Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya

Bukti transaksi internal dan eksternal merupakan dokumen penting dalam menjalankan bisnis.

Kedua bukti tersebut sangat dibutuhkan dalam proses pembukuan dan penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Tak hanya itu, bukti ini juga dijadikan sebagai bukti penguat bahwa transaksi benar-benar terjadi dan bisa dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, Anda bisa mencegah terjadinya fraud yang bisa merugikan bisnis Anda.

Artikel ini akan membahas seputar pengertian dan contoh dari bukti transaksi internal dan eksternal.

Pengertian Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal adalah catatan yang dibuat dan disimpan dalam bisnis. Dokumen tersebut digunakan untuk mendukung proses organisasi.

Contoh dokumen internal adalah kartu absensi dan lembar waktu karyawan, rencana produksi, permintaan pembelian, laporan penerimaan, pesanan penjualan, dan otorisasi memo.

Dokumen internal tidak dibagikan dengan pihak luar. Ketika auditor sedang memeriksa pembukuan organisasi, mereka akan jarang menggunakan bukti internal.

Hal ini dikarenakan bukti ini kurang independen dan lebih mungkin telah dibuat atau diubah daripada dokumen yang diperoleh dari pihak ketiga.

Baca juga: Perbedaan Transaksi Internal dan Eksternal dalam Akuntansi

Pengertian Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah dokumen yang menjadi bukti terjadinya transaksi dengan pihak dari luar perusahaan.

Berbeda dengan bukti internal, bukti eksternal terjadi karena perusahaan melakukan transaksi akad jual beli dengan bisnis atau perusahaan lain.

Contoh dokumen bukti eksternal yaitu kwitansi pembayaran, faktur, dan nota kredit.

Baca juga: Ini Cara Tutup Buku bagi Bisnis Anda, Dijamin Mudah!

Pentingnya Bukti Transaksi Internal dan Eksternal

Bukti transaksi internal dan eksternal sangat penting untuk proses pembukuan dan akuntansi karena memberikan bukti bahwa transaksi keuangan telah terjadi.

Selama audit akuntansi atau pajak, bukti transaksi dicatat dengan cara membuat cadangan jurnal akuntansi dan buku besar sebagai jejak transaksi yang tak terbantahkan.

Anda akan menyimpan dokumen sumber untuk bisnis Anda sama seperti Anda menyimpan tanda terima untuk item yang dapat dikurangkan dari pajak untuk pajak Anda.

Jika pajak Anda diaudit, dokumen sumber memberikan bukti bahwa Anda telah melakukan pembelian tersebut

Hal yang sama berlaku untuk bisnis Anda, tetapi dalam bisnis, Anda menyimpan dokumen asli untuk setiap transaksi keuangan, bukan hanya sumbangan amal.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi bagi Bisnis

9 Bukti Transaksi Internal dan Eksternal

Beberapa jenis Dokumen penting yang Digunakan dalam Akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Memo

Memo merupakan bukti transaksi internal yang hanya digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi di dalam perusahaan.

Sehingga, memo ini tidak dibagikan ke pihak eksternal perusahaan.

Pada umumnya, memo digunakan untuk transaksi seperti penggunaan persediaan, bahan baku, dan kas.

2. Nota Tunai

Penjualan dan pembelian adalah fitur utama dari setiap perusahaan bisnis. Untuk mencatat penjualan tunai dan pembelian tunai, memo kas berfungsi sebagai bukti transaksi eksternal.

Memo tunai adalah dokumen sumber di mana semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan atau pembelian tunai harus dicatat.

Ketika barang dibeli oleh perusahaan bisnis secara tunai maka perusahaan menerima nota tunai dan ketika perusahaan bisnis menjual barang, ia akan memberikan nota tunai.

Adapun nota ini merinci transaksi yang berkaitan dengan pembelian atau penjualan yaitu nomor atau jumlah yang dibeli/dijual, harga, diskon yang diterima atau diperbolehkan dan pajak penjualan yang dikumpulkan atau disetor disediakan.

Atas dasar memo kas, transaksi ini kemudian dicatat dalam pembukuan. Dalam audit, tugas utama auditor adalah memverifikasi buku kas dengan mengacu pada voucher kas.

3. Faktur atau Tagihan

Faktur atau tagihan mencatat transaksi kredit yang terkait dengan penjualan atau pembelian. Ini disiapkan ketika perusahaan membeli atau menjual barang secara kredit.

Pada saat barang dijual oleh badan usaha secara kredit, dibuat faktur penjualan yang didalamnya semua rincian penjualan kredit yaitu kuantitas, tarif dan jumlah total pembayaran.

Biasanya, faktur dibuat dalam rangkap dua, salinan utama (asli) dikirim ke pembeli dan yang lainnya disimpan oleh perusahaan bisnis untuk catatan dan referensi di masa mendatang.

Demikian pula, ketika barang dibeli secara kredit, pemasok menyiapkan faktur dalam rangkap dua. Ketika salinan utama diterima oleh pembeli, itu menjadi tagihan.

Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya

3. Kwitansi

Kwitansi adalah bukti melakukan pembayaran atas setiap transaksi bisnis.

Bukti transaksi eksternal ini disiapkan untuk menunjukkan bukti pemberian uang tunai kepada pihak (yang menerima uang tunai) karena transaksi bisnis apa pun.

Setidaknya dua salinan dibuat dari setiap tanda terima.

Salinan asli disiapkan untuk diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran dan salinan lainnya disimpan untuk dicatat.

Rincian tentang transaksi bisnis di mana uang tunai diterima yaitu. tanggal, jumlah, nama pihak dan sifat pembayaran dll diberikan dalam dokumen sumber ini.

4. Slip Pembayaran Bank

Bukti transaksi eksternal ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa pada tanggal tertentu, sejumlah tertentu telah disimpan di bank.

Ketika seorang deposan menyetor uang ke rekening bank, dia mengisi formulir yang disediakan oleh bank yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah yang akan disetorkan dan nama deposan.

Petugas bank menandatangani, mencap slip pembayaran dan mengembalikannya ke deposan.

Biasanya, perusahaan bisnis besar memperoleh kumpulan slip pembayaran yang lengkap dan membuat semuanya terikat dalam sebuah buku.

Slip pembayaran menjadi dokumen sumber yang berfungsi sebagai bukti bagi pelanggan untuk mencatat transaksi ini dalam pembukuan.

6. Cek

Cek adalah instrumen yang ditarik pada bankir dan dibayarkan sesuai permintaan. Bank menerbitkan buklet yang berisi formulir cek kepada pemegang rekeningnya. Angka yang disebutkan di bagian bawah cek menunjukkan kode masing-masing ‘Negara’, ‘Bank’, ‘Cabang’, ‘Cek’ dan ‘Jenis Rekening’.

Melalui cek, pembayaran dapat dilakukan kepada orang tertentu dengan menuliskan nama pihak setelah kata ‘Membayar’ dan dengan mencoret kata ‘pembawa’ dengan garis yang tercetak pada cek.

Dalam hal ini cek disebut order cheque. Untuk menghindari penipuan, cek disilangkan dengan menggambar dua garis melintang paralel di cek. Terkadang kata ‘& Co’, ‘A/C Payee Only’, ‘Not Negotiable’ atau ‘Name of the Bank’ ditulis di dalam baris ini.

Dalam hal ini cek menjadi cek silang. Pembayaran dengan cek silang tidak dapat diterima hanya dengan menunjukkan cek.

Cek silang harus terlebih dahulu disetorkan ke dalam rekening bank pemilik rekening yang kepadanya cek tersebut ditarik dan hanya melalui rekeningnya pembayaran dapat ditarik.

Pembayaran juga dapat dilakukan kepada setiap orang yang menanggung dan menyerahkan cek. Dalam hal ini, cek disebut cek pembawa.

Sebuah cek ditandatangani oleh penarik dengan menyebutkan jumlah dan nama pihak yang akan menerima pembayaran. Orang yang peduli bisa mendapatkannya dicairkan secara langsung.

Selain itu, pemilik rekening juga dapat menarik uang dari rekeningnya lewat cek ini.

7. Nota Debet

Nota debet adalah dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan bisnis telah menambaj debit terhadap pihak yang peneriman sehubungan dengan transaksi bisnis selain penjualan kredit.

Perusahaan bisnis dapat membuat nota debet kepada pemasok ketika perusahaan mengembalikan beberapa barang yang sifatnya cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi.

Nota debit juga dapat disiapkan jika terjadi kelebihan pembayaran kepada pihak mana pun.

Dalam dokumen ini disebutkan semua rincian tentang tanggal dan jumlah transaksi, nama pihak yang rekeningnya didebet beserta alasan pendebetan rekeningnya.

8. Nota Kredit

Nota kredit adalah dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan bisnis telah memberikan kredit kepada pihak penerima sehubungan dengan transaksi bisnis apa pun selain pembelian kredit.

Ketika perusahaan bisnis menerima kembali barang yang dijual sebelumnya, maka itu membuat catatan kredit yang menguntungkan pembeli yang menunjukkan bahwa akunnya telah dikreditkan dalam pembukuan perusahaan bisnis.

Nota kredit juga dapat disiapkan jika ada pembayaran yang lebih sedikit kepada pihak mana pun.

Dalam dokumen ini, semua rincian tentang tanggal dan jumlah transaksi, nama pihak yang rekeningnya dikreditkan serta alasan untuk mengkredit rekeningnya disebutkan.

Untuk membedakannya dengan nota debit, biasanya ditulis dengan tinta merah.

9. Voucher

Dokumen yang disiapkan untuk tujuan pencatatan transaksi bisnis dalam pembukuan dikenal sebagai voucher.

Voucher disiapkan berdasarkan dokumen sumber. Untuk mencatat transaksi bisnis dalam pembukuan, dokumen sumber dianalisis lebih lanjut dan ditarik kesimpulan mengenai akun mana yang didebit dan akun mana yang dikredit.

Dokumen di mana kesimpulan ini ditulis dikenal sebagai voucher atau voucher akuntansi.

Baca juga: Analisis Transaksi dalam Akuntansi: Pengertian dan Tahapannya

Perbedaan Transaksi Internal dan Transaksi Eksternal

Perbedaan utama antara transaksi internal dan transaksi eksternal telah dijelaskan oleh poin-poin berikut:

Arti

Transaksi internal adalah transaksi bisnis yang tidak dilakukan dengan pihak ketiga eksternal. Sedangkan, transaksi eksternal adalah transaksi bisnis yang dilakukan dengan satu atau lebih pihak ketiga eksternal.

Pertukaran sumber daya

Transaksi internal adalah hasil dari fungsi internal bisnis dan mungkin tidak melibatkan pertukaran sumber daya. Jika melibatkan pertukaran sumber daya, itu akan terjadi antara departemen internal organisasi.

Transaksi eksternal adalah pertukaran sumber daya antara organisasi dan satu atau lebih pihak ketiga eksternal.

Dampak pada arus kas

Karena transaksi internal berkaitan dengan transaksi antar departemen atau sebagai hasil dari fungsi internal bisnis, mereka umumnya tidak berdampak pada arus kas bisnis.

Transaksi eksternal melibatkan pertukaran sumber daya dengan pihak ketiga dan dengan demikian sering berdampak pada arus kas bisnis.

Jumlah pihak

Transaksi internal hanya melibatkan satu pihak – organisasi itu sendiri.
Transaksi eksternal melibatkan 2 pihak atau lebih – organisasi dan satu atau lebih pihak ketiga.

Pemicu

Transaksi internal dipicu oleh fungsi internal bisnis atau hanya karena perjalanan waktu.

Transaksi eksternal dipicu oleh aktivitas bisnis antara organisasi dan pihak ketiga di luar.

Contoh

Transaksi internal termasuk transfer stok internal dari satu departemen ke departemen lain, biaya penyusutan, amortisasi biaya dibayar dimuka, dll.

Transaksi eksternal termasuk pembelian atau penjualan barang oleh pihak ketiga, pengeluaran biaya, dll.

Kesimpulan

Bukti transaksi internal dan eksternal merupakan dokumen yang sangat penting bagi bisnis.

Pasalnya, kedua dokumen tersebut diperlukan untuk proses pembukuan, penyusunan laporan keuangan, dan menghindari terjadinya kecurangan atau tindak penipuan dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Sayangnya, bukti transaksi fisik yang disimpan secara manual rawan hilang dan rusak.

Namun, kini Anda tak perlu khawatir lagi. Sebab, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo yang menyediakan fitur pembuatan dan desain bukti transaksi dalam bentuk digital.

Dengan begitu, bukti transaksi akan tersimpan secara aman pada sistem cloud dan Anda bisa menghemat waktu dan biaya karena tak perlu lagi membuat bukti transaksi secara manual.

Mulai dari 130 ribu saja, Anda sudah bisa menikmati paket layanan lengkap dari Kledo.

Dan, jika Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui link ini.