6 Tahapan dalam Melakukan Automasi dalam Proses Akuntansi

Proses akuntansi manual sangat memakan waktu. Itulah sebabnya automasi dalam akuntansi penting.

Dengan mengandalkan spreadsheet untuk menangani operasi keuangan inti seperti utang usaha, penggajian, dan peraturan pajak, tugas-tugas yang dapat diselesaikan dalam hitungan detik atau menit dapat memakan waktu beberapa jam atau bahkan berhari-hari.

Terlebih lagi, setiap langkah dalam proses manual rentan terhadap kesalahan manusia, yang dapat menyebabkan biaya tambahan, penundaan, dan frustrasi.

Dengan mengotomatiskan operasi akuntansi yang penting dengan software akuntansi, bisnis dapat secara signifikan mempercepat proses mereka sekaligus mengurangi risiko kesalahan manusia secara signifikan.

Artikel ini akan menjelaskan seluk beluk automasi proses akuntansi, termasuk manfaatnya, tugas mana yang harus diotomatisasi terlebih dahulu, dan bagaimana solusi berbasis cloud menghadirkan tingkat kecepatan, akurasi, dan keamanan baru untuk operasi akuntansi.

Apa Itu Automasi Proses Akuntansi?

Automasi proses akuntansi atau APA melibatkan penggunaan solusi software untuk mengotomatiskan tugas-tugas keuangan dan akuntansi.

Bisnis semakin banyak mengadopsi APA untuk menggantikan proses akuntansi tradisional yang mengandalkan spreadsheet dan handoff manual, yang keduanya kurang efisien dan akurat.

Penjelasan automasi proses akuntansi

Automasi proses akuntansi memiliki banyak kasus penggunaan. Hal ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses mulai dari pelaporan bulanan dan penutupan keuangan hingga pengeluaran dan faktur pemasok dan pembayaran.

Sistem ini bekerja dengan menggantikan pencatatan manual dan pembagian informasi dalam spreadsheet dengan pendekatan otomatis yang membutuhkan lebih sedikit campur tangan manusia – dan dalam banyak kasus, tidak ada sama sekali.

Misalnya kasus utang usaha, operasi keuangan inti yang menentukan bagaimana dan kapan bisnis membayar tagihan vendor mereka.

Seiring pertumbuhan perusahaan, semakin banyak pembayaran yang harus dikelola, yang pada gilirannya membuat proses utang usaha menjadi lebih kompleks.

Alih-alih mencapai titik di mana kompleksitas tersebut menyebabkan pembayaran yang lambat atau tidak tepat waktu dan hubungan vendor yang tegang, bisnis dapat mengotomatisasi proses tersebut, membuat prosesnya lebih efisien dan terukur.

Perlu juga dibedakan antara otomatisasi proses akuntansi dan teknologi otomatisasi populer lainnya, yaitu otomatisasi proses robotik (RPA).

RPA melibatkan penggunaan bot perangkat lunak untuk menyelesaikan proses bisnis yang sederhana dan berulang, seperti pemrosesan faktur.

APA melangkah lebih jauh, mengubah proses akuntansi dari ujung ke ujung dengan mengganti tugas-tugas manual yang berbeda dengan alur kerja digital yang terintegrasi.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Manfaat Automasi Proses Akuntansi

Automasi proses akuntansi menghasilkan penyelesaian tugas akuntansi yang lebih cepat, lancar, dan akurat.

Proses yang lebih efisien ini, pada gilirannya, memberikan berbagai manfaat bagi bisnis dan pelanggannya, yang semuanya dapat meningkatkan laba perusahaan.

Berikut adalah beberapa keuntungan terbesar dari APA.

Penghematan waktu yang besar

Penghematan waktu adalah salah satu pendorong utama otomatisasi proses.

Tugas-tugas akuntansi seperti rekonsiliasi bank dan pelaporan triwulanan secara tradisional mengharuskan para profesional keuangan untuk memeriksa dan menyalin data dalam jumlah besar di berbagai sistem, yang merupakan cara kerja yang panjang dan rentan terhadap kesalahan.

Dengan automasi proses akuntansi, data akuntansi diverifikasi secara otomatis dan dipindahkan antar sistem, sehingga tim keuangan tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukan tugas-tugas yang membosankan.

Mengurangi biaya operasional

Proses akuntansi otomatis lebih cepat dan membutuhkan lebih sedikit campur tangan manusia. Hal ini membuat mereka lebih hemat biaya dalam segala hal.

Ambil contoh kasus piutang usaha.

Menurut American Productivity and Quality Center (APQC), biaya pembuatan faktur kepada pelanggan turun hingga $2 untuk bisnis yang berkinerja tinggi, dibandingkan dengan $9 per faktur untuk bisnis yang berkinerja buruk.

Baca juga: 15 Manfaat Cloud Accounting Dalam Bisnis

Kualitas dan integritas data yang lebih baik

Entri data secara manual sering kali menimbulkan kesalahan, yang frekuensinya meningkat seiring dengan pertumbuhan bisnis dan kebutuhan akuntansinya.

Ini adalah alasan lain mengapa otomatisasi dapat menjadi alat yang sangat berharga.

Dengan automasi proses akuntansi, tim keuangan dapat mencatat, memindahkan, dan memperbarui ribuan titik data sekaligus dengan risiko minimal data tersebut hilang atau terganggu.

Akses data yang lebih baik

APA mengotomatiskan entri data dan pencatatan pada platform perangkat lunak terpusat.

Alih-alih menggali melalui spreadsheet atau tumpukan kertas untuk menemukan dokumen penting, para profesional akuntansi hanya perlu memasukkan istilah pencarian yang relevan dalam solusi APA mereka untuk menemukan file yang mereka cari dalam hitungan detik.

Persetujuan dokumen yang efisien

Demikian pula, dokumen seperti pesanan pembelian dan kontrak pemasok secara otomatis diunggah dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan yang relevan, sehingga menghilangkan hambatan dari proses persetujuan.

Hubungan bisnis yang lebih sehat

Faktur yang tidak ditangani dengan baik dan pembayaran yang tertunda dapat merenggangkan hubungan antara bisnis dengan pelanggan dan pemasok.

APA mempercepat seluruh siklus pengadaan hingga pembayaran untuk kepuasan semua pihak.

Memastikan kepatuhan dan tata kelola

Perangkat lunak automasi akuntansi secara otomatis menghitung pajak, membuat laporan keuangan, dan memperbarui dokumen pajak sesuai dengan persyaratan dan tarif peraturan di Indonesia.

Software oni tidak hanya menyederhanakan proses, tetapi juga memastikan proses tersebut lebih akurat dan patuh.

Sementara itu, visibilitas dan integritas data yang lebih baik meningkatkan tata kelola sekaligus mengurangi tekanan pada tim akuntansi yang memantau kepatuhan.

Baca juga: Pengertian dan Tahapan Account Reconciliation dalam Proses Akuntansi

Kelemahan Automasi Proses Akuntansi

Seperti halnya teknologi baru lainnya, automasi proses akuntansi dapat menimbulkan tantangan, terutama jika tidak diimplementasikan dengan benar.

Berikut adalah tiga hal yang perlu dipertimbangkan:

Memerlukan karyawan yang terampil

Bekerja dengan teknologi baru secara alami mengharuskan tim akuntansi untuk mempelajari cara mengadopsi software automasi akuntansi dengan benar.

Peningkatan keterampilan mungkin membutuhkan kesabaran karena setiap karyawan akan memiliki tingkat kenyamanan yang berbeda dalam menggunakan teknologi dan mengandalkan proses terkomputerisasi untuk menangani tugas-tugas akuntansi yang sebelumnya mereka selesaikan secara manual.

Alur kerja yang perlu diperbarui

Alur kerja otomatis yang terdefinisi dengan baik dapat menghasilkan keajaiban, namun alur kerja yang tidak diadaptasi dengan baik, atau yang belum cukup teruji, dapat menyebabkan kekacauan dan kesalahan akuntansi dalam skala besar.

Menguji, mengulang, dan menyempurnakan alur kerja APA adalah kunci untuk menghindari masalah.

Diperlukan manajemen perubahan

Resistensi terhadap perubahan adalah sifat manusia yang universal, dan tim akuntansi tidak kebal.

Mereka harus didorong, didukung, dan diberikan sumber daya yang mereka butuhkan untuk mempelajari bagaimana otomatisasi akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah, sehingga mereka dapat menggunakan automasi akuntansi dan mengintegrasikan penggunaan otomatisasi dalam pekerjaan sehari-hari.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Three Way Matching dalam Akuntansi

7 Tugas Akuntansi yang Dapat Diotomatisasi

Setiap bisnis dimulai dari posisi yang berbeda dan mengadopsi automasi dengan caranya masing-masing.

Beberapa perusahaan akan memilih untuk mengotomatiskan banyak proses sekaligus, sementara perusahaan lain akan melanjutkan dengan lebih sistematis, mengotomatiskan satu tugas pada satu waktu dalam urutan prioritas.

Berikut adalah tujuh tugas akuntansi yang dapat diotomatisasi oleh setiap perusahaan saat ini.

Utang usaha

Mengotomatisasi AP atau utang usaha menyederhanakan proses pembayaran secara keseluruhan.

Hal ini membantu tim akuntansi melacak tanggal jatuh tempo faktur dengan lebih baik dan memastikan pembayaran tagihan vendor tepat waktu.

Selain itu, automasi meminimalkan risiko faktur palsu yang lolos, menandai faktur yang dianggap mencurigakan atau bermasalah oleh sistem.

Piutang usaha

Mengotomatiskan AR atau piutang usaha membantu perusahaan mengelola arus kas, meningkatkan akurasi faktur, dan mengurangi biaya pemrosesan secara signifikan.

Peluang untuk mengotomatisasi ada di seluruh proses AR, mulai dari penjadwalan faktur yang akan dikirim hingga penagihan pembayaran yang telah jatuh tempo.

Penggajian

Penggajian manual merupakan hal yang menguras waktu bagi perusahaan dengan sumber daya akuntansi yang terbatas, terutama ketika mereka tumbuh dan tuntutan pada tim akuntansi mereka meningkat.

Mengotomatiskan proses penggajian membantu memastikan karyawan dibayar tepat waktu dan tim yang bekerja terlalu keras tidak pernah melewatkan pengisian formulir penggajian yang penting.

Baca juga: Biaya Pemeliharaan: Contoh, Cara Hitung, dan Jurnalnya dalam Akuntansi

Penutupan buku akhir bulan.

Proses penutupan buku akhir bulan adalah tugas bisnis yang penting, tetapi juga bisa menjadi salah satu yang paling menegangkan bagi tim keuangan.

Akuntan berada di bawah tekanan yang semakin besar untuk menyelesaikan penutupan bulanan mereka dengan lebih cepat, yang pasti mengarah pada proses yang terburu-buru dan pertanyaan seputar validitas hasil akhir bulan.

Otomatisasi penutupan buku mengurangi banyak tekanan seputar kecepatan dan keakuratan data ini, membantu tim akuntansi memberikan hasil yang lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas.

Pengadaan

Pengadaan atau procurement barang dan jasa dari pemasok eksternal secara tradisional melibatkan banyak dokumen, yang semuanya harus ditinjau dan diproses secara manual oleh banyak pemangku kepentingan.

Dengan mengotomatisasi proses pengadaan seperti manajemen pesanan pembelian, perusahaan dapat memangkas waktu dan biaya yang signifikan dari proses pengadaan mereka tanpa mengorbankan integritas proses mereka atau mempengaruhi hubungan pemasok mereka.

Laporan pengeluaran

Laporan pengeluaran adalah laporan yang sering dimanipulasi. Di banyak perusahaan, karyawan masih perlu mencetak laporan pengeluaran mereka dalam bentuk spreadsheet, kuitansi, dan formulir secara manual dan menyerahkan seluruh paket ke bagian akuntansi untuk mendapatkan persetujuan.

Laporan pengeluaran otomatis memungkinkan karyawan untuk mengisi dan membagikan pengeluaran mereka secara digital kepada bagian akuntansi, sehingga mengurangi beban administratif dan penumpukan kertas untuk semua pihak.

Proses pesanan penjualan

Proses pesanan penjualan yang jelas adalah kunci untuk memastikan pesanan pelanggan diselesaikan dan dikirim tepat waktu dengan harga yang tepat.

Software automasi memungkinkan bisnis untuk mengkodekan setiap langkah dari proses pesanan penjualan mereka, memastikan bahwa mereka secara konsisten memenuhi harapan pelanggan.

Baca juga: Akuntansi Bisnis Ritel: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

6 Langkah untuk Melakukan Automasi Proses Akuntansi dalam Bisnis

Mengotomatiskan proses akuntansi tidak sesederhana hanya dengan membeli software akuntansi.

Hal ini membutuhkan pendekatan metodis yang dimulai dengan memahami tugas-tugas yang perlu diotomatisasi, menjabarkannya selangkah demi selangkah, dan mengadaptasi alur kerja manual dengan cara kerja software akuntansi yang Anda pilih.

Hal ini juga melibatkan pengujian untuk memastikan alur kerja otomatis berfungsi sebagaimana mestinya.

Berikut adalah enam langkah yang dapat dilakukan bisnis untuk mengotomatiskan proses akuntansi mereka.

Langkah 1: Menganalisis proses akuntansi saat ini

Banyak proses yang harus Anda analisis, namun tidak semua, proses akuntansi dapat diotomatisasi.

Kandidat terbaik untuk otomatisasi adalah tugas-tugas yang mengharuskan karyawan melakukan pekerjaan yang sering dan berulang, melibatkan sedikit hubungan interpersonal dan hanya membutuhkan sedikit atau tanpa kreativitas.

Tujuan otomatisasi adalah untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi untuk membantu tim akuntansi, bukan untuk menggantikannya.

Langkah 2: Mengevaluasi teknologi yang ada

Automasi adalah pendekatan berbasis perangkat lunak. Pendekatan otomatisasi terbaik untuk bisnis akan bergantung pada teknologi akuntansi dan aplikasi perangkat lunak yang ada, apakah sistem-sistem ini sudah berbicara satu sama lain atau perlu diintegrasikan.

Dalam banyak kasus, solusi automasi berbasis cloud merupakan pilihan populer yang menyatukan sistem akuntansi dan keuangan perusahaan dalam satu platform di mana data dibuat, dibagikan, dan diproses dalam bahasa yang sama.

Langkah 3: Menetapkan pemilik proyek

Proses otomatis berjalan pada perangkat lunak saja, namun tetap penting untuk memiliki karyawan yang mengawasi alur kerja automasi proses akuntansi untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar dan memecahkan masalah pada saat-saat yang jarang terjadi.

Misalnya, software berjalan berdasarkan aturan yang ditetapkan oleh pengguna atau admin perusahaan, dan aturan tersebut dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam penggajian, yang menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Pemilik proyek dapat menemukan dan mengatasi masalah tersebut sebelum berdampak pada karyawan, atau setidaknya mengurangi dampaknya dengan memperbaiki masalah dengan cepat.

Baca juga: 10 Contoh Software Akuntansi Desktop untuk Bisnis Anda

Langkah 4: Buat dan dokumentasikan alur kerja saat ini

Tujuan APA adalah untuk menyederhanakan alur kerja yang ada dan membuatnya lebih efisien, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mencari peluang untuk merampingkan proses.

Dengan memecah alur kerja yang ada pada tingkat granular, bisnis kemudian akan melihat di mana alur kerja tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana cara terbaik untuk membuat ulang tugas dengan solusi APA.

Langkah 5: Otomatisasi berdasarkan alur kerja yang telah diperbarui

Setiap alur kerja dalam bisnis dapat dibagi menjadi tiga bagian: pemicu, tindakan, dan hasil.

Saat mengotomatiskan alur kerja, penting untuk menjabarkan ketiga bagian ini pada tingkat yang lebih rinci untuk memastikan bahwa alur kerja tersebut memberikan hasil yang diinginkan setiap saat.

Sebagai contoh, pertimbangkan alur kerja sederhana dalam rantai persetujuan pesanan pembelian (PO).

Pemicunya mungkin pengajuan PO baru dari manajer pengadaan Anda. Pemicu tersebut pada gilirannya akan memicu suatu tindakan, seperti email otomatis ke pemangku kepentingan terkait dalam bisnis Anda bahwa PO siap untuk disetujui.

Hasil yang diinginkan adalah PO yang disetujui.

Langkah 6: Uji dan ulangi

Untuk memastikan alur kerja otomatis memberikan hasil yang diinginkan secara konsisten, bisnis dapat melakukan uji coba dan pengulangan.

Satu kali uji coba mungkin cukup, tetapi biasanya pengujian dan pengulangan dilakukan beberapa kali untuk memperbaiki kekurangan, terutama saat mengadaptasi alur kerja manual untuk software automasi.

Baca juga: Mengenal Konsep Materialitas dalam Akuntansi dan Audit

Contoh Alur Kerja Proses Akuntansi

Alur kerja akuntansi menggambarkan urutan tugas yang terlibat dalam proses akuntansi tertentu, baik itu manajemen pengeluaran, pembuatan faktur, atau penerimaan karyawan.

Alur kerja membantu manajer keuangan mengatur, menstandarisasi, dan melacak proses-proses ini, sambil menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk tim mereka.

Pertimbangkan alur kerja manajemen pengeluaran, yang dengan jelas menguraikan jalur yang dilalui oleh tanda terima pengeluaran mulai dari saat karyawan mengirimkannya ke sistem manajemen pengeluaran mereka hingga saat penggantian biaya.

Bahkan alur kerja proses akuntansi yang relatif sederhana ini dapat dibagi menjadi lebih dari 10 langkah:

Karyawan mengumpulkan catatan

Karyawan mengumpulkan tanda terima, laporan kartu kredit, tagihan, dan dokumen lain yang membuktikan bahwa pembelian telah dilakukan.

Karyawan membuat laporan

Laporan pengeluaran adalah dokumen utama yang digunakan karyawan untuk mengajukan klaim pengeluaran. Laporan ini biasanya diserahkan setiap bulan.

Laporan diarahkan untuk persetujuan awal

Setelah diserahkan, laporan pengeluaran karyawan pertama-tama divalidasi oleh atasan langsung karyawan tersebut dan tim akuntansi perusahaan.

Pemberi persetujuan diminta untuk meninjau

Setelah divalidasi, laporan dikirim ke pemangku kepentingan internal lainnya – biasanya manajer dan pemimpin tim – untuk memastikan bahwa entri tersebut sah dan dapat diganti.

Baca juga: Mengenal Apa itu Cost Recovery dalam Akuntansi Bisnis

Laporan pengeluaran disetujui

Pemangku kepentingan senior meninjau laporan pengeluaran, menyetujuinya, atau mengirimkannya kembali ke bagian akuntansi untuk direvisi. Dalam kasus terakhir, prosesnya kembali ke awal.

Laporan pengeluaran dikirim ke bagian finance

Setelah disetujui, laporan pengeluaran dikirim ke bagian finance, akuntan, atau koordinator AP untuk diposting dan dijadwalkan untuk pembayaran tepat waktu.

Verifikasi tanda terima

Tanda terima yang dikirimkan dengan laporan pengeluaran diverifikasi dan diarsipkan untuk tujuan pajak dan akuntansi.

Di input ke buku besar dengan kode pajak

Karyawan di bagian akuntansi memasukkan buku besar dan/atau kode pajak yang benar untuk setiap mata anggaran pada laporan pengeluaran.

Laporan pengeluaran diposting

Dengan semua informasi yang diperlukan telah dimasukkan, item-item pengeluaran ditambahkan ke software akuntansi atau ERP bisnis, ditinjau dan disetujui, dan kemudian diposting ke buku besar sehingga karyawan dapat dibayar.

Penggantian biaya diotorisasi

Penggantian biaya karyawan diotorisasi dan tanggal pembayaran ditetapkan berdasarkan jadwal manajemen pengeluaran perusahaan.

Karyawan menerima penggantian biaya

Karyawan menerima pembayaran penggantian biaya.

Setiap proses akuntansi memiliki banyak bagian yang bergerak, dan proses tersebut menjadi semakin kompleks seiring dengan pertumbuhan bisnis.

Tim akuntansi dapat menghemat waktu dan energi secara signifikan dengan menyederhanakan langkah-langkah berulang di seluruh alur kerja proses mereka, baik itu manajemen pengeluaran, penerimaan klien, penagihan dan pembuatan faktur, atau yang lainnya.

Baca juga: Perbedaan Debitur dan Kreditur dalam Akuntansi

Automasi dan Masa Depan Akuntansi

Adopsi proses akuntansi otomatis hanya akan semakin cepat, namun tidak dengan mengorbankan pemikiran dan pengawasan manusia.

Otomatisasi tidak dimaksudkan untuk menggantikan akuntan; namun, perannya adalah untuk menghilangkan pekerjaan yang berulang-ulang sehingga mereka dapat menggunakan waktu dan kekuatan otak mereka yang berharga untuk kepentingan bisnis strategis.

Bisnis yang menggunakan software berbasis cloud akan melihat manfaat penghematan waktu ini bertambah dengan setiap tugas akuntansi baru yang mereka otomatiskan.

Misalnya, ketika platform faktur, manajemen pengeluaran, dan akuntansi umum mereka terintegrasi dan secara otomatis berbagi data, tim keuangan akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyalin poin data dari satu sistem ke sistem lainnya.

Dan sebagai gantinya, mereka akan memiliki satu tampilan dasbor yang akurat untuk semua data akuntansi mereka di satu lokasi.

Baca juga: Pahami 10 Cabang Akuntansi Ini untuk Tentukan Pilihan Karirmu

Dapatkan Manfaat Automasi Akuntansi Dengan Kledo

Otomatisasi secara dramatis mempercepat berbagai proses akuntansi, mengurangi biaya dan risiko kesalahan manusia.

Namun, penghematan biaya dan efisiensi hanyalah sebagian dari keuntungan yang Anda dapatkan.

Manajemen data dan visibilitas yang lebih baik juga membantu mandat yang semakin penting, seperti kepatuhan terhadap peraturan.

Software Akuntansi Cloud Kledo memberikan solusi akuntansi lengkap untuk perusahaan yang siap beralih dari spreadsheet atau software desktop ke platform yang sepenuhnya terintegrasi dan otomatis yang memusatkan data mereka dan membuatnya dapat diakses oleh para pemangku kepentingan di seluruh bisnis.

Sebagai gantinya, tim akuntansi menghabiskan lebih sedikit waktu untuk entri data manual dan tugas-tugas yang berulang, dan mereka dapat menggunakan pandangan mereka yang lebih lengkap tentang data akuntansi untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih baik untuk mendukung bisnis mereka.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya untuk proses automasi akuntansi bisnis melalui tautan ini.