Hidden cost atau biaya tersembunyi bisa diam-diam menggerus keuntungan bisnis Anda, dan biasanya biaya-biaya ini tidak disadari hingga bisnis merasakan dampaknya.
Pengeluaran yang tidak kelihatan ini dapat berasal dari proses yang tidak efisien, teknologi yang sudah jadul, tingkat turnover karyawan, dan berbagai faktor lainnya.
Karena itu, penting bagi bisnis untuk mengidentifikasi serta mengurangi biaya tersebut untuk menjaga arus kas tetap sehat, meningkatkan profitabilitas, dan memastikan pertumbuhan bisnis jangka panjang.
Dalam panduan ini, kita akan membahas strategi untuk menemukan dan menghilangkan hidden cost dalam bisnis, sehingga keuangan bisnis Anda menjadi lebih transparan dan operasional juga lebih lancar.
Apa Itu Hidden Cost dalam Bisnis?
Hidden cost atau biaya tersembunyi adalah pengeluaran yang tidak langsung terlihat atau tercatat secara jelas dalam anggaran bisnis.
Biaya ini sering muncul akibat inefisiensi, kelalaian, atau kejadian tak terduga sehingga lebih sulit dideteksi.
Bentuknya bisa beragam, mulai dari biaya perawatan tak terencana hingga pemborosan yang tidak disadari dalam operasional sehari-hari.
Beberapa biaya tersembunyi lebih umum terjadi daripada yang lain. Misalnya, seperti turnover karyawan, penggunaan peralatan jadul, dan denda.
Baca Juga: Cara Mengatur Keuangan Bisnis dengan Efektif
Jenis Hidden Cost yang Umum dalam Bisnis
Pengeluaran yang tidak tercatat dapat berdampak besar pada laba jika terlewatkan. Berikut beberapa sumber hidden cost yang paling umum beserta potensi dampaknya terhadap anggaran Anda.
1. Biaya Tenaga Kerja dan Karyawan
Meskipun sebagian besar bisnis menganggarkan gaji karyawan, biaya terkait SDM yang tersembunyi sering kali terabaikan.
Biaya rekrutmen biasanya rentan membengkak, mulai dari iklan lowongan, proses wawancara, hingga onboarding.
Ketidakhadiran karyawan, baik karena sakit maupun cuti tidak berbayar, dapat memaksa perusahaan mencari pengganti sementara atau menurunkan efisiensi kerja.
Biaya pelatihan juga menjadi faktor penting. Upskilling karyawan memang krusial, tetapi bisa mahal. Jika karyawan yang sudah dilatih kemudian resign, perusahaan sering harus mengeluarkan investasi yang sama untuk penggantinya.
2. Biaya Operasional dan Overhead
Biaya overhead tersembunyi dapat merusak anggaran bisnis kecil jika tidak dikelola dengan baik.
Contohnya termasuk premi asuransi yang cenderung naik setiap tahun, seperti asuransi tanggung gugat atau kesehatan, yang sering mengejutkan bisnis.
Biaya berbasis pemakaian dari layanan seperti cloud storage atau langganan software juga dapat meningkat cepat ketika batas penggunaan terlampaui.
Selain itu, inefisiensi gudang atau penyimpanan. misalnya ruang yang tidak terpakai atau inventaris yang tidak tertata bisa diam-diam menguras sumber daya dan mengunci modal kerja.
3. Biaya kantor dan inefisiensi
Terkadang ruang fisik kantor justru menciptakan pengeluaran yang tidak disadari. Misalnya, pemborosan energi akibat lampu dan perangkat yang tetap menyala di area kosong dapat meningkatkan tagihan listrik secara drastis.
Ruang kantor yang tidak terpakai juga bisa menjadi beban besar jika Anda membayar ruang besar tetapi hanya menggunakan sebagian kecilnya.
Selain itu, biaya printing dan perlengkapan (seperti penggunaan kertas berlebihan, tinta, ATK, kopi, dan air minum) sering menjadi biaya tersembunyi yang akumulasinya mengejutkan jika tidak dikendalikan.
Baca Juga: Contoh Alokasi Biaya Beserta Jenis Biaya yang Ada dalam Bisnis
5 Cara untuk Mengidentifikasi Hidden Cost dalam Bisnis Anda
1. Lakukan audit secara berkala
Melakukan audit keuangan dan operasional adalah salah satu cara paling efektif untuk menemukan biaya tersembunyi.
Audit ini tidak hanya mencakup laporan keuangan, tetapi juga operasional, proses kerja, dan perjanjian dengan vendor.
- Tinjau langganan bulanan untuk software atau tools guna memastikan tim Anda masih menggunakan semuanya. Pernah ada kasus audit yang dilakukan pada perusahaan tertentu, di mana perusahaan tersebut ternyata membayar biaya langganan software selama bertahun-tahun. Padahal, tidak ada satu pun karyawan yang menggunakannya.
- Periksa tagihan berulang pada kartu kredit dan kontrak agar Anda tidak membayar layanan yang sudah tidak digunakan.
- Bandingkan biaya yang dianggarkan dengan pengeluaran aktual untuk utilitas, gaji, dan perawatan guna mengidentifikasi potensi pemborosan.
Langkah-langkah ini akan membantu mengurangi pengeluaran dan menjaga kondisi keuangan bisnis tetap terkendali.
2. Manfaatkan analisis data dan pemantauan
Dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo, Anda bisa mendapatkan informasi pengeluaran secara real-time.
Kledo membantu melacak semua pos pengeluaran mulai dari alat kantor, biaya per vendor, hingga gaji karyawan.
Dengan Kledo, Anda bisa mengungkap hidden cost bisnis yang mungkin sebelumnya terlewat dengan lebih cepat.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo dengan klik tautan ini.
3. Kumpulkan feedback dari karyawan dan stakeholder
Karyawan adalah “mata dan telinga” bisnis Anda. Mereka tahu di mana letak inefisiensi karena menghadapinya setiap hari.
Jadi, coba buat tempat seperti survei atau kotak saran anonim agar karyawan dapat membagikan pandangan mereka terkait biaya-biaya yang tidak perlu.
4. Pemetaan proses
Salah satu alat paling berguna untuk mengidentifikasi biaya tersembunyi adalah pemetaan proses.
Metode ini melibatkan pembuatan alur visual operasional bisnis untuk melihat bagaimana distribusi tugas dan tanggung jawab.
Dengan memetakan setiap proses, mulai dari pesanan pelanggan hingga pengiriman produk, Anda dapat menemukan langkah yang berulang-ulang atau tidak efisien.
5. Tinjau kontrak dan perjanjian
Kontrak juga bisa menjadi sumber biaya tersembunyi. Banyak bisnis menandatangani perjanjian jangka panjang dengan pemasok, penyedia layanan, dan mitra lainnya tanpa meninjau detail klausul secara menyeluruh.
Salah satu sumber biaya tersembunyi yang paling umum berasal dari perpanjangan otomatis atau istilah yang samar seperti “layanan tambahan”.
Misalnya, kontrak kantor untuk berlangganan WiFi selama setahun seharga Rp30 juta.
Namun, dalam kontrak tersebut ternyata mencantumkan bahwa biaya mencakup layanan tambahan berupa langganan ke saluran televisi, yang tentunya tidak kantor butuhkan.
Baca Juga: Tips Negosiasi Supplier yang Terbukti Ampuh, Apa Saja?
Bagaimana Cara Meminimalisir Hidden Cost bagi Bisnis?
Setelah memahami dasar tentang biaya tersembunyi, perusahaan juga perlu mengetahui cara menekannya agar kinerja organisasi lebih optimal.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Gunakan otomatisasi untuk mengurangi biaya
Langkah pertama untuk mengurangi hidden cost adalah mengoptimalkan proses operasional. Salah satu cara paling efektif adalah dengan mengotomatisasi tugas yang rutin dan berulang.
Banyak bisnis masih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk entri data manual, pembuatan invoice, penggajian, dan manajemen inventaris.
Tugas-tugas ini tidak hanya melelahkan dan memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan.
Karena itu, bisnis bisa menggunakan alat otomatisasi untuk mempersingkat waktu kerja dan mengurangi beban kerja.
Waktu yang dihemat dari otomatisasi memungkinkan karyawan fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
2. Mengelola biaya teknologi dan software
Langganan software dapat diam-diam menguras anggaran. Salah satu cara paling efektif untuk mengurangi biaya tersembunyi di area ini adalah dengan melakukan audit langganan software secara rutin.
Banyak bisnis berlangganan beberapa tools dengan fungsi yang sama, atau tetap membayar fitur yang sebenarnya tidak mereka gunakan.
Misalnya, ada kasus bisnis retail yang menggunakan lima platform berbeda untuk manajemen inventaris, CRM, dan melacak penjualan.
Setelah meninjau kebutuhan, mereka berhasil menyederhanakan semuanya ke satu platform, sehingga biaya software pun menurun.
Terakhir, selalu negosiasikan kontrak perpanjangan software Anda. Banyak bisnis tidak menyadari bahwa penyedia software sering terbuka untuk negosiasi, terutama jika Anda merupakan pelanggan lama mereka.
Ada klien yang berhasil mendapatkan diskon hanya dengan meminta penawaran lebih baik atau memberi sinyal akan membandingkan vendor lain.
Baca Juga: Cost of Revenue Adalah: Komponen dan Contohnya
3. Ukur kinerja karyawan
Karyawan adalah pihak yang secara langsung menghasilkan produk dan layanan serta sangat memengaruhi kinerja organisasi.
Karena itu, bisnis harus memiliki kebijakan manajemen yang jelas untuk memastikan karyawan bekerja secara optimal.
Jika kinerja karyawan kurang baik, manajer perlu meninjau proses kerja dan mencari cara untuk membantu peningkatan kapasitas.
Selain itu, manajer perlu memahami kekuatan dan kelemahan setiap individu agar dapat menyusun rencana pengembangan yang tepat.
Berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan:
- Program peningkatan kinerja karyawan: Perusahaan dapat secara rutin mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi, keterampilan, dan performa karyawan.
- Tentukan tujuan: Pastikan tujuan dapat diukur. Kriteria yang umum digunakan adalah KPI dan OKR.
- Pantau progres pekerjaan: Pimpinan perlu secara rutin memeriksa perkembangan pekerjaan karyawan dan memastikan semua tugas selesai tepat waktu.
- Lakukan evaluasi berkala: Perusahaan perlu mengadakan evaluasi rutin untuk mendeteksi masalah sejak dini, lalu menyusun rencana penghargaan, motivasi, atau perbaikan.
4. Menghemat biaya kantor
Ingin menghemat biaya sekaligus mengoptimalkan ruang kerja? Berikut dua solusi kantor fleksibel yang dapat Anda pertimbangkan:
- Co-working space: Manfaatkan co-working space atau ruang meeting untuk mengurangi ruang kantor yang menganggur, menekan biaya, serta menghilangkan pengeluaran seperti utilitas dan perlengkapan kantor.
- Private office fleksibel: Sesuaikan ruang kerja dengan kebutuhan tim yang terus berubah melalui opsi workspace hybrid. Pendekatan ini membantu mengoptimalkan penggunaan ruang, anggaran, sekaligus menurunkan biaya utilitas dan perlengkapan.
Baca Juga: Biaya Administrasi: Pengertian, Contoh, Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Hidden cost adalah ancaman nyata yang dapat diam-diam menggerus profit bisnis jika tidak dikelola dengan baik.
Mengidentifikasi inefisiensi dan melakukan audit menyeluruh adalah kunci untuk mengambil kendali keuangan Anda.
Tinjau area yang berpotensi memboroskan sumber daya, seperti proses yang sudah ketinggalan zaman, langganan alat yang tidak terpakai, atau ruang kantor yang kurang dimanfaatkan.
Inefisiensi seperti ini sering luput dari perhatian, tetapi dapat berdampak signifikan terhadap profitabilitas bisnis Anda secara keseluruhan.
Lakukan proses-proses ini secara rutin agar bisa mengidentifikasi biaya tersembunyi secara efektif dan membuat rencana untuk mengontrolnya.
- Hidden Cost dalam Bisnis: Cara Menemukan & Menguranginya - 25 Februari 2026
- Encumbrance Accounting: Pengertian, Proses, dan Praktiknya - 24 Februari 2026
- 10 Cara Meningkatkan Literasi Keuangan Sebagai Pemilik Bisnis - 24 Februari 2026