Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya

Sistem order management adalah otak di balik layar dalam perjalanan pemesanan dan pemenuhan pesanan pelanggan. Sistem ini dapat membuat atau menghancurkan hubungan Anda dengan pelanggan.

Setelah pelanggan mengklik tombol “Beli”, order journey mereka dimulai.

Pesanan baru ditempatkan di platform e-commerce Anda, lalu Anda yang menjual produk Anda harus memilih, mengemas, dan mengirimkan produk yang tepat ke tempat yang tepat.

Ini mungkin tidak terlalu sulit ketika Anda memiliki bisnis baru: Beberapa pesanan masuk setiap hari, dan Anda bisa dengan cepat (dan murah) memenuhinya sendiri. Tidak masalah.

Hambatan potensial dapat muncul, seiring dengan meningkatnya penjualan, bertambahnya saluran, produk yang ditambahkan ke persediaan Anda, dan basis pelanggan Anda berkembang.

Sistem order management dapat membantu menghilangkan hambatan untuk Anda seiring pertumbuhan toko online atau ecommerce Anda.

Lebih jauh, mari baca artikel ini sampai selesai

Apa itu Order Management?

Order management mengacu pada proses menerima, melacak, dan memenuhi pesanan pelanggan.

Proses order management dimulai saat pesanan dilakukan, dan berakhir saat pelanggan menerima paket mereka.

Saat meningkatkan skala bisnis Anda, penting untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ini – jika tidak, Anda pada akhirnya akan kewalahan dengan banyaknya pesanan yang masuk.

Baca juga: Pengertian ROIC, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Apa yang dimaksud dengan sistem order management?

Sistem order management memberi Anda toko serba ada untuk melihat dan mengelola semua pesanan pelanggan di satu tempat.

Beberapa sistem menawarkan sinkronisasi dua arah yang memastikan informasi pesanan diteruskan antara sistem order management dan platform ecommerce Anda sambil memberi Anda visibilitas ke seluruh proses.

Hal ini dapat membantu mengotomatiskan aliran informasi pesanan penjualan ke setiap bagian dari rantai pasokan ritel.

Itu berarti Anda dapat melacak seluruh perjalanan pesanan pelanggan, mulai dari tombol “Beli” hingga pengiriman – dan bahkan pengembalian.

Singkatnya, sistem order management mengatur dan mengotomatiskan segala sesuatu yang perlu dilakukan agar pelanggan mendapatkan apa yang mereka pesan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

Apa yang dimaksud dengan processing order?

Processing order atau pemrosesan pesanan adalah proses atau alur kerja dari penempatan pesanan hingga pengiriman.

Ini adalah elemen kunci dari pemenuhan pesanan ritel, di mana keandalan dan akurasi mengarah pada kepuasan pelanggan.

Langkah-langkah dalam pemrosesan pesanan meliputi pengambilan, penyortiran, pelacakan, dan pengiriman.

Pemrosesan pesanan dapat berkisar dari proses manual (ditulis tangan di lembar catatan pesanan) hingga proses yang sangat teknologi dan berbasis data (melalui pesanan online dan perangkat lunak pemrosesan pesanan otomatis) tergantung pada operasinya.

Baca juga: Customer Profitability Analysis (CPA): Pengertian, Rumus, dan Manfaatnya

Mengapa Bisnis Membutuhkan Order Management yang Akurat?

Meluangkan waktu untuk menerapkan proses dan sistem order management dapat tampak seperti birokrasi ekstra ketika Anda menjalankan proses bisnis dengan tim kecil.

Namun, seiring dengan perkembangan bisnis Anda, Anda mungkin akan kewalahan untuk memenuhi setiap pesanan sendirian.

Berikut adalah beberapa masalah yang dapat diselesaikan dengan order management yang akurat.

1. Menjaga agar tidak terjadi kelebihan dan kekurangan stok

Rasio perputaran inventaris yang tinggi dapat menjadi hal yang baik selama Anda tidak kelebihan atau kekurangan stok.

Kelebihan stok akan berdampak buruk pada aliran kas yang tidak dapat Anda belanjakan untuk produk yang tidak terpakai dan berdebu sebelum akhirnya terjual.

Kekurangan stok dan Anda berisiko membuat pelanggan menunggu, menghambat pengiriman, atau kehilangan penjualan dari pelanggan yang siap untuk membeli sekarang tetapi mungkin akan memberikan uang itu kepada pesaing Anda sebagai gantinya karena Anda tidak memilki stok.

2. Lebih sedikit kesalahan dalam memenuhi pesanan

Sangat mudah untuk menghindari kesalahan pemenuhan pesanan ketika Anda hanya mengirimkan beberapa pesanan dalam sehari.

Anda cukup memilih produk yang tepat, mengemasnya dengan baik, mencetak label pengiriman, dan mengirimkannya.

Sekarang bayangkan bisnis Anda berkembang pesat. Pesanan datang 24/7 dari seluruh dunia melalui berbagai saluran.

Sementara itu, pelanggan membanjiri Anda dengan pesan-pesan yang menanyakan status pesanan mereka, mengeluh tentang waktu pengiriman, dan meminta pengembalian dana.

Adalah hal yang manusiawi jika Anda mulai melakukan kesalahan saat Anda berurusan dengan volume pesanan yang tinggi dan tingkat kerumitan ini.

Produk yang salah, alamat yang salah, pengiriman yang tertunda, hal ini dapat merusak reputasi bisnis e-niaga yang sedang berkembang.

Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki sistem order management yang efisien.

Lebih banyak otomatisasi dan sinkronisasi berarti lebih sedikit kesalahan manusia. Hal-hal yang salah mungkin masih terjadi sesekali – seringkali, hal itu tidak dapat dihindari – tetapi Anda akan dapat meningkatkan bisnis Anda tanpa menjadi kewalahan.

Baca juga: Takt Time: Pengertian, Manfaat, Cara Hitung, dan Contohnya

3. Informasi andal yang membantu Anda mengambil keputusan berdasarkan data

Sulit untuk memahami data jika data tersebut tersebar di berbagai platform.

Sistem order management memungkinkan Anda untuk melihat semua data pesanan penjualan di satu tempat, sehingga lebih mudah untuk menganalisis informasi yang tersedia dan membuat keputusan berdasarkan data.

Sebagai contoh, sistem order management menunjukkan kepada Anda bagaimana pesanan pelanggan Anda didistribusikan secara geografis. Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk membagi inventaris Anda di pusat-pusat pemenuhan yang paling dekat dengan sebagian besar pelanggan Anda.

Menyimpan inventaris Anda lebih dekat dengan tempat tinggal pelanggan Anda adalah cara terbaik untuk mengurangi biaya pengiriman dan meningkatkan kecepatan pengiriman.

Sistem order management juga memudahkan untuk mengidentifikasi masalah secara real-time karena Anda dapat melihat keseluruhan proses dari pandangan mata burung, bukan sebagai fragmen-fragmen yang terpisah.

Kemampuan untuk membuat keputusan berdasarkan data dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang.

Ketika volume pesanan tinggi, memperbaiki inefisiensi terkecil sekalipun dapat mendorong pengoptimalan rantai pasokan dan berdampak signifikan pada laba Anda.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

4. Lebih sedikit waktu yang terbuang

Jika Anda menjalankan bisnis online, kemungkinan besar Anda adalah seorang pencipta, wirausahawan, atau visioner. Terkadang ketiganya.

Tetapi tahukah Anda apa yang mungkin tidak muncul dalam daftar itu? Pakar pemenuhan ecommerce – dan memang seharusnya begitu.

Setiap jam yang dihabiskan untuk memecahkan masalah pemenuhan pesanan adalah satu jam yang dapat digunakan untuk mengembangkan bisnis Anda melalui kegiatan yang lebih strategis seperti pengembangan produk atau membangun merek Anda.

Pikirkanlah: Apakah mengelola inventaris, mengemas produk, mengirimkan pesanan, dan menangani pengembalian dana benar-benar merupakan penggunaan terbaik dari waktu Anda?

Tidak masalah untuk melakukan semuanya sendiri ketika Anda baru memulai, tetapi ada saatnya ketika hal itu tidak masuk akal lagi dan Anda membutuhkan tools yang tepat.

Baca juga: 13 Rekomendasi Software Manajemen Persediaan Terbaik untuk Bisnis

Siklus Order Management

Siklus order management adalah proses awal hingga akhir yang dimulai saat pelanggan membeli produk dan berlanjut hingga pengiriman dan terkadang pengembalian.

Proses ini membutuhkan beberapa bagian yang bergerak, yang sering kali dikendalikan oleh entitas yang terpisah, untuk bersatu memberikan pengalaman pelanggan yang kohesif.

Berikut ini adalah gambaran singkat tentang setiap tahap siklus order management.

1. Pemesanan dilakukan

Pesanan dilakukan oleh pelanggan dari berbagai tempat, pada waktu yang berbeda, di setiap saluran yang tersedia.

Untuk menyederhanakan proses ini di backend, Anda memerlukan order management multisaluran atau alat pemenuhan omnichannel yang dapat secara otomatis mendorong informasi yang relevan (detail pesanan, detail pengiriman, alamat pengiriman, dll.) Dari toko online Anda ke sistem order management Anda.

2. Pesanan diterima

Setelah pesanan dilakukan, informasi diteruskan ke pusat pemenuhan di mana pemrosesan pesanan dimulai.

3. Pesanan diambil

Pengambilan umumnya mengacu pada mengikuti daftar pengambilan dengan mengambil produk dari inventaris yang tersedia dan mengirimkannya ke stasiun pengemasan.

Di sinilah manajemen gudang memainkan peran penting: Cara inventaris diatur berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi setiap pesanan.

4. Pesanan dikemas

Setelah pesanan dikirim ke area pengemasan, pesanan dikemas dengan cara yang meminimalkan berat dimensi sambil tetap memberikan perlindungan yang memadai.

Baca juga: Laporan Manajemen dan Laporan Keuangan: Pengertian dan Perbedaannya

5. Memesan jasa pengiriman

Setelah barang dikemas, barang dikirim ke pelanggan dengan menggunakan jasa pengiriman yang ditunjuk oleh pelanggan atau rekanan ekspedisi Anda.

Setiap pesanan diberi nomor pelacakan yang kemudian dibagikan (baik secara manual atau otomatis) kepada pelanggan, sehingga mereka dapat melihat status pesanan mereka di setiap langkah.

6. Pengiriman barang

Akhirnya, barang dikirim ke pelanggan akhir. Tetapi apakah barang yang dikirim adalah barang yang tepat? Dan apakah barang tersebut dikirim tepat waktu?

Jika order management sudah tepat selama ini, peluang Anda jauh lebih tinggi.

7. Berinteraksi dengan pelanggan?

Menindaklanjuti pelanggan setelah pengiriman bukan hanya sekadar basa-basi.

Tetap berhubungan secara konstan dengan pelanggan setia dapat membantu Anda mengetahui mengapa orang terus kembali ke toko online Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan lifetime value setiap pelanggan.

Sementara itu, menemukan masalah yang berulang dapat menciptakan umpan balik yang membantu bisnis Anda meningkat.

8. Mengukur apa yang bisa ditingkatkan

Haruskah Anda selalu menerima pengembalian barang dan memberikan pengembalian dana?

Di satu sisi, pengembalian barang adalah bagian yang tak terhindarkan dari ecommerce, dan penting untuk menanganinya dengan baik: Pelanggan yang tidak puas dengan proses pengembalian barang 3x lebih mungkin tidak akan pernah membeli lagi dari toko tersebut.

Namun di sisi lain, memahami akar masalah ketidakpuasan pelanggan dan mengatasinya dapat membantu Anda mencegah pengembalian di masa depan dan mengurangi biaya logistik.

order management harus menawarkan cara holistik untuk menganalisis seluruh proses logistik ecommerce.

Dengan melacak KPI strategis seperti waktu tunggu atau tingkat pengembalian beserta umpan balik kualitatif, Anda dapat meningkatkan proses untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memangkas biaya pada saat yang bersamaan.

Baca juga: Manajemen Modal Kerja: Manfaat, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya

Beberapa Contoh Software Order Management

Software order management bukanlah produk yang bisa digunakan untuk semua.

Setiap solusi memiliki kelebihan, kekurangan, proses orientasi, dan kemampuan integrasinya masing-masing.

Solusi yang paling sesuai untuk bisnis Anda akan bergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik Anda.

Berikut ini adalah beberapa solusi paling populer di pasaran.

1. Skubana

Skubana adalah platform perdagangan yang berspesialisasi dalam membantu perusahaan yang kompleks yang memenuhi pesanan dari berbagai lokasi dan saluran gudang.

Skubana membawa semua yang Anda jual ke dalam satu tempat. Produk mereka juga menawarkan analisis mendalam dan alat untuk mengotomatiskan hampir semua hal, bahkan pesanan pembelian.

Berbeda dengan solusi lain seperti BrightPearl, proses orientasi dan implementasi dengan Skubana hanya membutuhkan waktu beberapa minggu.

2. NetSuite

Produk SuiteCommmerce dari NetSuite menawarkan berbagai fitur, termasuk sistem order management yang dapat menangani pesanan dari saluran yang beragam seperti toko fisik, toko online, atau bahkan kios.

SuiteCommerce bertujuan untuk menjadi platform perdagangan lengkap yang menghilangkan kebutuhan untuk integrasi dengan platform lain.

Platform ini ambisius dan kuat, tetapi mungkin sedikit berlebihan untuk bisnis e-niaga kecil, dan kurva pembelajarannya curam.

Baca juga: Berikut 7 Prinsip Manajemen Keuangan, Anda Wajib Tahu!

3. ShipStation

ShipStation adalah perangkat lunak pengiriman yang ditujukan khusus untuk penjual online.

Ini terintegrasi dengan sebagian besar pasar, keranjang belanja, dan operator, menjadikannya pilihan Anda untuk pemenuhan DIY untuk bisnis online kecil.

Namun, setelah pemenuhan DIY menjadi tidak berkelanjutan, pedagang perlu meningkatkan ke solusi yang lebih terukur, seperti outsourcing order management dan pemenuhan pesanan.

4. Brightpearl

Brightpearl adalah sistem manajemen ritel yang ditujukan untuk pedagang dengan pendapatan tahunan lebih dari $1 juta.

Mereka membawa semuanya mulai dari inventaris dan order management hingga pengiriman, solusi POS terkemuka, dan bahkan CRM dalam satu platform.

Sangat baik tetapi kompleks. Bisnis yang lebih kecil dan lebih lincah mungkin akan lebih baik dilayani oleh solusi yang lebih sederhana dan lebih terjangkau.

5. ShipBob

ShipBob menyediakan softwre pada pedagang online skala global yang memungkinkan mereka melacak inventaris, mengelola pesanan, dan mengakses data dan wawasan yang berharga melalui satu sistem.

Selain itu, setelah pesanan dilakukan, ShipBob menangani semuanya, mulai dari pengambilan hingga pengemasan hingga pengiriman dan pengembalian.

Hal ini memungkinkan pedagang online dan ecommerce untuk meningkatkan skala dengan lebih cepat dan terjangkau dengan berfokus pada kegiatan bisnis yang lebih strategis seperti pengembangan produk dan pertumbuhan merek.

Baca juga: Manajemen Distribusi: Arti, Manfaat, Jenis Saluran, dan Contohnya

Kesimpulan

Memiliki strategi dan sistem order management yang tepat dapat membantu mencegah terjadinya barang yang dipesan lebih awal dan pelanggan yang marah.

Software order management menyederhanakan proses pemenuhan pesanan dengan memusatkan semua data penting Anda dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik serta meningkatkan akurasi pesanan sekaligus menekan biaya.

Ada banyak sistem order management di pasaran, dan sistem yang tepat untuk bisnis Anda akan tergantung pada ukuran, kebutuhan, dan tujuan Anda.

Selain software order management, pastikan Anda mencatat semua proses penjualan yang sudah terjadi dalam software akuntansi yang terintegrasi seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dalam memudahkan proses pembukan terintegrasi.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.