Beban Usaha: Definisi, Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya

Dalam dunia bisnis, memahami beban usaha menjadi kunci untuk mengelola keuangan. Tetapi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan beban usaha dan bagaimana cara menghitungnya dengan tepat?

Beban usaha merupakan jenis pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan. Pengeluaran ini harus dikelola sebaik mungkin karena memengaruhi laba/rugi perusahaan.

Nah di artikel ini, kami akan memandu Anda memahami konsep penting beban usaha. Dari definisi hingga rumus perhitungannya, kami akan menjelaskan langkah-langkah praktis untuk menghitung beban usaha, memberikan contoh konkret, serta menguraikan pentingnya pemahaman mendalam terhadap aspek ini dalam pengelolaan keuangan bisnis.

Apa itu Beban Usaha dalam Akuntansi?

Beban usaha adalah jenis biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari bisnis. Beban usaha dalam bahasa Inggris disebut sebagai “operating expenses.”

Maka tak mengherankan apabila beban usaha ini juga sering disebut sebagai beban operasional. Kegiatan operasional bisnis sendiri merujuk pada aktivitas sehari-hari yang dilakukan dalam menjalankan inti dari bisnis tersebut.

Contohnya, dalam bisnis manufaktur, kegiatan operasional mencakup produksi barang, pengelolaan rantai pasokan, dan distribusi produk. Sementara dalam bisnis jasa, kegiatan operasional bisa berupa memberikan layanan kepada pelanggan, mengelola jadwal dan tenaga kerja, serta menyediakan dukungan purna jual.

Beban operasional merupakan komponen fundamental dari laporan laba rugi perusahaan. Dan laporan laba rugi biasanya merupakan sumber utama untuk melaporkan pendapatan operasional dan laba bersih perusahaan.

Baca juga: 10 Alternatif Software Akuntansi Xero yang Cocok untuk Bisnis Anda

Apa Saja Jenis Beban Usaha?

Meskipun ada beberapa jenis beban yang timbul karena aktivitas operasi bisnis, umumnya beban usaha dikategorikan menjadi 3 jenis yaitu:

• Kompensasi
• Kantor atau tempat kerja
• Penjualan dan pemasaran

Nantinya, setiap pengeluaran yang timbul dari suatu bisnis dicatat di neraca sesuai dengan kategori-kategori ini sesuai dengan fungsi pengeluaran tersebut.

Beban usaha terkait kompensasi

Biaya usaha terkait kompensasi adalah biaya apa pun yang timbul dalam bisnis terkait dengan gaji atau tunjangan karyawan. Bagi banyak perusahaan, biaya terkait kompensasi umumnya lebih tinggi dan terjadi lebih sering karena sebagian besar karyawan dibayar dua mingguan. 

Biaya terkait kompensasi ini dapat mencakup biaya pemrosesan penggajian dan pengeluaran yang terkait langsung dengan kompensasi namun dapat dianggap sebagai bentuk pembayaran lain, seperti komisi atau bonus.

Beban usaha terkait kantor atau tempat kerja

Biaya operasional terkait kantor adalah segala biaya yang terkait dengan kemampuan perusahaan untuk mengoperasikan tempat kerja atau kantornya. 

Beberapa pengeluaran terkait kantor adalah perlengkapan kantor, utilitas kantor, dan biaya internet. Meskipun barang-barang ini tidak secara langsung digunakan untuk membuat produk atau menyediakan layanan, namunbarang-barang tersebut mendukung operasiona lperusahaan.

Beban usaha terkait penjualan dan pemasaran

Biaya operasional terkait penjualan dan pemasaran adalah biaya yang terkait dengan mempromosikan bisnis kepada publik dan menjual produk atau jasa di pasar. 

Selain biaya yang berkaitan dengan pemasaran kepada masyarakat, seperti biaya pengiriman, pemeliharaan situs web, dan biaya operasional media sosial, biaya ini juga dapat mencakup biaya pemasaran kepada pihak swasta, seperti pemegang saham, investor, dan dewan direksi perusahaan.

Contoh Beban Usaha

Memahami 3 jenis beban usaha dan di mana setiap biaya dilaporkan dalam neraca perusahaan akan membantu manajemen dan karyawan operasi. Pengetahuan ini dapat memastikan neraca perusahaan terorganisir dan akurat.

Berikut contoh biaya pada setiap kategori beban usaha:

Contoh biaya terkait kompensasi

Biaya yang termasuk dalam biaya terkait kompensasi perusahaan meliputi:

• Biaya gaji karyawan
• Kontribusi tunjangan pemberi kerja
• Komisi dan bonus
• Kontribusi rencana pensiun
• Biaya pemrosesan penggajian dan pajak penggajian

Contoh biaya kantor

Biaya yang termasuk dalam beban operasional kantor perusahaan meliputi:

• Peralatan Kantor
• Biaya utilitas, seperti listrik, internet, dan gas
• Pengeluaran akuntansi
• Penyusutan aset
• Biaya asuransi
• Biaya lisensi
• Biaya sewa atau leasing
• Pajak properti
• Manajemen properti
• Biaya pemeliharaan dan perbaikan
• Biaya hukum

Contoh biaya terkait penjualan dan pemasaran

Biaya yang termasuk dalam biaya penjualan dan pemasaran perusahaan meliputi:

• Biaya periklanan
• Biaya material penjualan, seperti brosur dan merchandise perusahaan
• Biaya hiburan
• Biaya perjalanan
• Biaya pengiriman langsung
• Biaya pemasaran digital
• Biaya pemeliharaan situs web
• Biaya pengoperasian media sosial

Baca juga: Download Contoh Buku Kas Harian dan Cara Mencatatnya

Bagaimana Rumus Menghitung Beban Usaha?

Ada dua rumus yang dapat digunakan untuk menghitung beban usaha. Rumus tersebut adalah:

Rumus 1

Beban usaha = Gaji + Biaya promosi dan periklanan + Perlengkapan + Perabotan + Komisi penjualan + Pajak properti + Asuransi

Rumus 2

Beban usaha = Total pendapatan – (Pendapatan non operasional + Harga pokok penjualan)

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya

Bagaimana cara menghitung biaya operasional?

Langkah 1. Melacak dan mengklasifikasikan biaya

Langkah pertama, buatlah daftar semua pengeluaran bisnis selama jangka waktu yang ditentukan. Gunakan daftar klasifikasi yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya untuk membedakan biaya operasional dan non operasional

Langkah 2. Menambahkan semua biaya

Langkah kedua akan memberi gambaran yang jelas tentang pengeluaran kerja perusahaan. Gaji, biaya yang terkait dengan periklanan dan promosi, perlengkapan, perlengkapan, komisi penjualan, pajak properti, dan asuransi ditambahkan untuk menghitung biaya operasional.

Selain itu, harga pokok penjualan dan pendapatan operasional dapat dikurangkan dari total pendapatan untuk menghitung biaya operasional.

Beban operasional = Pendapatan operasional – Pendapatan – Harga pokok penjualan

Untuk lebih jelasnya, mari kita pelajari cara menghitung beban usaha dengan contoh berikut:

Contoh 1

Perusahaan memperoleh pendapatan non operasional sebesar 500 juta. Total pendapatan bernilai 1 milyar. Sementara Harga Pokok Penjualan (HPP) adalah 300 juta.

Maka beban usahanya ialah sebesar:

Beban operasional = Total pendapatan – (Pendapatan non operasional + Harga pokok penjualan)

Beban operasional = 1.000.000.000 – (500.000.000 + 300.000.000)

Beban operasional = 200.000.000

Oleh karena itu, biaya operasional perusahaan adalah Rp200.000.000.

Contoh 2

Misalkan komisi penjualan perusahaan lain adalah 12 juta. Biaya iklan adalah 20 juta. Gaji sebesar 10 juta, dan depresiasi 5 juta. Perusahaan harus membayar sewa sebesar 5 juta, dan utilitasnya sebesar 3 juta.

Pada kasus ini, nilai beban usahanya adalah:

Biaya operasional = Komisi Penjualan + Biaya Iklan + Gaji + Penyusutan + Sewa + Utilitas

Biaya operasional = 12.000.000 + 20.000.000 + 10.000.000 + 5.000.000 + 5.000.000 + 3.000.000

Biaya operasional = 55.000.000

Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya

Bagaimana Pengaruh Beban Usaha Terhadap Laba/Rugi Perusahaan?

Beban usaha memiliki dampak langsung pada laba/rugi perusahaan. Semakin besar beban usaha yang dikeluarkan perusahaan, semakin besar pula potensi pengurangan laba bersih yang dihasilkan. Sebaliknya, pengeluaran yang lebih rendah pada beban usaha dapat meningkatkan laba bersih.

Pengaruhnya bisa dilihat dari rumus dasar laba/rugi:

Laba Bersih= Pendapatan Total − Total Beban

Jika beban usaha meningkat, total beban dalam rumus tersebut akan naik, yang kemudian bisa mengurangi laba bersih. Sebaliknya, jika perusahaan berhasil mengurangi beban usaha, laba bersih bisa meningkat tanpa harus meningkatkan pendapatan total.

Oleh karena itu, pengelolaan beban usaha secara efisien penting untuk mempertahankan atau meningkatkan laba bersih perusahaan. Namun, terlalu banyak memotong beban usaha juga bisa berdampak negatif pada kualitas layanan atau produk yang ditawarkan.

Jadi, penting untuk mencari keseimbangan yang tepat antara efisiensi operasional dan kualitas hasil akhir agar dapat memaksimalkan laba bersih sambil tetap mempertahankan daya saing perusahaan.

Baca juga: Berikut Pembahasan Lengkap Beban Penjualan, Umum, dan Administrasi

Penyajian Beban Usaha di Laporan Keuangan

Beban usaha disajikan dalam bagian laba rugi atau income statement dalam laporan keuangan perusahaan. Ini terdiri dari berbagai jenis biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.

Berikut merupakan contoh pelaporan beban usaha di laporan laba rugi:

Mengapa Beban Usaha Penting?

Beban usaha berfungsi sebagai acuan penting yang digunakan bisnis untuk mengevaluasi kesehatan keuangan dan tujuan strategisnya.

Sekarang setelah mempelajari daftar semua biaya operasional di atas, mari kita pelajari pentingnya biaya-biaya ini:

1. Evaluasi kinerja keuangan

Biaya operasional adalah landasan analisis keuangan. Komponen biaya ini memberikan gambaran komprehensif mengenai profitabilitas perusahaan dan membantu menilai kemampuannya untuk menghasilkan pendapatan yang berkelanjutan.

Besarnya biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan selama periode tertentu dapat membantu manajemen mengukur berbagai aspek kesehatan keuangan organisasi.

2. Penganggaran dan perencanaan keuangan

Penganggaran yang efektif bergantung pada pemahaman biaya operasional. Dengan memperkirakan biaya operasional, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara tepat dan menyelaraskan rencana keuangan mereka dengan kondisi operasional sebenarnya.

Forecasting yang akurat hanya dapat terjadi bila terdapat pencatatan yang tepat atas semua biaya operasional saat ini dan sebelumnya. 

Catatan ini akan membantu perusahaan mengukur kebutuhannya di masa depan dan mengalokasikan anggaran sesuai kebutuhan.

3. Meningkatkan kepercayaan investor dan pemangku kepentingan

Menjaga agar stakeholder utama seperti investor mengetahui bagaimana aset perusahaan digunakan sangatlah penting untuk membantu mereka memahami rencana tindakan saat ini dan bagaimana bisnis beroperasi.

Pelaporan biaya operasional yang transparan menumbuhkan kepercayaan di antara investor dan pemangku kepentingan. Hal ini menunjukkan komitmen terhadap transparansi keuangan dan pengelolaan yang bertanggung jawab.

4. Pengendalian biaya dan efisiensi

Menganalisis biaya operasional sangat penting dalam mengidentifikasi area biaya yang tidak efisien. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menerapkan strategi pengurangan biaya dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Setelah manajemen memiliki data yang diperlukan untuk melihat bagaimana biaya operasional mempengaruhi bisnis, mereka kemudian dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk membuat sistem atau proses menjadi lebih efisien.

5. Pembandingan kinerja

Membandingkan biaya operasional di berbagai bisnis serupa memberikan informasi yang berharga. Ini membantu dalam menilai posisi kompetitif dan memahami norma-norma industri.

Perbandingan dapat membantu menginformasikan keputusan manajemen mengenai apakah perusahaan harus mengeluarkan lebih banyak atau lebih sedikit pada aktivitas tertentu yang dapat meningkatkan kinerja bisnis.

6. Pengambilan keputusan operasional

Daftar pengeluaran operasional berisi berbagai jenis pengeluaran. Keputusan mengenai harga produk, alokasi sumber daya, dan strategi ekspansi dipengaruhi oleh pemahaman yang jelas tentang biaya operasional.

Hanya ketika terdapat gambaran yang jelas mengenai seluruh biaya operasional, wawasan dapat diperoleh dan digunakan untuk membuat pilihan yang tepat.

7. Keberlanjutan jangka panjang

Pengelolaan biaya operasional yang efektif berkontribusi terhadap keberlanjutan jangka panjang perusahaan. 

Penting bagi sebuah bisnis untuk memperoleh penghasilan lebih banyak, namun juga memastikan bahwa mereka tidak membelanjakan lebih dari yang dibutuhkan. Dengan mengendalikan biaya, bisnis dapat menghadapi fluktuasi ekonomi dengan lebih efektif.

8. Pengelolaan utang

Biaya operasional termasuk pembayaran bunga utang. Memantau pengeluaran ini memastikan bisnis mempertahankan rasio utang terhadap pendapatan yang sehat dan kewajiban keuangan yang terkendali.

Rasio utang terhadap pendapatan perusahaan membandingkan jumlah utang perusahaan setiap bulan dengan penghasilan yang diperoleh. 

Hal ini juga dapat dianalisis dengan persentase pendapatan kotor bulanan perusahaan (sebelum pajak) yang digunakan untuk pembayaran atau utang lainnya.

9. Kepatuhan terhadap peraturan

Mematuhi peraturan pelaporan keuangan memerlukan pengungkapan biaya operasional yang akurat. 

Sehinggan banyak bisnis menggunakan software akuntansi modern untuk melacak, memantau, dan mengendalikan pengeluaran ini sehingga memiliki catatan yang akurat.

Kepatuhan melindungi reputasi bisnis dan mencegah komplikasi hukum yang juga membantu mempercepat proses audit.

10. Perencanaan strategis

Biaya operasional memainkan peran penting dalam membentuk inisiatif strategis. Dunia usaha dapat menyelaraskan investasi, ekspansi, dan upaya inovasi dengan kemampuan finansial mereka.

Hanya ketika data tingkat dasar seperti biaya operasional sudah jelas, manajemen dapat mengambil langkah lebih lanjut untuk menerapkan rencana strategis yang lebih luas ke dalam tindakan.

11. Alokasi sumber daya

Memahami rincian biaya operasional membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya. 

Hal ini termasuk mengalokasikan dana untuk fungsi-fungsi utama seperti pemasaran, penelitian dan pengembangan, dan kebutuhan administratif. 

Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif hanya jika terdapat pemahaman yang jelas tentang kebutuhan pengeluaran berbagai tim dan karyawan.

Baca juga: Beban Dibayar Dimuka: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Jurnalnya

Cara Mengelola Beban Usaha

Mengelola biaya operasional dengan baik merupakan landasan tanggung jawab fiskal dan pertumbuhan berkelanjutan. Gunakan strategi berikut untuk mengelola biaya operasional:

1. Penganggaran dan peramalan

Buat anggaran dan perkiraan terperinci yang selaras dengan tujuan bisnis. Pantau dan sesuaikan proyeksi ini secara berkala untuk memastikan alokasi keuangan yang optimal.

Melakukan hal ini adalah langkah pertama yang bisa dilakukan untuk memastikan pengeluaran operasional tidak melebihi anggaran yang direncanakan.

2. Teknik pengendalian dan pengurangan biaya

Menerapkan pendekatan proaktif terhadap pengendalian biaya. Menerapkan strategi seperti penganggaran berbasis nol (zero based budgeting), yang memerlukan informasi pengeluaran dari awal, dan memastikan alokasi sumber daya yang bijaksana.

Anda juga bisa menerapkan sistem pembayaran kartu korporat dimana karyawan hanya dapat melakukan pembelanjaan dari anggaran yang telah dialokasikan ke kartunya sehingga tidak terjadi pembelanjaan yang berlebihan.

3. Bernegosiasi dengan pemasok dan vendor

Menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok dan vendor. Negosiasikan persyaratan yang menguntungkan, diskon besar-besaran, dan jadwal pembayaran yang diperpanjang untuk memaksimalkan penghematan biaya.

Salah satu cara yang dapat dilakukan banyak bisnis untuk mengurangi biaya pembayaran yang harus dilakukan kepada pemasok adalah dengan mendapatkan diskon pembayaran awal dari mereka.

4. Menerapkan langkah-langkah penghematan energi

Pilih praktik dan teknologi hemat energi untuk mengurangi biaya utilitas. Langkah sederhana seperti lampu LED dan termostat pintar dapat menghasilkan penghematan yang besar.

Memilih untuk menggunakan ruang coworking juga dapat membantu mengurangi tagihan listrik.

5. Pengalihdayaan dan otomatisasi

Pertimbangkan untuk melakukan outsourcing fungsi non-inti ke penyedia khusus, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja dan operasional internal. Otomatiskan tugas rutin untuk meningkatkan efisiensi.

6. Menganalisis dan menyesuaikan harga

Tinjau strategi penetapan harga Anda secara berkala untuk memastikan strategi tersebut menutupi biaya namun tetap kompetitif. Bersiaplah untuk menyesuaikan harga jika biaya berfluktuasi secara signifikan.

Terkadang menaikkan sedikit harga produk atau layanan Anda tanpa kehilangan pelanggan dapat membantu menutupi pengeluaran.

Baca juga: 12 Tips Mengelola Keuangan Usaha Kecil

7. Menggunakan software akuntansi

Penggunaan software akuntansi sangat membantu dalam pengelolaan beban usaha.

Software akuntansi memungkinkan pencatatan yang lebih akurat dan otomatis atas berbagai jenis beban usaha. Dengan demikian, perusahaan dapat melacak setiap biaya yang dikeluarkan dengan lebih rinci dan lebih cepat.

Nah, Kledo merupakan salah satu software akuntansi yang dapat membantu manajemen biaya perusahaan Anda.

Mengapa harus Kledo? Sebagai informasi, Kledo merupakan software asli buatan Indonesia yang sudah dipercaya 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan ukuran bisnis.

Dengan Kledo, pencatatan berbagai biaya dapat dilakukan dengan mudah dan hanya dengan beberapa klik saja, Anda sudah bisa mendapatkan lebih dari 30 jenis laporan keuangan.

Tertarik mencoba? Anda bisa lho menggunakan Kledo gratis selama 14 hari hari bahkan selamanya melalui tautan ini.