Contoh Surat Tagihan Pembayaran Ini Ampuh Dapatkan Pembayaran Lebih Cepat

Surat tagihan pembayaran jadi bagian penting dalam bisnis. Surat ini berguna untuk melakukan penagihan sehingga bisnis dapat berjalan dengan lancar.

Banyak yang mengira inti dari sebuah bisnis adalah berapa jumlah produk yang terjual. Memang, pendapatan sebuah bisnis dipengaruhi oleh berapa jumlah produk yang terjual.

Namun ternyata banyaknya jumlah produk yang terjual tidak otomatis membuat pendapatan bisnis tersebut mengalami kenaikan.

Faktor utama yang menentukan adalah tidak dibayarnya produk yang terjual secara kontan atau cash. Percuma suatu bisnis mampu menjual ribuan produk jika banyak pelanggan yang masih menunggak pembayaran.

Tapi jangan risau dulu buat Kawan Kledo yang tengah mengalami hal ini, karena ada cara yang bisa Kawan Kledo lakukan untuk mengatasi penunggakan ini yaitu dengan memberikan surat tagihan pembayaran.

Apa sih sebenarnya surat penagihan pembayaran dan bagaimana cara membuatnya? Buat Kawan Kledo yang penasaran dengan surat tagihan pembayaran Kawan Kledo wajib banget baca artikel ini hingga selesai karena Kledo akan membahas secara rinci khusus untuk Kawan Kledo semuanya.

Apa itu Surat Tagihan Pembayaran?

Surat tagihan pembayaran merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh pemilik usaha untuk pelanggan. Surat penagihan pembayaran ini memiliki tujuan agar pelanggan segara melakukan pembayaran atas barang yang telah dibeli namun belum dibayar oleh pelanggan tersebut.

Ada dua faktor yang memungkinkan pelanggan belum melakukan pembayaran, yaitu pertama karena pelanggan terlalu sibuk dengan bisnis yang sedang dijalankan sehingga lupa untuk melakukan pembayaran dan kedua pelanggan sengaja mengulur-ngulur waktu pembayaran.

Surat ini biasanya dikirimkan kepada pelanggan yang telah melewati batas waktu pembayaran yang telah ditentukan. Namun ada juga yang memberikan surat penagihan pembayaran ini saat mendekati waktu jatuh tempo.

Hal ini dilakukan agar pelanggan bisa membayar di waktu yang telah ditentukan. Kawan Kledo dapat mengirimkan surat ini kapan saja karena memang tidak ada ketentukan khusus mengenai pengiriman surat tagihan pembayaran ini.

Baca juga: Contoh Surat Tagihan Pembayaran Ini Ampuh Dapatkan Pembayaran Lebih Cepat

Penagihan Intensif

Agar penagihan pembayaran yang Kawan Kledo lakukan berjalan efektif, Fundera, sebuah website bisnis kecil memberikan sedikit cara penagihan kepada pelanggan yang membandel.

Menurut Fundera, pemilik bisnis harus memberikan peringatan berupa surat penagihan kepada pelanggan yang membandel dan dikirim secara intensif. Maksudnya adalah Kawan Kledo harus terus mengirimkan surat penagihan kepada pelanggan hingga pelanggan tersebut melunasi pembayaran.

Ada 5 (lima) jenis surat penagihan pembayaran yang bisa Kawan Kledo kirimkan kepada pelanggan yang telat melakukan pembayaran. Kawan Kledo dapat memberikan perbedaan waktu saat mengirimkannya, yaitu:

1. Initial reminder (dikirimkan seminggu sebelum jatuh tempo)
2. Second reminder (dikirimkan saat hari jatuh tempo)
3. Third reminder (dikirimkan seminggu setelah jatuh tempo)
4. Fourth reminder (dikirimkan dua minggu setelah jatuh tempo)
5. Final reminder (dikirimkan sebulan setelah jatuh tempo).

Setiap dokumen yang dikirimkan memiliki level yang berbeda-beda. Semakin lama tagihan dilunasi oleh pelanggan, Kawan Kledo harus mengirimkannya lebih intens agar pelanggan segera melunasinya.

Baca juga: Ingin Membuat Ringkasan Eksekutif? Yuk Pelajari Contohnya di Sini!

Jenis-Jenis Surat Tagihan Pembayaran

Ada beberapa jenis surat penagihan pembayaran yang wajib untuk Kawan Kledo pahami, yakni:

1. Surat Tagihan Pembayaran Hutang Proyek

Surat penagihan yang pertama adalah surat penagihan pembayaran hutang proyek. Surat ini ditujukan kepada klien atas proyek yang telah disepakati kedua belah pihak. Surat penagihan ini berfungsi agar pihak klien segara melakukan pembayaran sehingga upah pekerja proyek dapat segera dibayarkan.

2. Surat Tagihan Pembayaran Hutang Bank

Jenis kedua yakni surat penagihan pembayaran hutang bank. Surat ini dibuat oleh pihak bank dan diberikan kepada nasabah yang melakukan pinjaman namun belum membayar sesuai waktu yang telah disepakati. Kawan Kledo memiliki hutang di bank dan belum membayar? Siap-siap mendapatkan surat ini.

3. Surat Tagihan Pembayaran Hutang Transaksi Jual-Beli

Jenis ini sering digunakan dalam bisnis. Kawan Kledo yang memiliki bisnis wajib memahani surat penagihan jenis ini karena pastinya akan berhubungan erat dengan bayar-membayar untuk transaksi jual-beli.

Cara Membuat Surat Tagihan Pembayaran

Berikut cara pembuatan surat tagihan pembayaran yang bisa Kawan Kledo kirimkan kepada pelanggan:

Komponen Surat Penagihan Pembayaran

1. Kop Surat

Surat tagihan pembayaran merupakan surat resmi yang dikirimkan pemilik usaha kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran, oleh karena itu wajib hukumnya menyertakan kop surat. Selain tanda bahwa surat tersebut surat resmi, dengan kop surat penerima dapat mengetahui perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.

2. Tempat dan Tanggal Saat Surat Dibuat

Komponen kedua yang harus ada dalam surat penagihan adalah tempat dan tanggal saat surat tersebut dibuat.

3. Nomor, Perihal, dan Lampiran

Nomor, perihal, dan lampiran juga menjadi komponen yang harus ada dalam surat resmi, termasuk surat penagihan pembayaran. Jadi, Kawan Kledo nggak boleh melupakannya, ya!

4. Pihak yang Dituju

Kawan Kledo harus menuliskan pihak yang dituju dengan jelas. Pihak yang dituju di sini merupakan pelanggan Kawan Kledo yang akan menerima surat ini.

5. Pembuka Surat

Pada bagian pembuka surat Kawan Kledo bisa memberikan salam pembuka dan kalimat pembuka.

6. Isi Surat

Pada bagian isi Kawan Kledo bisa menuliskan hal-hal berikut ini:

• Penjelasan kapan tanggal jatuh tempo pembayaran. Tulislah tanggal yang jelas agar pelanggan mudah memahaminya
• Jelaskan bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran dan sertakan laporan keuangan sebagai bukti tambahan
• Tulislah secara rinci jumlah yang harus dibayar
• Berikan tambahan waktu jatuh tempo agar pelanggan segera melakukan pembayaran.

7. Penutup

Pada bagian penutup, tulislah ucapan terima kasih dan salam penutup.

8. Pengirim Surat

Nama pengirim ditulis pada bagian akhir. Selain itu Kawan Kledo bisa tambahkan tanda tangan dan stempel resmi perusahaan.

Tips Melakukan Penagihan kepada Pelanggan

Tujuan utama dari dikirimkan surat tagihan pembayaran adalah agar pelanggan segera melakukan pembayaran. Oleh karena itu ada beberapa tips yang bisa Kawan Kledo lakukan agar tujuan pengiriman surat tersebut segera tercapai. Berikut tips yang bisa Kawan Kledo lakukan:

Kirimkan Tagihan Pembayaran secara Berkala

Kirimkan tagihan kepada pelanggan secara berkala agar pelanggan bisa segera melunasi tagihan yang Kawan Kledo kirimkan. Pada tahap pertama Kawan Kledo mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama yang berisi informasi tagihan yang belum dibayar dan waktu jatuh tempo.

Jika pelanggan belum membayar, Kawan Kledo kirimkan surat tagihan kedua dengan peringatan lebih keras. Jika setelah mengiriman surat tagihan yang kedua pelanggan belum juga membayar, Kawan Kledo bisa mengirimkannya lagi dengan peringatan akan melaporkannya ke pihak berwajib.

Lakukan Follow Up secara Berkala

Setelah mengirimkan, Kawan Kledo juga perlu melakukan follow up secara berkala. Follow up ini bisa dilakukan dengan mengirimkan e-mail atau sms terkait pembayaran yang belum diselesaikan. Jika belum dibayarkan juga, Kawan Kledo bisa melanjutkannya dengan menelpon pihak yang bersangkutan.

Contoh Surat Penagihan Pembayaran

Berikut contoh surat penagihan

PT Makmur Abadi

Jalan Kesehatan No 10 Pringsewu Lampung

Pringsewu, 25 Agustus 2020

Nomor: 002/025/008/2020
Perihal: Surat Penagihan Hutang
Lampiran: 1 Lembar

Kepada,
Yth. Pimpinan PT. Bhinekka
Di Tempat,

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, saya ingin memberitahukan jika perusahaan atas nama PT. Bhinekka masih belum membayarkan tagihan sebesar 10 juta rupiah. Jumlah tersebut sesuai dengan nomor Invoice yang telah kami kirimkan sebelumnya.

Hingga disampaikannya surat ini, kami belum menerima kabar kapan pihak PT. Bhinekka akan melunasi pembayarannya. Terhitung, Surat Tagihan ini kami berikan setelah 30 hari melewati batas waktu yang telah disepakati bersama sebelumnya.

Demikian pemberitahuan ini saya berikan agar bisa menjadi perhatian bapak/ibu perwakilan untuk melunasi hutangnya.

Hormat Kami,
PT Makmur Abadi

Lengkapi Surat Tagihan Pembayaran dengan Invoice Kledo

Buat Kawan Kledo yang ingin melakukan penagihan pembayaran, Kawan Kledo juga bisa melengkapi surat penagihan pembayaran ini dengan mengirimkan invoice.

Invoice akan memberikan informasi mengenai rincian pembayaran, mulai dari nama, jumlah barang, hingga harga barang tersebut. Kawan Kledo yang ingin membuat invoice pembayaran tidak perlu bingung, karena Kawan Kledo bisa buat invoice di Kledo.

Kledo memiliki berbagai template invoice yang bisa Kawan Kledo isi dan download. Kawan Kledo juga bisa menyesuaikan format dan jenis invoice sesuai kebutuhan Kawan Kledo. Jadi, melakukan tagihan pembayaran jadi akan lebih mudah dan cepat.

Kesimpulan

Surat tagihan pembayaran dibutuhkan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan yang belum melakukan pembayaran atas barang yang dibeli.

Sulitnya melakukan penagihan ini membuat perusahaan harus membuat surat tagihan pembayaran sebaik-baiknya. Kawan Kledo bisa menggunakan cara-cara di atas untuk melakukan tagihan pembayaran kepada pelanggan.

Selain pengiriman surat tagihan, dalam bidang akuntansi penagihan ini juga bisa dilakukan dengan cara mengirimkan invoice kepada pelanggan.

Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo untuk mendapatkan cara mudah mengirimkan invoice ini. Selain invoice, Kledo juga memiliki berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan keuangan. Yuk daftar Kledo sekarang juga!