Procurement: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tips Mengelolanya

Procurement roses pengadaan barang dan jasa dapat menjadi hal yang sangat penting bagi kesuksesan dan pertumbuhan bisnis.

Apakah Anda berada dalam posisi yang mendapatkan barang atau jasa, meninjaunya, atau mengelola keuangan, Anda adalah bagian dari proses procurement.

Mempelajari lebih lanjut tentang hal ini dapat membantu Anda sukses dalam peran profesional Anda.

Dalam artikel ini, kami membahas apa itu proses procurement, langkah-langkah yang dapat Anda ikuti, jenis-jenisnya, dan tips mengelola procurement.

Apa yang Dimaksud dengan Proses Procurement?

Proses procurement atau pengadaan adalah serangkaian langkah dan prosedur yang digunakan bisnis untuk mendapatkan barang atau jasa.

Proses ini sangat penting bagi bisnis karena dapat berdampak langsung pada keuntungan, pengeluaran, dan penghematan.

Bisnis sering menilai proses pengadaan untuk membuat penyesuaian dan perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis.

Tujuan utama dari proses procurement adalah untuk mencapai efisiensi dan nilai maksimum saat mendapatkan barang dan jasa untuk bisnis.

Baca juga: Mengenal Analisis Trend (Trend Analysis) dalam Laporan Keuangan

Langkah dalam Proses Procurement

Karena bisnis memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda, proses procurement dapat bervariasi.

Meskipun detail yang terkait dengan proses procurement mereka mungkin berbeda, namun ada beberapa kesamaan dalam keseluruhan langkahnya.

Berikut adalah daftar 10 langkah yang bisa diikuti oleh bisnis saat membuat proses procurement:

1. Mengidentifikasi kebutuhan bisnis

Bisnis dapat memulai dengan mengidentifikasi barang dan jasa apa yang penting bagi staf untuk memenuhi tujuan mereka.

Mereka dapat berkonsultasi dengan staf di seluruh departemen bisnis, sehingga mereka dapat memahami barang dan jasa apa yang harus diprioritaskan untuk procurement untuk keperluan internal.

Staf juga dapat mengidentifikasi alat atau bahan apa yang diperlukan untuk pengembangan barang yang menguntungkan secara berkelanjutan.

Salah satu metode yang dapat mereka gunakan adalah menyusun rencana yang mencakup biaya, profitabilitas, nilai, dan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa tertentu.

2. Memprioritaskan kebutuhan bisnis

Terkadang kebutuhan bisnis mencakup beberapa barang atau jasa. Jika hal ini terjadi, bisnis dapat memprioritaskan barang dan jasa untuk menemukan opsi pembelian yang paling hemat biaya.

Misalnya, barang atau jasa tertentu mungkin digunakan untuk lebih dari satu departemen.

Mereka juga dapat menyertakan detail spesifik terkait barang yang akan dibeli, termasuk nomor barang atau detail tentang layanan yang disediakan.

3. Mengirimkan permintaan pembelian

Setelah barang atau jasa spesifik yang dibutuhkan terlihat jelas, tim procurement dapat mengajukan permintaan pembelian ke departemen yang tepat untuk ditinjau dan disetujui.

Beberapa bisnis mungkin memiliki perangkat lunak untuk membuat permintaan pembelian mereka, sementara bisnis lain mungkin memiliki alur kerja permintaan tertulis.

Selama proses peninjauan, staf dapat meninjau permintaan untuk memastikan bahwa ada anggaran yang tersedia untuk pembelian ini.

Mereka juga dapat menilai masalah apa pun yang terkait dengan pembelian dan memastikan ada kebutuhan untuk barang atau layanan ini.

Baca juga: 6 Jenis Biaya Logistik pada Bisnis dan Cara Menghematnya

4. Pilih pemasok menggunakan RFQ

Jika tim procurement menyetujui pembelian, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.

Tim procurement dapat melakukan hal ini dengan mengirimkan permintaan penawaran atau requests for quotation (RFQ), terkadang disebut requests for proposal (RFP), yang memungkinkan penyedia memberikan pernyataan minat, perkiraan biaya, dan barang atau jasa yang dapat mereka sediakan.

Sangat penting untuk membuat permintaan sedetail mungkin agar calon pemasok memahami kebutuhan bisnis.

Pilihan lainnya adalah menghubungi pemasok sebelumnya yang mungkin memiliki catatan bisnis dan memiliki hubungan yang sudah terjalin.

5. Menegosiasikan harga dan persyaratan pembelian

Setelah memilih pemasok, tim procurement dapat melakukan negosiasi kontrak dan harga dengan pemasok.

Ini adalah bagian penting dari proses dan dapat memakan waktu yang berbeda-beda, tergantung pada jumlah item yang ingin dinegosiasikan oleh masing-masing pihak.

Hal ini juga dapat membantu membangun hubungan, baik dengan pemasok baru maupun mempertahankan hubungan dengan pemasok saat ini.

Tim procurement dapat bertemu dengan pemangku kepentingan dan departemen lain sebelum menyetujui dan menandatangani kontrak.

6. Membuat permintaan pembelian dan pesanan pembelian

Permintaan pembelian atau purchase requisition (PR) adalah dokumen internal yang merinci barang atau jasa yang dibeli.

Dokumen ini membutuhkan persetujuan dari individu atau departemen tertentu, tergantung pada bisnisnya.

Setelah PR selesai, tim dapat menyusun dan mengirimkan pesanan pembelian (PO) ke pemasok.

PO adalah dokumen yang merinci barang atau jasa spesifik yang diminta oleh bisnis, termasuk syarat dan ketentuan yang disepakati oleh para pihak selama negosiasi.

Pesanan pembelian bisa sampai ke pemasok melalui email, faks, atau surat pos.

Baca juga: Pengertian Price Skimming, Tujuan, Contoh, Pro dan Kontranya

7. Meninjau barang atau jasa

Bisnis memiliki pilihan untuk menerima barang atau jasa yang dibeli, tergantung pada apakah barang atau jasa tersebut sesuai dengan rincian kontrak.

Jika ada masalah dengan barang atau jasa, mereka dapat menindaklanjuti dengan pemasok untuk menyelesaikannya secara tepat waktu.

Setelah menerima barang atau jasa, tim procurement dapat meninjau hal-hal berikut ini untuk mengetahui kualitasnya:

• Barang tiba dalam kondisi baik
• Barang lengkap tanpa ada bagian yang hilang
• Pemasok memenuhi jadwal pengiriman
• Layanan memenuhi kewajiban yang dikontrak

8. Tinjau dan bandingkan faktur

Pemasok dapat mengirimkan faktur kepada tim procurement, atau departemen tertentu lainnya.

Tim ini dapat meninjau faktur menggunakan metode yang disebut pencocokan tiga arah, yang membandingkan faktur, pesanan pembelian, dan daftar perincian dari pemasok.

Mereka juga dapat memeriksa barang dan jasa untuk memastikan semuanya tiba dalam kondisi baik.

9. Melakukan pembayaran ke pemasok

Jika semuanya sesuai setelah meninjau faktur, pesanan pembelian dan tanda terima, maka tim procurement dapat memulai proses pembayaran.

Proses ini, dan waktu pembayaran, dapat bervariasi tergantung pada bisnis. Bagian keuangan kemudian memproses pembayaran dan mengirimkannya ke pemasok berdasarkan format yang ditetapkan dalam kontrak.

Baca juga: Pentingnya Change Management (Manajemen Perubahan) dalam Strategi Bisnis

10. Menyimpan semua catatan penting

Penting untuk menyimpan catatan semua dokumentasi proses procurement untuk alasan berikut:

• Audit bisnis
• Tujuan pajak
• Membangun hubungan dengan pemasok
• Pembelian di masa mendatang dengan pemasok yang sama
• Harga yang lebih baik untuk pembelian di masa mendatang
• Mencatat pemasok yang bekerja dengan baik
• Melacak di mana masalah mungkin terjadi
• Model untuk proses procurement di masa mendatang

Baca juga: Belanja Modal: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya

Jenis-jenis Procurement

Berikut adalah empat jenis procurement:

1. Direct procurement

Direct procurement adalah pengadaan barang, bahan, atau layanan yang dapat digunakan bisnis untuk menghasilkan keuntungan melalui produksi produk akhir atau penjualan kembali.

Barang-barang procurement langsung dapat mencakup peralatan, perangkat keras, bahan mentah, atau barang yang dijual kembali.

Tujuan memperoleh barang-barang ini termasuk mengembangkan hubungan yang berkelanjutan dengan bisnis dan pemasok lain dan pertumbuhan pendapatan yang berkelanjutan.

2. Indirect procurement

Indirect procurement adalah pengadaan barang, bahan, atau jasa yang digunakan secara internal untuk mendukung operasi sehari-hari.

Procurement ini dapat membantu anggota tim dalam melakukan pekerjaan, perjalanan, dan mengelola fasilitas.

Barang-barang procurement tidak langsung dapat mencakup outsourcing, perlengkapan kantor, barang yang mudah rusak, perabotan atau kendaraan transportasi.

Tujuan dari procurement barang ini termasuk menciptakan lingkungan kerja operasional dan mengoptimalkan dukungan untuk staf.

Baca juga: Perbedaan Manajemen Produk dan Pengembangan Produk

3. Procurement jasa

Procurement jasa adalah pengadaan layanan berbasis orang. Sebagai contoh, sebuah bisnis mungkin menginginkan layanan pemasaran eksternal untuk menangani komunikasi, materi promosi, dan penjangkauan.

Tujuan mendapatkan layanan eksternal ini dapat mencakup mengisi kesenjangan layanan dan memberikan waktu staf penuh waktu untuk tanggung jawab lain yang terkait dengan tujuan bisnis.

Bisnis bisa mendapatkan layanan eksternal untuk dukungan TI, layanan keamanan, layanan pelanggan, kontraktor, atau firma hukum.

4. Procurement barang

Procurement barang adalah perolehan barang fisik yang dapat digunakan oleh para profesional untuk layanan atau dijual kembali.

Misalnya, sebuah bisnis dapat memperoleh langganan perangkat lunak untuk penggunaan kantor.

Mereka juga dapat memperoleh perabot yang dapat digunakan sementara oleh karyawan dan kemudian digunakan kembali sebagai barang yang dijual kembali.

Procurement barang dapat berupa procurement langsung atau tidak langsung, tergantung pada penggunaan dan nilainya bagi bisnis.

Baca juga: 10 Contoh Software Akuntansi Desktop untuk Bisnis Anda

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Procurement?

Manajemen procurement mengawasi semua langkah yang terlibat dalam procurement barang dan jasa.

Tergantung pada bisnisnya, hal ini dapat dilakukan oleh seorang individu, tim individu atau oleh anggota berbagai departemen.

Tanggung jawab mereka mungkin termasuk berkomunikasi dengan pemasok eksternal, membangun hubungan jangka pendek atau jangka panjang dengan pemasok dan membandingkan biaya dengan keuntungan barang dan jasa untuk memastikan bisnis menerima nilai maksimum.

Tergantung pada jenis bisnisnya, para profesional dapat menggunakan manajemen procurement secara bergantian dengan purchase management atau source management.

Tips untuk meningkatkan proses procurement

1. Menetapkan kebijakan procurement yang strategis

Setiap kali Anda melakukan kualifikasi pemasok baru, Anda harus melakukan prosedur keamanan yang jelas.

Sekarang pertimbangkan peritel terbesar kedua di dunia dengan 2.800 pemasok di seluruh dunia.

Membangun hubungan baru dengan setiap pemasok merupakan tugas yang melelahkan dan mengandung banyak risiko tingkat tinggi, dan memitigasi risiko ini membutuhkan banyak sumber daya.

Sebagai gantinya, lakukan mitigasi sejak awal dengan menentukan praktik terbaik penerimaan pemasok. 

Buatlah proses langkah-langkah yang komprehensif untuk membantu Anda: 

• Memformalkan perencanaan seluruh proses (membakukan proses, melacak data, dan kinerja pemasok)
• Melakukan uji tuntas (menyoroti kriteria pemasok, memeriksa riwayat pemasok, manajemen kontrak)
• Melatih dan menerima pemasok (melatih pemasok di platform Anda, membakukan proses penerimaan, berkomunikasi secara konsisten)

Lakukan analisis SWOT baru terhadap lingkungan Anda dan gunakan risiko untuk memodifikasi kebijakan procurement yang ada.

Bekerja berdasarkan kebijakan yang sudah ada akan membantu Anda menyelaraskan kebijakan baru dengan kebutuhan bisnis.

Baca juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya

2. Berkomunikasi dengan tim Anda

Komunikasi adalah kuncinya! Komunikasi yang konsisten dengan tim Anda dapat berkontribusi pada kesuksesan yang berkelanjutan dengan menjamin semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama.

Dengarkan tim dan pemasok Anda untuk mengidentifikasi masalah dan prosedur yang tidak efisien yang terjadi.

Misalnya, pesanan yang tidak disengaja atau kesalahan, atau kurangnya kepercayaan dengan pemasok tertentu – sehingga memungkinkan untuk menangani masalah sebelum menjadi bola salju.

Hubungan ini saling menguntungkan dan perlu dibina secara profesional. Jika terjadi gangguan atau konflik yang tidak terduga, hubungan Anda dapat membantu meminimalkan dampak pada rantai pasokan atau area bisnis Anda.

3. Mengelola persediaan

Cobalah untuk melihat persediaan Anda sebagai bagian dari profitabilitas Anda. Manajemen persediaan yang efektif berarti Anda tidak memiliki terlalu banyak atau sedikit inventaris untuk memenuhi permintaan pada waktu tertentu.

Cara paling akurat untuk mengelola inventaris adalah dengan berinvestasi pada alat manajemen inventaris.

Pilih alat yang tepat untuk bisnis Anda untuk membantu meminimalkan kesalahan manusia: pesanan, stok, bahan baku, dll.

Meskipun tampaknya bijaksana untuk menyimpan stok ekstra dan melebihi permintaan, hal ini juga berarti peningkatan biaya untuk menyimpannya, yang akan menghambat arus kas yang berharga.

4. Menstandarkan proses

Proses yang terstandardisasi juga merupakan cara yang sangat berharga untuk menghemat waktu dan meningkatkan kepatuhan. Ini adalah metode pengoptimalan yang dapat diterapkan ke semua unit bisnis.

Proses yang terstandardisasi dapat menetapkan pedoman, dan standar tolok ukur untuk cara yang lebih mudah dalam memantau hasil.

Dalam procurement, proses internal yang umum ini dapat secara signifikan mengurangi kesalahan manusia (entri data, transaksi, dll.). Ini juga merupakan cara yang baik untuk menciptakan proses seleksi yang transparan dan adil bagi pemasok Anda.

5. Menggunakan tools yang tepat

Seiring dengan kemajuan teknologi, saat ini sudah banyak alat atau software yang tepat untuk membuat proses procurement menjadi lebih mudah dan praktis.

Saat ini ada berbagai software yang membantu Anda dalam mengelola persediaan, bahan baku, atau barang terkait bisnis yang memerlukan proses pengadaan seperti software manajemen persediaan, software khusus procurement, atau software akuntansi.

Salah satu software akuntansi yang bisa membantu Anda memantau tingkat ketersediaan stok dalam bisnis adalah dengan menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur persediaan terlengkap seperti Kledo.

Kledo sendiri bisa Anda gunakan secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui gambar di bawah ini:

Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai procurement beserta tahapan dan tips dalam melakukan manajemen pengadaan terbaik dalam bisnis Anda.

Proses pengadaan sangat penting untuk memastikan operasional bisnis Anda berjalan sesuai rencana dan meminimalisir gangguna akibat kehabisan bahan baku, stok, atau alat produksi yang sudah usang.

Jadikan proses manajemen persediaan dan inventory lebih mudah dengan menggunakan tools modern seperti software akuntansi online Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.