Apa itu Term Of Payment? Berikut Pembahasan Lengkap yang Harus Diketahui

Apakah Anda pernah mendengar term of payment? Jika Anda pemilik usaha, penting untuk mengetahui apa itu term of payment atau syarat pembayaran.

Banyak usaha kecil menghadapi masalah dengan arus kas karena keterlambatan pembayaran dari pelanggan mereka, oleh sebab itu syarat pembayaran sangat penting.

Menjadi terbuka dan jelas dengan persyaratan pembayaran adalah bagian penting untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu term of payment, jenisnya, dan manfaat yang akan Anda dapatkan jika menggunakan term of payment pada faktur penjualan Anda.

Apa itu Term Of Payment?

Term of payment atau syarat pembayaran adalah jangka waktu pembayaran menunjukkan periode yang diberikan sebelum pembayaran untuk faktur jatuh tempo.

Jangka waktu pembayaran ini biasanya disajikan dalam faktur Anda, dan dalam praktik terbaik, itu harus ditentukan sebelum melakukan bisnis dengan klien baru.

Mengapa Penting untuk Memiliki Term Of Payment di Faktur Anda?

Pembayaran Lebih Cepat

Dengan menetapkan syarat pembayaran, Anda memberi tahu pelanggan tentang harapan Anda saat pembayaran jatuh tempo.

Dengan mempertimbangkan tanggal yang pasti, pelanggan akan lebih memperhatikan tenggat waktu yang tertunda.

Menggunakan ketentuan tambahan seperti biaya keterlambatan pembayaran atau diskon saat pembayaran lebih awal dilakukan dapat lebih mendorong klien Anda untuk membayar tepat waktu.

Memungkinkan Forecasting Arus Kas yang Lebih Baik

Dengan ketentuan pembayaran yang ditetapkan, Anda memiliki gambaran yang lebih baik tentang kapan arus masuk uang tunai Anda dari pembayaran faktur dijadwalkan.

Dilengkapi dengan informasi ini, Anda dapat menganggarkan proyek dan peningkatan di masa mendatang serta mengelola arus kas Anda.

Baca juga: Apa itu Proforma Invoice? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya Dengan Invoice Lainnya

Menjaga Hubungan Pelanggan-Pemasok yang Baik

Memiliki ketentuan pembayaran yang jelas yang ditetapkan sejak awal dalam hubungan pelanggan-pemasok Anda meminimalkan kebingungan dan menetapkan standar apa yang diharapkan.

Kedua belah pihak secara alami akan lebih memilih syarat pembayaran yang lebih menguntungkan bagi mereka, tetapi kompromi harus dilakukan.

Tanpa menetapkan syarat pembayaran, mungkin akan ada perselisihan saat faktur diterbitkan, dan pembayaran jatuh tempo, karena kedua belah pihak akan menuntut syarat pembayaran pilihan mereka.

Menjaga hubungan baik dengan klien Anda sangat penting dalam mempromosikan pesanan berulang dan retensi pelanggan, jadi lebih baik untuk memutuskan persyaratan terlebih dahulu untuk menghindari konflik yang tidak perlu.

Baca juga: Brand Loyalty: Ini Cara untuk Meningkatkannya, Berani Coba?

Jenis Term of Payment yang Umum Digunakan

Berikut adalah beberapa istilah pembayaran yang banyak digunakan. Meskipun persyaratan pembayaran ini mungkin dianggap biasa, selalu lebih baik untuk memasukkannya sebagai kalimat yang mudah dipahami dalam faktur Anda.

Oleh karena itu, kami telah menambahkan contoh frasa sederhana namun jelas yang menjelaskan setiap jenis jangka waktu pembayaran yang dapat Anda gunakan dalam faktur.

Cash on Delivery (COD)

Juga dikenal sebagai Payable on Receipt atau NET 0, cash on delivery berarti bahwa pada saat pengiriman barang atau jasa, pembayaran harus dilakukan.

Ini dapat berguna jika Anda adalah bisnis baru yang ingin membangun kepercayaan pada pelanggan karena sangat menguntungkan pelanggan.

Contoh bagaimana ini dapat ditampilkan pada faktur:

“Silakan lakukan pembayaran setelah Anda menerima barang.”

NET 15/30/45/90

NET x menunjukkan jumlah hari (x) yang diberikan sebelum jatuh tempo pembayaran. Oleh karena itu, NET 15 berarti pembayaran jatuh tempo 15 hari setelah tanggal faktur, NET 30 selama 30 hari setelah faktur diterbitkan, dan seterusnya.

Anda harus memilih garis waktu yang sesuai yang memungkinkan Anda untuk mengumpulkan pembayaran tanpa menekan pelanggan Anda dan membahayakan hubungan pelanggan-pemasok.

Contoh bagaimana ini dapat ditampilkan pada faktur:

NET 30: “Harap lakukan pembayaran setelah 30 hari setelah menerima faktur ini.”

Perusahaan yang menawarkan jangka waktu pembayaran yang lebih lama untuk menumbuhkan hubungan pelanggan-pemasok yang sangat baik mungkin kesulitan mempertahankan arus kas yang stabil.

Anjak piutang dapat membantu Anda dalam periode pembayaran lambat yang diperpanjang dengan memberi Anda persentase dari nilai faktur Anda di muka.

Baca juga: Mengetahui Biaya Operasional Dalam Bisnis dan Cara Menghitungnya

2/10 NET 30

Sementara melihat “NET 30” saja berarti pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari setelah faktur diterbitkan, “2/10 NET 30” menambahkan opsi untuk menikmati diskon 2% dari jumlah terutang jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari. Menawarkan insentif untuk pembayaran yang cepat mendorong pelanggan untuk membayar lebih awal agar mereka dapat menghemat pengeluaran mereka.

Rincian jangka waktu pembayaran ini adalah:

x/y Net z

di mana:

• x adalah persentase diskon yang diberikan
• y adalah hari-hari pembayaran harus dilakukan untuk menikmati diskon
• z adalah batas waktu pembayaran keseluruhan

Tentu saja, nilai-nilai ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti “5/7 NET 45” (diskon 5% jika pembayaran dilakukan dalam waktu 7 hari dari tanggal faktur).

Contoh bagaimana ini dapat ditampilkan pada faktur:

2/10 NET 30: “Harap bayar dalam 10 hari untuk menghemat 2%.”

Akhir Bulan atau End of Month (EOM)

Akhir Bulan berarti pembayaran jatuh tempo pada akhir bulan. Perusahaan yang menggunakan ini umumnya ingin menerima kompensasi untuk pekerjaan mereka di bulan yang sama dengan faktur yang dikeluarkan.

Namun, tergantung pada tanggal penerbitan faktur, EOM juga dapat berarti tenggat waktu yang sangat ketat bagi pelanggan Anda.

Jangka waktu pembayaran ini hanya boleh digunakan jika Anda mengirim faktur pada hari yang sama setiap bulan sambil mempertimbangkan kemampuan setiap pelanggan untuk membayar dalam batas waktu tersebut.

Contoh bagaimana ini dapat ditampilkan pada faktur:

EOM untuk faktur terbitan Juni 2020: “Harap bayar faktur paling lambat akhir Juni 2020.”

Bulan setelah Faktur atau Month following Invoice (MFI)

Bulan setelah faktur (MFI) dapat menjadi istilah pembayaran yang rumit untuk diterapkan karena sangat tergantung pada tanggal faktur diterbitkan.

Angka sebelum “MFI” menentukan tanggal yang akan datang saat pembayaran jatuh tempo.

Jika jangka waktu pembayaran adalah “15 MFI”, itu berarti pembayaran jatuh tempo pada tanggal 15 bulan setelah tanggal faktur.

Untuk 15 MFI, ada dua kemungkinan skenario:

Faktur diterbitkan pada tanggal setelah tanggal 15

Faktur tanggal 17 Januari dengan syarat pembayaran 15 MFI – pembayaran jatuh tempo pada tanggal 15 Februari.

Faktur diterbitkan pada tanggal sebelum tanggal 15

Faktur tanggal 2 Januari dengan jangka waktu pembayaran 15 MFI – pembayaran jatuh tempo pada tanggal 15 Januari.

Oleh karena itu, perhatikan tanggal faktur sebelum menggunakan MFI sebagai jangka waktu pembayaran karena dapat mengakibatkan keterlambatan pembayaran yang tidak terduga.

Contoh bagaimana ini dapat ditampilkan pada faktur:

15 MFI: “Silakan bayar pada tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal faktur.”

Selain syarat pembayaran yang disebutkan di atas, ada juga opsi untuk pembayaran di muka, seperti setoran atau pembayaran bertahap.

Uang muka dapat membantu meningkatkan arus kas, terutama jika pemenuhan pesanan membutuhkan waktu berbulan-bulan.

Baca juga: Pengertian Amortisasi, Cara Hitung, dan Perbedaannya dengan Depresiasi

Cara Mendorong Klien untuk Mematuhi Term of Payment pada Bisnis Anda

Buat ketentuan pembayaran sebelum memulai pekerjaan apa pun untuk klien Anda

Sengketa tagihan sering terjadi karena syarat pembayaran yang tidak jelas. Ini dapat dihindari dengan menulis perjanjian formal dengan syarat pembayaran yang dinyatakan dengan jelas sebelum memulai pesanan apa pun.

Dengan perjanjian ini, Anda dapat berdiskusi dan berkompromi dengan klien Anda mengenai syarat pembayaran yang nyaman bagi kedua belah pihak.

Selain itu, ini lebih lanjut membenarkan klaim Anda untuk pembayaran terlambat jika pelanggan Anda kebetulan melewatkan persyaratan pembayaran yang tercetak pada faktur.

Bandingkan syarat pembayaran dengan standar industri

Persyaratan pembayaran yang Anda tawarkan harus mematuhi periode yang sama seperti yang biasanya disediakan di industri bisnis Anda.

Anda bahkan dapat memberikan jangka waktu pembayaran yang lebih lama untuk membedakan diri Anda dari pesaing Anda.

Namun, pastikan bahwa arus kas bisnis Anda cukup untuk membantu Anda saat menggunakan jangka waktu pembayaran yang diperpanjang ini.

Menyediakan berbagai metode pembayaran

Tidak ada yang ingin membuat akun untuk layanan pembayaran yang tidak mereka kenal atau tidak nyaman, hanya untuk melakukan pembayaran untuk satu faktur.

Menawarkan berbagai opsi pembayaran memberikan fleksibilitas kepada pelanggan Anda dan menghilangkan hambatan potensial untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Anda dapat melangkah lebih jauh dan menawarkan diskon kepada pelanggan yang membayar melalui metode pembayaran pilihan bisnis Anda.

Tambahkan biaya penalti tambahan jika terjadi keterlambatan pembayaran

Biaya keterlambatan pembayaran dapat berupa jumlah bunga tetap sebesar % yang dibebankan setelah beberapa hari tertentu.

Menambahkan ketentuan untuk keterlambatan pembayaran dapat mendorong pelanggan Anda untuk membayar tepat waktu.

Namun, ini harus dikomunikasikan lebih awal dengan pelanggan Anda untuk menghindari ketegangan hubungan bisnis.

Insentif pembayaran lebih awal

Selain biaya keterlambatan pembayaran, Anda juga dapat menerapkan diskon pembayaran awal. Pelanggan dapat diberi insentif untuk membayar lebih awal dari tanggal jatuh tempo jika rabat ditawarkan.

Pastikan bahwa diskon yang ditawarkan ini masuk akal secara bisnis dan tidak mengambil terlalu banyak dari margin keuntungan Anda.

Buat faktur Anda dengan jelas

Menggunakan bahasa profesional dalam faktur Anda dapat membantu menyampaikan rasa kewajiban, yang dapat membantu Anda menerima pembayaran secara tepat waktu.

Penting juga untuk mengomunikasikan periode waktu pembayaran yang diperlukan dengan jelas, karena beberapa klien mungkin tidak terbiasa dengan frasa seperti pembayaran net 45.

Pertimbangkan untuk mengomunikasikan tanggal jatuh tempo dalam bentuk hari atau tanggal, dan jelaskan apakah Anda mengacu pada hari kerja atau hari kalender.

Perinci setiap faktur

Merinci faktur Anda berarti membuat daftar barang-barang yang termasuk menurut jenis atau kategori. Coba sertakan nama produk, deskripsi produk serta tanggal pengiriman barang tersebut. Perincian faktur yang jelas dapat meningkatkan kemungkinan Anda menerima pembayaran tepat waktu.

Gunakan term of payment yang tepat

Menggunakan term of payment yang lebih pendek seperti net 15 atau net 30 dapat berguna bagi klien baru atau mereka yang cenderung terlambat membayar tagihan.

Klien lain, terutama yang Anda percayai untuk membayar tepat waktu, mungkin mendapat manfaat dari jangka waktu yang lebih lama seperti jangka waktu pembayaran bersih 45.

Cobalah untuk mempertimbangkan dengan cermat setiap situasi dan detail apa pun yang relevan saat memutuskan persyaratan pembayaran untuk bisnis Anda atau bahkan untuk klien individu.

Baca juga: Pengertian ROA, Fungsi, Cara Hitung, dan Perbedannya Dengan ROI

Kirim pengingat pembayaran

Terkadang, klien terlambat membayar tagihan karena diabaikan. Mengirim pengingat pembayaran, terutama dalam hal jangka waktu pembayaran yang lebih lama seperti net 45, dapat membantu memastikan klien ingat untuk mengirimkan pembayaran tepat waktu.

Kirim faktur secara digital

Menulis dan mengirim faktur Anda secara elektronik dapat menjadi cara yang lebih efisien untuk menagih klien dan menerima pembayaran karena ini adalah cara cepat dan mudah untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Faktur elektronik mungkin juga lebih cenderung berakhir di tempat yang tepat, karena Anda mungkin akan menggunakan alamat email yang sama untuk mengirim faktur setiap kali dikeluarkan.

Untuk proses pengiriman dan pembuatan faktur yang mudah dan praktis, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo sendiri adalah software akuntansi online yang memiliki fitur pembuatan faktur otomatis dengan banyak template dan desain yang sesuai dengan karakteristik usaha Anda.

Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Terima pembayaran secara elektronik

Menerima pembayaran secara elektronik dapat menjadi cara lain untuk menerima pembayaran lebih cepat dan melacak penerimaan tersebut secara efisien.

Coba tulis pernyataan preferensi pembayaran elektronik ke dalam bahasa faktur Anda untuk mendorong klien membayar secara online, jika itu masuk akal untuk situasi Anda.

Pastikan untuk memikirkan jenis dan preferensi klien Anda saat memutuskan apakah akan menawarkan atau meminta pengiriman pembayaran online.

Pertahankan tanggal jatuh tempo dengan tegas

Menyertakan tanggal jatuh tempo yang tidak dapat dinegosiasikan dalam persyaratan faktur Anda dapat membantu memastikan pembayaran tepat waktu karena menetapkan ekspektasi ketepatan waktu.

Meskipun tunjangan keterlambatan sesekali dapat bermanfaat bagi hubungan dengan klien dan pelanggan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan fleksibilitas ini seminimal mungkin.

Rekonsiliasi laporan sesering mungkin

Sering mengidentifikasi jika dan akun mana yang lewat jatuh tempo dapat menjadi strategi manajemen faktur yang efektif.

Pertimbangkan untuk menulis periode rekonsiliasi Anda ke dalam persyaratan faktur Anda atau dalam perjanjian pelanggan diperpanjang Anda. Klien mungkin lebih cenderung membayar tepat waktu jika mereka tahu Anda memantau akun Anda dengan cermat.

Kesimpulan

Kesimpulannya, menetapkan term of payment yang jelas saat menagih pelanggan Anda sangat penting untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu dan meningkatkan arus kas Anda.

Menetapkan syarat pembayaran memungkinkan Anda mendapatkan pembayaran dengan cepat, memperkirakan arus kas bisnis Anda untuk penganggaran yang lebih baik, dan meminimalkan konflik terkait pembayaran di masa mendatang.

Namun, perhatikan syarat pembayaran yang Anda gunakan sebelum menerbitkan faktur, karena ini bisa berarti pembayaran tertunda atau jangka waktu yang terlalu pendek untuk pelanggan Anda.

Selain itu, Anda dapat mendorong pelanggan untuk mematuhi tenggat waktu pembayaran yang diberikan dalam banyak cara, seperti mendukung berbagai metode pembayaran atau memberi imbalan pembayaran awal dengan diskon hingga jumlah terutang penuh.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktur dan aspek lain yang dapat mendorong pembayaran tepat waktu, lihat panduan faktur komprehensif kami melalui tautan ini.

Apakah Anda ingin go digital? Dengan Kledo, Anda dapat dengan cepat membuat dan mengelola faktur Anda. Selain itu, Anda dapat menentukan persyaratan pembayaran default saat menambahkan kontak Anda.

Tertarik menggunakan Kledo? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.