Pengendalian Internal (Internal Control): Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen dan Contohnya

Setiap bisnis memiliki cara yang berbeda untuk memantau dan melindungi aset perusahaan mereka, dan inilah alasan mengapa dibutuhkan pengendalian internal atau intenal control dalam sebuah bisnis

Tim fasilitas misalnya, dapat mengadakan pemeriksaan harian untuk melihat jenis dan berapa banyak alat yang tersedia untuk digunakan. Unit administrasi dapat memperbarui inventaris persediaan perlengkapan kantor yang sedang berjalan setiap minggunya.

Departemen keuangan perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan informasi fiskal akurat dan dapat diandalkan.

Pengamanan yang melindungi aset fisik dan memastikan integritas praktik akuntansi disebut pengendalian internal.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan pengendalian internal atau intenal control, mendiskusikan cara kerjanya, sampai memberikan contoh pengendalian internal dalam sebuah bisnis.

Apa itu Pengendalian Internal?

Pengendalian internal atau intenal controladalah elemen fisik, kebijakan, dan praktik yang diterapkan perusahaan untuk melindungi integritas aset dan informasi keuangan dan akuntansi, mendorong akuntabilitas, dan mencegah penipuan.

Intenal control juga mencakup langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk memastikan karyawannya mematuhi semua hukum dan peraturan dan tidak mencuri aset perusahaan.

Kontrol fisik seperti kunci pintu, pembatasan area, brankas dan peralatan pengawasan juga merupakan kontrol internal.

Perusahaan biasanya mengawasi kontrol internalnya sendiri. Entitas yang tidak dikelola oleh perusahaan mengelola pengendalian eksternal seperti audit dan investigasi peraturan.

Baca juga: Devaluasi Adalah: Pembahasan Lengkap dan Contohnya

Tujuan Pengendalian Internal

Berikut ini adalah tujuan intenal control:

1. Untuk menjaga transparansi dan akurasi dalam catatan keuangan

Catatan keuangan diperlukan untuk akurat dan diperbarui untuk mendapatkan gambaran yang benar tentang status keuangan bisnis. Dengan melakukan internal control, setiap celah atau pencurian dapat ditangkap dan diperbaiki.

2. Untuk menjalankan bisnis secara efisien

Tujuan terpenting dari melakukan internal control adalah untuk memastikan bahwa bisnis berjalan dengan lancar.

Pengendalian internal membantu dalam mengurangi ancaman sehingga dampaknya dapat dikurangi dalam jangka panjang.

3. Untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu

Laporan keuangan sangat penting dan harus diserahkan tepat waktu karena dicari oleh pemegang saham dan investor perusahaan.

Internal control diterapkan dalam proses akuntansi untuk mendapatkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.

4. Untuk mengontrol aset dan sumber daya yang terbuang

Menjaga aset dan sumber daya sangat penting bagi sebuah organisasi. Pengendalian internal harus diterapkan untuk memastikan bahwa aset dan sumber daya tersebut digunakan dengan benar dan tidak terbuang sia-sia dengan cara apa pun.

Baca juga: Biaya Relevan: Pengertian Lengkap, Jenis, dan Contohnya

5. Untuk mencegah kegiatan yang melanggar hukum dan pencurian dalam bisnis

Banyak orang yang bekerja dalam sebuah organisasi. Terlepas dari berbagai fitur keamanan, tidak mungkin untuk mengawasi setiap karyawan untuk memastikan bahwa mereka melakukan pekerjaan mereka dengan benar dan mereka tidak terlibat dalam segala jenis kegiatan yang melanggar hukum.

Internal control dapat membantu dalam mengidentifikasi ancaman tersebut pada tahap awal dan meminimalkan dampaknya pada proses bisnis organisasi dan juga pada citra organisasi.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Tugasnya

Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal?

Tanggung jawab pengendalian internal bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya.

Misalnya, dalam bisnis kecil tanggung jawab pengendalian internal terletak di pundak pemilik bisnis, sedangkan, dalam bisnis dengan ukuran yang sedikit lebih besar tanggung jawab pengendalian internal juga diserahkan kepada karyawan karena pemilik bisnis tidak mendapatkan waktu yang cukup untuk melakukan pengendalian internal.

Namun, dalam sebuah organisasi besar, ada tim orang yang dipekerjakan secara khusus untuk melakukan pengendalian internal di berbagai departemen organisasi.

Dalam organisasi besar, tanggung jawab terutama terletak di pundak manajemen dan dewan direksi.

Manajer puncak organisasi terutama bertanggung jawab untuk menerapkan pengendalian internal.

Dalam organisasi kecil, manajer puncak atau pemilik bisnis mengambil bagian dalam proses pengendalian internal, namun, dalam organisasi besar, manajer puncak hanya berperan sebagai pemimpin dan memberikan tanggung jawab untuk melakukan pengendalian internal kepada karyawan yang berbeda.

Manajer organisasi meninjau laporan yang dihasilkan oleh karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan proses pengendalian internal dan mengambil keputusan penting atas dasar output pengendalian internal dan manajemen dikendalikan oleh dewan direksi.

Manajer bertanggung jawab untuk menjawab dewan direksi dan dia bertanggung jawab untuk menyampaikan jika ada masalah yang ditemukan dalam proses pengendalian internal.

Dewan direksi mengambil tindakan jika manajemen mengesampingkan keputusan mereka atau melakukan pekerjaan mereka dengan ketidakjujuran.

Baca juga: Anggaran Berimbang: Definisi, Manfaat, Komponen, dan Jenisnya

Jenis-jenis Pengendalian Internal

Jenis internal control yang digunakan dalam suatu organisasi tergantung pada sifat dan proses kerja organisasi.

Penting bahwa proses audit perusahaan mengandung semua proses dan metode untuk menetapkan metode pengendalian internal yang efektif.

Berikut ini adalah berbagai jenis internal control dalam sebuah bisnis.

1. Pengendalian preventif

Tujuan dari jenis pengendalian internal ini sama dengan namanya. Pengendalian preventif dilakukan agar kesalahan dan anomali dapat dikendalikan dan dihentikan sebelum terjadi dan menyebabkan kerusakan apa pun.

2. Pengendalian detektif:

Jenis pengendalian ini dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan tujuan dari pengendalian internal jenis ini adalah untuk mengetahui semua anomali dan kesalahan yang telah terjadi dalam organisasi.

3. Pengendalian korektif

Seperti namanya, pengendalian korektif dilakukan untuk mengetahui anomali dan kesalahan yang terjadi dalam proses bisnis dan kemudian tindakan korektif diambil untuk menghapusnya atau memperbaikinya agar proses bisnis bebas dari kesalahan lagi.

Baca juga: Biaya Modal: Definisi, Fungsi, Rumus, dan Cara Hitungnya

Komponen dalam Pengendalian Internal

1. Pemantauan dan peninjauan

Tujuan utama pengendalian internal adalah untuk memantau kegiatan dalam organisasi dan meninjaunya secara berkala agar pekerjaan tetap teratur.

Semua jenis kegiatan bahkan kegiatan internal control dipantau dan ditinjau.

2. Informasi dan komunikasi

Informasi dikumpulkan melalui proses pemantauan dan audit dan informasi itu diteruskan dari tingkat manajemen yang lebih rendah dari tingkat manajemen yang lebih tinggi dan keputusan yang tepat diambil.

3. Pengendalian lingkungan

Tujuan utama di balik melakukan proses internal control adalah untuk mengendalikan lingkungan dalam organisasi.

Dalam proses pengendalian internal, penilaian semua kegiatan seperti struktur organisasi, gaya kerja manajemen, dan filosofi, integritas terhadap nilai-nilai etika, kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dilakukan.

4. Penilaian risiko

Risiko yang mungkin terjadi dalam proses bisnis ditemukan dan dikendalikan untuk mencegah kerusakan yang disebabkan oleh risiko tersebut.

Baca juga: Barang Modal: Arti, Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Keuntungan dan Kerugian dari Pengendalian Internal

Seperti halnya sistem bisnis apa pun, ada keuntungan dan kerugian dari pengendalian internal:

Keuntungan

Beberapa keuntungan dari internal control dapat mencakup:

• Pengendalian internal dapat diakses oleh sejumlah terbatas karyawan tingkat atas yang terpercaya. Semakin sedikit orang yang terlibat, semakin mudah untuk mengawasi tindakan mereka dan menjaga agar tidak terjadi penyimpangan.
• Kontrol internal yang dirancang dan dijalankan dengan benar meningkatkan efisiensi dengan membuat transaksi transparan bagi unit bisnis mana pun yang membutuhkannya.
• Ketika kontrol internal seimbang antara memberikan transparansi dan mendorong efisiensi, kontrol internal melindungi karyawan dari tuduhan penyimpangan atau penyelewengan dana.

Kerugian

Kemungkinan kerugian dari internal control meliputi:

• Tidak ada cara yang sangat mudah untuk memastikan bahwa karyawan tidak mengesampingkan kontrol tersebut karena perilaku manusia adalah elemen yang tidak dapat diprediksi dalam proses pengendalian internal.
• Jika perusahaan merencanakan dengan buruk atau salah menerapkan pengendalian internalnya, karyawan yang menggunakannya dapat menjadi frustrasi dan apatis dalam menegakkannya.
• Jika internal control perusahaan terlalu kaku, maka dapat menghambat fleksibilitas yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan perubahan operasional sesuai kebutuhan agar tetap efektif.

Baca juga: Going Concern dalam Akuntansi dan Auditing Keuangan

Contoh-contoh Pengendalian Internal

Berikut ini beberapa contoh internal control dalam sebuah organisasi atau bisnis:

1. Delegasi

Perusahaan bisa membuat dokumen wewenang yang didelegasikan untuk menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas sensitif, termasuk menandatangani dokumen hukum, menangani cek dan uang tunai yang masuk, menandatangani cek perusahaan, mengotorisasi pengeluaran staf, mengakses brankas, mengakses kas kecil dan memiliki akses ke catatan akuntansi.

2. Otorisasi

Demikian pula, bisnis menetapkan protokol otorisasi, menguraikan siapa yang dapat mengotorisasi jenis transaksi apa.

Praktik terbaik termasuk memastikan tidak ada yang mengotorisasi transaksi apa pun yang dapat menguntungkan si pemberi otorisasi secara finansial dan memastikan bahwa bawahan tidak mengotorisasi pembayaran kepada manajer, misalnya.

Baca juga: Manufacturing Overhead Control: Pembahasan Lengkap dan Tipsnya

3. Aset

Perusahaan menggunakan daftar aset untuk mencantumkan setiap aset dengan nomor ID.

Register ini merupakan catatan di mana dan kapan setiap barang dibeli, berapa harganya, berapa banyak yang diasuransikan, riwayat perbaikannya, dan rincian lainnya seperti nomor seri, jaminan atau garansi.

4. Pemeliharaan

Memelihara aset perusahaan dengan benar seperti peralatan dan bangunan juga merupakan pengendalian internal.

Ini termasuk inspeksi yang dijadwalkan secara teratur dan pemeliharaan rutin serta perbaikan.

5. Pengelolaan kas

Mayoritas bisnis menjaga transaksi tunai seminimal mungkin, yang dengan sendirinya merupakan bentuk pengendalian internal.

Kas di tangan mengarah pada peluang untuk salah urus dan pencurian. Bila perlu memiliki uang tunai, kontrol internal ini penting:

• Batasi akses ke uang tunai dan brankas.
• Rekonsiliasi kas kecil secara teratur.
• Pisahkan uang yang masuk dan keluar.
• Secara teratur menyetorkan aset tunai
• Menerbitkan tanda terima untuk uang tunai yang masuk.
• Dapatkan tanda terima untuk kas keluar.
• Simpanlah bukti-bukti penerimaan dengan aman.

Baca juga: Cost Control: Pengertian, Manfaat, Metode, Tips dan Cara Melakukannya

6. Pembelian

Perusahaan memberi wewenang kepada orang yang berbeda untuk memulai, menyetujui dan membayar barang atau jasa.

Pemisahan tugas-tugas ini menyulitkan untuk memanipulasi proses pembelian dengan cara-cara yang akan merugikan perusahaan.

7. Inventaris

Pihak-pihak yang berbeda memesan dan menerima barang yang masuk, memisahkan tanggung jawab pembelian persediaan tersebut.

Perusahaan secara teratur menghitung dan mencatat barang di tempat, melakukan inventarisasi fisik sebagai bentuk pengendalian internal.

8. Pengembalian dana

Contoh lain pemisahan sebagai internal control adalah membuat karyawan yang berbeda bertanggung jawab untuk mengotorisasi pengembalian dan mengeluarkan pengembalian uang untuk barang-barang yang dikembalikan.

Baca juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

9. Hutang dagang

Bisnis juga memerlukan orang yang terpisah untuk menerima tagihan yang masuk dan menyetujui pembayaran tagihan di departemen hutang dagang atau accounts payable (AP) mereka.

Untuk memudahkan internal control dalam pengelolaan keuangan dan proses akuntansi bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur multi user dengan pengaturan otorisasi.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa membaca tutorialnya melalui tautan ini. Dan jika Anda tertarik mencoba menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

10. Perbankan

Untuk menghilangkan peluang fraud terkait transaksi bank, perusahaan segera menutup semua rekening yang tidak aktif dan secara teratur merekonsiliasi semua rekening aktif.

11. Cek

Tiga karakteristik yang dibutuhkan perusahaan dari penandatangan cek adalah dapat dipercaya, patience, dan ketersediaan.

Banyak bisnis memerlukan minimal dua tanda tangan pada cek. Perusahaan dapat membuat kumpulan penandatangan resmi, sehingga ketidakhadiran satu orang tidak akan menunda penerbitan cek.

12. Penggajian

Tanggung jawab untuk melaporkan jam kerja, mengotorisasi jumlah penggajian, dan mencairkan dana penggajian dimiliki oleh karyawan yang berbeda.

Prinsip pemisahan lagi-lagi membantu mencegah penanganan dana perusahaan yang tidak semestinya.

Anda juga bisa dengan mudah melakukan proses penggajian dengan praktis menggunakan software payroll dan HR terbaik dari Gajihub yang terintegrasi sempurna dengan software akuntansi Kledo.

13. Penggunaan komputer

Memantau dan menganalisis penggunaan komputer oleh karyawan adalah pengendalian internal yang digunakan bisnis secara teratur.

Hal ini tidak hanya memberikan wawasan tentang aktivitas karyawan yang mungkin curang secara finansial, tetapi juga membantu memantau penggunaan yang tepat dari sumber daya perusahaan yang tak tergantikan, waktu karyawan.

14. Asuransi

Bisnis membeli asuransi untuk melindungi aset yang tanpanya organisasi akan kesulitan untuk beroperasi dan untuk melindungi barang-barang bernilai tinggi yang mungkin mudah dicuri.

Kendaraan bermotor, uang tunai dalam jumlah besar untuk transportasi, peralatan khusus dan bangunan beserta isinya adalah contoh properti yang harus diasuransikan oleh perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Buku Stok Barang? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai pengendalian internal atau internal control dalam operasi bisnis. Melakukan internal control adalah hal penting untuk memastikan seluruh proses dalam bisnis terkendali dan seluruh informasi bisnis transparan.

Disisi pengelolaan keuangan, untuk memudahkan Anda dalam proses internal control, Anda bisa mencoba menggunakan sistem akuntansi modern seperti software akuntansi Kledo.

Dengan menggunakan Kledo, seluruh data keuangan Anda bisa Anda kelola dengan mudah dan transparan, pencatatan transaksi yang praktis, mengelola multi gudang dan multi user dengan otorisasi berlapis, dan membuat laporan keuangan dalam sekali klik, kapanpun dimanapun.

Jadi tunggu apalagi? Jadikan pengendalian internal operasional bisnis Anda lebih mudah dengan mengggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.