Invoice: Pembahasan, Format, dan Contoh yang Bisa Download

Apakah Anda sudah mengenal invoice? Atau saat ini Anda sedang mencari contoh invoice terbaik untuk keperluan bisnis Anda?

Yup, invoice merupakan dokumen yang sangat penting bagi bisnis. Invoice ini sering dijadikan sebagai alat bukti transaksi sebagai penguat terjadinya transaksi Anda.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai invoice, contoh, dan link download template invoice.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen yang menjelaskan barang dan jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggan dan menetapkan tanggung jawab pelanggan untuk membayar produk dan layanan tersebut.

Invoice adalah dasar dari sistem akuntansi usaha kecil. dokumen ini akan merinci berapa banyak klien Anda berutang kepada Anda saat pembayaran jatuh tempo dan layanan apa yang Anda berikan.

Invoice adalah catatan bisnis yang memungkinkan perusahaan mendapatkan bayaran untuk layanan mereka, jadi dokumen ini sangat penting untuk bisnis kecil.

Baca juga: Jangan Sampai Keliru, Ini Perbedaan Kwitansi dan Invoice

Tujuan Penggunaan Invoice

Untuk akuntansi, invoice digunakan sebagai dokumen sumber. Invoice terutama digunakan untuk melacak semua transaksi penjualan oleh organisasi bisnis mana pun dengan pelanggannya. 

Itu dikeluarkan oleh setiap bisnis dan profesional untuk melacak penjualan yang dilakukan dan layanan yang diberikan. Bisnis menggunakan invoice karena beberapa alasan, seperti berikut:

• Invoice membentuk dasar untuk meminta klien atau pelanggan melakukan pembayaran tepat waktu.
• Untuk mencatat penjualan atau persediaan. 
• Untuk melacak inventaris bisnis.
• Invoice dapat digunakan sebagai data historis untuk memprediksi pendapatan di masa mendatang.
• Untuk melacak pendapatan bisnis untuk tujuan pajak.

Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat

Format dan Isi Invoice yang Ideal

Saat memilih template invoice terbaik untuk faktur bisnis Anda, penting untuk memikirkan layanan atau persediaan, kebutuhan klien Anda, dan tujuan perusahaan atau bisnis Anda.

Menemukan invoice terbaik bermuara pada memilih format yang memungkinkan Anda menagih layanan Anda sambil tetap menerima pembayaran tepat waktu. Format invoice yang sesuai dibuat dengan mempertimbangkan kebutuhan Anda sehingga Anda dapat melacak faktur Anda.

Anda dapat menagih klien untuk persediaan atau penjualan Anda, mengatur detail akun, mendapatkan pembayaran dengan benar, dan memiliki semua informasi yang Anda butuhkan, termasuk detail pajak, dengan faktur yang diformat secara profesional.

Baik pengisian untuk persediaan Anda dan menerima pembayaran dari klien atau pelanggan Anda dapat dibuat mudah dengan format invoice yang tepat. Namun, Anda harus terlebih dahulu memformat dan menyesuaikan faktur untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Anda harus memformat invoice Anda dengan semua informasi yang relevan untuk memastikan bahwa Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu.

Pengetahuan ini tidak hanya akan membantu klien Anda membayar Anda, tetapi juga akan membantu Anda mengatur keuangan perusahaan Anda. invoice Anda akan lebih terstruktur dan efisien jika Anda menggunakan format yang benar.

Terlepas dari kebutuhan bisnis dan pelanggan, organisasi harus mematuhi undang-undang dan aturan e-faktur, di mana pun itu berlaku. 

Faktur yang ideal akan memiliki konten berikut:

• Header dengan nama dan logo bisnis Anda
• Nomor faktur atau pengenal unik
• Lokasi dan informasi bisnis Anda
• Tanggal faktur
• Deskripsi barang atau jasa yang dijual dan jumlahnya
• Biaya tambahan, biaya atau pajak 
• Jumlah total karena
• Syarat pembayaran
• Tanggal jatuh tempo

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

Manfaat Invoice bagi Bisnis

1. Dapatkan Bayaran Tepat Waktu

Salah satu yang pertama, dan paling jelas, alasan mengapa invoice lengkap itu penting adalah untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Jika Anda memiliki banyak pelanggan, secara alami Anda akan memiliki lebih banyak faktur untuk dikirim. Semakin banyak faktur yang harus Anda kirim, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkannya.

Tentu saja, perusahaan Anda mungkin memiliki sistem faktur otomatis yang bekerja untuk Anda.

Tetapi bahkan jika Anda melakukannya, informasi dalam sistem faktur Anda tetap harus benar. Semakin banyak faktur dengan informasi atau kesalahan yang hilang, semakin lambat Anda akan dibayar.

Selain itu, pelanggan mungkin tidak tahu ke mana atau bagaimana cara mengirim pembayaran ke bisnis Anda. Jumlah faktur mungkin salah. Atau, mungkin ada kesalahan lain.

Tidak masalah kenapa terjadi salah invoice karena hasilnya sama saja. Anda akan mendapatkan pembayaran yang lebih lambat untuk bisnis atau majikan Anda.

2. Kurangi Pertanyaan Penagihan

Ada alasan lain mengapa invoice lengkap itu penting. Semakin baik praktik penagihan Anda, semakin sedikit pertanyaan yang akan diajukan pelanggan Anda tentang tagihan mereka.

Seperti disebutkan di atas, informasi yang tidak lengkap dapat mencegah pelanggan menghubungi Anda. Mereka mungkin benar-benar ingin membayar tagihan tepat waktu tetapi tidak dapat melakukannya.

Jika faktur Anda tidak lengkap, mereka mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan mereka. Itu dapat mengakibatkan pembayaran tertunda atau tidak ada pembayaran untuk Anda.

Namun, meskipun mereka dapat menghubungi Anda, diperlukan lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan penagihan. Jika faktur Anda benar sejak awal, Anda dapat menghabiskan waktu Anda dengan lebih produktif.

3. Hilangkan Masalah Pelacakan

Misalkan Anda mengirimkan faktur yang tidak diberi nomor atau memiliki kesalahan nomor faktur. Apakah Anda mengajukannya secara elektronik atau dengan kertas, situasi ini dapat menciptakan mimpi buruk pelacakan.

Anda bisa berakhir dengan faktur dari satu pelanggan yang ditambahkan ke laporan bulanan yang lain. Atau, ketika Anda mencoba mengkredit satu faktur, itu muncul di laporan pelanggan yang sama sekali berbeda.

Jenis kesalahan ini tidak harus terjadi. Membuat faktur lengkap memastikan bahwa pelanggan yang tepat mendapatkan tagihan untuk produk atau layanan yang tepat.

4. Hentikan Masalah dari Pengulangan

Beberapa bisnis menyiapkan penagihan berulang untuk pelanggan yang memiliki produk atau layanan berulang. Ini adalah cara untuk mempercepat proses kerja Anda dan menghilangkan tenaga kerja manual.

Dalam hal ini, invoice lengkap penting karena yang tidak lengkap dapat dibuat ulang. Oleh karena itu, informasi yang salah atau hilang dapat mengulangi setiap siklus penagihan.

Tentu saja ketika Anda memiliki bisnis untuk dijalankan, ada banyak tanggung jawab lainnya. Namun, membuat invoice lengkap itu penting dan akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

Jenis Invoice

Invoice adalah alat yang berguna dan telah digunakan dalam berbagai bentuk dan memiliki banyak jenis. Berikut ini adalah beberapa jenis invoice utama yang digunakan oleh hampir semua perusahaan di dunia:

Invoice Pro-forma

Invpoce pro forma adalah invoice pra-penjualan. Itu dikirim ke pelanggan baik pada saat pelanggan memesan atau sebelum barang dikirim untuk pengiriman.

Dokumen ini dibuat untuk memberikan gambaran kepada pelanggan tentang berapa banyak dia berutang kepada penjual untuk barang yang dibeli.

Invoice ini mencakup semua informasi yang disertakan dalam invoice biasa; namun, tanggal dan nomor invoicenya berbeda dari invoice biasa. Dokumen ini membantu menjaga kejelasan kontrak untuk pembeli dan penjual bahkan sebelum penjualan terjadi.

Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya

Invoice Sementara

Invoice sementara digunakan selama pelaksanaan proyek besar yang berlangsung selama periode waktu tertentu, seperti beberapa bulan. Dalam proyek-proyek besar seperti itu, proyek ini dibagi menjadi beberapa fase.

Penjual dapat mengirim invoice sementara setelah menyelesaikan setiap fase dan menerima pembayaran untuk masing-masing fase.

Invoice sementara sangat berguna untuk perusahaan seperti pengembang perangkat lunak, pengembang infrastruktur, dll.

Invoice sementara berguna untuk mengelola arus kas karena penjual tidak perlu menunggu sampai akhir kontrak untuk menerima semua pembayarannya.

Invoice Akhir

Seperti namanya, final invoice adalah invoice terakhir dalam suatu transaksi. Ketika semua barang telah dikirim/layanan telah diberikan, atau kontrak telah diselesaikan, penjual menyerahkan tagihan akhir kepada pembeli.

Ini memiliki semua komponen yang disebutkan di atas dan merupakan permintaan pembayaran dari pembeli.

Invoice yang Telah Lewat Jatuh Tempo

Terkadang pembeli tidak membayar pembelian mereka meskipun sudah melewati tanggal jatuh tempo. Dalam kasus seperti itu, faktur yang telah jatuh tempo menjadi sangat membantu.

Invoice yang telah lewat jatuh tempo bukanlah hal yang istimewa, ini adalah salinan dari faktur terakhir, tetapi dikirimkan sebagai pengingat bahwa pembayaran harus dilakukan.

Invoice yang lewat jatuh tempo dibuat karena penjual tidak mau bersikap kasar dengan menelepon untuk meminta pembayaran; selain itu, mereka juga membantu melacak jumlah pengingat pembayaran yang dikirim.

Invoice Berulang

Invoice berulang pada dasarnya adalah invoice untuk barang atau jasa yang diberikan secara terus-menerus secara berkala.

Kasus klasik dari tagihan berulang adalah tagihan listrik kami – tagihan telepon, tagihan listrik, dll. Penyedia layanan seluler kami mengirimi kami tagihan setiap bulan; ini adalah tagihan berulang untuk penyedia layanan.

Manfaat dari invoice berulang adalah sederhana dan sangat sistematis, sehingga seseorang tidak melewatkan pembayaran.

Sebagian besar waktu, invoice tersebut diotomatisasi, sehingga perangkat lunak menghasilkan tagihan dan mengirimkannya melalui email ke pelanggan, dan tidak diperlukan waktu henti manual.

Invoice Kredit

Ada kalanya setelah menerima barang, pembeli tidak puas dengan barangnya karena suatu alasan, atau mungkin ada penolakan. Akibatnya, pembeli akan mengembalikan barang.

Dalam kasus seperti itu, penjual mengeluarkan invoice kredit bagi pembeli untuk mengawasi nilai barang yang dikembalikan.

Ini akan membantu penjual dalam menyimpan catatan. Mereka dapat mengganti barang, mengembalikan uang untuk barang yang dikembalikan, atau mungkin memberikan diskon sebesar nilai barang yang dikembalikan dalam pembelian di masa mendatang.

Perusahaan yang berbeda memiliki kebijakan yang berbeda untuk barang yang dikembalikan.

Invoice Debit

Invoice debit adalah kebalikan dari faktur kredit. Perbedaan utama adalah bahwa faktur kredit dikeluarkan oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan, sedangkan invoice debit dikeluarkan oleh pembeli ketika dia mengembalikan barang yang dibeli.

Tujuan dari kedua jenis invoice ini sama, yaitu untuk mencatat barang yang dikembalikan.

Baca juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Invoice

Contoh Template Invoice dari Kledo

Contoh Invoice A4 Color

Contoh Invoice A4 Black

Contoh Invoice Dox Matrix Full

Contoh Invoice Dox Matrix Half

Contoh Invoice Struk

Contoh Invoice A5

6 contoh invoice di atas hanyalah sebagian kecil dari template invoice yang tersedia di Kledo. Anda bisa memilih 50 template invoice terbaik dari Kledo yang bisa Anda download melalui link ini.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa membuat invoice secara otomatis sehingga lebih cepat dan mudah. Anda bisa memilih satu dari 50 template yang tersedia yang sesuai dengan karakteristik dan ciri khas bisnis Anda.

Tertarik mencoba Kledo? Yuk tinggalkan cara lama dan mulai gunakan Kledo dengan mengunjungi gambar di bawah ini.

Kesimpulan

Invoice merupakan dokumen yang sangat penting bagi bisnis. Sebab, dokumen ini dijadikan sebagai sumber dokumen atas setiap transaksi yang terjadi di bisnis Anda.

Anda bisa membuat invoice secara otomatis dan dengan tampilan yang menarik melalui software akuntansi Kledo.

Selain fitur invoice, Kledo masih memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik lainnya yang sangat mendukung pengelolaan keuangan bisnis Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.