Biaya Administrasi: Pengertian, Contoh, Cara Menghitungnya

Perusahaan mengeluarkan beberapa biaya yang berbeda dalam menjalankan bisnis. Selain biaya yang terkait dengan produksi dan penjualan, organisasi juga mengeluarkan uang untuk biaya administrasi.

Biaya overhead ini penting untuk dilacak karena beberapa alasan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu biaya administrasi, menjelaskan mengapa penting untuk memahami biaya administrasi, memberikan contoh umum, memberikan langkah-langkah untuk menghitungnya, dan hal yang perlu Anda perhatikan mengenai biaya administrasi.

Apa itu Biaya Administrasi

Biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan bisnis melalui pekerjaan mereka yang tidak terkait langsung dengan manufaktur, produksi, atau penjualan.

Terkadang, pengeluaran ini disebut “overhead”, karena diperlukan agar seluruh organisasi berfungsi, bukan hanya untuk tim atau departemen individual.

Biaya ini juga dapat berkisar dalam jenis dari tenaga kerja untuk persediaan untuk utilitas.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

Mengapa Penting untuk Memahami Biaya Administrasi?

Biaya administrasi dapat memasukkan berbagai biaya yang berdampak pada keuntungan organisasi secara keseluruhan jika tidak dicatat dan dipertanggungjawabkan dengan benar.

Pertimbangkan alasan lain untuk melacak dan memahami seluruh pengeluaran dalam proses administrasi:

• Penganggaran: Memahami berapa banyak uang yang dikeluarkan perusahaan secara teratur untuk pengeluaran administrasi dapat membantu menetapkan anggaran organisasi secara efektif.
• Forecasting: Beberapa pengeluaran administrasi bersifat tetap, sementara yang lain bersifat variabel. Mengetahui bagaimana dan mengapa pengeluaran administrasi variabel cenderung berubah dalam beberapa bulan dan tahun mendatang dapat membantu perencanaan dan forecasting bisnis.
• Perpajakan: Bisnis dapat mengurangi jenis pengeluaran administrasi tertentu dari pajak mereka setiap tahun, menghemat uang perusahaan.

Baca juga: CPI (Consumer Price Index) Adalah: Berikut Pembahasan Lengkapnya

Contoh Biaya Administrasi

Pengeluaran administrasi dapat terlihat berbeda untuk bisnis di berbagai sektor, tetapi Anda sering dapat mengklasifikasikannya ke dalam beberapa kategori berbeda:

Tenaga kerja

Beberapa biaya tenaga kerja dianggap sebagai biaya administrasi, terutama bagi karyawan yang tidak bekerja secara langsung pada pengembangan produk, penjualan, atau layanan pelanggan.

Misalnya, gaji dan tunjangan karyawan tingkat eksekutif biasanya dikategorikan sebagai pengeluaran administrasi, seperti halnya karyawan sumber daya manusia dan profesional keuangan.

Biaya bangunan

Biaya bangunan, seperti hipotek atau sewa dan utilitas, adalah jenis pengeluaran administrasi. Hipotek atau sewa ruang kerja biasanya merupakan biaya tetap, sedangkan biaya utilitas bangunan dapat bervariasi dari bulan ke bulan.

Baca juga: Jaminan Fidusia: Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Perlengkapan

Perlengkapan kantor umum seperti kertas fotokopi, tinta printer, pena dan barang sejenis lainnya adalah termasuk pengeluaran administrasi.

Ini dapat bervariasi tergantung pada industri. Misalnya, sebuah sekolah kemungkinan akan memiliki biaya persediaan kertas dan pena yang jauh lebih tinggi daripada perusahaan perangkat lunak yang melakukan sebagian besar pekerjaannya pada komputer.

Biaya asuransi

Pengeluaran asuransi untuk bisnis, bangunan, kendaraan perusahaan atau aset lainnya sering dihitung sebagai pengeluaran administrasi, meskipun beberapa jenis asuransi mungkin dikategorikan berbeda tergantung pada spesifikasi polis.

Teknologi Informasi

Biaya teknologi informasi atau TI seperti komputer, biaya internet, dan perangkat lunak terkait biasanya dianggap sebagai pengeluaran administrasi karena menguntungkan perusahaan secara keseluruhan daripada satu departemen atau tim.

Pemeliharaan

Kebutuhan pemeliharaan untuk organisasi, termasuk pembersihan, perbaikan pemanas dan pendingin udara dan tindakan pemeliharaan bangunan umum lainnya adalah jenis umum lain dari pengeluaran administrasi.

Baca juga: Letter OF Intent (LOI): Pengertian, Komponen, dan Contohnya

Cara Menghitung Biaya Administrasi

Untuk menghitung pengeluaran administrasi, ikuti langkah-langkah berikut:

Tinjau semua pengeluaran

Mulailah dengan membuat daftar semua pengeluaran perusahaan Anda. Seringkali lebih mudah untuk membuat daftar pengeluaran yang lengkap, bahkan yang tidak dikategorikan sebagai pengeluaran administrasi, untuk memastikan Anda tidak melewatkan pengeluaran apapun.

Kategorikan biaya

Setelah Anda memiliki daftar total pengeluaran perusahaan, sorot yang termasuk dalam kategori pengeluaran administrasi.

Setelah Anda mengidentifikasi setiap biaya, pastikan Anda memiliki jumlah yang sesuai untuk rentang waktu yang Anda lacak tercantum di sebelah setiap pengeluaran individu.

Baca juga: Harta Lancar Adalah: Jenis, Contoh, Cara Hitung dan Jurnalnya

Pertimbangkan pembelian yang jarang terjadi

Meskipun biasanya mudah untuk mengingat pengeluaran berulang seperti listrik gedung dan perlengkapan kantor, terkadang Anda mungkin melakukan satu pembelian administratif yang tidak berulang yang harus Anda tambahkan ke perhitungan keseluruhan Anda.

Tinjau catatan pembelian Anda untuk memastikan Anda telah memasukkan semua pengeluaran, biaya, dan pembelian yang relevan.

Jumlahkan totalnya

Tambahkan semua biaya administrasi individu bersama-sama. Pastikan Anda telah menghitung periode waktu yang tepat untuk setiap pengeluaran.

Misalnya, jika Anda menghitung pengeluaran administrasi Anda untuk kuartal pertama tahun ini, pastikan Anda melipatgandakan pengeluaran bulanan berulang untuk memperhitungkan pembayaran setiap bulan daripada menggunakan biaya tunggal.

Baca juga: Akuntansi Bisnis: Pengertian Lengkap dan Tugasnya

Temukan jumlahnya

Jumlah dari semua biaya dan pengeluaran pribadi Anda adalah angka total biaya administrasi Anda.

Anda dapat menggunakan metrik ini untuk penganggaran, perkiraan, tujuan pajak, dan sebagai item baris pada laporan laba rugi triwulanan atau tahunan Anda.

Contoh Biaya Administrasi

Berikut adalah contoh penentuan biaya mana yang merupakan pengeluaran untuk kebutuhan adminsitrasi:

Sebuah perusahaan perlengkapan kantor sedang mempersiapkan laporan laba ruginya pada akhir tahun fiskal.

Selama setahun terakhir, perusahaan menghabiskan Rp18.000.000 untuk bahan produk, Rp700.000.000 untuk gaji dan tunjangan karyawan, dan Rp50.000.000 untuk peralatan manufaktur baru.

Perusahaan juga membayar Rp60.000.000 per tahun untuk sewa dan utilitas untuk ruang kantornya.

Saat mencantumkan pengeluaran pada laporan pendapatannya, perusahaan memasukkan Rp760.000.000 untuk memperhitungkan uang yang dibayarkan kepada karyawan dalam bentuk upah dan tunjangan serta biaya sewa dan utilitas mereka. Ini adalah biaya administrasi perusahaan.

Karena Rp68.000.000 yang dihabiskan perusahaan untuk bahan dan peralatan disumbangkan ke manufaktur, itu tidak mengklasifikasikan biaya ini sebagai administrasi.

Baca juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung

Hal Lain yang Perlu Anda Ketahui tentang Biaya Administrasi

Pelajari lebih lanjut tentang biaya administrasi dengan meninjau jawaban atas pertanyaan umum berikut:

Apakah semua pengeluaran administrasi dapat dikurangkan dari pajak?

Sebagian besar pengeluaran dalam proses administrasi dapat dikurangkan dari pajak, termasuk barang-barang seperti sewa, upah, utilitas, dan telepon.

Namun, beberapa pengeluaran dalam administrasi tidak dapat dikurangkan dari pajak.

Anda mungkin harus berkonsultasi dengan akuntan profesional atau pengacara pajak saat menentukan aturan dan prosedur perpajakan.

Apakah biaya administrasi merupakan biaya langsung?

Pengeluaran administrasi bukanlah pengeluaran langsung—sebaliknya, pengeluaran tersebut dikenal sebagai “pengeluaran tidak langsung”.

Biaya langsung berhubungan langsung dengan cara perusahaan menghasilkan laba, seperti biaya produksi, penjualan, dan produksi.

Karena pengeluaran administrasi mendukung organisasi secara keseluruhan, tetapi bukan produk atau layanan yang ditawarkan bisnis secara langsung, itu adalah biaya tidak langsung.

Baca juga: Biaya Penyimpanan: Pengertian, Rumus, dan Tips Mengelolanya

Apa cara terbaik untuk menurunkan pengeluaran administrasi?

Pengeluaran administrasi sering kali menjadi pilihan pertama perusahaan untuk dikurangi ketika mencari cara untuk menurunkan pengeluran bisnis secara keseluruhan.

Hal ini karena biaya tersebut tidak secara langsung berdampak pada produksi atau penjualan, yang dapat berdampak negatif terhadap keuntungan perusahaan.

Beberapa opsi untuk menurunkan pengeluaran administrasi meliputi:

• Lakukan sewa daripada membeli: Seringkali, menyewa menimbulkan biaya bulanan yang lebih rendah daripada membeli barang-barang besar seperti bangunan kantor atau kendaraan. Pertimbangkan untuk menyewa daripada membeli untuk mengurangi pengeluaran.
• Mengurangi perjalanan: Membatasi perjalanan dan sebagai gantinya meningkatkan telekonferensi adalah cara yang baik untuk menurunkan biaya administrasi.
• Melakukan remote working: Membiarkan karyawan melakukan remote working atau bekerja dari jarak jauh penuh waktu atau paruh waktu dapat mengurangi pengeluaran seperti utilitas dan penggunaan perlengkapan kantor.
• Menyewakan ruang kantor: Jika Anda memiliki ruang ekstra di kantor atau gudang Anda, Anda dapat menyewakannya kepada individu atau perusahaan lain untuk mendatangkan aliran pendapatan baru dan mengimbangi biaya biaya administrasi gedung.

Baca juga: Apa itu Klasifikasi Biaya? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Apakah beban penyusutan merupakan beban administrasi?

Depresiasi dapat menjadi beban administrasi dalam beberapa kasus. Namun, organisasi dapat mengklasifikasikannya sebagai beban penjualan tergantung pada aset yang terdepresiasi.

Jika sebuah perusahaan mempertimbangkan penyusutan kursi yang digunakan karyawan di kantor, misalnya, dapat mengklasifikasikan beban penyusutan tersebut sebagai beban administrasi, karena kursi tidak terkait dengan proses produksi.

Baca juga: Cara Menghitung Biaya Produksi Dengan Mudah dan Praktis

Kapan biaya administrasi dicatat?

Akuntan biasanya mencatat seluruh pengeluaran administrasi selama periode akuntansi ketika mereka mengambil biaya tersebut.

Ini terkadang berarti bahwa periode di mana Anda membayar biaya mungkin berbeda dari periode saat Anda melaporkannya.

Misalnya, jika bisnis membeli peralatan kantor pada kuartal fiskal kedua yang dilunasi pada kuartal fiskal ketiga, itu dapat mencantumkan biaya sebagai biaya administrasi untuk kuartal kedua.

Baca juga: 5 Rumus Metode Penyusutan, Contoh, dan Cara Hitungnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai biaya atau pengeluaran administrasi yang biasa terjadi dalam proses pengelolaan bisnis.

Proses pencatatan seluruh biaya dalam bisnis memang merupakan hal penting terutama untuk memantau kesehatan keuangan dan juga mencari tahu pos pengeluaran mana yang terjadi pemborosan.

Dengan data keuangan seperti ini, Anda sebagai pemilik bisnis bisa mengambil keputusan yang tepat berdasarkan data yang valid dan juga sesuai dengan keadaan bisnis Anda saat ini.

Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia yang masih menggunakan proses pencatatan pembukuan manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan sehingga menimbulkan kesalahan data keuangan.

Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan sistam pembukuan modern seperti menggunakan software akuntansi online dari Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau.

Dengan Kledo Anda bisa membuat laporan keuangan dalam hitungan detik, melakukan manajemen persediaan dan gudang kapanpun, dan masih banyak lagi fitur Kledo yang akan memudahkan proses operasional dalam bisnis Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo untuk proses pencatatan biaya yang lebih mudah, termasuk biaya administrasi secara gratis melalui tautan ini.