanggaran kontrak.

Prinsip kontrol

Prinsip kontrol menyatakan bahwa Anda menggunakan prosedur dan proses untuk memastikan regulasi dalam pemantauan aktivitas keuangan.

Prinsip kontrol memungkinkan manajer untuk melacak kinerja aktual proyek secara akurat setelah mereka melakukan penyesuaian untuk kejadian yang tidak berulang.

Baca juga: Activity Based Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Penerapannya di Bisnis

Prinsip alokasi sumber daya

Prinsip alokasi sumber daya menyatakan bahwa Anda dapat mengalokasikan sumber daya ke beberapa proyek.

Ini berarti bahwa manajer dapat mengalokasikan jumlah sumber daya yang sama untuk proyek yang berbeda, tergantung pada manfaat dan risiko keuangan mereka, tanpa harus mengalokasikan uang lagi dalam periode waktu berikutnya.

Baca juga: Akuntansi Nonprofit: Pengertian Lengkap dan Bedanya dengan Akuntansi Komersial

Manfaat Akuntansi Proyek

Berikut adalah beberapa manfaat utama penggunaan akuntansi proyek:

Memberikan kepatuhan terhadap anggaran

Menggunakan praktik akuntansi formal untuk melacak jumlah sumber daya yang dibutuhkan sebuah proyek dapat memastikan bahwa manajer proyek tetap berada dalam anggaran yang telah disetujui.

Satu departemen dapat membagi dana di antara beberapa proyek, sehingga tetap sesuai anggaran memastikan bahwa departemen tersebut memiliki dana untuk melanjutkan operasi bisnis reguler.

Manajer proyek dapat melakukan tinjauan akuntansi secara teratur pada setiap fase proyek untuk menilai apakah anggaran sudah mencukupi.

Mengdentifikasi langkah-langkah penghematan biaya

Akuntansi biaya yang menyeluruh juga dapat membantu manajer proyek mengidentifikasi area di mana mereka dapat menghemat biaya selama proses manajemen proyek.

Seringkali, perusahaan dan departemen meluncurkan proyek serupa dari tahun ke tahun, sehingga pembelajaran dari setiap proyek dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam jangka panjang.

Sebagai contoh, manajer proyek untuk tim pengembangan perangkat lunak dapat mengidentifikasi beberapa area di mana tim dapat menghemat uang selama produksi program baru.

Dengan membagikan informasi ini kepada tim kepemimpinan perusahaan, manajer proyek dapat membantu perusahaan menghemat uang untuk proyek berikutnya.

Membangun hubungan klien yang lebih baik

Akuntansi proyek dapat sangat membantu ketika perusahaan menyelesaikan proyek untuk klien tertentu.

Misalnya, dewan direksi rumah sakit mungkin mengontrak firma arsitektur untuk mendesain bangsal untuk rumah sakit.

Karena klien membayar untuk keseluruhan proyek, penting bagi tim akuntansi proyek untuk secara akurat memprediksi biaya setiap fase desain. Pencatatan yang akurat ini dapat membangun kepercayaan klien pada manajer proyek.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya

Metode Pengakuan Pendapatan Akuntansi Proyek

Pengakuan pendapatan dalam project accounting didasarkan pada kapan klien harus membayar, apakah di muka, di tengah proyek, atau ketika hasil akhir selesai. Pengakuan pendapatan hanya menghitung pendapatan setelah uang diperoleh. Ada beberapa metode pengakuan pendapatan akuntansi proyek, yang paling umum tercantum di bawah ini.

Dasar penjualan

Metode ini mengakui pendapatan setelah penjualan dilakukan. Artinya, pada saat pembelian, Anda mengakui pendapatan Anda.

Ini dapat dilakukan dengan kas atau kredit pada saat pengiriman barang atau jasa. Hal ini biasa dilakukan di toko ritel, namun juga dapat diterapkan pada hasil proyek.

Cicilan

Rencana cicilan tidak asing lagi bagi siapa pun yang memiliki hipotek atau telah membeli mesin besar dan membayarnya selama periode waktu tertentu.

Ada risiko yang terlibat karena tidak ada kepastian bahwa pembayaran akan dikirimkan secara teratur.

Metode ini berarti Anda mengakui pendapatan saat pendapatan tersebut dikirimkan sebagai persentase dari total pendapatan. Ini bisa terjadi dalam jangka waktu beberapa bulan atau bahkan beberapa tahun.

Persentase penyelesaian

Metode ini sering digunakan untuk proyek-proyek besar atau jangka panjang.

Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui pendapatan berdasarkan tonggak pencapaian yang mengindikasikan kemajuan proyek.

Kontrak untuk metode ini dirinci untuk memperjelas kapan pengakuan pendapatan terjadi.

Hal ini memungkinkan Anda untuk mengakui pendapatan saat pendapatan tersebut masuk daripada menunggu sampai akhir proyek yang panjang.

Baca juga: Tertarik Jadi Akuntan? Yuk, Kenali Jobdesk Akuntan Berikut Ini

Kontrak Selesai

Di sini, Anda menyadari pendapatan setelah semuanya telah dikirimkan dan pemangku kepentingan atau klien puas.

Hal ini banyak ditemukan pada proyek jangka pendek atau ketika ada perpanjangan garansi.

Metode ini juga dapat menjadi metode default ketika metode lain, seperti metode persentase penyelesaian, gagal karena kurangnya kejelasan.

Cost recoverability

Ketika Anda tidak dapat memperkirakan biaya barang dan jasa dalam kontrak, ini disebut dengan cost recoverability.

Pendekatan yang lebih konservatif terhadap pengakuan pendapatan hanya dapat dilakukan setelah Anda menutup semua biaya yang terkait dengan proyek.

Perbandingan Akuntansi Proyek dengan Akuntansi Umum

Ada banyak kesamaan antara akuntansi proyek dan akuntansi umum, tetapi ada juga beberapa perbedaan utama.

Bagian berikut membandingkan bagaimana akuntan mencatat pendapatan dan pengeluaran untuk proyek dan perusahaan:

Penggunaan

Anda dapat menggunakan akuntansi umum untuk berbagai jenis aktivitas bisnis, seperti saat mengajukan pengembalian pajak, mencatat pengeluaran, dan membuat laporan keuangan.

Namun, Anda hanya menggunakan akuntansi proyek saat mengerjakan proyek yang berhubungan dengan bisnis, seperti proyek konstruksi, yang memiliki tanggal awal dan akhir yang jelas.

Misalnya, Anda dapat menggunakan akuntansi proyek saat mengajukan pengembalian pajak, mencatat pengeluaran, dan membuat laporan keuangan untuk proyek-proyek khusus, tetapi tidak untuk aktivitas yang merupakan bisnis reguler perusahaan.

Baca juga: 4 Tips Membuka Jasa Layanan Akuntansi, Berani Coba?

Cakupan

Akuntansi umum memiliki cakupan yang jauh lebih luas daripada akuntansi proyek.

Untuk tujuan hukum, tim akuntansi perusahaan melacak setiap pengeluaran dan keuntungan yang diperoleh perusahaan, bersama dengan berbagai metrik lainnya.

Laporan mereka memberikan laporan yang komprehensif tentang pendapatan dan kebiasaan pengeluaran perusahaan.

Akuntansi proyek berfokus pada aktivitas yang termasuk dalam proyek tertentu. Meskipun beberapa proyek mungkin berbagi sumber daya atau jam kerja, masing-masing memiliki laporan akuntansi sendiri.

Pencatatan pendapatan dan pengeluaran

Sistem akuntansi umum mengidentifikasi pengeluaran yang telah terjadi di masa lalu, sedangkan akuntansi proyek menyediakan cara untuk melacak biaya bisnis untuk aktivitas di masa depan berdasarkan perkiraan saat ini.

Perbedaan utama antara akuntansi perusahaan dan akuntansi proyek adalah ketika bisnis mengakui biaya.

Dalam sistem perusahaan, bisnis mencatat biaya ketika terjadi atau ketika perusahaan mengeluarkan biaya dalam jumlah besar untuk lebih mencerminkan kinerja yang sebenarnya.

Sebaliknya, sistem berbasis proyek mencatat biaya sehingga berkorelasi dengan waktu kejadian, seperti fase kerja atau tonggak utama.

Periode pencatatan

Dalam akuntansi umum, Anda menggunakan tahun fiskal sebagai tanggal awal dan akhir laporan.

Satu tahun fiskal adalah satu tahun. Misalnya, jika Anda memulai tahun fiskal pada 1 Februari, tahun fiskal berakhir pada 31 Januari tahun berikutnya.

Saat menggunakan akuntansi proyek, Anda membuat laporan berdasarkan tanggal mulai dan berakhirnya proyek tertentu.

Misalnya, jika sebuah proyek dimulai pada Januari 2022 dan berakhir pada Maret 2023, Anda membuat laporan keuangan untuk seluruh periode tersebut.

Proyek yang berbeda mungkin memiliki cakupan proyek yang berbeda-beda, sehingga mereka juga mungkin memiliki periode pencatatan yang unik.

Baca juga: Cara Menjadi Accounting Manager dan Kenali Berbagi Tugasnya

Kesimpulan

Pentingnya akuntansi proyek sudah jelas; pengelolaan dan pengukuran pendapatan dan pengeluaran yang baik adalah kunci untuk menghasilkan proyek yang sukses.

Mengetahui berapa banyak yang Anda keluarkan akan membantu Anda menjaga anggaran Anda, oleh karena itu, memahami alur kerja biaya Anda sangat penting untuk mengendalikannya. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari akuntansi proyek.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola project accounting yang lebih baik, Anda bisa menggunakan tools modern seperti software akuntansi online Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan sehingga memudahkan Anda dalam pengelolaan anggaran proyek jug pengambilan keputusan bisnis yang penting secara real time.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis untuk kemudahan akuntansi proyek di bisnis Anda pada tautan ini.