12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan

Mempelajari bagaimana pembukuan dapat merampingkan praktik bisnis dengan tips pembukuan adalah hal yang penting. Hal ini bisa membuat Anda dengan mudah melakukan pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik,

Anda dapat mengelola keuangan bisnis dengan efisien menggunakan alat dan pengetahuan yang tepat di bidang akuntansi dan pembukuan.

Dengan mengetahui berapa banyak pendapatan bisnis Anda dan ke mana uang tersebut pergi, Anda dapat mengambil keputusan yang akurat dan fokus pada pengembangan bisnis Anda.

Pada artikel ini kami akan membahas tips pembukuan untuk bisnis kecil dan mengapa akuntansi bisnis kecil itu penting untuk pengembangan bisnis yang berkelanjutan.

Akuntansi untuk UMKM

Secara sederhana, proses akuntansi dalam bisnis kecil atau UMKM berarti menyimpan catatan keuangan yang akurat untuk bisnis Anda.

Menyimpan catatan keuangan yang lengkap akan memberi tahu Anda berapa banyak keuntungan atau kerugian bisnis Anda, sehingga Anda dapat terus memantau pengeluaran Anda.

Anda juga harus memilih sistem pembukuan entri tunggal atau ganda, untuk mengetahui posisi keuangan bisnis Anda.

Pentingnya akuntansi dan pembukuan untuk bisnis kecil

Pencatatan yang akurat sangat penting untuk praktik bisnis yang baik.

Agar pemilik bisnis kecil dapat mengetahui kesehatan keuangan perusahaan mereka, mereka harus selalu memperbarui catatan untuk melacak laba dan rugi.

Tanpa mengikuti pendapatan dan pengeluaran, bisnis bisa gagal.

Pemilik bisnis harus memantau arus kas dengan cermat untuk memastikan dana operasional yang cukup tersedia untuk menjaga bisnis tetap berjalan.

Adalah praktik yang baik untuk memiliki pembukuan yang akurat jika salah sumber pendaaan Anda pinjaman bank dan untuk menyelesaikan penghitungan pajak Anda.

Pembukuan yang baik dapat membantu mendeteksi fraud dan pemborosan, tergantung jenis bisnis Anda.

Baca juga:Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

Apa Saja Tantangan dalam Akuntansi Bisnis Kecil?

Saat menyiapkan sistem pembukuan atau akuntansi untuk bisnis kecil Anda, pertama-tama harus memutuskan apakah Anda ingin menyimpan catatan secara manual dengan software akuntansi atau dengan menyewa perusahaan luar.

Saat menjalankan bisnis kecil, penting untuk melacak arus kas dan memiliki kemampuan untuk menutupi pengeluaran tak terduga.

Kecuali jika Anda menggunakan layanan pembukuan untuk memberi tahu Anda saat ada masalah, Anda harus melacak pendapatan dan pemasukan dengan cermat.

Hal ini bisa menjadi tantangan dengan komitmen lain dalam mengoperasikan bisnis kecil.

Anda akan bertanggung jawab atas pembayaran yang akurat kepada mereka dan otoritas pajak jika Anda memiliki karyawan.

Kesalahan dapat mengakibatkan denda yang mahal dari Dirjen Pajak. Dengan peraturan pajak yang rumit dan sering berubah, penting untuk memastikan Anda mengikuti undang-undang dan peraturan terbaru.

Proses merekonsiliasi pembukuan adalah tantangan lain bagi pemilik bisnis kecil karena satu kesalahan dapat mengakibatkan kerugian besar.

Jika bisnis Anda mengharuskan pengumpulan pajak penjualan, Anda mungkin diharuskan menyerahkan ppelaporan pajak yang akurat.

Jika Anda merasa mampu untuk mengelola pembukuan secara internal, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi.

Hal ini dapat membantu meringankan beberapa masalah yang mungkin Anda hadapi dengan pencatatan manual.

Baca juga: Tips Pembukuan Restoran dan Strategi yang Harus Anda Perhatikan

12 Tips Mengelola Pembukuan untuk Bisnis Kecil dan UMKM

1. Pilih software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan Anda

Saat memilih software akuntansi, salah satu hal pertama yang perlu Anda putuskan adalah bagaimana Anda akan menggunakannya dan fitur-fitur yang Anda perlukan.

Anda juga perlu mempertimbangkan biaya dan jumlah pengguna.

Jika Anda berniat melakukan penggajian secara internal, Anda akan membutuhkan program atau software yang sesuai dengan jenis bisnis Anda.

Sebagai contoh, jika perusahaan Anda hanya mempekerjakan karyawan freelancer, Anda tidak memerlukan fitur yang sama dengan perusahaan konstruksi yang mempekerjakan karyawan tetap dan sering lembur.

Apakah bisnis Anda akan membuat faktur, estimasi biaya, atau laporan penagihan?

Jika ya, Anda memerlukan software akuntansi untuk menyiapkan laporan.

Software pelacakan inventaris dan persiapan pajak dapat membantu merampingkan operasi bisnis Anda.

Jumlah karyawan juga akan menjadi faktor yang mempengaruhi program yang Anda pilih.

Jika Anda menggunakan aplikasi atau software lain, Anda akan membutuhkan software akuntansi yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi tersebut.

Beberapa perangkat lunak akuntansi yang tersedia untuk bisnis kecil meliputi:

Intuit QuickBooks

Berbagai fitur tersedia untuk membantu bisnis Anda berjalan dengan lancar dan tetap mutakhir. Biaya bulanan bervariasi berdasarkan jumlah pengguna, dari satu hingga 25 pengguna.

Freshbooks

Untuk bisnis yang lebih kecil, Freshbooks mengenakan biaya per klien yang dapat ditagih, bukan berdasarkan jumlah pengguna. Ini adalah program yang murah untuk perusahaan dengan kebutuhan faktur kecil.

Baca juga: Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya

Xero

Xero merupakan program berbasis awan yang ditujukan untuk pemilik bisnis mikro.

Meskipun tidak menyertakan fitur-fitur yang ditemukan pada QuickBooks atau Freshbooks, program ini berbiaya rendah dan menawarkan opsi penagihan pembayaran jika Anda perlu menagih pembayaran dari pelanggan.

Kledo

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesi yang sangat mudah digunakan dan cocok untuk semua jenis dan skala bisnis termasuk UMKM.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa meembuat invoice dengan mudah, membuat laporan keuangan dalam 1 klik, terintegrasi dengan marketplace, software HR dan aplikasi POS, serta fitur lainnya yang akan membantu proses pembukuan bisnis Anda.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Kenali Pengertian serta Perbedaan Pembukuan dan Akuntansi

2. Pilih metode akuntansi

Tips pembukuan bisnis kedua adalah dengan memastikan Anda memilih metode akuntansi yang tepat.

Ada dua metode utama akuntansi bisnis kecil adalah berbasis kas dan akrual.

Meskipun metode berbasis kas adalah yang paling mudah digunakan, metode ini tidak cocok untuk semua bisnis kecil.

Lihatlah perbedaan antara akuntansi berbasis kas dan akrual serta batasan-batasannya.

Akuntansi berbasis kas

Akuntansi berbasis kas adalah yang paling sederhana dari kedua metode tersebut dan digunakan untuk siklus bisnis yang pendek ketika persediaan tidak terlibat.

Bisnis yang menjual langsung ke konsumen dan memiliki pendapatan tahunan lebih dari 2 milyar rupiah tidak dapat menggunakan metode ini.

Pendapatan dicatat saat diterima; jika tidak, maka tidak dianggap sebagai pendapatan.

Kelemahan dari metode kas adalah metode ini hanya memberikan gambaran jangka pendek tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.

Jika Anda memutuskan untuk mengembangkan bisnis Anda atau menjual kepada konsumen, Anda harus beralih ke metode akrual untuk memenuhi prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum (PABU).

Hal ini dapat menjadi tantangan jika Anda telah beroperasi dengan metode kas untuk waktu yang lama, tetapi kemungkinan besar akan lebih efisien.

Akuntansi berbasis akrual

Metode akuntansi berbasis akrual mencatat pendapatan saat ditagih, bukan saat diterima. Setelah faktur dibuat, pendapatan dicatat.

Metode akuntansi akrual memberikan gambaran keuangan yang lebih luas, sehingga Anda dapat menyesuaikan operasi bisnis Anda jika prospek keuangan Anda tidak menguntungkan

Kerugiannya adalah Anda mungkin tidak selalu tahu berapa dana yang Anda miliki, dan Anda mungkin tidak memiliki dana yang diperlukan jika Anda memiliki banyak faktur yang belum dibayar.

Baca juga: Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya

3. Lacak dan catat setiap pengeluaran

Sebagai pemilik bisnis, Anda bertanggung jawab untuk mencatat setiap pengeluaran yang dibayarkan dari akun bisnis Anda.

Apa pun metode pembayaran yang digunakan, setiap transaksi harus dicatat dengan tanggal, jumlah, dan tujuannya.

Baca juga: Panduan Pembukuan Penjualan bagi Pelaku Bisnis, Wajib Dicoba!

4. Siapkan laporan keuangan

Memiliki sistem pembukuan yang terjadwal dapat membantu Anda tetap terorganisir dan mengetahui posisi keuangan Anda setiap minggu dan bulan.

Jadwal dapat mencakup membayar vendor pada waktu tertentu setiap bulan, merekonsiliasi laporan bank bulanan, mencatat pendapatan mingguan, dan melakukan setoran bank yang dijadwalkan secara teratur.

Buat laporan keuangan secara rutin

Di akhir setiap bulan, membuat laporan keuangan adalah yang terbaik. Jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo, laporan keuangan dapat dibuat secara otomatis.

Jika seseorang dari staf Anda atau akuntan luar yang menyiapkan laporan tersebut, tinjau keakuratannya dan terus pantau kondisi keuangan Anda.

Jika Anda membayar pajak karyawan atau pajak penjualan, Anda perlu menyiapkan laporan triwulanan untuk mengirimkan pembayaran ke Dirjen Pajak. Mempersiapkan laporan pengeluaran triwulanan juga bermanfaat.

Neraca adalah gambaran sekilas tentang seberapa besar nilai bisnis Anda. Hal ini dihasilkan dengan melihat aset Anda dan apa yang Anda miliki dibandingkan dengan kewajiban dan utang yang belum dilunasi.

Hal ini dapat membantu menentukan apakah bisnis Anda mengambil terlalu banyak utang untuk mendukung pendapatannya.

5. Pastikan Anda membayar tagihan dan faktur tepat waktu

Jika bisnis kecil Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo, ini akan membantu melacak kapan faktur jatuh tempo.

Namun jika Anda tidak menggunakan software akuntansi, Anda harus mempertimbangkan untuk menetapkan waktu setiap bulan untuk melakukan pembayaran dan metode pembayaran yang digunakan.

Anda mungkin memiliki vendor yang bisa Anda bayar secara online, atau Anda bisa mengirimkan cek.

6. Pisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis

Saat memulai bisnis baru, salah satu langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka rekening untuk bisnis.

Penting untuk tidak menggabungkan dana bisnis dan pribadi.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membuka rekening tabungan untuk menyetor kewajiban pajak.

Baca juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya

7. Menggaji diri sendiri

Menggaji diri sendiri adalah praktik bisnis yang baik. Hal ini akan mengurangi potensi masalah yang mungkin terjadi antara rekening pribadi dan bisnis.

Menyisihkan uang untuk diri sendiri secara teratur dan menyetorkannya ke rekening pribadi Anda akan mengurangi kesalahan pembukuan.

Jika Anda harus membayar pengeluaran bisnis dengan dana pribadi, pastikan untuk membayarnya dengan transfer langsung.

Catat setiap transaksi seperti yang Anda lakukan untuk pengeluaran bisnis lainnya.

8. Miliki sistem pengarsipan

Anda bisa menyimpan file di komputer, menyimpannya secara fisik, atau keduanya.

Jika Anda menyimpan file di komputer, pastikan Anda memiliki cadangan komputer sehingga ada dua versi dokumen penting Anda jika salah satunya rusak.

Jika Anda menyimpan arsip dalam bentuk fisik, pilihlah sistem pengarsipan yang memberikan akses termudah ke informasi yang Anda butuhkan.

Pastikan Anda memiliki sistem pengarsipan fisik yang baik dengan folder yang diberi label dengan jelas dan file yang paling sering digunakan mudah diakses.

Jika Anda memiliki informasi rahasia, pastikan Anda dapat mengunci sistem pengarsipan Anda.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan bagi Pemula dan Contohnya, Lengkap!

9. Gunakanlah teknologi baru

Kemajuan teknologi dapat membantu merampingkan pembukuan dan praktik akuntansi bisnis kecil Anda.

Mengintegrasikan sistem komunikasi terbaru ke dalam bisnis Anda memungkinkan Anda untuk berkomunikasi lebih baik dengan karyawan dan klien.

Untuk menghemat biaya dan menambah efisiensi pada bisnis Anda, pertimbangkan konferensi video, sistem telepon awan, dan mempekerjakan karyawan jarak jauh.

Baca juga: Pengertian Pembukuan Adalah? Pembahasan Lengkap dan Mendalam

10. Mempekerjakan akuntan yang berkualifikasi tinggi diperlukan

Akan sangat menguntungkan bisnis Anda jika Anda memiliki akuntan lebih dari sekadar untuk tujuan pengajuan pajak penghasilan.

Seorang akuntan selalu mengikuti perkembangan undang-undang dan peraturan pajak dan terkadang dapat menemukan pengurangan yang terlewatkan.

Saat memilih akuntan, Anda harus bertemu langsung untuk membahas kebutuhan akuntansi Anda dan memastikan akuntan tersebut adalah orang yang dapat menjalin hubungan kerja yang baik. Perjelas kebutuhan dan harapan Anda.

11. Selalu analisis laporan akuntansi Anda

Jangan mengandalkan akuntan Anda untuk menganalisis laporan akuntansi Anda,

Tugas mereka adalah memasukkan data ke dalam software akuntansi atau pencatatan manual. Tugas manajer adalah memeriksa output dari sistem akuntansi untuk membantu mengelola bisnis.

Bisnis kecil sering kali kesulitan dengan arus kas, dan ada beberapa laporan akuntansi sederhana yang dapat membantu Anda.

Laporan penagihan piutang usaha

Laporan ini menunjukkan kepada Anda berapa banyak utang setiap pelanggan dan apakah utang tersebut masih lancar atau sudah jatuh tempo.

Selain menunjukkan kapan Anda harus menghubungi pelanggan terkait pembayaran, laporan ini juga memberikan gambaran yang cukup baik mengenai berapa banyak uang tunai yang harus Anda kumpulkan dalam waktu dekat.

Laporan umur utang usaha (A/P)

Di sini, Anda dapat melihat berapa banyak utang Anda kepada setiap vendor dan kapan jatuh temponya.

Hal ini membantu Anda melihat kebutuhan arus kas di masa depan dan mengantisipasi kekurangan arus kas yang harus segera diatasi.

Laporan arus kas

Laporan arus kas memisahkan arus kas Anda berdasarkan aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan.

Arus kas negatif dari kegiatan operasional berpotensi menjadi masalah serius yang perlu ditangani.

Baca juga: 10 Kesalahan Pembukuan, Solusi, dan Cara Mencegahnya

12. Siapkan anggaran setidaknya setiap triwulan

Tips pembukuan untuk UMKM terakhir berhubungan dengan penganggaran.

Setelah Anda meninjau laporan akuntansi, Anda seharusnya memiliki informasi yang baik untuk memproyeksikan arus kas Anda untuk beberapa bulan ke depan.

Langkah pertama dalam menyiapkan anggaran yang baik adalah memperkirakan penjualan.

Meninjau penjualan yang ditampilkan pada laporan laba rugi Anda selama beberapa bulan terakhir akan memberikan beberapa informasi tentang berapa penjualan yang seharusnya terjadi di bulan depan.

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan seperti apa penjualan pada periode yang sama tahun lalu untuk memperhitungkan musim dalam bisnis Anda.

Langkah selanjutnya dalam menyusun anggaran yang baik adalah memeriksa pengeluaran pada laporan laba rugi terbaru

Cobalah untuk memprediksi berapa pengeluaran utama pada periode yang Anda perkirakan berdasarkan perkiraan penjualan Anda.

Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan adalah

Pengeluaran mana yang akan meningkat atau menurun dengan perubahan penjualan?

Ini adalah biaya variabel Anda dan merupakan yang paling sulit untuk diprediksi. Misalnya, biaya tenaga kerja langsung dan biaya bahan langsung mungkin paling baik diprediksi sebagai persentase penjualan.

Pengeluaran mana yang akan tetap sama terlepas dari penjualan?

Pengeluaran tetap ini biasanya mudah diprediksi, seperti sewa bulanan.

Apakah ada perubahan besar pada operasi saya?

Pastikan untuk mempertimbangkan perubahan apa pun yang mungkin tidak muncul pada laporan keuangan Anda sebelumnya.

Misalnya, jika Anda mempekerjakan karyawan baru, biaya penggajian Anda mungkin akan meningkat.

Pastikan untuk membandingkan hasil aktual Anda dengan arus kas yang Anda perkirakan.

Mungkin sulit untuk membuat prediksi yang baik pada awalnya, tetapi setelah beberapa kali melalui siklus, Anda akan melihat peningkatan yang dramatis.

Setelah Anda dapat membuat proyeksi pengeluaran yang akurat, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah.

Tanpa anggaran, banyak pemilik bisnis tidak menyadari adanya masalah hingga mereka mengalami krisis arus kas.

Baca juga: Mencari Aplikasi Pembukuan Usaha? Perhatikan Hal ini

Kesimpulan

Itulah 12 tips pembukuan yang bisa Anda lakukan, terutama jika Anda pemilik yang baru membuka usaha.

Mengetahaui semua tips pembukuan diatas tidak hanya akan membuat Anda dengan mudah dalam mengambil keputusan penting dalam bisnis, namun juga Anda bisa belajar cara pengelolaan keuangan bisnis seefektif mungkin.

Pastikan juga Anda menggunakan tools yang memudahkan Anda dalam mengalola keuangan dan pembukuan, salah satunya adalah software akuntansi online Kledo.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.