Analisa Usaha: Tahapan, Teknik, dan Tips Melakukannya

Menggunakan analisa usaha secara efektif dapat membantu bisnis memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik dan menerapkan solusi pemecahan masalah untuk mencapai tingkat kesuksesan yang lebih tinggi.

Jika Anda tertarik untuk menggunakan proses analisa usaha untuk bisnis, Anda dapat mengikuti proses umum dan memilih dari banyak teknik. Memahami opsi yang Anda miliki untuk analisis berguna untuk membantu Anda menyesuaikan proses dengan perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu analisa usaha, tahapan dalam melakukannya, teknik yang bisa Anda pilih, dan tips untuk melakukan analisa usaha yang efektif.

Apa itu Analisa Usaha?

Analisa usaha adalah proses memeriksa dan mengevaluasi kebutuhan bisnis dan mengidentifikasi solusi untuk tantangan potensial.

Pada dasarnya, perusahaan menggunakan proses ini untuk membantu mereka lebih memahami bagaimana memenuhi tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang mereka.

Ini mungkin termasuk menghubungkan operasi perusahaan dengan hasil terukur yang menunjukkan bagaimana perusahaan mencapai tujuannya secara efektif.

Memiliki ini juga dapat membantu perusahaan memberikan informasi rinci kepada pemangku kepentingan tentang apa yang mereka lakukan, di mana mereka ingin bisnisnya dan bagaimana mereka berencana untuk mencapainya.

Baca juga: Apa itu Vendor dan Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Baik?

Tahapan dalam Melakukan Analisa Usaha

Sebelum Anda melakukan perubahan dalam proses pengelolaan usaha, penting untuk memulai dengan fase analisa usaha.

Selama proses ini, seorang analis bisnis mengidentifikasi dan mendefinisikan solusi yang akan memaksimalkan nilai yang diberikan oleh organisasi kepada para pemangku kepentingannya.

Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk membuat model analisa usaha:

1. Identifikasi tujuan utama usaha

Menentukan tujuan dari model analisis bisnis akan memastikan kesatuan visi antara analis bisnis, manajer proyek dan pemangku kepentingan.

Cukup bertanya “mengapa bisnis ini dibutuhkan?” dapat memperjelas kebingungan dan mempertahankan tujuan yang terfokus.

Menemukan tujuan bisnis utama membantu dalam menetapkan ruang lingkup, memastikan bahwa Anda tidak berakhir dengan solusi yang tidak memecahkan masalah awal.

2. Kumpulkan semua informasi

Pada awal analisa usaha apa pun, adalah bijaksana untuk membiasakan diri dengan semua detail yang diperlukan saat pertama kali memulai.

Salah satu pekerjaan analis bisnis adalah mengklarifikasi tujuan, ruang lingkup, dan persyaratan analisis model bisnis. Memperoleh kejelasan tentang upaya masa lalu dapat menentukan arah pertumbuhan yang bergerak maju.

3. Tentukan stakeholder

Mengidentifikasi stakeholder atau pemangku kepentingan di awal proses diperlukan untuk memastikan para pengambil keputusan diposisikan dengan tepat. Seorang pemangku kepentingan dapat mencakup:

• Pemilik: pemegang saham, wali amanat, sponsor
• Manajer: manajer senior atau menengah yang bertanggung jawab untuk memantau proses
• Karyawan: pengembang atau analis yang bertanggung jawab untuk memberikan proyek
• Mitra: individu yang bekerja bersama proyek yang menyediakan produk atau layanan tambahan
• Pelanggan: pengguna akhir dari program, produk, atau layanan yang baru diimplementasikan

Stakeholder utama harus disertakan dalam perencanaan dan pelaksanaan semua strategi analisis bisnis selama proses berlangsung.

Baca juga: Laporan Biaya Produksi: Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya

4. Tentukan ruang lingkup analisis

Mendefinisikan pernyataan yang jelas tentang ruang lingkup memungkinkan tim Anda bersatu untuk bergerak maju.

Lingkup memandu proses analisis bisnis dan memastikan semua anggota usaha tidak terbagi dalam niat mereka. Pernyataan ruang lingkup mencakup daftar rinci tujuan pengembangan usaha.

Pernyataan ruang lingkup ditinjau dengan semua pemangku kepentingan bisnis dan teknologi.

Dengan mengkonfirmasi arah usaha yang dimaksudkan, organisasi dapat memastikan investasinya dalam program berkelanjutan.

5. Buat detail persyaratan

Langkah ini mengharuskan analis bisnis untuk mengklarifikasi persyaratan kepada pemilik bisnis sebelum mendapatkan persetujuan untuk mengirimkannya ke tim pengembangan.

Memberikan persyaratan rinci dan ringkas untuk tim membuat ruang lingkup dapat dicapai.

Analis bisnis bertanggung jawab untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan untuk memahami apa yang diharapkan komunitas untuk diperoleh dari usaha.

Mereka akan menganalisis informasi itu dan menggunakannya untuk membuat daftar perubahan.

Merencanakan urutan perubahan dengan hati-hati memungkinkan analisa usaha menjadi seefektif mungkin dalam mendorong pengembangan usaha ke depan.

Baca juga: 20 Ide Usaha Kreatif dan Inovatif Serta Tips Memulainya

6. Mengawasi proses dan perubahan teknis

Langkah penting dalam model analisa usaha apa pun adalah melaksanakan bagian teknis. Langkah ini dapat mencakup pembangunan tim, menyesuaikan solusi dan/atau memperbarui perangkat lunak.

Analis bisnis akan bekerja sama dengan profesional jaminan kualitas untuk memastikan persyaratan teknis terpenuhi.

Seringkali anggota komunitas bisnis perlu menguji aplikasi baru untuk memastikan perangkat lunak berfungsi dengan baik dan efisien.

7. Membantu dalam mengimplementasikan solusi

Salah satu fase terakhir dalam model analisa usaha adalah memberikan dukungan dan bimbingan kepada para pemangku kepentingan.

Mereka mungkin perlu mendengarkan umpan balik dari tim pengembangan dan mengubah persyaratan sesuai kebutuhan.

Analis juga mengelola setiap perubahan yang diminta dari pemangku kepentingan setelah memberikan persyaratan awal.

Seorang analis bisnis akan mempromosikan penerimaan pengguna setelah kiriman selesai.

Baca juga: Begini Alur dan Cara Mengurus Akta Pendirian Perusahaan

8. Evaluasi hasilnya

Sepanjang seluruh proses analisa usaha, harus ada evaluasi dan garis waktu yang konstan. Pantau garis waktu dan tetap tepat waktu dengan tenggat waktu dan tolok ukur.

Mengevaluasi kemajuan aktual dibandingkan dengan tujuan bisnis, memberikan pembaruan dan menjawab pertanyaan pemangku kepentingan.

Jika modifikasi tambahan diperlukan, komunikasikan ide tersebut kepada pemangku kepentingan dan berikan penelitian untuk mendukung rekomendasi.

Baca juga: Contoh Proposal Usaha dan Download Templatenya Gratis Di Sini

Daftar Teknik Analisa Usaha

Berikut adalah 10 teknik efektif yang dapat Anda gunakan untuk analisis bisnis yang sukses:

1. CATWOE

CATWOE, yang merupakan singkatan dari clients, actors, transformation, world view, owner dan environmental constraints atau klien, aktor, transformasi, pandangan dunia, pemilik dan kendala lingkungan.

Teknik ini digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan bagaimana solusi akan mempengaruhi organisasi serta pihak terkait lainnya.

Pada gilirannya, ini memberikan pemahaman yang komprehensif tentang perspektif yang terlibat. Berikut ini adalah melihat lebih dekat aspek-aspek yang dipertimbangkan saat menggunakan teknik ini:

• Pelanggan: Penerima manfaat dan bagaimana mereka akan terpengaruh oleh masalah ini
• Aktor: Semua pihak yang terlibat
• Transformasi: Properti transformatif sistem
• Pandangan dunia: Bagaimana masalah ini akan berdampak pada organisasi secara keseluruhan
• Pemilik: Bagaimana pemilik sistem terkait dengan masalah
• Kendala lingkungan: Batasan lingkungan yang akan mempengaruhi solusi

2. Cerita pengguna

Lebih dari teknik modern daripada kebanyakan, cerita pengguna umumnya digunakan dengan metodologi Agile untuk mengumpulkan perspektif dan persyaratan pengguna akhir untuk mengembangkan solusi.

Ini menghasilkan teknik yang sangat efektif dan berfokus pada pengguna.

3. Analisis kebutuhan

Sebagai bagian reguler dari siklus hidup proyek, analisis kebutuhan dilakukan setelah proposal solusi untuk lebih memahami tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh proyek.

Hal ini dilakukan melalui wawancara dan lokakarya yang melibatkan para pemangku kepentingan secara langsung.

4. Analisis PESTLE

PESTLE mengacu pada faktor lingkungan yang berdampak pada perencanaan strategis organisasi serta kinerjanya, seperti:

• Politik: Inisiatif pemerintah, dukungan keuangan dan kebijakan
• Ekonomi: Energi dan biaya tenaga kerja serta suku bunga dan inflasi
• Sosial: Media, pendidikan, budaya, gaya hidup dan populasi
• Teknologi: Teknologi baru, sistem komunikasi dan informasi
• Hukum: Hukum, peraturan dan standar
• Lingkungan: Daur ulang, limbah, polusi, dan pola cuaca

Teknik sederhana ini memungkinkan analis bisnis untuk mengidentifikasi dan meminimalkan potensi ancaman yang mungkin dihadapi organisasi.

Baca juga: Cost Structure: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Contohnya

5. Analisis kebutuhan non-fungsional

Ketika solusi teknologi diubah, analisis kebutuhan non-fungsional sering dilakukan.

Teknik ini menggunakan persyaratan penyimpanan data dan kinerja sistem untuk mengevaluasi faktor kinerja sistem yang diusulkan.

Biasanya dilakukan selama fase analisis proyek dan kemudian diimplementasikan pada fase desain, teknik ini adalah salah satu yang paling mudah untuk diadopsi dan digunakan untuk menguji hal-hal seperti:

• Keandalan
• Pencatatan
• Keamanan
• Pertunjukan

6. Brainstorming

Sering digunakan bersama dengan teknik analisis bisnis lainnya, brainstorming biasanya dilakukan sebagai aktivitas kelompok di mana peserta menggunakan pemikiran kreatif dalam upaya untuk menghasilkan ide dan solusi untuk masalah.

7. Use case modeling

Terutama digunakan selama fase desain proyek pengembangan dan dalam proyek pengembangan perangkat lunak, use case modeling dengan jelas menunjukkan ruang lingkup fungsionalitas sistem yang diusulkan.

Use case modeling secara visual menggambarkan bagaimana berbagai fungsi bisnis dalam sistem prospektif harus bekerja melalui interaksi pengguna.

Beberapa komponen kunci dari diagram ini adalah:

• Sistem: Sistem direpresentasikan sebagai garis besar atau batas diagram.
• Use case: Fungsi individual, atau use case, direpresentasikan sebagai bentuk oval yang dieksekusi sebagai bagian dari keseluruhan proses.
• Aktor: Gambar mirip manusia digunakan untuk mewakili pengguna yang terkait dengan fungsionalitas. Karena mereka biasanya tidak terlibat dengan proses, mereka biasanya digambarkan di luar sistem.
• Asosiasi: Interaksi antara aktor dan sistem melalui kasus penggunaan disebut asosiasi.
• Stereotip: Hubungan antara semua kasus penggunaan disebut stereotip dan dapat dikategorikan ke dalam perluasan dan penggunaan.

Baca juga: Benchmarking Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Melakukannya

8. Business process modeling (BPM)

Business process modeling, yang biasa disebut sebagai BPM, biasanya digunakan oleh industri TI selama fase analisa untuk mengevaluasi dan memahami perbedaan antara proses bisnis saat ini dan masa depan.

Biasanya disajikan dalam diagram yang menggambarkan alur kerja berurutan, pemodelan proses bisnis digunakan untuk melakukan tugas, seperti:

• Perencanaan strategis
• Analisis model bisnis
• Mendefinisikan dan merancang proses
• Mengevaluasi aspek teknis dari solusi bisnis yang kompleks

9. Analisis MOST

Salah satu teknik yang lebih terstruktur untuk analisis bisnis adalah metode MOST, yang merupakan singkatan dari mission, objectives, strategy dan tactics atau misi, tujuan, strategi, dan taktik.

Teknik MOST memastikan bahwa organisasi tetap fokus dan selaras dengan misinya. Dengan menggunakan metode ini, Anda akan fokus pada:

• Misi: Tujuan dan rencana yang ditetapkan organisasi untuk masa depan.
• Tujuan: Tujuan yang ditemukan dalam pernyataan misi organisasi.
• Strategi: Tindakan atau langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan, pada gilirannya, untuk mencapai misi organisasi.
• Taktik: Metode yang akan digunakan untuk melakukan strategi.

10. Analisis SWOT

Analisis SWOT yang merupakan singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, adalah metode analisis yang komprehensif yang mempertimbangkan semua faktor internal (kekuatan dan kelemahan) serta faktor eksternal (ancaman dan peluang).

Sebagai salah satu metode analisa usaha yang paling populer, analisis SWOT dapat digunakan selama tahap usaha apa pun dan di tingkat mana pun.

Saat menggunakan analisis SWOT, seorang analis bisnis mengumpulkan dan mengkategorikan data ke dalam empat kuadran utama:

• Kekuatan: Bagian ini mencantumkan keuntungan serta sumber daya yang unik dan hemat biaya.
• Kelemahan: Di sini Anda akan merinci faktor-faktor yang menyebabkan hilangnya penjualan, area yang dapat ditingkatkan, keterbatasan dan kerugian.
• Peluang: Di sini Anda dapat menulis semua peluang potensial, termasuk peluang untuk peningkatan.
• Ancaman: Bagian ini adalah tempat Anda mencantumkan pesaing, hambatan, dan risiko eksternal lainnya bagi perusahaan.

Baca juga: Mengapa Financial Advisor Penting dan Tips Memilihnya

Tips Terbaik dalam Melakukan Analisa Usaha

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda rujuk untuk membantu Anda menggunakan praktik terbaik analisis bisnis:

• Pahami tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda sebelum memulai proses analisis bisnis Anda.
• Pertimbangkan misi atau nilai-nilai yang ditetapkan perusahaan Anda saat membuat keputusan bisnis.
• Kumpulkan wawasan dari beberapa tim perusahaan saat melakukan analisis bisnis untuk mendapatkan lebih banyak perspektif.
• Buat daftar pro dan kontra untuk setiap teknik analisis bisnis untuk membantu Anda memilih yang tepat untuk Anda.
• Lakukan analisa usaha secara berkala untuk membantu perusahaan Anda mencapai tingkat pengembalian investasi yang lebih tinggi.
• Terus perbarui rencana bisnis Anda dengan temuan analisis Anda untuk memastikan semuanya mutakhir.
• Pembaruan dokumen untuk mengidentifikasi pola bisnis yang dapat Anda tangani saat meninjau kembali analisis analisa usaha.
• Periksa hasil terukur Anda untuk mengidentifikasi di mana Anda mungkin perlu melakukan perubahan atau penyesuaian.
• Kenali siapa pemangku kepentingan Anda dan hasil apa yang mereka harapkan dari perusahaan Anda.
• Pikirkan tentang alat yang dapat diterapkan perusahaan Anda saat menggunakan proses analisa usaha.

Baca juga: Kualitas Produk: Pengertian, Indikator, dan Cara Meningkatkannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai analisa usaha, tahapan melakukannya, dan juga beberapa teknik analisa yang bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda.

Salah satu tahapan penting dalam melakukan analisa usaha yang baik adalah dengan memeriksa laporan keuangan dari periode sebelumnya untuk membuat keputusan bsinis yang berdasarkan fakta.

Tidak punya laporan keuangan atau kesulitan membuat laporan keuangan manual? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo untuk proses akuntansi bisnis dan juga membuat laporan keuangan dalam 1 klik.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.