Tips Pembukuan Restoran dan Strategi yang Harus Anda Perhatikan

Ada berbagai hal yang harus Anda perhatikan saat menjalankan bisnis restoran, termasuk melakukan pembukuan restoran.

Jam kerja yang panjang, biaya overhead yang tinggi, makanan yang terbuang sia-sia, dan kesulitan menghasilkan keuntungan hanyalah beberapa tantangan untuk sukses bagi pemilik restoran.

Namun, bagi mereka yang mencintai bisnis ini atau yang bermimpi memiliki tempat di mana semua orang tahu nama Anda, tidak ada cara lain selain membangun restoran yang sukses

Aspek manajemen restoran yang sering diabaikan adalah pembukuan. Sayangnya, begitu Anda tertinggal dalam pembukuan restoran, sulit untuk mengejar ketinggalan.

Pembukuan restoran yang efektif dimulai dari Anda. Apakah Anda menjalankan layanan akuntansi sendiri atau mengalihdayakan akuntansi restoran Anda, tetap mengetahui pembukuan sehari-hari sangat penting untuk memastikan Anda mengetahui kesehatan keuangan bisnis Anda.

Pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan tips melakukan pembukuan restoran dan strategi yang bisa Anda gunakan dan adaptasikan di restoran Anda.

Tips Mengelola Pembukuan Restoran

Mengelola keuangan Anda bisa menjadi salah satu bagian tersulit dalam menjalankan sebuah restoran.

Pembukuan restoran memiliki tantangan khusus, biaya dapat berfluktuasi secara liar dan margin keuntungan Anda sering kali sangat tipis.

Tetapi dengan memantau keuangan, Anda dapat memastikan bahwa restoran Anda tetap menguntungkan.

Untuk membantu Anda, kami telah mengumpulkan 9 tips pembukuan utama untuk restoran:

1. Rekonsiliasi setiap akun secara teratur

Sangat penting untuk menyimpan catatan akuntansi terbaru untuk melacak pendapatan, tenaga kerja, makanan, dan biaya operasional restoran Anda, serta untuk menjaga agar semuanya tetap teratur saat Anda harus membayar pajak penjualan.

Merekonsiliasi akun Anda adalah satu-satunya cara untuk mengetahui bahwa Anda telah memperhitungkan semua transaksi, dan membuat Anda mengetahui adanya catatan yang salah, cek yang hilang, dan kehilangan kas.

Anda harus merekonsiliasi semua rekening bank dan kartu kredit, pinjaman, jalur kredit, dan kewajiban penggajian.

Tugas pembukuan untuk restoran biasanya meliputi:

• Pelacakan penjualan harian dan setoran tunai
• Pemantauan pengeluaran
• Manajemen penggajian dan tip
• Pembayaran vendor
• Rekonsiliasi bank dan kartu kredit bulanan
• Pembuatan laporan keuangan

Jangan lupa menyimpan tanda terima untuk setiap pengeluaran bisnis yang akan Anda klaim pada pelaporan pajak Anda.

Biasakan untuk menulis catatan apa pun pada kuitansi kertas tentang pengeluaran, termasuk untuk apa pengeluaran itu.

Anda dapat menyimpan tanda terima ini dalam file kertas atau mengunggahnya ke perangkat lunak akuntansi Anda dengan aplikasi seluler Anda dengan mengambil foto.

Baca juga: Tips dan Cara Membuat Anggaran Bisnis Restoran

2. Gunakan software akuntansi dan sistem POS yang tepat

Sangat penting bahwa software akuntansi Anda terintegrasi dengan sistem POS Anda.

Fitur yang sangat berguna untuk restoran termasuk manajemen persediaan, penggajian, dan manajemen tagihan.

Sistem POS restoran terbaik adalah solusi manajemen restoran all-in-one dengan manajemen karyawan, penjadwalan staf, alat loyalitas pelanggan, reservasi, dan kemampuan pemesanan online.

Sedangkan software akuntansi restoran terbaik memiliki fitur yang membantu seluk-beluk operasi restoran dan manajemen back office, seperti inventaris, manajemen biaya, dan penjadwalan karyawan.

Software akuntansi restoran yang lebih canggih juga dapat menawarkan fitur-fitur, seperti manajemen katering dan analisis varians.

Jika Anda sedang mencari software akuntansi yang memiliki fitur integrasi dengan sistem POS dan juga proses payroll dan HR, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Tips Pemilihan Bahan Terbaik untuk Bisnis Katering

3. Pekerjakan pemegang buku eksternal

Jika Anda kesulitan menangani pembukuan sendiri atau mempekerjakan seseorang untuk bekerja secara internal, kami sarankan untuk mendapatkan seorang pemegang buku dari luar.

Ini tidak akan menjadi posisi penuh waktu, dan mereka adalah orang yang terpisah dari akuntan bisnis Anda.

Dengan demikian, mereka tidak memiliki kendali atau hubungan dengan pemesanan dan penjualan harian di restoran Anda.

Mereka tidak akan bisa memalsukan angka atau menyembunyikan uang tunai atau produk.

Tergantung pada volume penjualan dan tugas yang Anda butuhkan, pemegang buku Anda mungkin hanya mengerjakan catatan Anda beberapa jam sehari atau seminggu.

Idealnya, Anda menginginkan pemegang buku yang akrab dengan industri restoran. Mintalah rekomendasi dari pemilik restoran terdekat lainnya.

Biasanya, mereka dengan senang hati mengirimkan lebih banyak pekerjaan kepada pemegang pembukuan mereka jika mereka dapat mengakomodasinya.

Baca juga: Tips Menekan Biaya Pembelian Bahan Baku pada Bisnis Katering

4. Perbaiki langsung kesalahaan sesegera mungkin

Dengan kesibukan restoran yang padat, mudah sekali untuk terganggu dan menunda tugas-tugas yang lebih baik ditangani segera.

Di tengah kesibukan pelayanan yang sibuk, mudah untuk berpikir, “Saya akan mengingat ini nanti.” Tetapi lebih sering daripada tidak, Anda tidak akan mengingatnya.

Misalnya, mungkin mesin pencuci piring Anda lupa rusak, pemasok Anda mengirimkan satu kotak lemon lebih sedikit daripada yang tercantum pada faktur Anda, atau pelayan memasukkan harga yang salah pada sistem pos.

Apabila masalah-masalah ini muncul, penting untuk memperbaikinya pada saat masalah itu terjadi.

Anda-atau manajer atau supervisor Anda yang bertugas-harus mengoreksi timecard, mencatat kekurangan pengiriman, dan mengaudit tanda terima server selama setiap shift.

Pada akhir periode pembayaran atau akhir bulan, Anda akan terhindar dari kehabisan energi yang berharga saat mencoba mengingat-ingat apakah Anda pernah mendapat kredit untuk produk yang hilang atau mengapa Anda mendapat permintaan tolak bayar dari pelanggan.

Baca juga: Tips Agar Bisnis Katering Anda Selalu Menguntungkan

5. Memeriksa laporan keuangan

Meninjau laporan keuangan Anda secara teratur akan memberikan wawasan berharga tentang kinerja restoran Anda.

Laporan laba rugi menunjukkan profitabilitas dan kesehatan keuangan bisnis Anda.

Dengan menganalisis berbagai sumber pendapatan, Anda dapat menentukan area bisnis mana yang paling menguntungkan-baik itu penjualan makanan, penjualan minuman, pembelian barang dagangan, atau katering.

Anda kemudian dapat mengambil data itu dan mencari cara untuk mengembangkan area yang paling menguntungkan sementara Anda memperbaiki area yang kurang menguntungkan.

Laporan berguna lainnya termasuk:

Laporan penjualan restoran

Ini menunjukkan total penjualan yang terjadi di restoran Anda pada hari tertentu. Ini harus mencakup jumlah total tagihan yang dihasilkan dan diskon apa pun yang diterapkan.

Meninjau laporan ini dapat membantu Anda memutuskan apakah Anda harus mengubah menu Anda atau fokus pada strategi pemasaran yang akan meningkatkan penjualan.

Laporan persediaan

Laporan ini memberikan Anda inventaris awal dan akhir dari setiap item dan jumlah setiap item yang digunakan pada hari tertentu.

Ini juga termasuk laporan varians, yang memberi tahu Anda perbedaan antara konsumsi stok aktual dan konsumsi stok ideal.

Varians 3% hingga 5% masih bisa diterima, tetapi apa pun yang lebih dari ini menyiratkan terjadinya fraud internal atau pemborosan makanan.

Baca juga: Strategi Bisnis Katering Untuk Hasilkan Keuntungan Berlipat

Laporan pengeluaran

Laporan ini melacak item seperti sewa, utilitas, penggajian, biaya inventaris, pemeliharaan peralatan, dan anggaran yang diperlukan untuk menyelenggarakan berbagai acara.

Laporan ini akan memberi Anda pemahaman yang komprehensif tentang semua pengeluaran yang dikeluarkan restoran Anda setiap hari dan selama periode waktu tertentu.

Hal ini memungkinkan Anda untuk mengalokasikan anggaran dengan baik dan mengidentifikasi di mana Anda mungkin perlu mengurangi.

Laporan kinerja menu

Menganalisis ini memberi Anda wawasan tentang apa yang dinikmati pelanggan tentang restoran Anda.

Anda dapat mengidentifikasi item yang paling berkontribusi terhadap penjualan dan item yang paling tidak populer.

Berdasarkan informasi ini, Anda dapat menghilangkan atau menambahkan item baru ke menu untuk meningkatkan penjualan.

Laporan kinerja staf

Penting untuk meninjau ini jika Anda ingin menjalankan bisnis restoran yang sukses. Anda dapat menetapkan sasaran individu dan indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap anggota staf dan mengukur produktivitas mereka secara mingguan atau bulanan.

Misalnya, Anda dapat menetapkan sasaran bagi staf dapur untuk menjaga biaya makanan di bawah persentase tertentu.

Anda juga bisa mengukur produktivitas staf pramusaji Anda dengan menganalisis jumlah meja yang dilayani atau total penjualan mingguan.

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan dan Tips Memilihnya

6. Audit sistem POS Anda

Sistem POS melakukan banyak pekerjaan berat di restoran, tetapi rentan terhadap kesalahan pengguna.

Saat Anda memasukkan item menu ke POS Anda, periksa apakah item tersebut dikodekan dengan benar untuk memastikan biaya makanan dan minuman yang akurat, tetapi terlebih lagi untuk pelacakan pajak.

Sebelum Anda membuat perubahan apa pun pada sistem POS, pastikan perubahan tersebut akan memiliki efek positif pada interaksi front-of-house dengan POS dan kemampuan Anda untuk menganalisis data ketika datang ke laporan yang dihasilkan.

Anda juga harus memeriksa dengan detail barang apa saja yang dikenakan pajak penjualan dan dengan nilai yang benar sehingga Anda mengumpulkan jumlah yang benar dari pelanggan.

Sangat mudah untuk mengabaikan pengaturan pajak saat Anda memasukkan item menu baru. Jadi, berhati-hatilah untuk memastikan Anda selalu memiliki jumlah yang benar saat tagihan pajak Anda jatuh tempo.

Beberapa restoran kesulitan membayar pajak penjualan, jadi akan berguna untuk memiliki akun terpisah yang dapat digunakan untuk menyetor apa yang dikumpulkan.

Dengan begitu, tidak terlalu mengejutkan ketika melakukan pembayaran sekaligus pada jadwal yang ditetapkan.

7. Pertimbangkan untuk mengalihdayakan proses penggajian

Mengalihdayakan penggajian Anda adalah cara terbaik untuk membantu Anda menghemat waktu, ditambah lagi memberi Anda akses ke keahlian yang diperlukan yang akan memastikan data keuangan Anda akurat.

Layanan penggajian Anda tidak hanya akan dapat menghasilkan gaji melalui setoran langsung, tetapi juga akan melacak pajak penggajian karyawan dan mengajukannya bersama dengan formulir terkait setiap tiga bulan.

Ada banyak seluk-beluk penggajian restoran dan berbagai hal yang harus Anda perhatikan.

JIka Anda ingin melakukan proses penggajian secara in house, ada baiknya Anda menggunakan software payroll dan HR untuk memudahkan proses tersebut.

Salah satu software payroll yang bisa kami rekomendasikan adalah Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.

Baca juga: Hal yang Perlu Anda Perhatikan dalam Mengelola Akuntansi Restoran

8. Merampingkan proses penagihan utang dalam bisnis

Mengotomatiskan tagihan restoran Anda memungkinkan Anda memantau dengan tepat kapan tagihan berikutnya jatuh tempo.

Dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo, Anda akan dapat menautkan data utang vendor dalam platform tersebut.

Anda juga dapat menambahkan vendor, memasukkan tanggal dan jumlah pembayaran, dan memasukkan kategori untuk setiap transaksi.

Software akuntansi Kledo Anda akan memberi tahu Anda saat pembayaran jatuh tempo, dan dalam banyak kasus, Anda akan diminta untuk mengotorisasi pembayaran dan menyetor jumlahnya langsung ke akun vendor.

Setelah transaksi selesai, tagihan akan ditandai sebagai telah dibayar.

Tergantung pada kebutuhan restoran Anda dan jumlah tagihan yang Anda proses, ada berbagai software akuntansi selain Kledo yang mungkin dapat membantu Anda.

Yang terbaik harus memiliki fitur pencatatan hutang dan piutang yang baik, seperti pelacakan pesanan pembelian (PO) dan pelacakan pembayaran vendor. Otomatisasi pencatatan hutang yang baik juga harus mengurangi entri data dan merampingkan proses penagihan utang bisnis.

Baca juga: Tantangan dan Solusi dalam Pencatatan Keuangan Restoran

9. Lacak biaya utama Anda

Biaya utama atau prime cost adalah barang-barang seperti biaya makanan dan minuman, gaji, pajak gaji, dan tunjangan.

Karena jenis biaya ini – berlawanan dengan biaya tetap seperti sewa, sewa peralatan, dan asuransi – merupakan sebagian besar pengeluaran restoran, ini adalah indikator terbaik dari profitabilitas restoran.

Ini juga menunjukkan seberapa baik bisnis dikelola setiap hari. Jika restoran dikelola dengan baik, biaya utama harus tetap berada di sekitar 60% hingga 65% dari penjualan.

Kami merekomendasikan untuk memantau biaya utama setiap minggu untuk melacak fluktuasi pengeluaran dan mengidentifikasi area di mana Anda dapat memangkas biaya yang tidak perlu.

Biaya makanan restoran dapat berfluktuasi berdasarkan banyak faktor, termasuk musim atau bencana alam.

Dengan memantau biaya makanan secara teratur, Anda dapat memutuskan apakah Anda perlu melakukan perubahan jumlah pemesanan, menaikkan harga menu, atau mengubah keseluruhan menu Anda untuk hanya menyertakan bahan-bahan yang memiliki fluktuasi harga lebih sedikit.

Baca juga: Apa itu Food Cost? Berikut Pengertian dan Cara Menghitungnya

Pembukuan Restoran Itu Unik

Pemilik restoran memiliki banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dalam hal pembukuan restoran.

Idealnya, software akuntansi Anda harus terintegrasi dengan sistem POS restoran, dan Anda dapat melacak beberapa lokasi, jika diperlukan, dan memperbarui biaya menyiapkan resep berdasarkan harga makanan harian.

Penjadwalan karyawan, perkiraan penjualan, dan electronic data exchange (EDI) dengan vendor juga merupakan fungsi utama. Komponen lainnya termasuk penggajian, pencatatan utang piutang otomatis, dan manajemen inventaris.

Baca juga: Sedang Cari Software Akuntansi Restoran? Perhatikan Hal Ini

Kesimpulan

Dengan begitu banyak bagian yang harus Anda hitung, menangani pembukuan untuk sebuah restoran bisa jadi rumit.

Anda tidak hanya perlu mengelola penggajian dan inventaris, melacak utang dan piutang, memantau laporan keuangan, dan memilih software akuntansi dan sistem POS yang tepat, tetapi Anda juga perlu menghitung pajak restoran dan mencatat seluruh menu dengan harga yang benar pada sistem POS.

Gunakanlah software akuntansi yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis restoran seperti Kledo untuk mempermudah proses pembukuan bisnis Anda.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.