Pengertian Laporan Operasional, Jenis, Contoh, dan Tips Membuatnya

Biasanya, laporan tersebut memiliki visual yang menunjukkan alur kerja operasional. Para pemimpin menggunakan laporan tersebut untuk membuat keputusan yang cepat.

Pelaporan berkisar dari tingkat dasar hingga tingkat lanjut.

Pelaporan dasar memiliki pilihan laporan yang terbatas dan lebih sedikit cara untuk membuatnya sendiri.

Pelaporan tingkat lanjut mengotomatiskan proses dan memungkinkan Anda membuat laporan dari awal dan mengumpulkan data dari berbagai sumber.

Contoh Laporan Operasional

Contoh laporan operasional berbeda-beda menurut industri.

Orang-orang di bidang keuangan menggunakan laporan operasional untuk fokus pada data yang diperlukan untuk klien.

Seorang eksekutif penjualan akan menggunakan filter di dasbor untuk melihat data spesifik.

Tim pemasaran menggunakannya untuk melihat apakah kampanye iklan efektif.

Tiga industri utama yang dapat mengoptimalkan bisnis mereka dengan menggunakan laporan operasional antara lain:

Manufaktur

Pelaporan operasional sangat penting dalam industri manufaktur karena berbagai alasan.

Tujuannya adalah untuk mengukur bagian penting dari rantai produksinya untuk meningkatkan waktu henti mesin dan biaya operasional.

Pelaporan operasional juga berguna untuk memantau lini produksi secara keseluruhan, mengukur efisiensi karyawan secara individu, dan menganalisis tingkat cacat.

Laporan operasional dapat mencakup data penggunaan sumber daya dan biaya, efisiensi produksi, dan bahkan kinerja mesin yang berbeda.

Produsen memantau operasi untuk menghindari masalah yang merugikan dalam rantai pasokan dan lini produksi.

Pimpinan dapat membuat keputusan yang cepat dan akurat dengan menghubungkan detail seperti pengiriman, penggunaan mesin, dan aliran produksi pabrik.

Status pengiriman
Pengemasan
Persediaan
Tren pengiriman
Peralatan

Ritel

Para pemimpin di industri ritel menggunakan pelaporan operasional untuk mengidentifikasi tren pasar dan produk sambil menyusun strategi lini produk.

Peritel dapat menggunakan wawasan untuk mengelola rantai pasokan secara efisien, mengoptimalkan produktivitas, menangani kepuasan pelanggan, dan meningkatkan penjualan.

Toko dapat menggunakan data dalam laporan operasional untuk memantau pertumbuhan penjualan terhadap tolok ukur dan menganalisis penjualan individu per shift, panggilan yang dilakukan, jumlah penjualan, dan prospek yang dikonversi.

Laporan tersebut juga merupakan alat yang baik untuk mengenali pelanggan setia dan mengidentifikasi segmen pelanggan yang paling menguntungkan.

Peritel dapat melihat data yang terkait dengan bagaimana mereka memposisikan barang di lantai atau barang musiman dengan melacak data penjualan dan metrik lainnya setiap hari.

Bagan dan tabel business intelligence mengintegrasikan data ke dalam dasbor yang mudah dibaca.

Pimpinan dapat memproses informasi dan membagikannya kepada para pemangku kepentingan.

Sesuaikan faktor-faktor seperti pembayaran vendor, kewajiban keuangan saat ini, dan modal kerja tergantung pada kebutuhan bisnis.

Modal kerja
Siklus konversi kas dalam hitungan hari
Varians anggaran
Tingkat kesalahan pembayaran vendor
Margin laba bersih

Warehouse

Fasilitas ini bertanggung jawab atas aktivitas seperti fulfillment, distribusi, atau proses e-commerce.

Menjalankan laporan rutin untuk gudang sangat penting untuk mendiagnosis status inventaris dan proses manajemen.

Laporan tersebut dapat membantu Anda mengidentifikasi produk yang meningkatkan biaya penyimpanan inventaris.

Laporan operasional juga mengungkapkan cara-cara untuk meningkatkan penggunaan gudang dan praktik terbaik untuk tenaga kerja.

Ada banyak jenis pelaporan gudang yang dapat Anda gunakan untuk memasok data.

Misalnya, Anda dapat menjalankan laporan tentang pengiriman berdasarkan pelanggan, riwayat berdasarkan pemasok, inventaris yang tersedia, dan jumlah siklus. Pelajari lebih lanjut tentang mengubah gudang.

Anda dapat menggunakan alat bantu BI untuk menyederhanakan tampilan data untuk proses pemenuhan, distribusi, dan e-commerce dalam laporan operasional.

Menjalankan laporan untuk gudang sangat penting untuk mendiagnosis status inventaris. Dasbor visual membantu mengumpulkan, memproses, dan menyajikan temuan data utama.

Biaya operasional gudang
Tingkat pesanan proyek
Total pengiriman berdasarkan daerah tujuan
Pengiriman tepat waktu

Kapan Harus Menggunakan Laporan Operasional?

Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan pelaporan operasional tergantung pada kebutuhan organisasi.

Sebelum Anda mulai membuat laporan, kenali apa yang Anda inginkan untuk disampaikan oleh laporan tersebut.

Organisasi di setiap industri harus selalu berada di atas proses sehingga mereka dapat memperoleh gambaran data yang lengkap.

Alat business intelligence dengan dasbor operasi visual dan opsi pemfilteran menawarkan cara untuk mengunduh dan berbagi analisis data real-time atau bulanan.

Sebuah maskapai penerbangan dapat melacak penerbangan tepat waktu dengan pelaporan operasional untuk menemukan tren penundaan dan cara-cara untuk meningkatkan kinerja.

Perusahaan pengiriman pengiriman besar seperti JNE atau JNT menggunakan laporan untuk melihat apakah sistem koordinasi mereka berjalan secara efisien.

Laporan-laporan tersebut akan berfokus pada waktu pengiriman, volume pengiriman, kepuasan pelanggan, dan cakupan layanan.

Mengapa Laporan Operasional Penting?

Data dalam laporan operasional sangat penting untuk membantu organisasi dengan rencana bisnisnya.

Manajer menyajikan data dalam laporan atau dasbor dan membagikannya secara internal maupun eksternal.

Informasi ini memungkinkan para pekerja dan pemimpin untuk:

Membuat keputusan yang tepat secara real-time
Mengidentifikasi cara untuk menghemat waktu dan uang
Meningkatkan infrastruktur internal
Menciptakan inisiatif perusahaan jangka panjang

Apa Saja Isi Laporan Operasional?

Isi dari laporan operasional bervariasi tergantung pada jenis data dan seberapa sering Anda menjalankan laporan tersebut.

Laporan tersebut biasanya berisi informasi tentang salah satu dari empat jenis utama laporan operasional berikut ini:

Informasi terkini

Laporan ini berfokus pada hal-hal yang membuat fasilitas berjalan. Laporan ini mencakup data tentang peralatan, seperti kondisi saat ini, suku cadang, dan garansi. Laporan ini juga mencakup tenaga kerja dan peralatan yang digunakan.

Pekerjaan dan perencanaan saat ini

Jenis laporan operasional ini adalah tentang bagaimana pekerjaan diselesaikan. Ini biasanya mencakup data tentang jadwal peralatan dan beban kerja serta ketersediaan karyawan.

Anda juga akan menemukan informasi tentang suku cadang yang dicadangkan untuk pekerjaan yang akan datang dan suku cadang yang mungkin perlu diisi ulang.

Analisis forecasting atau prediksi

Laporan ini membantu manajer menjadwalkan dan mencari tahu apakah sumber daya yang tersedia cukup untuk menyelesaikan pekerjaan di masa mendatang.

Pekerjaan dan tren historis

Gunakan jenis laporan operasional ini untuk melihat tren historis tentang suku cadang, keandalan peralatan, dan kinerja staf.

Bergantung pada jenis laporan yang dibutuhkan pemimpin, mereka dapat menelusuri informasi spesifik.

Hal tersebut dapat mencakup hal-hal seperti hasil kerja, biaya sumber daya, surplus atau defisit produksi, catatan ketenagakerjaan, struktur keuangan, proses organisasi, dan pendapatan.

Apa saja yang tercakup dalam laporan operasional?

Laporan operasional mencakup berbagai poin data yang melihat lebih dalam pada proses organisasi.

Biasanya, mereka juga memiliki laporan keuangan.

Setiap laporan operasional memiliki tujuan yang sama. Namun, data yang spesifik menunjukkan tantangan yang berbeda. Informasi yang diinginkan oleh para pemimpin berbeda-beda di setiap industri.

Sebagai contoh:

Laporan operasional keuangan mencakup key performance indicator (KPI) dan metrik yang penting bersama dengan detail lain yang relevan seperti kinerja harian.
Laporan operasional pemasaran mencakup data tentang prospek yang dihasilkan, biaya per klik, dan konversi.
Laporan operasional untuk teknologi mengukur waktu respons dan kualitas dukungan teknologi.

Pelaporan merupakan tantangan yang berbeda ketika perusahaan melakukan ekspansi. Para eksekutif terkadang menggunakan pihak ketiga untuk mengelola laporan.

Banyak perusahaan global menggunakan enterprise resource plan (ERP) berbasis cloud yang terintegrasi untuk menyederhanakan pelaporan keuangan dan kepatuhan akuntansi yang bervariasi di setiap negara.

Apa Saja Sistem Utama Pelaporan Operasional?

Ada dua sistem utama pelaporan operasional: laporan real-time dan laporan bulanan.

Setiap strategi pertumbuhan tinggi bergantung pada kedua jenis pelaporan tersebut.

Laporan operasional real-time

Laporan-laporan ini menyediakan analisis data langsung. Eksekutif dapat mengakses laporan sesuai kebutuhan, dengan fokus pada tren, angka, dan statistik yang berubah secara real-time.

Hasil penyaringan memungkinkan manajer untuk menyusun strategi dalam jangka pendek dan menunjukkan kepada mereka cara-cara untuk menjadi lebih responsif dan adaptif, dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Laporan operasional bulanan

Para pemangku kepentingan tingkat atas menggunakan laporan ini untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang operasi. Data ini memungkinkan mereka untuk membuat keputusan berdasarkan inisiatif jangka panjang.

Laporan operasional bulanan visual dari KPI tingkat atas membantu manajer dan karyawan untuk tetap berada di jalur yang benar dan merevisi tujuan.

Penting untuk diingat bahwa tanpa informasi yang benar mengenai anggaran, biaya, perkiraan, persediaan, tenaga kerja, dan proyek, mustahil untuk mengetahui jenis keputusan yang harus diambil.

Apa Perbedaan Utama Antara Laporan Fungsional dan Operasional?

Laporan fungsional dan laporan operasional sedikit berbeda.

Pelaporan operasional melihat fungsi keseluruhan dari bisnis sehari-hari, sedangkan pelaporan fungsional melihat tantangan masing-masing departemen. Pelaporan ini berfokus pada fungsi dan peran dalam perusahaan.

Pelaporan fungsional melihat laporan operasional untuk fokus pada tugas-tugas tertentu. Tujuannya adalah untuk menggunakan keterampilan karyawan di setiap departemen secara efektif.

Katakanlah pelaporan operasional organisasi menunjukkan kesenjangan kinerja – tujuan baru perusahaan berubah menjadi mengurangi biaya secara keseluruhan.

Hasil dari pelaporan fungsional kemudian akan bervariasi di seluruh departemen. Akuntansi harus menemukan bagaimana dan di mana harus memangkas biaya, misalnya.

Di sisi lain, bagian manufaktur harus menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam proses mereka.

Jenis Pelaporan Apa yang Digunakan Bisnis?

Mengumpulkan data adalah hal yang penting di setiap industri. Perusahaan juga akan menggunakan alat intelijen bisnis (BI) dan dasbor visual untuk pelaporan.

Pelaporan yang populer meliputi:

Pelaporan analitis

Metode ini menggunakan data kualitatif dan kuantitatif untuk menganalisis dan mengevaluasi strategi atau proses bisnis.

Sebagai contoh, laporan rumah sakit menunjukkan bahwa rumah sakit dapat mengurangi waktu tunggu rata-rata.

Atau perusahaan pemasaran mengetahui bahwa lalu trafic website berasal dari sumber di luar anggaran yang diinvestasikan.

Keduanya dapat menggunakan informasi tersebut untuk mengubah strategi mereka.

Pelaporan strategis

Proses ini menetapkan dan memenuhi (atau melampaui) tujuan organisasi dalam jangka panjang.

Biasanya dikembangkan oleh manajemen tingkat senior, laporan ini berfokus pada metrik tingkat tinggi. Pelaporan strategi menunjukkan data historis, saat ini, dan data prediktif, dengan tujuan untuk:

Meningkatkan keterlibatan dan inovasi karyawan
Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi internal
Menghemat waktu dan uang melalui wawasan cerdas dan tolok ukur
Merencanakan keberlanjutan dan optimalisasi pertumbuhan perusahaan

Laporan keuangan

Laporan ini menggunakan laporan keuangan untuk menunjukkan kesehatan finansial perusahaan selama suatu periode.

Pelaporan keuangan membantu manajemen mengambil keputusan tentang masa depan perusahaan.

Laporan ini memberikan informasi kepada kreditor dan investor tentang profitabilitas dan stabilitas organisasi. Format laporan keuangan manual dasar biasanya berupa spreadsheet.

Namun, jika Anda ingina mendapatkan laporan keuangan dengan format yang lebih mudah di mengerti dan instan, Anda bisa mencoba software akuntansi Kledo.

Dengan menggunakan Kledo, seluruh proses akuntansi, pencatatan transaksi, dan membuat laporan keuangan bisa Anda lakukan dalam 3 klik.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Perbedaan Laporan Operasional dan Business Intelligence

Pelaporan operasional adalah proses penyediaan laporan lengkap aktivitas perusahaan secara teratur. Di sisi lain, business intelligence adalah alat yang cerdas untuk menyatukan data.

Laporan operasional memberikan wawasan untuk interval waktu-jam, harian, mingguan, dan bulanan.

Terkadang, para stakeholders ingin menyesuaikan laporan-laporan ini dan berinteraksi dengannya untuk menelusuri ke bawah atau ke atas untuk menemukan detail yang diinginkan.

Tujuan dari business intelligence atau BI adalah untuk mengumpulkan, memproses, dan menyajikan data. Proses ini biasanya menggunakan dasbor interaktif.

Bekerja dengan alat yang menggunakan BI membantu para pemimpin membuat keputusan yang tepat di bawah tekanan dan dalam jangka panjang.

Karyawan non-teknis terkadang membuat laporan operasional yang bersifat ad hoc. Seorang pengguna menyiapkan solusi BI dan menghubungkannya ke sumber data.

Kemudian mereka mengatur parameter dan memutuskan objek mana yang dapat dilihat oleh pengguna akhir. Setelah itu, mereka mendistribusikan data.

Apa Saja Manfaat Laporan Operasional?

Para pemimpin atau manajer bisnis menggunakan data dari laporan operasional untuk melacak tren.

Hasil dari laporan sangat penting untuk mengambil keputusan yang cepat. Pelaporan operasional mendukung manajemen operasi.

Alasan mengapa pelaporan operasional bermanfaat bagi bisnis antara lain sebagai berikut:

Pelaporan operasional memberikan wawasan yang mudah dipahami secara real-time dengan dasbor visual.
Pelaporan organisasi dapat melacak kemajuan di semua tingkat operasi.
Pelaporan organisasi meningkatkan efisiensi di berbagai departemen.
Pelaporan operasional menunjukkan analitik sesuai permintaan kepada pelanggan. Ini dapat digunakan untuk menyajikan hasil pengeluaran dan manfaat dari membeli atau berinvestasi dalam suatu produk.

Para pemimpin dalam manajemen operasi menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi pola dan menyusun strategi yang sesuai, sementara para eksekutif dapat meningkatkan pekerjaan sehari-hari mereka untuk meningkatkan produktivitas.

Manfaat terbesarnya adalah pelaporan organisasi membantu menghemat waktu dan uang.

Tips Terbaik dalam Membuat Laporan Operasional

Laporan operasional haruslah up to date dan mudah dibaca. Tentukan target audiens dan tujuan dari laporan tersebut.

Alat BI yang digunakan harus memiliki dasbor yang mudah dinavigasi dengan informasi penting di bagian atas.

Praktik-praktik terbaik lainnya yang perlu dipertimbangkan:

Buatlah data story dengan cara untuk memfilter dan mengurutkan berdasarkan apa yang penting bagi setiap pengguna.
Dasbor harus menampilkan indikator key performance indicator (KPI) di bagian atas dan kemudian beralih ke tingkat wawasan berikutnya. Tampilan terakhir harus menampilkan informasi yang lebih rinci untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar.
Gunakan proses batch otomatis sehingga laporannya konsisten. Sebagian besar laporan operasional berasal dari database yang menggunakan proses otomatis yang disebut proses batch.
Bagaimana pengguna menavigasi dari data ringkasan ke detail adalah jalur informasi. Pengguna harus dapat menemukan informasi yang dapat ditindaklanjuti dalam tiga kali klik.
Pengguna perlu memahami asal-usul data dalam laporan. Tambahkan tautan yang menjelaskan metode pengumpulan data, filter, dan formula.
Fokuskan perhatian pengguna dengan pendekatan lampu lalu lintas-merah, oranye, dan hijau. Merah berarti berhenti (atau masalah), sedangkan hijau berarti baik.

Bagaimana Bisnis Mengevaluasi Laporan Operasional?

Pelaporan operasional menjadi lebih umum dari sebelumnya karena kemajuan teknologi saat ini.

Sistem BI juga terus meningkat. Dan meskipun kita tahu bahwa laporan berbasis data membantu para pemimpin mengambil keputusan, laporan itu sendiri harus dievaluasi.

Artikel ilmiah “reviews current evaluation methods ” mengulas metode evaluasi yang ada saat ini dan melihat dua faktor: kualitatif dan kuantitatif.

Faktor-faktor kualitatif termasuk:

Kualitas data (keandalan, akurasi, dan waktu penyegaran data)
Informasi (relevansi dan kegunaan)
Representasi (efektivitas visual dan aksesibilitas)

Faktor kuantitatif termasuk:

Penghematan waktu (Apakah ada peningkatan produktivitas?)
Dampak langsung (Apakah ada perubahan operasional?)
Dampak tidak langsung (Apakah ada kepatuhan baru terhadap pedoman dan/atau biaya yang dihindari?)

Studi ini mengungkapkan bahwa survei pengguna adalah jenis evaluasi yang paling umum dilakukan.

Karena survei memiliki cakupan yang terbatas, penelitian ini menggunakan metode evaluasi tersendiri, yang diverifikasi dengan studi kasus di dunia nyata.

Gunakan Kledo untuk Proses Membuat Laporan Operasional Lebih Baik

Menggunakan business intelligence (BI) dan data membantu bisnis membuat keputusan yang tepat secara real-time.

Dengan Solusi dari Kledo, Anda bisa membuat pelaporan operasional menjadi lebih baik karena menyediakan akses mudah ke semua data keuangan yang Anda butuhkan.

Pelaporan keuangan Kledo memberi tim keuangan dan akuntansi alat yang canggih untuk menganalisis dan menampilkan data.

Laporan keuangan siap pakai dapat disesuaikan untuk menyoroti hasil tertentu. Gabungkan data keuangan, statistik, dan operasional dengan analisis multidimensi untuk mendapatkan wawasan baru tentang kinerja keuangan perusahaan Anda.

Tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses yang lebih baik melalui tautan ini.

About
Latest Posts

sugi priharto

8 tahun pengalaman di dunia digital marketing dan penulisan terkait bisnis, pemasaran, keuangan, dan akuntansi.