E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital

Jutaan faktur ata invoice dipertukarkan antara penjual dan pembeli setiap hari – namun pengiriman dan pemrosesan faktur secara tradisional melibatkan prosedur manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. E-invoice menawarkan sebuah alternatif.

Mengelola faktur secara elektronik memungkinkan organisasi untuk merampingkan fungsi bisnis universal ini. Dengan e-invoice, pemasok dapat secara otomatis membuat dan mengirimkan faktur kepada pelanggan dalam format digital terstruktur, dan pelanggan dapat mengotomatiskan pemrosesan dan pembayaran faktur tersebut.

Pada artikel kali ini kami akan membahas secara lengkap apa it e-invoice beserta menjelaskan perbedaannya dengan invoice digital.

Apa yang Dimaksud dengan Invoice Elektronik (E-Invoice)?

Invoice elektronik adalah faktur digital yang berisi informasi penagihan yang disajikan dalam format terstruktur yang dikirimkan secara elektronik dari pemasok ke pelanggan.

E-invoice menawarkan banyak keuntungan bagi penjual dan pelanggan. Bisnis yang menyediakan produk dan layanan dapat secara otomatis membuat faktur elektronik dari transaksi penjualan, daripada harus membuat dan mencetaknya secara manual.

Perusahaan yang menerima faktur elektronik dari pemasok mereka dapat mengotomatiskan langkah-langkah pemrosesan padat karya, seperti pencocokan faktur dengan pesanan pembelian dan pengiriman.

Faktur elektronik dapat menghilangkan prosedur faktur manual yang memakan waktu, rawan kesalahan, dan mahal. Secara tradisional, karyawan membuat faktur dengan tangan, kemudian memasukkannya ke dalam amplop dan mengirimkannya ke pelanggan atau mengirimnya melalui email dalam bentuk gambar PDF.

Ini adalah proses yang memakan waktu yang rentan terhadap kesalahan pemasukan data. Pelanggan kemudian melakukan proses yang sama dengan memeriksa faktur secara manual dengan catatan pembelian dan pengiriman yang mereka terima sebelum membayarnya, sering kali dengan cek.

E-invoice memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan proses hutang piutang sekaligus memungkinkan pelanggan untuk mengotomatiskan proses piutang, terutama ketika fungsi-fungsi e-invoice diintegrasikan ke dalam aplikasi bisnis mereka.

Meskipun adopsi e-invoice telah berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir, akarnya dapat ditelusuri sejak tahun 1960-an, ketika bisnis mulai menggunakan jaringan pertukaran data elektronik atau internet electronic data interchange (EDI) dan format data untuk bertukar faktur dan informasi bisnis lainnya. (Teknologi ini masih digunakan secara luas di beberapa industri.)

Banyak sistem faktur elektronik sekarang menggunakan platform berbasis cloud yang lebih modern dan format XML untuk bertukar faktur.

Baca juga: Barang Sudah Dikirim, Tapi Invoice Telat Dibayar? Coba Solusi Ini!

Bagaimana Cara Kerja E-Invoice?

Invoice elektronik menyederhanakan operasi keuangan dengan memfasilitasi pengelolaan utang usaha (AP) dan piutang usaha (AR) secara sistematis melalui alur kerja yang didigitalkan dalam faktur pelanggan dan pemasok.

Berikut ini adalah rincian langkah demi langkah yang memberikan gambaran umum singkat dari setiap proses:

Pembuatan faktur oleh pelanggan (faktur keluar)

• Pembuatan faktur: Tahap ini menandai awal dari manajemen piutang, di mana invoice elektronik dibuat di dalam sistem ERP, software akuntansi, atau platform e-invoce untuk menagih pelanggan atas barang atau jasa yang diberikan.
• Integrasi dan pengiriman data: Faktur yang dibuat kemudian dikirimkan melalui operator ke pelanggan dalam format data terstruktur melalui solusi yang aman dan terintegrasi, yang membantu menjaga keakuratan dan integritas data.
• Validasi: Sebelum dikirim ke pelanggan, e-invoice menjalani validasi otomatis untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan dan standar yang ditetapkan.
• Pengiriman ke penerima: E-invoice yang telah divalidasi kemudian dikirim ke pelanggan dalam format yang mereka inginkan, mengakomodasi preferensi dan persyaratan faktur spesifik mereka, memfasilitasi transaksi yang cepat dan lancar.

Baca juga: 7 Alasan Pentingnya Menggunakan Software Cloud Based Invoice

Pembuatan faktur oleh pemasok (faktur masuk)

• Tanda terima faktur: Proses ini memulai siklus manajemen utang usaha, dimulai dengan menerima faktur elektronik dari pemasok, yang diintegrasikan langsung ke dalam sistem akuntansi atau ERP penerima.
• Integrasi dan pemrosesan data: Pada tahap ini, sistem memproses data faktur dalam format terstruktur, menyiapkannya untuk ditinjau dan divalidasi lebih lanjut, memastikan integrasi dan aliran data yang lancar.
• Validasi: Seperti proses keluar, e-invoice menjalani peninjauan otomatis untuk memverifikasi kepatuhannya terhadap peraturan yang telah ditetapkan, mendorong akurasi dan transparansi dalam transaksi.
• Pencatatan akhir: Setelah validasi, data faktur secara otomatis terdaftar di sistem keuangan, yang menyederhanakan proses pembayaran dan secara efektif menangani utang usaha, menandai selesainya siklus transaksi bisnis yang lancar.

Baca juga: Anjak Piutang (Invoice Factoring): Pengertian, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

Jenis Invoice

Faktur dapat dikategorikan menurut penggunaan bisnisnya. Berikut adalah beberapa jenis yang paling umum:

Faktur penjualan

Ini adalah jenis faktur yang paling umum. Bisnis membuat faktur penjualan untuk meminta pembayaran saat menjual barang atau jasa kepada pelanggan.

Informasi standar pada faktur meliputi nama pemasok dan pelanggan serta informasi kontak, nomor faktur, barang atau jasa yang disediakan, jumlah yang terhutang, tenggat waktu pembayaran, dan metode pembayaran yang diterima.

Jika Anda tertarik membuat faktur penjualan secara online dan gratis, Anda bisa mengunjungi halaman ini.

Faktur pro forma

Digunakan oleh penjual untuk memberikan perkiraan sebelum mengeluarkan barang atau jasa apa pun, faktur jenis ini berisi perkiraan biaya, deskripsi pekerjaan, dan informasi lain yang mungkin diperlukan pelanggan untuk memutuskan apakah akan melanjutkan atau tidak.

Faktur yang sudah lewat jatuh tempo

Faktur ini dikirimkan kepada pelanggan yang belum membayar faktur penjualan pada tanggal jatuh tempo.

Faktur ini dapat mencakup biaya keterlambatan yang ditentukan dalam kontrak penjualan. Faktur ini harus dikirimkan kepada pelanggan sesegera mungkin setelah tanggal jatuh tempo dan menyertakan semua rincian yang ada pada faktur penjualan asli.

Memo kredit

Bisnis mengirimkan memo kredit, juga dikenal sebagai faktur kredit, ketika perlu memberikan diskon atau pengembalian dana. Faktur kredit dapat diterbitkan jika produk rusak selama pengiriman atau untuk memperbaiki kesalahan faktur sebelumnya.

Memo debit

Juga disebut faktur debit, dokumen ini menunjukkan bahwa bisnis perlu menambah jumlah yang terutang oleh pelanggan.

Misalnya, bisnis dapat menerbitkan faktur debit jika jumlah awal yang ditagihkan untuk sebuah proyek adalah perkiraan dan menggunakan lebih banyak waktu dan sumber daya daripada yang diantisipasi.

Baca juga: Disputed Invoices: Pengertian, Penyebab, dan Solusi

Faktur campuran

Faktur jenis ini menggabungkan tagihan kredit dan debit ke dalam satu faktur. Jumlah bersihnya mencerminkan jumlah utang pelanggan.

Faktur komersial

Ini adalah jenis faktur khusus yang diperlukan untuk beberapa transaksi internasional. Faktur ini digunakan untuk mendapatkan izin bea cukai dan menghitung tarif dan bea.

Tergantung pada negara yang terlibat, faktur ini dapat mencakup klasifikasi bea cukai barang, serta jumlah, berat atau volume, deskripsi, dan harga.

Timesheet invoice

Bisnis yang menagih layanan mereka per jam atau per hari biasanya mengirimkan faktur timesheet.

Timesheet invoice mencakup jumlah jam kerja dan tarif per jam yang dikenakan. Profesional yang menggunakan faktur timesheet termasuk pengacara, konsultan, dan psikolog.

Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya

Faktur sementara

Proyek besar sering kali diselesaikan secara bertahap, dengan pembayaran sebagian dilakukan saat tonggak pencapaian tercapai. Pencapaian dan pembayaran disepakati sebelum proyek dimulai. Faktur interim membantu bisnis kecil mengelola arus kas mereka pada proyek-proyek besar.

Faktur akhir

Faktur ini dikirim pada saat proyek besar selesai. Faktur ini merinci jumlah yang harus dibayarkan setelah dikurangi pembayaran interim dari total biaya proyek.

Faktur berulang

Bisnis yang menyediakan layanan berkelanjutan atau berulang sering menggunakan faktur berulang, yang diterbitkan setiap bulan atau pada interval reguler lainnya.

Contoh bisnis yang menerbitkan faktur berulang termasuk perusahaan yang menyediakan perangkat lunak berbasis cloud, layanan streaming, atau keanggotaan gym.

Baca juga: Rekomendasi Software Invoice Terbaik untuk Bisnis Anda

Standar E-Invoice

Standar e-invoice mendefinisikan serangkaian jenis faktur, format, dan sintaksis dengan tujuan memungkinkan bisnis untuk bertukar dan secara otomatis memproses faktur dan dokumen bisnis lainnya.

Di banyak negara, perusahaan harus mematuhi standar faktur elektronik untuk berbisnis dengan lembaga pemerintah; beberapa negara mewajibkan bisnis menggunakan standar faktur elektronik bahkan untuk transaksi dengan bisnis lain.

Ada banyak standar yang ada. Berikut ini beberapa standar yang lebih umum:

JSON (JavaScript Object Notation)

JSON adalah format pertukaran data ringan yang mudah dibaca dan ditulis oleh manusia dan mesin. Meskipun lebih sering dikaitkan dengan aplikasi web, JSON juga mulai digunakan dalam faktur elektronik karena kesederhanaan dan kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman modern.

XML (eXtensible Markup Language)

XML adalah bahasa markup serbaguna yang digunakan untuk mendefinisikan struktur dan konten data dalam format yang dapat dibaca manusia.

Bahasa ini banyak digunakan dalam faktur elektronik karena fleksibilitas dan ekstensibilitasnya. Dalam faktur elektronik berbasis XML, elemen data ditandai dengan label deskriptif, sehingga memudahkan untuk menginterpretasikan dan memproses informasi.

Baca juga: Pentingnya Invoice Tagihan dan Cara Mudah Membuatnya

Peppol BIS

Seperangkat format standar yang secara khusus dibuat untuk dokumen elektronik yang berkaitan dengan proses pengadaan dalam jaringan Peppol.

Standar ini memfasilitasi pertukaran berbagai dokumen terkait pengadaan, termasuk faktur. Standar ini merupakan bagian integral dari proses faktur elektronik modern, yang mendorong interoperabilitas dan komunikasi yang efisien antara sistem bisnis yang berbeda di seluruh dunia.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport):

EDIFACT adalah standar global untuk pertukaran data elektronik (EDI) yang digunakan di berbagai industri.

Meskipun EDIFACT telah digunakan secara tradisional untuk pertukaran dokumen bisnis tanpa kertas, termasuk faktur, EDIFACT juga diadaptasi untuk proses e-invoice modern.

Baca juga: Format Invoice yang Sering Digunakan dalam Bisnis

Manfaat E-Invoice

E-invoice dapat memberikan berbagai manfaat bisnis, mulai dari biaya yang lebih rendah hingga lebih sedikit kesalahan dan arus kas yang lebih baik.

Banyak dari manfaat ini berasal dari fakta bahwa e-invoice memfasilitasi otomatisasi yang lebih luas dari proses akuntansi dan pembayaran untuk pemasok dan pelanggan. Manfaatnya meliputi:

Peningkatan produktivitas

E-invoice sangat mengurangi kebutuhan akan upaya manual bagi pemasok. Karyawan tidak perlu menghabiskan waktu untuk memasukkan data karena software akuntansi secara otomatis membuat dan mengirim e-invoice ketika transaksi penjualan dicatat atau produk dikirim ke pelanggan.

Hal ini membebaskan karyawan untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk kegiatan yang lebih penting.

Lebih sedikit kesalahan

Data transaksi secara otomatis disalin ke e-invoice, sehingga menghilangkan potensi kesalahan pemasukan data.

Hal ini juga mengurangi kemungkinan sengketa pembayaran yang memakan waktu dan membuat frustasi.

Pencocokan dan validasi otomatis

Bagi pelanggan, e-invoice menyederhanakan pencocokan faktur secara otomatis dengan dokumen pembelian dan pengiriman (pencocokan tiga arah) untuk memastikan bahwa faktur secara akurat mencerminkan apa yang dipesan dan diterima.

Hal ini dapat menghemat banyak sekali upaya. Pemasok dapat lebih mudah mencocokkan pembayaran yang diterima dengan transaksi penjualan awal.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Invoice Sederhana

Menghemat biaya

Berkurangnya upaya manual dan akurasi yang lebih tinggi berarti biaya yang lebih rendah bagi pemasok dan pelanggan.

Meningkatkan arus kas

E-invoice dapat mempersingkat siklus pembayaran secara dramatis, sehingga meningkatkan arus kas bagi pemasok.

Otomatisasi membantu memastikan bahwa pemasok dapat mengirimkan faktur dengan segera, yang berarti bahwa pelanggan dapat membayar lebih cepat karena mereka dapat dengan cepat memvalidasi faktur yang mereka terima.

Mengurangi dampak lingkungan

E-invoice menghilangkan kertas, tinta, dan amplop dari proses pembuatan faktur, sehingga mengurangi dampak lingkungan.

Baca juga: Invoice Financing: Pembahasan Lengkap dan Cara Kerjanya

Tantangan Menggunakan E-Invoice

Meskipun invoice elektronik memiliki banyak manfaat, namun penting juga untuk mengetahui potensi hambatan dalam penerapannya.

Beralih ke e-invoice mungkin melibatkan perubahan pada proses internal perusahaan dan cara mereka berinteraksi dengan pelanggan dan pemasok.

Di beberapa negara, ada juga pertimbangan kepatuhan. Berikut adalah beberapa tantangan potensial:

Perubahan alur kerja

Invoice elektronik dapat mengubah proses piutang dan utang usaha. Meskipun perubahan tersebut dapat membuat proses kerja karyawan lebih mudah, beberapa orang mungkin tidak menyukai gagasan untuk meninggalkan prosedur yang sudah biasa dan sudah berlangsung lama. Penting untuk mengedukasi mereka terlebih dahulu.

Resistensi pelanggan

Tidak semua pelanggan dapat memanfaatkan faktur elektronik sepenuhnya. Beberapa bahkan mungkin tidak terbiasa menerima faktur melalui email.

Beberapa negara mengharuskan pelanggan untuk memberikan persetujuan sebelum pemasok dapat mengirimkan faktur elektronik kepada mereka.

Filter spam

Jika faktur elektronik dikirim melalui email, faktur tersebut dapat berakhir di folder spam pelanggan. Hal ini dapat dihindari dengan memiliki portal pelanggan di mana faktur dikirimkan dan pelanggan dapat diberi tahu.

Kepatuhan terhadap peraturan

Di beberapa negara mengharuskan perusahaan untuk menggunakan format dan jaringan faktur elektronik tertentu saat melakukan bisnis dengan organisasi sektor publik dan, dalam beberapa kasus, bahkan saat bertransaksi dengan bisnis lain.

Persyaratan umum lainnya termasuk tanda tangan digital, pelaporan pajak otomatis, dan penyimpanan faktur elektronik untuk jangka waktu tertentu.

Baca juga: Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah

Apa Perbedaan E-Invoice dan Invoice Digital

Istilah “invoice digital”, “faktur online”, dan “e-bill” terkadang digunakan untuk merujuk pada “e-invoice” atau “faktur elektronik”. Namun, penting untuk diperhatikan bahwa istilah-istilah alternatif tersebut tidak selalu mencakup definisi yang sama. Jadi, perlu diingat bahwa tidak semua invoice digital adalah e-invoice yang sebenarnya.

Invoice digital biasanya berupa file PDF atau Word. Terkadang, faktur ini merupakan faktur kertas yang dipindai atau diubah menjadi bentuk digital.

Invoice ini mudah dipahami oleh banyak orang karena sudah familiar. Sedangkan, invoice elektronik atau e-invoice adalah file data yang ditransfer antar komputer dan tidak mudah dipahami oleh manusia.

	Invoice kertas	PDF invoice	E-invoice
Tidak ada perubahan sistem	Ya	Ya	Ya
Hemat biaya	X	Ya	Ya
Meningkatkan efisiensi	X	X	Ya
Keamanan	X	X	Ya
Pengiriman dan pemrosesan real time	X	X	Ya
Kualitas data yang lebih baik	X	X	Ya
Keterlacakan dan penelusuran	X	X	Ya
Arus kas yang lebih baik dan DSO lebih rendah	X	X	Ya
ROI yang tinggi	X	X	Ya
Lebih ramah lingkungan	X	X	Ya

Baca juga: Cara Membuat Invoice Excel Dengan Mudah dan Sederhana

Kesimpulan

Ketika memilih solusi e-invoice, pertimbangkan potensinya untuk memaksimalkan efisiensi operasi dengan mengotomatiskan proses keuangan.

Kemampuan invoice elektronik yang terintegrasi ke dalam perangkat lunak bisnis yang komprehensif dapat membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut. Sebagai contoh, software akuntansi seperti Kledo dapat secara otomatis menghasilkan faktur elektronik dari transaksi penjualan.

Kledo juga memiliki fitur yang memungkinkan Anda melakukan penyimpanan dokumen, menghitung pajak yang benar, dan menyertakan tanda tangan digital jika diperlukan.

Jika tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis 14 hari melalui tautan ini.