Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Bisnis biasanya menggunakan berbagai jenis sistem untuk melacak item di dalam gudang dan selama proses pengiriman. Warehouse management system adalah kategori sistem yang luas yang membantu bisnis mencapai tujuan ini.

Mempelajari tentang warehouse management system dapat membantu tim Anda menyadari manfaat menggunakan sistem ini.

Dalam artikel ini, kami membahas definisi warehouse management system, menjelaskan cara kerja sistem ini, jenis, dan merinci manfaat penggunaannya.

Apa itu Warehouse Management System?

Warehouse management system adalah platform perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk melacak pengiriman inventaris dan inventaris barang dagangan saat ini.

Ini sering kali dapat diintegrasikan dengan sistem penjualan dan sistem pengiriman. Sistem ini digunakan untuk mengoptimalkan tingkat inventaris dan memastikan ketersediaan produk.

Sistem ini menganalisis data persediaan yang diharapkan, seperti jumlah item, biaya setiap item, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Warehouse management system atau WMS juga membandingkan data ini dengan inventaris gudang aktual berdasarkan pembaruan berkala dari barcode atau pemindai. Ini membantu mengurangi biaya inventaris sekaligus meningkatkan harapan pelanggan.

Baca juga: 15 Contoh KPI dalam Bidang Akuntansi

Bagaimana Cara Kerja Warehouse Management System?

Perangkat lunak ini melacak aliran produk perusahaan dari pemasok hingga ke pelanggan. Setelah produk mencapai gudang, perangkat lunak melacak penerimaan produk, bersama dengan rak, pengambilan, pengepakan, dan akhirnya pengirimannya.

Sistem ini dapat melacak lokasi barang saat ini dengan menggunakan barcode yang unik untuk setiap unit dari setiap produk. Seringkali, ini dilakukan dengan menggunakan pemindai barcode genggam yang terintegrasi.

Sistem ini mengelola data semua inventaris dan memperbarui setiap perubahan periferal ke server utamanya. Perangkat lunak melakukan analisis data yang konsisten, membandingkan inventaris secara realtime dengan data yang diharapkan.

Manajer kemudian dapat mengevaluasi dan membuat keputusan yang lebih baik dalam akuntansi, pembelian dan operasi rantai pasokan.

Perbedaan manajemen gudang dan manajemen rantai pasokan

Manajemen gudang memainkan peran penting dalam manajemen rantai pasokan atau supply chain management (SCM), yang secara luas didefinisikan sebagai langkah-langkah dan proses yang diperlukan untuk mengubah bahan baku menjadi produk yang dikirim ke pelanggan.

Manajemen gudang memainkan peran penting dalam menjaga agar rantai pasokan berjalan lancar dengan mengelola penyimpanan barang-bahan baku, produk jadi, dan inventaris lainnya-sampai barang tersebut dibutuhkan secara efisien.

Manajemen gudang yang memprioritaskan layanan yang cepat dan efisien tanpa mengorbankan kualitas dapat menguntungkan seluruh rantai pasokan, membantu bisnis membangun hubungan jangka panjang dengan mitra dan pelanggan.

Di sisi lain, gangguan pergudangan dapat berdampak negatif terhadap seluruh rantai pasokan.

Misalnya, jika kru gudang produsen salah menyimpan komponen sensitif, karyawan akan menemukan komponen yang rusak ketika mereka berebut untuk memenuhi pesanan yang mendesak.

Tim perakitan pabrikan kemudian harus memesan ulang komponen dari pemasoknya dan pelanggan akhirnya terlambat menerima produk, sehingga menghabiskan waktu dan uang bisnis dan berpotensi merusak hubungannya dengan pelanggan tersebut.

Baca juga: Siklus Konversi Kas: Pengertian, Rumus, dan Contohnya

Perbedaan manajemen gudang dan manajemen persediaan

Manajemen gudang melengkapi manajemen persediaan. Manajemen gudang mengatur stok di gudang. Manajemen persediaan mengelola stok dan tren untuk banyak gudang atau seluruh perusahaan.

Manajemen gudang berfokus pada pengelolaan barang di dalam gudang: bahan baku, bahan dalam proses menjadi produk dan produk jadi (juga dikenal sebagai “stok”).

Ini termasuk memesan, menyimpan, menangani dan mengambil inventaris untuk membuat produk atau memenuhi pesanan. Manajemen persediaan berfokus pada pengoptimalan tingkat material dan produk untuk menghemat ruang dan uang sambil tetap memenuhi permintaan pelanggan.

Manajemen gudang tidak hanya mencakup manajemen persediaan tetapi juga organisasi dan desain gudang, pemenuhan pesanan, pemantauan dan pelaporan gudang, optimalisasi tugas, manajemen tenaga kerja, dan penjadwalan sumber daya.

Jenis-jenis Warehouse Management System

Seperti banyak jenis perangkat lunak bisnis lainnya, ada berbagai jenis WMS, termasuk solusi dan modul standalone on-premises dan berbasis cloud yang terintegrasi ke dalam suite ERP.

WMS on premise

WMS on premise mandiri di tempat biasanya menawarkan fungsionalitas dasar, termasuk fitur manajemen gudang inti seperti manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, dan pengiriman.

Jenis WMS ini umumnya membutuhkan tim TI untuk memecahkan masalah dan memelihara serta meningkatkan perangkat lunak.

Dibandingkan dengan jenis lainnya, jenis wms ini biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk diimplementasikan karena memerlukan integrasi khusus dengan sistem bisnis yang ada.

Baca juga: Pengertian Community Marketing, Manfaat, dan Cara Memulainya

Cloud WMS

Cloud WMS adalah solusi berbasis web, perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) yang diakses pengguna melalui internet.

Cloud WMS membutuhkan biaya yang lebih murah daripada solusi on premise; karena lebih sedikit kebutuhan untuk perangkat keras di tempat dan spesialis TI.

Ini juga umumnya lebih cepat untuk diimplementasikan. Solusi cloud WMS terkemuka sangat dapat dikonfigurasi, memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan dan proses spesifik mereka.

Cloud WMS dapat diintegrasikan dengan suite cloud ERP dan teknologi gudang lainnya seperti perangkat seluler, konveyor, dan mesin sortir.

Modul ERP WMS

Modul WMS ERP terintegrasi secara native dengan solusi ERP terpadu yang biasanya mencakup modul lain untuk akuntansi, manajemen hubungan pelanggan (CRM), sumber daya manusia dan inventaris serta manajemen pesanan.

Karena semua data gudang disimpan dalam database bersama yang digunakan oleh modul lain, semua orang dalam organisasi memiliki akses ke informasi terkini yang sama setiap saat.

Manfaat Menggunakan Warehouse Management System

Ada banyak manfaat menggunakan warehouse management system, termasuk:

Pengurangan biaya

Manfaat signifikan dari penggunaan warehouse management system adalah pengurangan biaya.

Sistem apa pun yang mengurangi biaya bisnis meningkatkan profitabilitas dan peluang pertumbuhannya.

Misalnya, warehouse management system yang menggunakan tag RFID atau pemindaian barcode dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk menemukan item dan memprosesnya.

Jika warehouse management system dapat menemukan, mengambil, dan mengisi ulang barang dalam hitungan menit, bukan jam atau hari, maka perusahaan dapat menghemat uang karena peningkatan efisiensi.

Baca juga: Mengenai Apa Itu Write Off dalam Akuntansi dan Bisnis

Pelacakan aset

Warehouse management system dapat melacak setiap barang yang masuk ke setiap lokasi gudang.

Sistem ini juga dapat melacak semua produk yang dikirim dari setiap lokasi gudang. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menemukan produk dengan cepat.

Misalnya, jika seorang karyawan mencari produk tertentu, sistem dapat bekerja dengan database untuk menentukan lokasi item itu melalui pemindaian terakhirnya.

Optimalisasi pengontrolan persediaan

Dengan menggunakan warehouse management system, bisnis dapat melacak seberapa baik kontrol inventaris mereka bekerja.

Perangkat lunak dapat diprogram untuk menjaga inventaris pada tingkat tertentu atau dievaluasi secara historis untuk menemukan tingkat yang paling efisien.

Jika barang yang seharusnya dikirim ke toko ditahan di pergudangan tanpa alasan yang jelas, sistem dapat secara otomatis memicu peringatan. Sistem juga dapat menyarankan tindakan alternatif untuk memperbaiki atau meringankan masalah.

Kepatuhan yang lebih baik terhadap peraturan

Warehouse management system dapat membantu meningkatkan kepatuhan yang lebih baik terhadap peraturan internal dan eksternal dengan menghasilkan peringatan untuk produk apa pun yang mungkin tidak sesuai.

Misalnya, bisnis yang mengirimkan produk yang memerlukan pendinginan juga dapat mengirimkan pemberitahuan tentang persyaratannya untuk memastikan bahwa produk tersebut dapat ditangani dengan aman.

Sistem ini juga dapat memperingatkan bisnis untuk mendekati tanggal kedaluwarsa pada item yang mudah rusak atau membantu mengelola proses rotasi stok untuk memastikan kesegaran produk.

Baca juga: Siklus Bisnis: Arti, Cara Ukur, Tahapan, dan Manfaatnya

Peningkatan kepuasan pelanggan

Warehouse managemen syste, memungkinkan manajer untuk mengetahui status barang apa pun, selama proses pengemasan, pemuatan, dan pengiriman.

Misalnya, jika pengiriman membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, maka perangkat lunak manajemen gudang dapat menemukan produk dan masalahnya serta membantu menciptakan solusi.

Dengan meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan dan memberikan informasi pelacakan tentang proses tersebut, perusahaan dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggannya.

Peningkatan analisis data

Jenis perangkat lunak ini dapat menganalisis data menggunakan pemodelan matematika.

Melalui analisis statistiknya, dimungkinkan untuk mengidentifikasi tren gudang seperti asupan pesanan, tingkat inventaris, dan hari persediaan di tangan.

Hal ini dapat meningkatkan efisiensi analisis data perusahaan dan meningkatkan kemampuan analitik mereka.

Transmisi data real-time

Dalam perusahaan yang menerapkan sistem jenis ini, setiap personil yang membuat perubahan yang mempengaruhi produk, seperti karyawan gudang, pemasok atau distributor, dapat mengunggah dan mengirimkan data real-time langsung dari pemindai barcode genggam ke warehouse management system.

Hal ini memungkinkan distribusi informasi yang lebih efisien dan membuatnya lebih mudah untuk berbagi informasi ini dengan vendor dan pelanggan.

Misalnya, sistem ini dapat mengirimkan peringatan ke gudang dan pelanggan segera setelah produk tiba di tujuan akhirnya.

Peningkatan produktivitas

Warehouse management system meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan karyawan menemukan barang dengan cepat, yang berarti mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari barang.

Beberapa solusi perangkat lunak juga menawarkan saran tentang cara terbaik mengatur gudang, yang dapat meningkatkan produktivitas karena alur kerja yang lebih baik.

Misalnya, sistem mungkin menyarankan untuk menyimpan barang yang paling sering dibeli pelanggan di rak yang mudah diakses di dekat bagian pemuatan truk di gudang.

Baca juga: Pengertian dan Langkah-Langkah Menyusun Neraca Percobaan

Peningkatan kemampuan manajemen pengembalian produk

Seringkali, warehouse management system perusahaan dapat berintegrasi dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan, yang memungkinkannya untuk membandingkan tingkat inventaris produk dengan jumlah keluhan pelanggan yang belum terselesaikan.

Dengan cara ini, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah yang dapat menyebabkan tingkat pengembalian yang lebih tinggi dan melakukan intervensi dengan cepat sebelum produk baru dikirim.

Sistem perangkat lunak juga bisa melacak pengembalian dan memastikan pelanggan mengembalikan produk sebelum menerima pengembalian dana.

Mengurangi contoh kesalahan

Cara lain warehouse management system dapat mengurangi kesalahan adalah dengan menggunakan pemindaian barcode untuk melacak lokasi penyimpanan dan status suatu produk.

Misalnya, jika suatu produk saat ini sedang ditarik kembali, maka sistem dapat memperingatkan manajer dan karyawan untuk tidak menjual produk itu. Hal ini membantu mengurangi jumlah kesalahan yang terjadi selama proses pemesanan atau pengiriman.

Tips Mengimplementasikan Warehouse Management System

Implementasi WMS yang direncanakan dengan cermat merupakan langkah penting dalam mendapatkan sistem yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan mendorong manfaat besar.

Praktik terbaik untuk implementasi meliputi:

Tentukan tujuan yang jelas

Bagaimana tepatnya perusahaan Anda berharap mendapatkan manfaat dari WMS? Buat rencana terstruktur dan tentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas tanggung jawab utama seperti manajemen proyek, migrasi data dan pelatihan.

Baca juga: Ini Manfaat Aplikasi Gudang yang Wajib Diketahui, Apa Saja?

Buat manajemen perubahan yang efektif

Beralih ke WMS akan mengubah prosedur yang biasa dilakukan pekerja gudang Anda.

Komunikasi adalah kunci untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan ini. Pastikan seluruh tim Anda – mulai dari SDM hingga pengiriman – memahami langkah-langkah dan jadwal implementasi dan bagaimana sistem baru akan memengaruhi alur kerja harian mereka.

Migrasi data yang cermat

Mentransfer data dari sistem lama ke WMS baru harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari duplikasi data, kehilangan data, atau kerusakan data.

Pelatihan menyeluruh

Staf terlatih yang memahami cara menggunakan WMS akan membantu perusahaan sepenuhnya menyadari manfaatnya.

Beberapa vendor menyediakan pelatihan di tempat, kursus online, sesi pelatihan digital atau materi pelatihan lainnya.

Pengujian yang memadai

Pengujian menyeluruh sangat penting sebelum ditayangkan. Uji setiap skenario yang mungkin, menggunakan data nyata, untuk memastikan sistem bekerja seperti yang diharapkan.

Bandingkan hasilnya dengan metode manajemen gudang lama Anda untuk memastikan bisnis tidak kehilangan apa pun.

Baca juga: Tahapan Siklus Penjualan, Manfaat, Tips Mengelola, dan Jenisnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap dan beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum menerapkan warehouse management system dalam bisnis Anda.

Bagi bisnis yang menyimpan atau memproduksi produk, mempunyai warehouse management system bisa sangat membantu Anda dalam melakukan manajemen persediaan yang lebih optimal dan mempermudah alur kerja Anda.

Selain memiliki fitur pembukuan dan akuntansi terlengkap, software akuntansi Kledo juga memiliki fitur yang membantu Anda dalam mengelola manajemen persediaan dengan lebih mudah.

Misalnya multi gudang, multi cabang, pencatatan produk paket, dan masih banyak lagi. Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.