Hampir setiap bisnis menerima pembayaran dan melakukan pembelian secara tunai. Dan ketika Anda memiliki pengeluaran kas, Anda harus mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas.
Membuat ayat jurnal untuk setiap transaksi dalam bisnis harus menjadi kebiasaan, terutama jika Anda masih menggunakan proses pencatatan pembukuan manual.
Tetapi dengan begitu banyak jenis tipe jurnal dalam proses akunansi, bagi sebagian orang awam akan sulit untuk mengetahui bagaimana cara membuat jurnal yang tepat untuk transaksi yang terjadi dalam bisnis
Pada artikel ini kita akan membahas apa itu jurnal pengeluaran kas beserta contoh kasusnya, dan nantinya akan berguna bagi Anda pemilik bisnis dalam melakukan pembukuan.
Apa itu Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal Pengeluaran Kas adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua pembayaran kas, disebut juga Jurnal Pembayaran Kas.
Ini adalah jurnal yang bisa kita gunakan jika kita mengatur proses akuntansi secara manual.
Jurnal Pengeluaran Kas akan bekerja paling baik ketika hanya ada beberapa transaksi yang terjadi berulang-ulang, seperti jika bisnis membeli sesuatu secara konsisten.
Jika kita mengatur proses secara manual, kita mungkin ingin menggunakan jurnal khusus sehingga kita dapat mencatat transaksi normal. Jurnal khusus akan lebih pendek dari jurnal pencatatan untuk setiap transaksi pada akhir periode (bulan, minggu, hari). Dengan cara ini, buku besar Anda tidak akan berantakan.
Meskipun biasanya digunakan untuk sistem berbasis manual, ada baiknya mengetahui cara kerja Jurnal Pembayaran Tunai karena dua alasan:
- Ini adalah jenis jurnal yang bisa dalam format serupa untuk laporan yang ingin kita jalankan dalam sistem akuntansi apa pun, termasuk yang otomatis.
- Adalah baik untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi yang berbeda bekerja, sehingga kita dapat melihat persamaan dan perbedaan yang membantu kita untuk memahami sistem apa pun yang kita gunakan.
Baca juga: Omset dan Profit: Pengertian dan Perbedaannya Dalam Bisnis
Apa itu Pengeluaran Kas?
Pengeluaran kas adalah pembayaran yang dilakukan bisnis dengan uang tunai atau setara kas.
Pembayaran pengeluaran kas menunjukkan berapa banyak uang yang mengalir keluar dari bisnis.
Anda dapat membandingkan pengeluaran perusahaan Anda dengan uang yang masuk ke bisnis Anda untuk menentukan apakah Anda memiliki arus kas positif atau negatif.
Jadi, apa yang dianggap sebagai pembayaran kas? Apakah hanya uang tunai? Ternyata, tidak. Pembayaran tunai meliputi:
- Uang tunai
- Check
- Pembayaran transfer dana elektronik
Membeli persediaan atau perlengkapan kantor, membayar dividen, atau melakukan pembayaran pinjaman bisnis dengan kas atau setara kas adalah contoh pengeluaran.
Jurnal pembukuan ini dapat memberikan gambaran terkini dari pembayaran tunai ini selama periode waktu tertentu (misalnya, kuartal atau tahun).
Kehilangan ayat jurnal dapat membuang saldo berjalan Anda dan menyebabkan Anda salah membaca kesehatan keuangan dalam bisnis Anda.
Ingatlah bahwa pengeluaran uang kas hanyalah sedikit dari proses pencatatan pembukuan bisni. Anda juga harus mencatat penerimaan kas ketika Anda mengumpulkan uang dari pelanggan Anda. Catat pembayaran kas masuk dalam jurnal penerimaan kas terpisah.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Internal Rate Of Return (IRR) dan Cara Hitungnya
Jenis-jenis Pengeluaran Kas
Dengan memahami berbagai jenis pengeluaran kas, bisnis dapat mengembangkan strategi yang efektif untuk memastikan likuiditas yang memadai dan penerimaan kas yang tepat waktu.
Controlled disbursements
Praktik pengeluaran terkendali atau controlled disbursements adalah fitur yang ditawarkan bank kepada klien korporat di mana perusahaan menjadwalkan pembayaran untuk memaksimalkan bunga yang diperoleh dari rekening perusahaan.
Perusahaan dapat mengelola arus kas mereka secara lebih efektif dengan meninjau dan menyetujui permintaan pembayaran setiap hari.
Teknik ini memungkinkan perusahaan untuk menunda pembayaran dan menyimpan kelebihan dana di rekening mereka selama mungkin, memaksimalkan kas yang tersedia untuk investasi atau pembayaran utang.
Metode pengeluaran kas terkendali biasanya digunakan oleh perusahaan besar dengan cadangan kas yang signifikan untuk mengelola arus kas mereka dengan lebih baik dan menginvestasikan dana mereka dalam instrumen keuangan lainnya.
Delayed disbursements
Delayed disbursements atau penundaan pembayaran melibatkan penyimpanan dana dalam jangka waktu yang lebih lama di rekening giro perusahaan sebelum mengeluarkan pembayaran.
Tujuan penundaan pembayaran adalah untuk menyimpan dana di rekening giro selama mungkin untuk memaksimalkan bunga yang diperoleh dari rekening tersebut.
Perusahaan kecil biasanya menggunakan penundaan pengeluaran kas untuk mengelola arus kas mereka dan memastikan mereka memiliki dana yang cukup untuk menutupi pengeluaran.
Baca juga: Cara Melakukan Rekonsiliasi Kas Kecil dan Tahapannya
Negative disbursements
Ini adalah jenis praktik pengeluaran kas yang mengacu pada situasi dengan kelebihan pembayaran atau saldo kredit pada akun vendor. Ini berarti vendor berhutang kepada perusahaan dan bukan perusahaan yang berhutang kepada vendor.
Sebagai contoh, misalkan sebuah bisnis membayar jumlah yang melebihi biaya untuk sebuah layanan dan kemudian mendapatkan pengembalian dana untuk kelebihan uang yang dibayarkan. Dalam hal ini, pengembalian dana didokumentasikan sebagai pengeluaran negatif dalam catatan akuntansi perusahaan.
Saldo negatif dapat dicatat sebagai saldo kredit dalam akun utang usaha. Kebalikan dari transaksi ini adalah saldo debit di akun vendor yang akan diperlakukan sebagai pengeluaran positif.
Baca juga: Contoh Laporan Arus Kas Perusahaan Retail dan Komponennya
Bagaimana Cara Membuat Jurnal Pengeluaran Kas?
Jurnal pengeluaran kas Anda adalah catatan semua kas keluar bisnis Anda. Dengan merinci semua pembayaran tunai, jurnal ini membantu bisnis mengatur catatan kas keluar mereka.
Sebelum membuat jurnal pengeluaran, Anda harus mengetahui:
- Kapan harus membuatnya?
- Informasi apa yang harus disertakan?
- Bagaimana jurnal seharusnya terlihat?
- Bagaimana ayat jurnal harus dicatat dalam buku besar?
Pelajari lebih lanjut tentang membuat jurnal pengeluaran dalam bisnis Anda di bawah ini.
Kapan Anda harus membuat jurnal ini?
Buat dan perbarui jurnal pengeluaran kas setiap kali Anda membeli sesuatu dengan uang tunai atau setara tunai.
Katakanlah Anda mengeluarkan dana 320.000 untuk printer baru. Anda akan membuat baris baru di jurnal Anda untuk pembelian.
Baca juga: Pengertian Jurnal Pembelian, Format, dan Contohnya
Informasi apa yang harus Anda sertakan?
Dalam hal mencatat pengeluaran kas, buatlah sespesifik mungkin. Jangan hanya memasukkan jumlah uang yang Anda keluarkan untuk transaksi.
Jurnal pengeluaran kas harus mencakup:
- Tanggal
- Nama penerima pembayaran
- Jumlah yang didebit atau dikredit
- Akun yang terlibat (misalnya, metode pembayaran)
- Tujuan transaksi
- Bergantung pada metode pembayaran, Anda mungkin juga harus mencatat informasi tambahan, seperti nomor cek.
Saat mencatat jurnal pengeluaran Anda, tarik informasi dari kwitansi pembelian, potongan buku cek, atau faktur.
Pada akhir periode (biasanya satu bulan), baris Total Pembayaran akan ditambahkan ke jurnal pembayaran kas, yang menunjukkan jumlah total untuk setiap kolom.
Akuntan menggunakan data dalam jurnal ini untuk membuat posting di Buku Besar dan buku besar pembantu.
Baca juga: Contoh Laporan Arus Kas Perusahaan Dagang dan Tahap Membuatnya
Bagaimana Contoh Jurnal Pengeluaran Kas?
Karena Anda mengeluarkan kas atau setara kas, Anda harus mengurangi rekening kas atau setara kas.
Anda dapat melakukan ini dengan mengkreditnya. Anda juga harus mendebet akun pengeluaran yang sesuai.
Berikut adalah contoh bagaimana ayat jurnal Anda dapat terlihat.
| Tanggal | Rekening | Catatan | Debit | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Biaya | Biaya dari Perusahaan ABC | X | |
| Kas | X |
Setelah membuat ayat jurnal, tambahkan ke jurnal pengeluaran kas Anda. Jurnalnya akan terlihat seperti bagan di bawah ini:
| Tangggal | Nama Penerima Pembayaran | Tujuan Transaksi | Jumlah | Pembayaran Pinjaman | Persediaan Kantor | Dividen | Sewa | Persediaan |
Lalu Apa yang Harus Anda Lakukan Setelah Membuat Jurnal Pengeluaran Kas?
Setelah membuat jurnal pengeluaran kas, pekerjaan Anda belum berakhir. Gunakan informasi dari jurnal yang telah Anda buat untuk memperbarui catatan Anda yang lain.
Masukkan informasi dari jurnal pengeluaran kas Anda ke dalam buku besar bisnis Anda. Transfer jumlah debit dan kredit, tanggal, dan deskripsi transaksi ke buku besar Anda.
Setelah memposting informasi ke buku besar Anda, hitung saldo baru untuk setiap akun.
Selain mentransfer informasi jurnal pengeluaran kas ke buku besar Umum Anda, Anda juga dapat menggunakannya untuk merekonsiliasi laporan bank.
Dengan begitu, Anda dapat memastikan ayat jurnal pengeluaran kas Anda sesuai dengan laporan bank Anda.
Contoh Jurnal Pengeluaran Kas
Katakanlah Anda melakukan pembayaran kas atau setara kas berikut:
- Pembayaran pinjaman sebesar 250.000
- Pembelian persediaan sebesar 500.000
- Pembayaran dividen sebesar 2.500.000
- Pembelian perlengkapan kantor sebesar 200.000
Pertama, buat ayat jurnal yang mengkredit akun tunai Anda dan mendebet akun yang sesuai.
| Tanggal | Rekening | Catatan | Debit | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Hutang Akun Pinjaman | Pembayaran #1 pinjaman ke Lender ABC | 250.000 | |
| Kas | 250.000 |
| Tanggal | Rekening | Catatan | Debit | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Persediaan | Kayu dan lem yang dibeli dari Perusahaan XYZ | 500.000 | |
| Kas | 500.000 |
| Tanggal | Rekening | Catatan | Debit | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Hutang Akun Dividen | Pembayaran dividen yang dilakukan kepada pemegang saham | 2.500.000 | |
| Kas | 2.500.000 |
| Tanggal | Rekening | Catatan | Debit | Kredit |
| XX/XX/XXXX | Perlengkapan Kantor | Kertas, tinta, dan keyboard yang dibeli dari Office AYK | 200.000 | |
| Kas | 200.000 |
Sekarang, perbarui jurnal pengeluaran kas Anda sehingga terlihat sebagai berikut:
| Tangggal | Nama Penerima Pembayaran | Tujuan Transaksi | Jumlah | Pembayaran Pinjaman | Persediaan Kantor | Dividen | Sewa | Persediaan |
| XX/XX/XXXX | Lender ABC | Pembayaran pinjaman #1 | 250.000 | 250.000 | ||||
| XX/XX/XXXX | Perusahaan XYZ | Kayu dan lem | 500.000 | 500.000 | ||||
| XX/XX/XXXX | Pemegang saham | Pembayaran dividen | 2.500.000 | 2.500.000 | ||||
| XX/XX/XXXX | Office AYK | Kertas, tinta, dan keyboard | 200.000 | 200.000 |
Apakah Jurnal Pengeluaran Kas Sama dalam Setiap Bisnis?
Untuk setiap jenis perusahaan, jurnal pengeluaran kas akan terlihat sangat berbeda. Jurnal untuk bisnis pengecer akan mencakup persediaan, piutang, hutang, gaji, dan upah.
Perusahaan manufaktur mungkin memiliki semua ini tetapi juga memperhitungkan bahan baku yang dibeli dan biaya produksi. Perusahaan software mungkin hanya memiliki gaji dan biaya perangkat keras (komputer).
Terlepas dari jenis perusahaannya, pemilik bisnis perlu menggunakan jurnal ini setiap kali kas dicairkan untuk mencatat di mana uang dibelanjakan.
Ini adalah alat penting dalam keberhasilan bisnis apa pun serta memastikan semua informasi yang diberikan kepada petugas pajak benar pada waktu pajak.
Baca juga: Strategi Bisnis Katering Untuk Hasilkan Keuntungan Berlipat
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai jurnal pengeluaran kas dalam pembukuan bisnis. Membuat jurnal pembukuan keuangan terkadang memang memakan waktu dan ini adalah hal yang harus Anda lakukan jika menggunakan proses pembukuan manual.
Untuk membuat pembuatan seluruh jurnal keuangan lebih mudah, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau dan cocok untuk semua jenis bisnis di Indonesia.
Hanya dengan 140 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan fitur yang akan memudahkan pencatatan pembukuan Anda seperti pencatatan dan penjualan, membuat jurnal secara otomatis, manajemen aset dan dan stok, membuat laporan keuangan secara otomatis, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024