Manajemen Konstruksi: Pembahasan Lengkap dan Tips Akuntansi Konstruksi

Ketika Anda memiliki bisnis konstruksi, menghindari kesalahan yang mahal menjadi prioritas nomor satu. Terikat oleh parameter waktu yang ketat dan kendala keuangan, Anda harus memperhitungkan setiap detail dan kemungkinan. Oleh sebab itu, manajemen konstruksi adalah hal yang sangat penting

Manajemen proyek konstruksi membantu Anda melakukan hal ini, baik Anda membangun kilang minyak dan gas, membangun pembangkit listrik, atau mengerjakan infrastruktur canggih.

Dari perencanaan dan desain, hingga manajemen sumber daya, alokasi anggaran, dan banyak lagi, manajeme konstruksi membantu Anda menjaga seluruh proses konstruksi tetap efisien dan sesuai rencana.

Pada artikel ini kita akan membahas dan mengetahui bagaimana Anda dapat memulai manajemen konstruksi hari ini, juga mengetahui tips akuntansi konstruksi untuk proses bisnis yang lebih baik.

Apa itu Manajemen Konstruksi?

Apa itu Manajemen Konstruksi?

Manajemenkonstruksi melibatkan pengarahan dan pengorganisasian setiap bagian dari siklus hidup proyek, dari ide hingga penyelesaian. Ini adalah praktik holistik dengan tujuan memberikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Manajemen proyek konstruksi adalah disiplin kompleks yang memerlukan penanganan banyak masalah penting, termasuk pengendalian biaya, penjadwalan, pengadaan, dan penilaian risiko.

Manajer proyek berinteraksi dengan semua anggota tim yang terlibat dalam proyek konstruksi, mulai dari arsitek hingga pemilik hingga kontraktor.

Baca juga: Mengenal Akun Settlement Dalam Akuntansi Secara Mendalam

Siapa yang bertanggung jawab untuk manajemen konstruksi?

Manajemen proyek konstruksi melibatkan anggota tim dari perencana keuangan dan eksekutif C-suite hingga kontraktor, insinyur, anggota kru di lapangan, dan lainnya.

Namun, tidak ada yang sama pentingnya dengan proses seperti manajer proyek. Peran manajer proyek dapat diisi oleh kontraktor, pemilik yang menangani proyek secara internal, atau bahkan manajer konstruksi khusus.

Tujuan manajer proyek adalah untuk memastikan seluruh proses konstruksi berjalan lancar dan sesuai rencana. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga jadwal yang ketat, tetap dalam anggaran, mengalokasikan sumber daya, menghindari creep lingkup, dan memastikan kualitas.

Mereka menilai risiko secara real time dan memberi informasi kepada pemangku kepentingan. Dengan memusatkan informasi dan merampingkan komunikasi, manajer proyek memungkinkan proses yang efisien yang tidak mungkin dilakukan.

Apa saja 5 Tahapan Proyek Konstruksi?

Memahami lima tahap utama proyek konstruksi adalah suatu keharusan untuk berhasil mengelolanya.

1. Perencanaan dan Pengembangan

Menentukan apakah akan mengejar suatu proyek adalah bagian pertama dan terpenting dari proses konstruksi.

Menghentikan proyek setelah dimulai itu mahal, dan semakin jauh kemajuannya, semakin besar potensi kerugiannya. Studi kelayakan, penganggaran modal, daftar pro-kontra, dan masukan ekstensif dari pemangku kepentingan adalah pokok dari tahap ini.

Anda dapat menggunakan praktik ini, dan lainnya, untuk menjawab pertanyaan kunci tentang proyek:

• Apakah ini akan menghasilkan ROI positif?
• Apakah risiko terkait dapat dikelola?
• Apakah itu cocok dengan portofolio perusahaan Anda?

Untuk menjawab pertanyaan ini dan pertanyaan relevan lainnya, gunakan kombinasi wawasan dari analisis data yang kuat dan umpan balik dari pemangku kepentingan utama di tim Anda.

Analytics memberikan perspektif objektif kepada pembuat keputusan tentang proyek yang diusulkan, sementara masukan yang luas dari anggota tim dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah yang mungkin terlewatkan tanpa disadari.

2. Desain

Setelah Anda memutuskan sebuah proyek, saatnya jus kreatif mulai mengalir. Fase desain melibatkan pengembangan segala sesuatu mulai dari konsep dasar proyek hingga cetak biru terperinci yang menunjukkan desain akhir.

Desain Anda akan berkembang dari sketsa awal hingga gambar dan spesifikasi jadi, tetapi setiap iterasi harus memenuhi persyaratan proyek sambil tetap memperhatikan garis waktu dan biaya tetap terkendali.

Setelah desain selesai dan disetujui, saatnya untuk beralih ke fase prakonstruksi.

3. Prakonstruksi

Prakonstruksi melibatkan pembuatan peta jalan yang akan memandu Anda melalui proses konstruksi.

Ini tentang membangun rencana untuk proyek yang menunjukkan kepada semua orang apa yang perlu mereka lakukan, kapan mereka perlu melakukannya, bagaimana mereka harus menyelesaikannya, dan berapa biayanya.

Jika semua pihak tetap pada rencana dan menjalankan peran mereka dengan sempurna, mereka akan menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai standar, dan sesuai anggaran.

Prakonstruksi melibatkan berbagai macam tugas kritis. Berikut adalah beberapa yang paling penting:

• Mendefinisikan dan mengalokasikan sumber daya.
• Menyiapkan anggaran mini.
• Membuat timeline dan tenggat waktu.
• Membagikan tugas.
• Memetakan pekerjaan dan operasi melalui struktur rincian kerja atau work breakdown structures (WBS), struktur rincian organisasi atau organization breakdown structures (OBS), dan alat lainnya.

Penilaian risiko dan perencanaan kontinjensi juga merupakan bagian utama dari prakonstruksi. Hal-hal jarang berjalan seperti yang direncanakan selama proyek konstruksi — seringkali karena faktor-faktor di luar kendali Anda — sehingga manajer proyek dan pemangku kepentingan harus bersiap untuk hal-hal yang serba salah.

Semakin proaktif Anda, semakin sedikit waktu, uang, dan sumber daya yang akan hilang ketika Anda mencoba untuk kembali ke jalur jika dan ketika hal yang Anda tidak duga terjadi.

Baca juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, dan Contohnya yang Wajib Diketahui

4. Pengadaan

Pengadaan meliputi pengadaan, pembelian, dan pengangkutan bahan dan layanan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Manajer pengadaan dan rantai pasokan harus memberikan masukan dalam tahap perencanaan untuk menjaga pembengkakan biaya yang tidak terduga seminimal mungkin selama tahap ini.

Meski begitu, beberapa volatilitas tidak dapat dihindari, karena harga dapat berubah di pasar. Anda harus memperhitungkan risiko ini sejauh mungkin melalui perencanaan prakonstruksi yang kuat.

Ada keuntungan dan kerugian untuk mendapatkan bahan dari pasar lokal, regional, atau global.

Pengadaan lokal mungkin memakan waktu lebih sedikit, tetapi mungkin membutuhkan biaya yang lebih besar, sementara bahan yang lebih murah yang dikirim dalam jarak jauh mungkin lebih banyak mengalami penundaan dan gangguan rantai pasokan.

Terlibat dalam penelitian menyeluruh sehingga Anda dapat memilih opsi yang tepat untuk memenuhi persyaratan anggaran dan tetap sesuai jadwal.

Memilih kapan harus melakukan pengadaan adalah keputusan besar lainnya. Daripada menyelesaikan pengadaan sebelum proyek konstruksi dimulai, Anda dapat memperoleh sumber daya yang Anda butuhkan saat proyek berlangsung untuk memenuhi persyaratan yang terus berkembang.

Meskipun strategi ini memberikan fleksibilitas tambahan, mengurangi biaya penyimpanan, dan mempertahankan likuiditas, hal ini berisiko keterlambatan pengiriman atau kekurangan yang dapat memperlambat keseluruhan proyek.

Ini juga menghadapkan Anda pada potensi kenaikan harga. Pendekatan apa pun yang Anda pilih, cobalah untuk menyelaraskan pesanan pembelian dengan rencana konstruksi Anda dan memiliki kemungkinan untuk menjaga anggaran dan jadwal Anda saat keadaan berubah.

5. Konstruksi

Anda telah membuat rencana Anda, semua orang tahu apa pekerjaan mereka, dan Anda memiliki sumber daya yang Anda butuhkan untuk memulai.

Sekarang konstruksi dapat dimulai. Semua persiapan dan perencanaan Anda terbayar dalam tahap ini, membantu proses konstruksi berjalan dengan lancar dan selesai dengan sukses.

Bahkan rencana yang paling menyeluruh pun tidak dapat mengantisipasi setiap hambatan di sepanjang jalan, tentu saja, jadi pemantauan dan evaluasi kemajuan secara teratur selama fase ini sangat penting untuk tetap berada di jalur.

Ketika Anda harus melakukan penyesuaian karena keadaan atau tujuan baru, manajemen perubahan ikut bermain.

Manajer proyek harus beradaptasi sesuai kebutuhan sambil tetap berada dalam parameter rencana proyek. Cari solusi manajemen perubahan yang dapat membantu menganalisis dampak perubahan dan meminimalkan dampaknya terhadap proyek.

Baca juga: Akun T Dalam Akuntansi: Pengertian, Cara Membuat dan Contohnya

4 Proses Inti Manajemen Proyek Konstruksi

Sekarang setelah Anda mengetahui tahapan utama dari sebuah proyek konstruksi, mari kita lihat bagaimana manajemen konstruksi cocok. Proses manajemen konstruksi ini adalah kunci untuk menjaga proyek berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir.

Ide dan Riset

Proses pengembangan ide adalah bagian dari front-end loading (FEL), bagian perencanaan dan desain dari siklus hidup proyek.

Saat itulah setiap detail proyek diteliti oleh para pemangku kepentingan untuk melihat apakah itu selaras dengan portofolio proyek perusahaan Anda saat ini dan di masa depan.

Proyek yang diusulkan harus masuk akal dalam hal ROI, peraturan yang berlaku, integrasi dengan proyek yang ada, risiko, dan faktor lainnya.

Selama proses ini, ide-ide disempurnakan menjadi proposal proyek melalui penelitian yang ketat dan analisis berbasis data. Penganggaran modal, studi kelayakan, brainstorming, dan rincian keuangan hanyalah beberapa praktik yang terlibat pada fase ini.

Saat mempertimbangkan proyek, mintalah masukan secara aktif dari sebanyak mungkin anggota tim untuk memastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan portofolio organisasi Anda.

Salah satu tujuan utama dari ideation adalah memastikan aliran proyek bernilai tinggi yang stabil sambil menjaga risiko pada tingkat yang dapat dikelola.

Sebuah proyek yang memiliki potensi ROI yang signifikan tetapi disertai dengan risiko besar mungkin tidak cocok dengan portofolio investasi yang aman dan stabil. Bahkan jika ya, itu akan membutuhkan perhatian dan pemeliharaan yang lebih besar sepanjang siklus hidup proyek.

Baca juga: Penetration Pricing: Pengertian, Strategi, Kelebihan, Kekurangan dan Contohnya

2. Tentukan dan Rencanakan Proyek

Setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek, saatnya untuk menyempurnakan detailnya untuk mencegah scope creep dan menjaga keselarasan tim Anda setelah proyek dimulai.

Rincian penting yang harus ditangani pada tahap ini mencakup ruang lingkup proyek, jadwal yang layak, sumber daya yang dibutuhkan, anggaran yang masuk akal dan akurat, dan key performance indikator (KPI).

Mengundang umpan balik dari sebanyak mungkin anggota tim yang relevan selama fase ini harus kembali menjadi prioritas, bersama dengan menentukan personel apa yang akan dibutuhkan proyek.

3. Tentukan Peran

Dengan banyaknya pihak yang terlibat dalam setiap proyek konstruksi, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas peran masing-masing.

Ini memperjelas tanggung jawab semua orang, memungkinkan Anda meminta pertanggungjawaban anggota tim, dan mencegah kebingungan dan penundaan.

Ketika semua anggota tim mengetahui peran mereka dalam proyek dan bagaimana menyelesaikan tugas mereka, redundansi menghilang dan tugas tidak lolos dari celah.

4. Finalisasi dan Jalankan Rencana Konstruksi

Sebelum konstruksi yang sebenarnya dimulai, manajer proyek harus bertemu dengan pemangku kepentingan yang tepat untuk meninjau rencana dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.

Meskipun ada kemungkinan besar Anda harus menghadapi kesulitan dan perubahan yang tidak terduga saat proyek berlangsung, gagal mendapatkan persetujuan eksplisit sebelum konstruksi dimulai, tetapi menjamin bahwa Anda akan menghadapi tantangan tambahan di sepanjang jalan.

Setelah konstruksi dimulai, manajer proyek harus melakukan semua yang mereka bisa untuk menjaga agar proses tetap terkoordinasi dan efisien.

Ini berarti mengukur dan melacak kemajuan secara ketat. KPI yang relevan dan komprehensif diperbarui secara real time — yang tidak dimiliki oleh sekitar 56% manajer proyek — memberikan wawasan yang sangat berharga tentang kinerja dan status proyek.

Memilih KPI yang tepat sangat penting, karena mereka menyediakan cara untuk memantau proyek secara efisien secara sekilas dan melihat apakah itu keluar jalur.

Dengan data tentang status anggaran, pengadaan, dan aspek utama proyek Anda saat ini, Anda dapat memperoleh wawasan yang Anda butuhkan untuk mengendalikan biaya dan memenuhi tenggat waktu.

Menangani Tantangan dalam Manajemen Proyek

Manajemen proyek melibatkan bagian dari tantangan. Berikut adalah beberapa yang paling umum dan beberapa tips tentang cara mengatasinya.

Komunikasi dan manajemen dokumen

Mempertahankan jalur komunikasi antara semua orang di proyek konstruksi tidaklah mudah. Dan menjaga penyimpanan semua dokumen proyek yang dapat diakses dan akurat dapat menjadi lebih sulit.

Tetapi risiko yang datang dengan komunikasi yang buruk dan manajemen dokumen terlalu besar untuk diabaikan.

Dari pesanan perubahan hingga pengadaan yang sedang berlangsung, miskomunikasi yang menunda hanya satu proses penting dapat membuat seluruh proyek terhenti, menyebabkan pembengkakan biaya, atau menyebabkan konflik antar pihak.

Hindari tantangan dalam mengelola komunikasi melalui email, obrolan, telepon, dan saluran lainnya dengan solusi perangkat lunak yang memusatkan informasi dan komunikasi dalam satu platform.

Bersama dengan memfasilitasi komunikasi yang sering, manajer proyek bertanggung jawab atas manajemen dokumen. Kontraktor, perusahaan asuransi, pemilik, dan pihak lain membutuhkan satu sumber kebenaran yang dapat mereka andalkan.

Anda dapat mulai membuat proses manajemen dokumen yang unggul dengan memeriksa sistem manajemen dokumen organisasi Anda saat ini, memusatkan dokumen yang ada, menstandardisasi proses, dan memanfaatkan solusi manajemen dokumen dengan fitur yang Anda butuhkan.

Baca juga: 30 Peluang Usaha di Indonesia Paling Menjanjikan, Berani Coba?

Memperkirakan

Kompleksitas dan pentingnya memperkirakan biaya, sumber daya yang diperlukan, dan waktu dalam konstruksi tidak dapat cukup ditekankan. Bahkan kesalahan kecil dalam estimasi dapat menyebabkan kerugian pada proyek mengingat margin yang ketat dalam industri konstruksi.

Margin kesalahan yang signifikan ketika memperkirakan biaya proyek skala besar, seperti membangun pembangkit listrik, bahkan dapat menyebabkan proyek ditutup di tengah jalan, dengan sejumlah besar biaya hangus.

Sementara fluktuasi harga, penurunan mata uang, kekurangan material, dan faktor lainnya dapat membuat estimasi menjadi ilmu yang tidak pasti, ada alat peramalan yang tersedia untuk membantu Anda mempertimbangkan semua variabel ini dan membuat perkiraan Anda seakurat mungkin.

Silo data

Ketika data terdesentralisasi dan sulit diakses, miskomunikasi merajalela dan proyek jarang berjalan sesuai rencana.

Silo data dapat memengaruhi pengendalian biaya, jadwal proyek, penilaian risiko, dan banyak lagi. Jika kontraktor Anda menunggu informasi yang sudah tersedia atau memutuskan untuk melanjutkan tanpanya, Anda akan menghadapi penundaan atau dipaksa untuk menyilangkan jari dan berharap yang terbaik.

Untuk memecah silo data, adopsi solusi manajemen data yang membuat pemusatan dan pengintegrasian informasi yang relevan menjadi mudah.

Alat terbaik menghubungkan semua sistem Anda dan memungkinkan tim Anda mengakses data dengan cepat di mana pun ia berada.

Kurangnya data real-time untuk penilaian risiko dan manajemen perubahan

Berbagi data di seluruh tim Anda tidak masalah jika informasinya sudah ketinggalan zaman. Proyek konstruksi, pada dasarnya, sedang dalam proses, jadi Anda memerlukan data waktu nyata untuk tetap mengikuti perkembangan baru dan mengatasi tantangan yang muncul.

Sekali lagi, solusi software yang tepat adalah jawabannya. Platform yang Anda pilih harus memudahkan penyelaman ke dalam data dengan dasbor dan laporan terbaru sambil menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk memvisualisasikan alur kerja dan melihat dampak dari keputusan Anda.

Contoh data terpenting dalam manajemen konstruksi adalah data keuangan dan akuntansi. Untuk proses pengelolaan keuangan dalam manajemen konstruksi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

5 Tips Pembukuan pada Bisnis Konstruksi

Tidak ada panduan khusus untuk akuntansi standar untuk perusahaan konstruksi. Praktik terbaik di industri mungkin tidak berlaku untuk setiap perusahaan karena setiap perusahaan konstruksi memiliki kebutuhan yang berbeda.

Namun, ada baiknya untuk mengingat tips akuntansi ini jika Anda mengelola keuangan perusahaan konstruksi Anda sendiri:

1. Cadangkan Semua Catatan yang Relevan

Tanda terima, faktur, dan dokumen lainnya sangat penting dalam hal mengelola keuangan perusahaan Anda. Jika Anda menyimpan salinan cetak dari catatan ini, Anda harus mengaturnya agar mudah menemukan dokumen yang Anda cari.

Tetapi Anda juga harus memiliki rencana cadangan jika dokumen Anda hilang atau rusak. Mempertahankan catatan digital dari file-file ini adalah cara terbaik untuk memastikan keamanannya.

Jika Anda menggunakan Kledo, Anda bisa melakukan pembuatan dan penyimpanan data transaksi pada akun Kledo Anda.

Baca juga: Direct Marketing: Pahami Pengertian, Komponen, Jenis, dan Contohnya

2. Catat Semua Biaya Pekerjaan atau Job Costing

Pembukuan konstruksi memiliki banyak kerumitan, termasuk melacak beberapa pekerjaan pada saat yang bersamaan. Proyek mungkin sangat berbeda dalam panjang dan ukuran, yang pada gilirannya menyebabkan biaya yang bervariasi.

Pembukuan Anda harus menyimpan catatan setiap transaksi yang terjadi selama pekerjaan tertentu. Rincian pendapatan dan pengeluaran untuk setiap proyek memastikan bahwa perusahaan Anda menghasilkan keuntungan.

3. Lacak Jam Kerja Karyawan Secara Akurat

Aspek lain yang menantang dari akuntansi untuk perusahaan konstruksi adalah tenaga kerja yang besar.

Tim perusahaan Anda mungkin termasuk karyawan, pekerja kontrak, atau kombinasi keduanya — dan tenaga kerja konstruksi seringkali bersifat sementara.

Pembukuan Anda harus rajin melacak jam kerja semua orang di daftar gaji perusahaan Anda untuk memastikan bahwa Anda mematuhi peraturan yang berlaku.

4. Simpan Inventarisasi Semua Bahan yang Akurat

Bukan hal yang aneh untuk mulai mengerjakan proyek konstruksi dan menyadari bahwa pekerjaan itu akan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja atau bahan daripada yang diperkirakan semula.

Ini adalah bagian normal dari proses konstruksi. Tetapi jika Anda terus-menerus mengeluarkan bahan dari inventaris Anda, perusahaan Anda dapat dengan cepat melampaui anggaran.

Menjaga inventarisasi bahan yang akurat memudahkan untuk melihat di mana sumber daya Anda digunakan dan anggaran yang sesuai.

Selalu buat Laporan Proyek yang Sedang Dikerjakan

Pada waktu tertentu, perusahaan konstruksi Anda mungkin mengerjakan berbagai proyek yang berbeda.

Anda harus melaporkan proyek yang telah selesai serta proyek apa pun yang masih dalam pengerjaan.

Ini penting karena frekuensi pesanan perubahan dan pengeluaran tak terduga yang dapat terjadi selama pekerjaan berlangsung.

Untuk mempermudah Anda dalam membuat laporan dan mengelola banyak proyek, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo sebagai software akuntansi bisnis konstruksi Anda.

Kledo adalah software akuntansi dengan harga terjangkau dan memiliki fitur yang cocok untuk bisnis konstruksi seperti penghitungan job costing, multi proyek, multi gudang, proses rekonsiliasi, laporan keuangan konsilidasi, dan masih banyak lagi.

Jadi apalagi yang Anda tunggu? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.