Memahami Defisiensi Manajemen dan Kaitannya dengan Audit

Manajemen yang kokoh adalah landasan bagi keberhasilan suatu organisasi. Namun, di tengah dinamika bisnis yang terus berkembang, defisiensi manajemen bisa menjadi kelemahan yang mengancam stabilitas dan kinerja perusahaan.

Defisiensi tersebut bisa bermacam-macam, mulai dari kekurangan dalam hal pengendalian hingga kelemahan dalam kebijakan yang diterapkan.

Pada artikel ini, Kledo akan membahas apa pengertian defisiensi manajemen, jenis-jenisnya, cara pengendaliannya, serta langkah yang diambil untuk mengatasi dan mencegah defisiensi.

Apa yang Dimaksud Defisensi Manajemen?

Defisiensi manajemen adalah kekurangan atau kelemahan dalam sistem pengendalian internal atau operasi organisasi yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Defisiensi manajemen dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti desain sistem yang tidak memadai, sumber daya manusia yang tidak kompeten, informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat, komunikasi yang tidak efektif, atau kepatuhan yang tidak konsisten.

Defisiensi ini membawa dampak negatif terhadap kinerja bisnis. Oleh karenanya, defisiensi menjadi titik perhatian utama dalam proses audit manajemen.

Audit manajemen dibutuhkan untuk menemukan penyebab defisiensi serta merumuskan solusi untuk memperbaikinya.

Baca juga: 20 Contoh Promosi Kreatif yang Bisa Anda Lakukan dalam Bisnis

Apa Saja Jenis-Jenis Defisiensi Manajemen?

Manajemen yang baik sangat penting untuk menjamin kelancaran dan keberhasilan suatu organisasi. Namun, dalam praktiknya, seringkali terjadi defisiensi atau kekurangan dalam manajemen yang dapat mengganggu kinerja dan produktivitas organisasi.

Defisiensi manajemen dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya kompetensi, komunikasi, motivasi, keterlibatan, atau pengawasan dari pihak manajer.

Berikut adalah beberapa jenis defisiensi manajemen yang umum terjadi di organisasi manapun:

Defisiensi perencanaan

Defisiensi perencanaan adalah ketika manajer tidak mampu membuat rencana yang jelas, realistis, dan terukur untuk mencapai tujuan organisasi.

Defisiensi ini dapat menyebabkan kebingungan, ketidakefisienan, dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas.

Cara mengatasi defisiensi perencanaan adalah dengan melakukan analisis situasi, menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART), menentukan strategi dan taktik yang sesuai, mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, dan melakukan evaluasi dan revisi secara berkala.

Defisiensi pengorganisasian

Defisiensi pengorganisasian terjadi ketika manajer tidak mampu mengatur struktur, proses, dan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien.

Defisiensi ini dapat menyebabkan konflik, tumpang tindih, atau kekosongan dalam tanggung jawab, wewenang, dan koordinasi antara anggota organisasi.

Cara mengatasi defisiensi pengorganisasian adalah dengan melakukan desain organisasi yang sesuai dengan tujuan, lingkungan, dan strategi organisasi, menetapkan fungsi, tugas, dan tanggung jawab yang jelas bagi setiap anggota organisasi, memberikan wewenang dan delegasi yang tepat, dan menciptakan mekanisme komunikasi dan kerjasama yang efektif.

Baca juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya

Defisiensi pengarahan

Defisiensi pengarahan merupakan kondisi di mana manajer tidak mampu memberikan arahan, bimbingan, dan dukungan yang dibutuhkan oleh anggota organisasi untuk melaksanakan tugasnya.

Defisiensi ini dapat menyebabkan kurangnya motivasi, komitmen, kreativitas, dan inisiatif dari anggota organisasi.

Cara mengatasi defisiensi pengarahan adalah dengan menetapkan standar kinerja yang jelas dan adil, memberikan umpan balik yang konstruktif dan mengakui prestasi, memberikan insentif dan penghargaan yang sesuai, memberikan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan, dan mendorong partisipasi dan pemberdayaan dari anggota organisasi.

Defisiensi pengendalian

Defisiensi pengendalian adalah ketika manajer tidak mampu melakukan pengawasan, pengukuran, dan penilaian terhadap kinerja organisasi dan anggota organisasinya.

Defisiensi ini dapat menyebabkan penyimpangan, ketidaksesuaian, atau ketidakpuasan dalam pencapaian tujuan organisasi.

Cara mengatasi defisiensi pengendalian adalah dengan strategi sebagai berikut:

• menetapkan sistem pengendalian yang objektif, akurat, dan tepat waktu
• melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap kinerja organisasi dan anggota organisasinya secara berkala
• melakukan analisis dan perbandingan terhadap standar dan target yang telah ditetapkan
• melakukan tindakan korektif dan preventif yang diperlukan.

Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Jasa dan Templatenya

Mengapa Defisiensi Manajemen Buruk bagi Bisnis?

Defisiensi manajemen dapat berdampak negatif pada bisnis sehingga membutuhkan perhatian khusus untuk mencari penyebab dan menemukan solusinya.

Berikut merupakan dampak negatif defisiensi yang mempengarui kinerja keseluruhan bisnis:

Tingkat turnover karyawan yang tinggi

Manajemen yang buruk dapat menyebabkan karyawan keluar dari pekerjaan mereka karena ketidakpuasan, stres, atau frustrasi. Hal ini dapat mengakibatkan semakin tingginya biaya rekrutmen, kehilangan talenta berbakat, dan terganggunya proses kerja.

Semangat kerja karyawan yang rendah

Manajemen yang buruk juga dapat menurunkan semangat karyawan yang bertahan dalam organisasi. Karyawan bisa saja merasa tidak dihargai, tidak dianggap, atau tidak termotivasi. Hal ini dapat memengaruhi kinerja, keterlibatan, dan loyalitas terhadap perusahaan.

Pemborosan sumber daya

Manajemen yang buruk dapat menyebabkan alokasi sumber daya yang buruk, seperti waktu, uang, atau material.

Sebagai contoh, manajer yang buruk dapat menghabiskan terlalu banyak waktu untuk rapat yang tidak perlu, mengatur karyawan secara mikro, atau gagal memprioritaskan tugas. Hal ini dapat mengakibatkan inefisiensi, pemborosan, dan hilangnya peluang.

Risiko masalah hukum

Manajemen yang buruk dapat membuat organisasi terekspos pada risiko hukum, seperti tuntutan hukum, denda, atau hukuman.

Misalnya, manajer yang buruk dapat melanggar undang-undang ketenagakerjaan, mendiskriminasi karyawan, atau terlibat dalam praktik-praktik yang tidak etis. Hal ini dapat merusak reputasi, kredibilitas, dan profitabilitas organisasi.

Reputasi perusahaan rusak

Manajemen yang buruk juga dapat menodai citra dan merek organisasi sehingga dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan, loyalitas, atau pangsa pasar.

Baca juga: Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang dan Templatenya

Hubungan Hasil Audit dengan Defisiensi Manajemen

Defisiensi sering kali terkait erat dengan temuan dalam hasil audit. Defisiensi adalah ketidakmampuan atau kelemahan dalam suatu sistem, proses, atau kontrol internal yang memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian atau kesalahan.

Temuan audit kemudian merupakan hasil dari proses audit yang mengidentifikasi defisiensi tersebut.

Ketika auditor melakukan audit, mereka mencari defisiensi dalam kontrol, kepatuhan, atau proses yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian atau kerugian bagi organisasi.

Temuan audit kemudian mencakup dokumentasi dan identifikasi secara spesifik terkait dengan defisiensi-defisiensi ini.

Dalam konteks audit:

• Defisiensi adalah masalah spesifik yang ditemukan selama audit, seperti kekurangan dalam kontrol internal, pelanggaran kebijakan, atau proses yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
• Temuan audit adalah hasil dari identifikasi defisiensi tersebut dalam laporan hasil audit. Mereka menggambarkan secara rinci masalah-masalah yang ditemukan dan memberikan dasar untuk rekomendasi perbaikan atau tindakan korektif.

Jadi, defisiensi cenderung menjadi dasar atau pokok dari temuan audit, dan penanganannya terkait erat dengan tindakan korektif yang direkomendasikan setelah temuan tersebut diidentifikasi.

Apa itu temuan audit?

Temuan audit adalah hasil dari proses audit yang menunjukkan ketidaksesuaian, ketidakpatuhan, atau perbedaan antara situasi yang seharusnya dengan kondisi yang sebenarnya dalam suatu organisasi atau proses bisnis.

Temuan audit merupakan gambaran apa saja defisiensi yang ada dalam sistem manajemen perusahaan.

Temuan ini bisa berupa identifikasi terhadap kelemahan dalam kontrol internal, pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan, atau ketidaksesuaian terhadap standar yang ditetapkan.

Temuan audit berhubungan dengan defisiensi manajemen, karena defisiensi tersebut menjadi fokus atau inti dari hasil audit. Berikut adalah beberapa hubungan antara temuan audit dan defisiensi manajemen:

Identifikasi kekurangan dalam pengendalian internal

Temuan audit sering kali mengungkap kelemahan dalam sistem pengendalian internal, yang merupakan bagian penting dari manajemen perusahaan.

Contohnya, kekurangan dalam pemisahan tugas, kurangnya pemantauan, atau celah dalam proses pengendalian risiko.

Ketidakpatuhan pada kebijakan dan prosedur manajemen

Temuan audit seringkali mencakup pelanggaran terhadap kebijakan atau prosedur manajemen yang telah ditetapkan.

Misalnya, kegagalan dalam penerapan kebijakan sumber daya manusia, prosedur keuangan, atau kebijakan keamanan informasi.

Kesenjangan antara standar yang ditetapkan dan realisasi operasional

Auditor mencari kesenjangan antara apa yang seharusnya dilakukan (standar atau pedoman manajemen) dengan apa yang sebenarnya dilakukan dalam operasional.

Misalnya saja, standar kinerja yang tidak tercapai karena kurangnya pengelolaan atau alokasi sumber daya yang tepat.

Ketidakmampuan dalam pengambilan keputusan strategis

Temuan audit dapat mencakup kekurangan dalam proses pengambilan keputusan, baik itu kurangnya data yang akurat atau kekurangan analisis yang mendalam sebelum pengambilan keputusan strategis.

Defisiensi dalam pengelolaan risiko

Hasil audit sering mengungkap defisiensi dalam pengelolaan risiko, seperti kekurangan dalam identifikasi, evaluasi, atau mitigasi risiko yang mungkin dihadapi oleh organisasi.

Baca juga: Pengertian Marginal Utility, Contoh, Jenis, dan Cara Hitungnya

5 Cara untuk Mencegah Terjadinya Defisiensi Manajemen

Bentuk defisiensi dapat bermacam-macam, mulai dari kekurangan dalam pengendalian hingga kelemahan dalam kebijakan yang diterapkan. Namun, ada langkah-langkah proaktif yang dapat diambil untuk mengatasi dan mencegah defisiensi manajemen yaitu sebagai berikut:

Cara 1. Perbarui dan perkuat pengendalian internal

Pertama-tama, fokuslah pada pengendalian internal. Identifikasi kelemahan dalam sistem kontrol yang ada dan perbaiki dengan memperkuat pemisahan tugas, pemantauan yang cermat, serta evaluasi secara rutin.

Langkah ini penting untuk memastikan setiap aspek operasional sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Cara 2. Evaluasi dan perbarui kebijakan manajemen

Kedua, evaluasi dan perbarui kebijakan serta prosedur manajemen yang ada. Pastikan kebijakan yang berlaku mudah dipahami dan relevan bagi seluruh anggota organisasi.

Kebijakan yang jelas dan tepat akan membantu mencegah terjadinya kebingungan atau kesalahan dalam menjalankan tugas.

Cara 3. Berinvestasi dalam pengembangan karyawan

Investasikan waktu dan sumber daya untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam manajemen.

Melalui pelatihan yang tepat, karyawan dapat ditingkatkan kemampuannya dalam pengelolaan risiko, pengambilan keputusan yang bijaksana, serta kemampuan kepemimpinan yang efektif.

Cara 4. Manfaatkan teknologi yang mendukung operasional bisnis

Gunakan teknologi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi manajemen. Implementasikan perangkat lunak atau sistem yang mendukung pemantauan yang lebih baik dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik.

Cara 5. Lakukan audit internal secara berkala

Terakhir, jadwalkan audit internal secara teratur. Audit ini akan membantu dalam mengevaluasi efektivitas sistem manajemen, mengidentifikasi defisiensi secara dini, dan memastikan tindakan perbaikan diambil dengan cepat.

Baca juga: Syarat dan Cara Membuat Perseroan Terbatas (PT) Menurut UU Terbaru

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang dinamis, dampak dari defisiensi manajemen dapat mengganggu kinerja operasional dan menyebabkan kerugian finansial. Namun, langkah proaktif yang diambil organisasi dapat menjadi fondasi untuk mengatasi dan mencegah defisiensi ini.

Nah, penggunaan alat bantu seperti software akuntansi merupakan salah satu cara untuk mencegah terjadinya defisiensi manajemen dalam aspek keuangan.

Kledo merupakan software akuntansi yang dapat Anda jadikan sebagai pilihan karena dapat membantu mengelola keuangan bisnis menjadi lebih mudah dan tentunya transparan.

Mulai dari 139 ribu saja, Anda sudah bisa menggunakan berbagai fitur yang dimiliki Kledo. Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari bahkan selamanya melalui tautan ini.