Dalam manajemen, pengendalian atau controlling sangat penting untuk memastikan bahwa tujuan tercapai secara efektif.
Hal ini melibatkan pemantauan, perbandingan, dan koreksi kinerja dalam organisasi, memandu tindakan dan mengalokasikan sumber daya dengan bijak.
Elemen-elemen kunci dari controlling termasuk menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja aktual, dan mengambil tindakan korektif.
Berbagai jenis mekanisme pengendalian seperti feedforward, concurrent, dan feedback control memungkinkan organisasi untuk tetap berada di jalurnya.
Meskipun penting, tantangan seperti resistensi terhadap perubahan dan ketidakakuratan data dapat menghambat proses pengendalian.
Oleh karena itu, menumbuhkan budaya yang mendukung sangat penting untuk mengatasi hambatan-hambatan ini dan mencapai kesuksesan organisasi.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu controlling dalam manajemen secara lengkap dan mendalam untuk keberhasilan organisasi bisnis Anda.
Memahami Arti Controlling dalam Manajemen
Dalam dunia manajemen, controlling adalah fungsi penting yang memastikan tujuan dan sasaran tercapai secara efektif dan efisien.
Fungsi ini melibatkan pemantauan, perbandingan, dan koreksi terhadap kinerja berbagai proses dan aktivitas dalam organisasi. controlling menyediakan kerangka kerja yang diperlukan untuk memandu tindakan dan mengalokasikan sumber daya dengan bijak, menjadikannya aspek penting dari kesuksesan individu dan organisasi.
Proses controlling mencakup beberapa elemen penting, termasuk menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja aktual, dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan.
Ini adalah proses berkelanjutan yang membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan mempertahankan daya saing mereka di pasar.
Sifat controlling dalam manajemen
- Controlling adalah fungsi manajemen yang berorientasi pada tujuan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efektif dan efisien untuk pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya.
- Controlling adalah proses yang berkelanjutan. Ini berarti bahwa setelah kinerja aktual dan kinerja standar bisnis dibandingkan dan tindakan korektif diambil, proses controlling tidak berakhir. Sebaliknya, perusahaan harus terus meninjau kinerja dan merevisi standar.
- Controlling bersifat menyeluruh. Ini berarti bahwa fungsi controlling dilakukan oleh perusahaan di semua tingkat manajemen. Tingkat controlling dan sifat dari fungsi tersebut dapat bervariasi di setiap tingkatan. Selain itu, proses controlling juga diperlukan dalam organisasi non-bisnis dan bisnis.
- Proses controlling merupakan fungsi yang melihat ke depan dan ke belakang. Sebagai fungsi yang melihat ke depan, fungsi ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi di masa depan berdasarkan pengalaman masa lalunya. Namun, sebagai fungsi yang melihat ke belakang, fungsi ini mengukur dan membandingkan kinerja aktual dan kinerja yang direncanakan (yang telah ditetapkan di masa lalu) dari organisasi.
Baca juga: Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis
Pentingnya Controlling dalam Peoses Manajemen Organisasi
Fungsi controlling penting bagi setiap organisasi karena beberapa alasan berikut:
Mencapai tujuan organisasi
Controlling adalah proses yang berorientasi pada tujuan karena bertujuan untuk menentukan apakah rencana yang telah ditentukan sebelumnya dilakukan sesuai dengan rencana tersebut dan apakah kemajuan yang diperlukan dibuat untuk mencapai tujuan.
Dengan bantuan controlling, sebuah organisasi dapat menjaga aktivitas bisnis tetap berada di jalur yang benar dan dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan jika diperlukan.
Menilai standar yang akurat
Proses controlling yang efektif dapat membantu organisasi dalam memverifikasi apakah perusahaan telah menetapkan standar yang akurat atau tidak.
Hal ini juga membantu dalam mengawasi perubahan yang terjadi di lingkungan bisnis dan membuat perubahan yang diperlukan dalam standar kapan pun diperlukan.
Memanfaatkan sumber daya secara efisien
controlling membantu organisasi dalam mengurangi pemborosan sumber daya, karena bertujuan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan perusahaan dilakukan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Meningkatkan motivasi karyawan
Karena proses controlling mencakup perbandingan antara tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dari sebuah organisasi dengan kinerja aktualnya, proses ini mengkomunikasikan dengan baik peran karyawan sebelumnya.
Ini berarti bahwa karyawan mengetahui terlebih dahulu dengan standar apa kinerja mereka akan diukur, dibandingkan, dan dinilai.
Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ini memotivasi mereka untuk memberikan kinerja yang lebih baik.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
Memastikan ketertiban dan disiplin
Sistem controlling yang efisien dalam sebuah organisasi dapat membantu para manajer dalam menciptakan suasana disiplin dan ketertiban dalam perusahaan.
Selain itu, controlling juga membantu dalam melakukan pengawasan secara terus menerus terhadap karyawan sehingga dapat meminimalisir kegiatan yang tidak diinginkan, seperti pencurian, korupsi, kecurangan, dll.
Memfasilitasi koordinasi dalam tindakan
Proses controlling juga membantu organisasi dalam memfasilitasi koordinasi antara divisi dan departemen yang berbeda dengan memberikan kesatuan arah kepada karyawan.
Dengan kata lain, setiap karyawan dan departemen dalam organisasi diatur oleh serangkaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Hal ini juga memotivasi karyawan dalam mencapai tujuan bersama ini melalui koordinasi untuk menghindari duplikasi upaya.
Komponen Controlling dalam Manajemen
Memahami komponen-komponen utama controlling dapat memberikan wawasan yang lebih baik tentang pentingnya controlling. Komponen utama yang termasuk di dalamnya adalah:
- Menetapkan Standar: Ini adalah tolok ukur kinerja berdasarkan tujuan organisasi. Standar dapat ditetapkan untuk kualitas, kuantitas, waktu, dan biaya.
- Mengukur Kinerja Aktual: Hal ini melibatkan pengumpulan data tentang kinerja individu, tim, atau seluruh departemen dan membandingkannya dengan standar.
- Membandingkan Kinerja dengan Standar: Langkah penting di mana manajemen menilai kinerja aktual terhadap standar yang telah ditetapkan untuk mengidentifikasi penyimpangan.
- Mengambil Tindakan Korektif: Ketika ditemukan ketidaksesuaian, tindakan korektif harus diterapkan untuk menyelaraskan kinerja aktual dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis
Jenis Mekanisme Controlling
Ada berbagai jenis mekanisme kontrol yang digunakan organisasi untuk memastikan mereka berada di jalur yang benar. Beberapa di antaranya meliputi:
- Feedforward Control: Jenis pengendalian proaktif ini melibatkan pengambilan tindakan sebelum proses dimulai untuk mencegah terjadinya masalah.
- Concurrent Control: Dilakukan saat aktivitas masih berlangsung, jenis kontrol ini memungkinkan manajer untuk melakukan penyesuaian saat bepergian.
- Feedback Control: Jenis ini menilai kinerja setelah tugas selesai. Hal ini membantu organisasi belajar dari pengalaman masa lalu untuk perbaikan di masa depan.
Alat dan Teknik Controlling
Untuk mengimplementasikan proses kontrol secara efektif, berbagai alat dan teknik dapat digunakan. Berikut adalah beberapa yang populer:
- Anggaran: Ini adalah rencana keuangan yang berfungsi sebagai mekanisme kontrol untuk memantau dan mengatur pendapatan dan pengeluaran.
- Penilaian Kinerja: Evaluasi rutin terhadap karyawan membantu dalam menilai kinerja mereka dan dapat menginformasikan pelatihan lebih lanjut atau tindakan perbaikan.
- Rasio Keuangan: Metrik ini membantu menilai kesehatan keuangan organisasi dan memandu pengambilan keputusan keuangan.
Sebagai contoh, dengan menggunakan anggaran, perusahaan dapat melacak pengeluarannya terhadap batas yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga dapat mengendalikan sumber daya keuangan secara efektif. Selain itu, penilaian kinerja memberikan umpan balik kepada karyawan, mendorong peningkatan dan akuntabilitas.
Keterbatasan Controlling dalam Proses Manajemen
1. Kesulitan dalam menetapkan standar kuantitatif
Ketika sebuah organisasi tidak dapat mendefinisikan standarnya secara kuantitatif, sistem controlling menjadi kurang efektif.
Sebagai contoh, sulit untuk mengukur perilaku manusia dari karyawan secara kuantitatif, sehingga menyulitkan perusahaan untuk mengukur kinerja mereka dari standar.
Baca juga: 10 Strategi Manajemen Arus Kas untuk Stabilitas Keuangan Bisnis
2. Sedikitnya kontrol terhadap faktor eksternal
Sistem controlling suatu organisasi dapat secara efektif mengendalikan faktor internal; namun, tidak mudah untuk mengendalikan faktor eksternal organisasi.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memeriksa dan mengendalikan setiap perubahan dalam produksinya (faktor internal), tetapi tidak dapat mengawasi perubahan kemajuan teknologi, kebijakan pemerintah, dll. (faktor eksternal).
3. Resistensi dari karyawan
Efektivitas sistem controlling sangat tergantung pada apakah karyawan menerima proses tersebut atau tidak.
Artinya, jika karyawan menganggap sistem controlling sebagai pembatasan terhadap kebebasan mereka, maka mereka akan menolak sistem tersebut.
Sebagai contoh, karyawan suatu organisasi mungkin keberatan jika mereka berada di bawah berbagai batasan yang membuat mereka merasa kebebasan mereka dirampas.
4. Proses yang Mahal
Controlling dalam manajemen adalah proses yang mahal, yang berarti bahwa kinerja setiap karyawan harus diukur dan dilaporkan ke otoritas yang lebih tinggi, yang membutuhkan banyak biaya, waktu, dan tenaga.
Karena alasan ini, menjadi sulit bagi perusahaan bisnis kecil untuk membeli sistem yang mahal. Selain itu, sistem controlling hanya efektif jika manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut melebihi biaya yang dikeluarkan.
Baca juga: Memahami Pentingnya Batch Number dalam Manajemen Produk
Kesimpulan
Singkatnya, controlling adalah fungsi manajemen penting yang memastikan organisasi beroperasi dengan lancar dan efektif.
Dengan memahami arti, pentingnya, komponen, jenis, alat, dan tantangan controlling, siswa dapat menghargai kompleksitas proses penting ini.
Baik dalam lingkungan bisnis maupun kehidupan pribadi, controlling memungkinkan individu dan organisasi untuk memantau kinerja dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan mereka.
Pada akhirnya, controlling yang efektif membantu mengarahkan organisasi ke arah yang benar, yang mengarah pada kesuksesan dan pertumbuhan.
Untuk proses controlling dalam manajemen keuangan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan fitur lengkap seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 80 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.
Dengan menggunakan Kledo Anda bisa melakukan pencatatan dan controlling data keuangan dalam satu platform terintegrasi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Controlling dalam Manajemen: Pembahasan Lengkap & Mendalam - 3 Maret 2025
- Sharpe Ratio: Rumus, Cara Hitung, dan Kalkulator Gratisnya - 28 Februari 2025
- Intercompany Accounting: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya - 27 Februari 2025