7 Tips Dalam Melakukan Manajemen Penagihan Piutang

Tagihan yang terlambat dari jatuh tempo dapat menjadi masalah yang mahal dan memakan waktu bagi bisnis Anda. Manajemen penagihan piutang itu penting — dan Anda juga harus memiliki proses peneagihan piutang yang efisien untuk mengelola penagihan piutang yang tidak menghabiskan waktu tim Anda.

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis. Salah satunya bisa karena keterlambatan pembayaran. Faktanya, 25% bisnis bangkrut karena keterlambatan pembayaran.

Proses penagihan yang efisien dan efektif dapat membantu Anda menjaga hubungan baik dengan klien, meningkatkan arus kas bisnis Anda, dan mengurangi tugas-tugas yang memakan banyak waktu seperti mengejar piutang yang menyia-nyiakan waktu tim keuangan Anda.

Manajemen penagihan piutang mengacu pada proses yang dilakukan bisnis untuk menagih uang yang terutang oleh pelanggan atas barang atau jasa yang diberikan secara kredit.

Proses ini penting, karena berdampak langsung pada arus kas perusahaan dan kesehatan keuangan secara keseluruhan. Mengelola penagihan piutang secara efisien memastikan bisnis memiliki dana untuk beroperasi dan berkembang.

Hubungan antara piutang dan arus kas bersifat langsung dan penting. Ketika pelanggan menunda atau gagal membayar, hal ini dapat membebani cadangan kas perusahaan, sehingga berpotensi menghambat kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangan atau berinvestasi pada peluang baru.

Pada artikel kali ini kami akan membahas 7 tips yang bisa Anda lakukan untuk memastikan manajemen penagihan piutang dalam berjalan optimal.

Mengetahai Proses Manajemen Penagihan Piutang

Menavigasi lanskap keuangan suatu bisnis memerlukan pemahaman yang tajam tentang berbagai proses, salah satunya adalah proses manajemen penagihan piutang.

Proses ini penting dalam memastikan arus kas yang stabil dan menjaga kesehatan keuangan bisnis. Berikut rincian komprehensif dari berbagai tahapan yang terlibat:

Penerbitan faktur

Prosesnya dimulai dengan menerbitkan faktur setelah produk atau layanan disediakan. Faktur ini, pernyataan rinci yang berisi jumlah yang harus dibayar, deskripsi produk atau layanan, dan syarat pembayaran, bertindak sebagai permintaan pembayaran resmi. Ini menjadi landasan bagi tahapan berikutnya.

Pengingat pembayaran

Meskipun terdapat ketentuan pembayaran yang jelas, ada kalanya pelanggan mungkin secara tidak sengaja mengabaikan iuran mereka.

Dalam skenario seperti itu, bisnis mengirimkan pengingat yang lembut. Pengingat ini, baik dalam email, surat, atau panggilan telepon, sangat penting dalam mendorong pelanggan melunasi jumlah terutangnya.

Baca juga: 10 Rekomendasi Printer Kasir Thermal Terbaik untuk Bisnis

Dunning

Ketika pengingat awal tidak mencapai hasil yang diinginkan, proses beralih ke dunning. Tahap ini melibatkan komunikasi yang lebih tegas, menekankan sifat keterlambatan pembayaran.

Dunning, yang sering kali dianggap sebagai serangkaian peringatan yang semakin keras, menggarisbawahi pentingnya penyelesaian tagihan. Bagi mereka yang belum terbiasa, dunning adalah aspek penting dalam proses penagihan, dan manajemen dunning memastikan komunikasi tetap efektif namun tetap saling menghormati.

Penagihan hutang

Dunia usaha mungkin akan mempertimbangkan tindakan yang lebih ketat jika tahap upaya ini tidak membuahkan hasil yang positif. Hal ini dapat melibatkan kemitraan dengan agen penagihan khusus atau menjajaki opsi hukum.

Badan-badan tersebut menggunakan berbagai taktik untuk memulihkan utang. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin menggunakan agen penagihan untuk mendapatkan kembali sejumlah besar uang dari distributor yang gagal membayar.

Optimasi penagihan

Meskipun pemulihan jumlah terutang tetap menjadi fokus utama, penting juga bagi bisnis untuk terus menyempurnakan proses penagihan mereka.

Memastikan kejelasan dalam faktur, menawarkan berbagai opsi pembayaran, dan memahami optimalisasi penagihan dapat secara proaktif mengurangi kemungkinan penundaan pembayaran.

Sebuah bisnis ritel, misalnya, dapat mengoptimalkan penagihannya dengan menawarkan diskon pembayaran awal dan mendorong pelanggan untuk membayar segera.

Baca juga: Bagaimana Cara Melakukan Penilaian Aset dalam Sebuah Bisnis?

7 Tips Untuk Meningkatkan Proses Manajemen Penagihan Piutang Anda

Ikuti tips berikut untuk meningkatkan manajemen penagihan piutang dalam bisnis Anda.

Otomatisasi sistem faktur dan pembayaran

Sebelum Anda mengambil tindakan untuk menagih keterlambatan pembayaran, Anda harus dapat mengonfirmasi bahwa pelanggan telah menerima faktur Anda dan memberi mereka cara pembayaran yang jelas dan mudah.

Opsi penagihan dan pembayaran elektronik (kartu kredit, payment gateway, dll.) menyederhanakan proses ini secara real-time dan mencegah kesalahan dan komplikasi yang dapat menghalangi pelanggan Anda untuk membayar.

Mengotomatiskan pembuatan, pengingat, dan pembayaran faktur Anda dengan software akuntansi juga dapat membantu Anda mengirimkan faktur sesegera mungkin setelah mengirimkan layanan atau produk.

Hal ini memastikan pelanggan tidak terkejut dengan tagihan Anda dan mereka siap membayarnya.

Jika Anda mencari solusi pembuatan faktur yang terintegrasi dengan sistem akuntansi dan pembayaran, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Contoh Buku Besar Pembantu Piutang dan Cara Membuatnya

Mengembangkan strategi penagihan baru

Jika Anda menggunakan strategi penagihan reaksioner atau ad hoc, luangkan waktu untuk meninjau dan mensistematisasikannya.

Prosedur penagihan yang konsisten akan meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan membantu Anda merespons faktur yang telah jatuh tempo dengan lebih cepat.

Tim keuangan perlu fokus dalam meletakkan dasar yang kuat untuk strategi penagihan mereka dengan berfokus pada tindakan yang akan berdampak pada hasil. Anda juga harus ingat bahwa ketika mulai meningkatkan strategi penagihan Anda, yang penting adalah Anda memulainya.

Ingatlah bahwa ini tidak akan langsung sempurna. Agar tidak kewalahan, triknya adalah fokus pada tindakan yang memiliki dampak paling besar.

Seringkali hal ini berarti berfokus pada faktur yang paling banyak jatuh tempo atau faktur terbesar yang belum dibayar. Hal ini terutama berlaku jika banyak dari saldo terutang Anda didistribusikan hanya ke beberapa klien, dan hal ini sering terjadi.

Saran kami kepada pemilik bisnis adalah jangan terjebak dalam mencoba menyempurnakan strategi Anda sebelum memulai. Metode yang baik adalah pertama-tama berfokus pada tagihan besar yang telah jatuh tempo, lalu menyempurnakan proses Anda dan menyempurnakan strategi penagihan Anda dari sana.

Anda kemudian dapat menerapkan proses yang akan memastikan pembayaran yang terlambat ini tidak terjadi lagi dan piutang Anda tetap dalam kondisi sehat. Dengan melakukan hal ini, diharapkan Anda tidak perlu lagi melakukan penghapusan piutang atau write off!

Anda juga dapat mengelompokkan pelanggan dan mengembangkan strategi manajemen peneagihan piutang untuk setiap segmen berdasarkan ukuran dan perilaku pembayaran mereka.

Misalnya, pelanggan besar cenderung memerlukan komunikasi tingkat tinggi dari tim manajemen akun Anda, sementara pelanggan kecil mungkin baik-baik saja dengan pesan otomatis untuk menyelesaikan masalah sederhana.

Atau Anda dapat menyesuaikan persyaratan bagi mereka yang terlambat membayar sehingga mereka harus membayar di muka sebelum Anda memberikan layanan, sehingga menghindari kredit macet.

Kami sarankan Anda mengambil pendekatan yang menggabungkan otomatisasi dengan penyesuaian:

• Memproses pengingat berdasarkan saldo utang klien, bukan faktur, sehingga klien dengan beberapa faktur memiliki gambaran gabungan tentang utang mereka kepada Anda kapan saja dan tidak kewalahan dengan tanggal jatuh tempo dan pengingat.
• Otomatiskan pengingat keterlambatan pembayaran pertama dengan email yang dipersonalisasi yang dikirimkan ke pelanggan saat pembayaran hari pertama terlambat.
• Kirimkan pengingat nanti lebih sering dengan email manual individual yang membahas keadaan pelanggan.

Mengalami kesulitan menulis email pengingat yang efektif untuk meningkatkan penagihan utang Anda? Lihatlah template gratis kami.

Baca juga: 10 Laporan Piutang Utama yang Harus Ada dalam Setiap Bisnis

Pastikan pengalaman pelanggan berkualitas

Otomatisasi berlebihan adalah cara cepat untuk mengganggu pelanggan Anda dan mendapatkan penolkan. Hindari menyiapkan beberapa pengingat pembayaran otomatis dengan email formulir.

Alih-alih otomatisasi impersonal, gunakan alat manajemen piutang yang mensistematisasikan proses Anda untuk menghemat waktu Anda secara internal, namun mempersonalisasi alur kerja untuk memberikan pengalaman tatap muka kepada pelanggan.

Personalisasi komunikasi memberi Anda kesempatan untuk berkomunikasi langsung dengan pelanggan, sehingga Anda dapat menentukan apa yang menyebabkan tidak adanya pembayaran dan menjaga hubungan pelanggan tetap kuat.

Hal ini akan mengarahkan cara Anda melanjutkan penagihan – bukan proses yang kaku dan otomatis.

Misalnya:

• Jika masalahnya ada pada proses penagihan, seperti pengiriman faktur ke kontak yang salah atau informasi yang diperlukan hilang, Anda dapat dengan cepat memperbaiki masalah tersebut dan memperbarui sistem Anda ke proses yang benar di masa mendatang.
• Jika masalahnya bersifat teknis, seperti pelanggan tidak dapat membayar melalui pemroses pembayaran, Anda dapat memberi mereka metode pembayaran baru dan memastikan metode tersebut disertakan dalam tagihan mereka di masa mendatang. Coba gunakan software akuntansi dan invoice seperti Kledo dengan proses pembayaran terintegrasi, klien dapat dengan mudah melakukan pembayaran langsung dari tagihannya dan sistem akan secara otomatis mencatat pembayaran untuk Anda. Fitur ini juga memungkinkan Anda mengatur tindak lanjut otomatis yang disesuaikan untuk keterlambatan pembayaran.
• Jika mereka menunda pembayaran karena layanan yang buruk atau masalah dengan produk, komunikasikan dengan tim penjualan dan layanan pelanggan (atau pengembangan bisnis) Anda untuk lebih memahami dengan jelas pengalaman klien dan bagaimana Anda dapat mengatasi masalah tersebut.
• Jika mereka menunda pembayaran karena masalah arus kas, tawarkan rencana pembayaran dan sesuaikan syarat pembayaran dan proses penagihan di masa depan untuk mengakomodasi kekhawatiran bisnis mereka.

Baca juga: Jenis Metode Penghapusan Piutang dan Contoh Jurnalnya

Edukasi seluruh tim Anda

Pastikan seluruh tim Anda memahami bahwa penagihan pembayaran bukanlah fungsi dukungan, namun sebenarnya merupakan bagian penting dari hubungan bisnis yang Anda jalin dengan pelanggan. Kolaborasi adalah kunci untuk mengoptimalkan proses penagihan piutang Anda.

Oleh karena itu, proses manajemen penagihan piutang Anda harus melibatkan lebih dari sekadar tim AR Anda. Selalu pantau semua tim yang berhubungan dengan klien, termasuk penjualan dan keuangan, untuk memastikan komunikasi yang konsisten dengan klien dan pastikan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang pengalaman klien dengan produk atau layanan Anda.

Libatkan tim pelayanan pelanggan dan tim penjualan Anda dalam pegumpulan kas karena setiap pemangku kepentingan memiliki hubungan unik dengan klien Anda yang dapat mereka manfaatkan sehingga Anda dapat dibayar tepat waktu.

Bergantung pada alasan tunggakan, tim penjualan mungkin dapat menjelaskan ekspektasi pelanggan, sehingga Anda dapat memastikan layanan dan penagihan Anda konsisten dengan apa yang dijanjikan tim penjualan.

Menjaga komunikasi yang erat dengan tim keuangan Anda memastikan Anda memiliki semua informasi yang Anda perlukan selain riwayat pembayaran untuk memprioritaskan tindakan dalam proses penagihan Anda.

Menjaga semua orang pada pemahaman yang sama membuat proses penagihan Anda lebih efisien, menghemat waktu perusahaan Anda dan menghindari faktur yang lewat jatuh tempo.

Dan menjaga semua komunikasi di satu tempat membantu menghindari tugas-tugas yang berlebihan dan mengurangi peluang Anda untuk melakukan kesalahan yang merugikan.

Apakah Anda kesulitan menerima pembayaran tepat waktu? Lihatlah panduan gratis kami dengan tips untuk mendapatkan bayaran tepat waktu!

Baca juga: Jurnal Piutang Tak Tertagih: Metode, Pencatatan, dan Soal Kasusnya

Prioritaskan upaya penagihan Anda

Dalam proses penagihan baru Anda, prioritaskan akun berdasarkan saldo piutang klien, bukan faktur individual. Lihat metrik kinerja piutang utama Anda berdasarkan klien untuk mengelompokkannya berdasarkan yang paling mudah dan paling sulit dikumpulkan. Ini akan membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu.

Metrik berikut dapat membantu Anda memprioritaskan klien dalam koleksi:

Aging report

Sama seperti DSO (days sales outstanding) yang dapat memberi tahu Anda jumlah rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk menagih pembayaran secara keseluruhan (dalam jumlah hari), Anda dapat menggunakan saldo klien individual untuk menemukan akun tunggakan yang menjadi fokus dalam pengumpulan Anda upaya.

Metrik ini dapat membantu Anda menentukan tindakan mana yang paling efektif dengan klien mana. Semakin lama saldo jatuh tempo, semakin sulit menagihnya, jadi Anda dapat menggunakan metrik ini untuk menentukan kapan harus mengirim utang ke agen penagihan.

Ini juga dapat membantu Anda memprioritaskan tindak lanjut yang cepat dengan klien yang paling sedikit menunggaknya.

Keterlambatan pembayaran rata-rata

Di tingkat klien, metrik ini dapat membantu Anda menemukan klien bermasalah yang berulang.

Klien dengan Penundaan Pembayaran Rata-rata yang lebih tinggi membutuhkan waktu lebih lama untuk membayar saldo yang telah jatuh tempo.

Mengetahui hal ini sejak dini dapat membantu Anda menyesuaikan pengalaman klien untuk mengurangi keterlambatan pembayaran di masa mendatang.

Melalui penagihan dimuka, rencana pembayaran, atau mengirimkan pengingat ketika faktur masih terutang, Anda dapat mengatur rencana penagihan yang lebih proaktif untuk akun tersebut.

Aging report per manajer akun

Lihat umur saldo klien yang disegmentasikan berdasarkan manajer akun untuk membantu Anda mengidentifikasi masalah apa pun di bagian lain yang sedang berjalan.

Misalnya, jika ada masalah dalam proses penjualan dengan AM tertentu, Anda dapat mengetahui dan memperbaikinya sebelum Anda membuat beberapa akun tunggakan di bawah perwakilan tersebut.

Baca juga: Jenis Utang dan Piutang dalam Akuntansi dan Perbedaannya

Menawarkan diskon dan pembayaran cicilan

Anda dapat menghindari keterlambatan pembayaran dan proses penagihan yang memakan waktu dengan mempermudah klien membayar tepat waktu dengan menawarkan metode pembayaran yang nyaman.

Ciptakan diskon pembayaran awal sebagai insentif bagi klien untuk membayar lebih awal.

Anda juga dapat menawarkan angsuran pembayaran untuk klien dengan arus kas yang terus-menerus buruk, menyiapkan cara sistematis untuk menagih pembayaran tanpa mengganggu proses penagihan.

Menyiapkan diskon pembayaran awal adalah salah satu strateginya, namun lebih baik lagi memberikan diskon kepada pelanggan yang setuju untuk melakukan pembayaran tahunan di muka daripada pembayaran bulanan.

Ini akan memberi insentif kepada mereka dan dalam prosesnya juga mengamankan lebih banyak uang untuk bisnis Anda. Ini juga akan mengurangi jumlah invoice yang harus Anda proses atau kejar setiap bulannya.

Berhati-hatilah saat menerapkan pembayaran cicilan, meskipun menerima beberapa bentuk pembayaran lebih baik daripada tidak sama sekali. Oleh karena itu, jika pelanggan Anda mengalami masalah arus kas, pastikan mereka tidak menunda pembayaran agar tidak membayar Anda.

Kuncinya di sini adalah menjaga jalur komunikasi terbuka dengan pelanggan Anda sehingga Anda tidak berakhir di posisi ini.

Baca juga: Anjak Piutang (Invoice Factoring): Pengertian, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

Gunakan agensi penagihan sebagai pilihan terakhir

Anda harus menghindari proses pengiriman hutang ke agen penagihan ketika berhadapan dengan faktur yang belum dibayar karena tindakan ini hampir pasti akan memperburuk hubungan Anda dengan klien.

Gunakan opsi ini hanya jika Anda yakin bahwa hubungan dengan klien telah berakhir. Ketika klien hanya memiliki satu pembayaran yang telah jatuh tempo atau bahkan secara konsisten membayar beberapa hari yang telah jatuh tempo, agen penagihan mungkin tidak diperlukan.

Biaya agen penagihan juga cukup mahal — hingga 25% atau 50% dari nilai yang terutang. Akan lebih baik jika Anda dapat membuat perjanjian secara langsung dengan klien dan menagih pembayaran penuh.

Jika Anda mencapai titik di mana Anda harus menggunakan agen, beri tahu klien sebelum Anda mentransfer utangnya.

Pada titik ini, mereka mungkin tidak responsif, namun pemberitahuan tentang utang yang masuk ke dalam penagihan mungkin memotivasi mereka untuk akhirnya melunasi utang tersebut dengan Anda secara langsung.

Salah satu strategi yang dapat digunakan, sebelum mentransfer utang, adalah memanfaatkan ancaman penggunaan agen penagihan dalam komunikasi pelanggan Anda terkait pengingat keterlambatan pembayaran.

Baca juga: Contoh Laporan Umur Piutang, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Pada Intinya…

Manajemen penagihan piutang bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu bagi tim keuangan Anda. Mensistematisasikan faktur dan pembayaran dengan alat dan komunikasi yang tepat dapat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas ini secara signifikan dan meningkatkan DSO.

Kabar baiknya adalah, terdapat berbagai metode penaagihan dan kemungkinan besar Anda akan menemukan metode yang sesuai dengan kebutuhan Anda!

Strategi yang agresif dan impersonal, seperti pengingat pembayaran otomatis dan agen penagihan yang terus-menerus, dapat merusak hubungan dengan klien Anda. Proses yang lebih efektif menggabungkan otomatisasi dengan personalisasi untuk menghemat waktu Anda dan menjaga hubungan klien.

Jika Anda menggunakan software akuntans Kledo, Anda akan mendapatkan solusi untuk membantu Anda membuat proses penagihan dan akuntansi yang efisien dan dipersonalisasi sehingga menghemat waktu tim Anda.

Melalui sistem A/R kami, Anda dapat mengatur pengingat otomatis dan terpersonalisasi untuk dikirim ke pelanggan ketika faktur elektronik sudah lewat jatuh tempo.

Selain itu, biarkan mereka membayar Anda melalui transfer, debit langsung, kartu kredit atau debit, melalui pembayaran instan melalui payment gateway, sehingga mereka dapat segera melunasinya.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.