Benchmarking Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Melakukannya

Benchmarking adalah strategi bisnis penting yang melibatkan pengukuran operasi dan hasil perusahaan Anda terhadap pesaing Anda dan pasar konsumen.

Menggunakan benchmarking dalam bisnis Anda dapat membantu perusahaan Anda mengukur kekuatan dan kelemahan serta mengembangkan strategi yang berwawasan luas.

Dalam artikel ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang benchmarking dan menjelaskan bagaimana benchmarking adalah hal yang tepat untuk meningkatkan kesuksesan perusahaan Anda.

Benchmarking Adalah?

Benchmarking adalah proses membandingkan hasil perusahaan Anda dengan orang lain di industri Anda untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang posisi Anda di antara pesaing Anda.

Ada banyak alasan kuat untuk memasukkan tolok ukur sebagai salah satu aktivitas bisnis penting Anda, terutama karena ini adalah cara yang efektif untuk mengidentifikasi praktik terbaik di sektor Anda.

Benchmarking dapat membantu mengidentifikasi strategi pemasaran yang efektif, menginformasikan pengembangan produk, dan mendorong ide bisnis baru.

Benchmarking juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data untuk menginformasikan strategi bisnis jangka panjang, termasuk meninjau fungsi-fungsi penting untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kinerja.

Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya

Fungsi Benchmarking Adalah?

Ada beberapa alasan mengapa benchmarking dalam bisnis itu penting. Alasan ini termasuk:

1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi

Melakukan benchmarking secara teratur berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan dengan memungkinkan organisasi mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan secara internal.

Ini berlaku untuk bisnis penjualan dan manufaktur serta perusahaan yang berorientasi pada layanan. Komponen yang benchmarking dapat membantu organisasi meningkatkan termasuk penjualan, pemasaran, dukungan dan periklanan.

Dengan melihat perusahaan yang paling efektif dan efisien dalam industri atau ceruk bisnis Anda, Anda akan memiliki kesempatan untuk menganalisis mereka lebih efisien dan efektif dan menggunakan informasi ini untuk mendukung peningkatan perusahaan Anda.

Pertanyaan yang harus diajukan untuk memastikan Anda menilai efisiensi dan efektivitas perusahaan lain dengan cara yang sukses meliputi:

• Seperti apa efisiensi dalam industri atau niche Anda?
• Apa yang membuat perusahaan paling efisien dan efektif seperti itu?
• Apa yang dapat Anda ambil dari model bisnis mereka dan memasukkannya ke dalam bisnis Anda sendiri?

2. Menetapkan tujuan bisnis yang jelas

Melakukan benchmarkeing reguler akan memungkinkan Anda menetapkan tujuan bisnis yang lebih jelas untuk organisasi Anda.

Memahami mengapa kompetisi berhasil akan memberi Anda wawasan penting yang memungkinkan Anda membuat tujuan terukur dengan mendefinisikan kesuksesan, mengembangkan strategi inovatif untuk memberi dampak, dan memantau kemajuan Anda menuju setiap tujuan secara efektif dari waktu ke waktu.

Saat Anda memantau kemajuan Anda, pastikan untuk membuat penyesuaian bila perlu untuk mengakomodasi perubahan di pasar atau perubahan dalam organisasi Anda.

3. Memberikan kesempatan baru untuk membuat peluang

Alasan lain mengapa benchmarking dalam bisnis penting adalah karena memberikan Anda cara untuk menemukan peluang baru untuk meningkatkan pertumbuhan dan kesuksesan.

Ini sangat penting jika organisasi Anda mandek atau tidak bergerak maju seperti yang Anda inginkan.

Melakukan benchmarking memungkinkan Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan agar perusahaan Anda setara dengan pertumbuhan dan kesuksesan organisasi lain dalam industri atau niche pasar Anda.

Dengan menilai apa yang dilakukan perusahaan lain untuk menjadi sukses, Anda dapat mengembangkan rencana untuk meningkatkan kinerja dan memanfaatkan peluang baru.

Baca juga: Funneling Adalah Strategi Penting dalam Marketing, Berikut Penjelasannya

4. Meningkatkan kinerja penjualan bisnis

Penjualan yang baik akan meningkatkan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan, tetapi tidak memiliki wawasan yang tepat untuk memahami kinerja penjualan Anda dapat menciptakan penghalang bagi organisasi Anda.

Benchmariking memberikan kesempatan untuk menilai angka penjualan Anda dan membandingkannya dengan organisasi paling sukses di ceruk atau industri Anda.

Misalnya, Anda dapat memeriksa berapa banyak perusahaan lain yang menjual, berapa banyak orang yang mereka miliki di tim penjualan mereka, berapa banyak tim penjualan yang mereka miliki dan di mana mereka berada dan apakah pesaing Anda bekerja dengan organisasi besar lainnya dalam bentuk kemitraan.

Ada beberapa alasan mengapa sebuah perusahaan mungkin memiliki kinerja penjualan yang lebih tinggi daripada organisasi Anda.

Faktor umum yang perlu diperhatikan termasuk bagaimana mereka memasarkan dan mengiklankan produk mereka, keuntungan apa pun yang mereka tawarkan kepada pelanggan mereka untuk bisnis yang berulang dan di mana mereka menjual produk dan layanan mereka.

Anda juga harus melihat situasi internal organisasi. Menilai mengapa tim penjualan berkinerja baik akan membantu Anda menentukan perubahan apa yang dapat Anda buat secara internal untuk meningkatkan kinerja.

5. Memotivasi karyawan

Benchmarking reguler dalam bisnis juga memberikan peluang besar untuk meremajakan karyawan dan meningkatkan motivasi dan kontribusi mereka secara keseluruhan kepada organisasi.

Benchmarking terbaik untuk meningkatkan motivasi karyawan adalah tes benchmarking yang mengevaluasi masing-masing departemen kompetisi.

Anda kemudian membandingkan hasil ini dengan departemen dalam organisasi Anda sendiri dan menetapkan tujuan agar sesuai dengan kompetisi.

Saat menetapkan tujuan untuk karyawan, penting untuk memastikan bahwa tujuan tersebut dapat dicapai, realistis, dan terukur.

Ini memastikan bahwa setiap orang memahami harapan yang Anda miliki untuk mereka dan bahwa setiap karyawan mengetahui tujuan atau sasaran yang sedang mereka upayakan.

Anda juga harus menerapkan program pengakuan atau penghargaan untuk memastikan karyawan diakui atas upaya mereka dan tetap termotivasi.

6. Lebih memahami kompetisi

Alasan yang jelas mengapa benchmarking dalam bisnis itu penting adalah bahwa hal itu memungkinkan Anda untuk lebih memahami persaingan Anda secara keseluruhan.

Memahami metode operasi pesaing dan apa yang berkontribusi pada kesuksesan mereka secara keseluruhan memungkinkan Anda untuk memperluas operasi Anda saat ini dan meningkatkan produktivitas dan kinerja secara keseluruhan.

7. Meningkatkan kualitas produk

Anda juga dapat menggunakan benchmarking untuk menilai kualitas produk Anda saat ini dan meningkatkannya.

Misalnya, Anda dapat membeli produk perusahaan lain yang lebih sukses, menganalisis apa yang membuatnya berbeda dari produk Anda, dan menemukan cara untuk mengungguli produk tersebut.

Baca juga: Kualitas Produk: Pengertian, Indikator, dan Cara Meningkatkannya

Apa Saja Jenis Benchmarking?

Meskipun ada beberapa bentuk bechmarking yang berbeda, semuanya terbagi dalam tiga kategori utama:

1. Benchmarking strategis

Benchmarking strategis adalah proses melihat praktik terbaik dan strategi pemenang dari perusahaan paling sukses dan menerapkan strategi tersebut ke dalam praktik bisnis Anda sendiri.

Proses ini melibatkan inovasi, bukan meng-copy proses yang digunakan oleh perusahaan lain untuk membuat proses perusahaan Anda menjadi lebih baik.

Benchmarking strategis biasanya melihat perusahaan dalam pasar umum dan bukan dalam industri spesifik bisnis Anda.

2. Benchmarking kinerja

Benchmarking kinerja adalah proses membandingkan produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan Anda dengan pesaing dalam industri Anda.

Jenis benchmarking ini paling sering bertujuan untuk membandingkan fitur produk dan layanan, harga, kualitas, keandalan, desain, kecepatan, dan kepuasan pelanggan.

Anda dapat menggunakan hasil benchmarking kinerja benchmarking untuk meningkatkan penawaran produk dan layanan Anda dan meningkatkan posisi pasar Anda.

3. Benchmarking proses

Benchmarking proses mirip dengan pembandingan strategis dan kinerja karena melihat proses dan operasi spesifik dari perusahaan berkinerja terbaik dalam industri.

Bentuk benchmarking ini biasanya paling efektif untuk menemukan perbaikan yang dapat diimplementasikan dengan cepat tetapi kemungkinan besar hanya akan memberikan manfaat jangka pendek bagi perusahaan.

Baca juga: Inovasi Produk: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Contohnya

Pendekatan untuk Benchmarking

Ada juga beberapa pendekatan berbeda yang dapat digunakan perusahaan Anda untuk mengukur tolok ukur termasuk:

• Benchmarking internal: Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan kinerja tim atau departemen internal yang berbeda untuk mencari praktik terbaik yang dapat dibagikan ke seluruh perusahaan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
• Benchmarking eksternal atau kompetitif: Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan posisi pasar perusahaan Anda dengan pesaing Anda, baik di dalam maupun di luar industri Anda.
• Benchmarking fungsional: Pendekatan ini digunakan untuk membandingkan proses atau strategi perusahaan Anda dengan proses atau strategi perusahaan yang sukses dalam industri yang berbeda untuk menemukan cara berinovasi dan menerapkan praktik tersebut ke dalam bisnis Anda sendiri.
• Benchmarking umum: Pendekatan ini berfokus pada membandingkan perusahaan Anda dengan praktik terbaik industri standar daripada melihat organisasi tertentu.
• Benchmarking internasional: Pendekatan ini melihat pasar global untuk mengidentifikasi dan menganalisis praktik dan proses terbaik yang digunakan di seluruh dunia. Melakukan hal ini dapat membantu perusahaan yang ingin menjadi pemimpin global dalam industri mereka.

Bagaimana Cara Melakukan Benchmarking?

Memahami bagaimana melakukan proses benchmarking adalahj hal yang bermanfaat bagi para profesional bisnis.

Bergantung pada perusahaan dan industri, praktik pembandingan yang berbeda dapat menjadi lebih baik, dan mereka dapat mencakup langkah-langkah yang berbeda.

Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat Anda ikuti untuk menyelesaikan proses benchmarking:

1. Tentukan jenis proses benchmarking yang akan digunakan

Seperti yang telah kita bahas diatas, ada banyak jenis proses benchmarking yang dapat Anda gunakan tergantung pada tujuan perusahaan dan kinerja saat ini.

Beberapa dari proses ini termasuk internal, eksternal, kompetitif, strategis dan praktik.

Berkonsultasi dengan para pemimpin bisnis dan eksekutif dalam perusahaan dapat membantu Anda menentukan proses benchmark mana yang paling berhasil.

Penting juga untuk menentukan siapa yang melakukan proses benchmarking dan menetapkan tanggung jawab untuk proses tersebut.

Misalnya, jika pembandingan Anda mencakup metrik dalam sumber daya manusia, Anda dapat menetapkan tanggung jawab pengumpulan informasi kepada anggota tim di departemen itu.

2. Putuskan aspek kinerja mana yang akan Anda ukur

Setelah Anda menentukan proses mana yang akan digunakan dan anggota tim mana yang dapat membantu proses tersebut, penting untuk menentukan metrik mana yang ingin Anda ukur. Yang terbaik adalah memilih aspek bisnis atau fungsi yang mudah diukur.

Perusahaan dan organisasi dengan tim analis data khusus dapat dengan mudah menerapkan benchmarking, sementara mereka yang tidak memilikinya dapat menyewa spesialis data atau menemukan metode pengumpulan informasi lainnya.

Misalnya, Anda adalah manajer sebuah perusahaan manufaktur. Para eksekutif dalam organisasi menentukan bahwa mereka menginginkan perusahaan untuk bisnis di industri yang menghasilkan paling sedikit limbah.

Anda dapat menggunakan proses benchmarking untuk membantu tujuan ini dengan mengukur jumlah total pemborosan internal dan membandingkannya dengan pesaing Anda. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membuat tujuan perbaikan.

Baca juga: Apa itu Supplier dan Bagaimana Cara Memilih Supplier Terbaik?

3. Mengumpulkan dan menganalisis data terkait kinerja

Setelah menentukan aspek operasi bisnis mana yang ingin Anda tolak ukur, kumpulkan data.

Jika Anda melakukan benchmark eksternal, Anda mengumpulkan informasi tentang metrik pesaing Anda dan membandingkannya dengan metrik Anda sendiri.

Misalnya, perusahaan teknologi dapat mengumpulkan informasi tentang jaminan produk yang ditawarkan perusahaan lain untuk memastikan mereka tetap kompetitif.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

4. Menerapkan perubahan berdasarkan informasi benchmarking

Setelah mengumpulkan dan menganalisis informasi, Anda dapat menggunakannya untuk menentukan area mana dari proses Anda yang dapat ditingkatkan.

Jika pesaing secara konsisten berkinerja lebih baik di area tertentu, mungkin ada baiknya untuk mempelajari proses mereka untuk lebih memahami jika ada fungsi yang dapat Anda adopsi untuk bisnis Anda.

Misalnya, jaringan hotel dapat mengukur kepuasan pelanggan mereka di setiap lokasi di suatu negara bagian dan menemukan lokasi dengan peringkat yang jauh lebih rendah.

Dengan menganalisis informasi, jaringan hotel menyadari lokasi dengan peringkat rendah adalah satu-satunya tanpa parkir valet, dan termasuk fasilitas itu.

5. Ulangi proses benchmarking untuk melakukan peningkatan

Proses benchmarking terus berlanjut karena Anda mengevaluasi, menerapkan strategi baru, dan mengulanginya.

Melakukan benchmarking seringkali memungkinkan Anda untuk memastikan Anda tetap kompetitif di pasar dan memenuhi standar industri.

Anda juga dapat mengevaluasi benchmarking Anda sendiri untuk menentukan apakah Anda harus melakukan proses alternatif. Misalnya, Anda dapat melakukan benchmarking internal maupun eksternal.

Baca juga: Holding Company: Pengertian, Jenis, Cara Kerja, Kelebihan, dan Kekurangan

Perbedaan Benchmarking dan KPI

Meskipun memiliki tujuan yang sama, ada perbedaan besar antara benchmarking dan key performance indicator, atau KPI.

Benchmarking digunakan sebagai titik referensi untuk membantu bisnis memahami kinerja mereka sendiri dalam konteks pasar yang lebih luas.

Benchmarking dapat memberikan data penting untuk menetapkan efektivitas proses dan efisiensi operasional dan sering digunakan sebagai cara untuk membandingkan kepuasan pelanggan, kualitas produk, dan biaya.

Anda dapat menggunakan KPI untuk mengukur kemajuan perusahaan menuju tujuan tertentu, memastikan apakah individu, proses, proyek, atau aliran bisnis mencapai tujuan strategisnya.

KPI Anda adalah cara memantau kinerja sehingga Anda dapat bertindak cepat jika ada area tertentu yang ditandai sebagai di bawah ekspektasi atau gagal memenuhi target.

Meskipun tujuan utama dari benchmarking dan KPI berbeda, mereka sering digunakan bersama satu sama lain sebagai bagian dari perangkat untuk mendorong bisnis ke depan.

Benchmarking dapat membantu mengidentifikasi area untuk peningkatan dan Anda dapat menggunakan KPI untuk membantu melacak setiap langkah saat Anda mencapainya.

Anda dapat menggunakan benchmarking dan KPI sebagai alat motivasi untuk menjaga staf tetap pada jalurnya dengan tujuan terukur yang dapat mereka penuhi dalam jangka waktu tertentu.

KPI bisa jauh lebih spesifik untuk individu, tim, dan proses tertentu di mana semuanya berkontribusi pada kinerja keseluruhan terhadap tolok ukur yang mungkin mengacu pada sumber data internal dan eksternal.

Benchmarking telah menjadi bagian penting dari perencanaan bagi banyak bisnis.

Perusahaan internasional mungkin memiliki seluruh departemen yang didedikasikan untuk menilai kinerja mereka terhadap pesaing mereka dengan perangkat lunak khusus, panel wawasan industri, dan penerapan sistem multi-level untuk menutup kesenjangan.

Benchmarking juga dapat bekerja untuk bisnis kecil dengan anggaran terbatas karena mereka dapat belajar banyak tentang bagaimana merencanakan secara strategis dengan aktivitas benchmarking sederhana seperti mengikuti aktivitas pesaing mereka di media sosial atau memeriksa situs web mereka untuk data produk dan harga.

Baca juga: Cara Mengambil Foto Produk Seperti Seorang Profesional

Tips Melakukan Benchmarking

1. Tentukan area apa yang perlu ditingkatkan dalam organisasi Anda

Menargetkan area spesifik untuk peningkatan seringkali lebih efektif daripada sekadar mencoba meningkatkan kinerja di mana saja dan di mana saja dalam perusahaan Anda.

Fokus pada area di mana perusahaan Anda tidak berkinerja seperti yang Anda inginkan dan gunakan pengetahuan ini untuk membandingkan departemen dan faktor yang sesuai yang membuat pesaing Anda lebih sukses.

2. Temukan organisasi dengan kinerja tertinggi

Sangat penting untuk menemukan perusahaan paling sukses di industri atau niche Anda untuk dijadikan patokan.

Anda juga dapat melihat organisasi sukses di luar industri Anda yang mengalami masalah serupa dengan perusahaan Anda dan menilai bagaimana mereka menangani situasi ini dengan sukses.

3. Buat dan terapkan rencana peningkatan kinerja

Setelah Anda menghabiskan waktu yang cukup untuk mempelajari persaingan dan memiliki gagasan yang baik tentang proses mereka, Anda harus mulai membuat rencana peningkatan kinerja dan kemudian menerapkannya di dalam perusahaan Anda.

Ini akan memastikan Anda merasakan manfaat benchmarking dan meningkatkan kesuksesan organisasi Anda secara keseluruhan.

Baca juga: Lead Time dalam Produksi: Pengertian dan Cara Menguranginya

Contoh Melakukan Benchmarking

Industri yang berbeda menggunakan benchmarking dalam berbagai cara. Berikut adalah beberapa contoh cara perusahaan dapat menggunakan benchmarking untuk mencapai hasil tertentu:

1. Call center

Call center mungkin membandingkan peringkat kepuasan pelanggannya dengan meminta pelanggan menilai layanan mereka berdasarkan pengalaman mereka.

Mereka mungkin juga mengumpulkan data tentang waktu tunggu, lama panggilan, peringkat resolusi kontak pertama, hunian dan penyusutan.

Angka-angka ini dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja dengan meningkatkan proses dan sistem dan juga sebagai alat untuk membantu meningkatkan motivasi di antara staf.

2. Teknologi

Sebuah perusahaan teknologi dapat memantau spesifikasi produk pesaing mereka dan membandingkannya dengan produk mereka sendiri, atau mengukur siklus hidup produk mereka terhadap rata-rata industri untuk memastikan bahwa mereka tetap kompetitif.

3. Kesehatan

Pengaturan medis sering mengumpulkan data pembandingan tentang pasien mereka, termasuk menilai waktu tunggu, kualitas perawatan, waktu pemulihan dan kepuasan pasien.

Metrik ini dapat dikumpulkan secara internal untuk menetapkan tingkat kemajuan di setiap area, dan hasilnya juga dapat dibandingkan dengan organisasi serupa untuk menilai posisi mereka di lanskap yang lebih luas.

4. Hospitality

Benchmarking adalah kunci untuk tetap kompetitif di industri perhotelan dan hospitality di mana semuanya dicatat dan dibandingkan, mulai dari rincian bahan habis pakai bar dan biaya makanan hingga tunjangan karyawan dan tingkat retensi.

Bar, restoran, kafe, dan hotel juga menggunakan peringkat kepuasan pelanggan untuk tujuan pembandingan guna memastikan bahwa pelatihan staf mereka efektif dan memeriksa apakah proses mereka kuat.

5. Bisnis online

Bisnis online menggunakan benchmarking untuk menetapkan biaya rata-rata per konversi di berbagai kategori produk, mengukur dan memprediksi tren musiman dalam penjualan, serta mengidentifikasi pelanggan utama dan pasar target mereka menggunakan data analitik dan catatan pelanggan mereka.

Baca juga: Kegiatan Distribusi: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Contohnya

Kesimpulan

Melakukan benchmarking adalah hal penting dalam pengembangan bisnis secara berkelanjutan dan menentukan strategi tebaik yang bisa Anda gunakan berdasakan kesuksesan kompetitor.

Untuk memudahkan Anda dalam proses benchmarking, hal penting yang harus Anda lakukan adalah memiliki semua data terkini dari bisnis Anda dan juga kompetitor, dan salah satu data terpenting adalah data keuangan.

Jika Anda masih melakukan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk proses akuntansi yang lebih baik.

Kledo adalah sofware akuntansi berbasis cloud yang sudah berpengalaman dan digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna untuk membantu mengembangkan bisnis mereka dengan solusi kemudahan pembukuan dan pengelolaan akuntansi yang lebih baik.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.