Ketika pelanggan ingin membeli sesuatu dari pemasok, mereka menyusun purchase order atau PO dan ini mirip dengan faktur. Sayangnya banyak pemilik bisnis yang belum mengetahui tentang apa itu PO.
Purchase order atau pesanan pembelian ini mencantumkan barang yang dibeli, harga jual yang disepakati, dan total biaya pesanan. Ini juga menguraikan tanggal pembelian, metode dan tanggal yang diharapkan untuk pengiriman dan syarat pembayaran.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu PO atau purchase order, mengapa itu penting dan apa bedanya purchase order dengan faktur atau invoice.
Apa itu PO atau Purchase Order?
Purchase order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli yang menegaskan niat mereka untuk membeli barang atau jasa dari pemasok.
Ini adalah permintaan untuk produk bersama dengan harga yang disepakati.
Penjual dapat menyetujui harga yang lebih rendah dari biasanya karena pembeli membeli dalam jumlah besar, penjual memberikan diskon kepada pembeli untuk kesetiaan atau untuk menjual lebih banyak produk.
Tujuan dari pesanan pembelian adalah untuk melacak pesanan serta untuk menjamin pembayaran dari pembeli.
Baca juga: Faktur Pembelian: Pembahasan Lengkap Dan Perbedaannya Dengan Faktur Penjualan
Komponen dalam dokumen PO
Pesanan pembelian biasanya mencakup elemen-elemen berikut:
- Nama pembeli
- Alamat tagihan
- Alamat Pengiriman
- Nomor PO
- Syarat pembayaran
- Pemohon
- Departemen
- Catatan
- Barang yang dipesan
- Kuantitas
- Harga barang
- Jumlah item baris
- Jumlah pesanan
Semua informasi ini diperlukan karena memberi tahu pemasok siapa yang membeli, ke mana pesanan harus dikirim, berapa lama pembeli harus membayar pesanan dan apakah ada diskon untuk pembayaran lebih awal.
Ini juga mencakup nomor pelacakan untuk tujuan pelanggan dan penjual, menjelaskan siapa yang meminta pengiriman untuk memastikan tanggung jawab, departemen yang memesan dan jumlah barang yang dipesan dengan harga yang disepakati.
Total pesanan adalah total yang dibayar pelanggan saat faktur jatuh tempo.
Ini adalah detail umum yang ada dalam purchase order, tetapi dapat disesuaikan untuk mencerminkan kebutuhan pelanggan atau untuk pesanan khusus.
Semakin banyak informasi yang dimasukkan ke dalam pesanan pembelian, semakin efektif dokumen tersebut.
Untuk mengetahui lebih jelas mengenai apa itu PO, Anda bisa melihat contohnya pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 13 Tips Pembukuan Usaha yang Harus Anda Lakukan Dalam Bisnis Anda
Kenapa Purchase Order Penting dalam Sebuah Bisnis?
Pembeli dan penjual mengembangkan hubungan satu sama lain dan saling percaya dari waktu ke waktu.
Namun, tetap penting bagi kedua belah pihak untuk memverifikasi bahwa perjanjian penjualan dipenuhi dan semua informasi akurat.
Melacak pesanan melindungi kedua belah pihak saat pembelian dilakukan. Di bawah ini adalah beberapa alasan terpenting untuk menyusun purchase order:
Kepercayaan dan verifikasi
Bahkan ketika ikatan kepercayaan tumbuh antara pembeli dan pemasok, masih perlu ada jaminan pembayaran dan pasokan dengan setiap pembelian.
Purchase order meminta pertanggungjawaban masing-masing pihak dan meminimalkan potensi kesalahpahaman. Bisnis tumbuh dan berubah, yang berarti saling pengertian dapat berubah juga. Pesanan pembelian membantu memastikan pemahaman ini tetap konstan.
Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal
Organisasi
Pertumbuhan untuk bisnis berarti menambah pelanggan baru, yang menambah kompleksitas pemenuhan pesanan.
Cukup menuliskan informasi di selembar kertas dan memberikannya kepada seseorang untuk dipenuhi tidak akan berhasil jika perusahaan terlalu besar.
Menempatkan semua pelanggan ke dalam sistem pesanan pembelian yang dapat dilacak membuat pelanggan puas dan membantu memastikan lebih banyak bisnis bagi penjual.
Akuntabilitas
Pesanan pembelian membantu merampingkan operasi penjualan untuk bisnis. Ini menciptakan dokumen yang dapat ditegakkan secara hukum yang mendorong penjual dan pembeli untuk melakukan seperti yang disepakati dalam persyaratan.
Ini juga membantu melacak kemajuan barang yang dijual dan memudahkan penjual untuk merekonsiliasi pesanan yang belum selesai. Menggunakan pesanan pembelian adalah praktik bisnis yang baik bagi kedua belah pihak.
Baca juga: Lakukan 3 Tips Ini Untuk Memulai Bisnis Anti Gagal
Status Hukum yang Mengikat saat Melakukan Purchase Order
Ketika pembeli membuat PO untuk membeli sesuatu dari pemasok, mereka menandatangani kontrak yang mengikat secara hukum.
Pembeli membuat pernyataan niat untuk membeli dan menjanjikan penjual bahwa pesanan akan dibayar sesuai dengan persyaratan. Jika pembeli gagal membayar barang yang dipesan, penjual memiliki opsi untuk mengejar pembayaran melalui sistem pengadilan.
Purchase order pada dasarnya adalah surat promes yang memiliki semua detail yang ditata. Karena purchase order mengikat secara hukum, penjual dapat menggunakannya untuk mengajukan pinjaman.
Nantinya otoritas yang memberikan pinjaman tersebut akan menawarkan persentase dari nilai nominal PO dan mengambil alih pengumpulan pembayaran.
Jika Anda ingin membuat invoice digital dengan mudah dan praktis, Anda bisa mencoba mengunjungi halaman ini.
Cara Melacak Purchase Order
Pesanan pembelian membutuhkan pelacakan sehingga siapa pun dapat memeriksa statusnya dengan informasi di sistem.
Pelacakan juga mencegah pengiriman dikirim dua kali. Seseorang di area pemenuhan pesanan dapat mencari nomor pesanan pembelian untuk menentukan apakah pesanan telah dipenuhi atau belum.
Dan jika sepertinya pesanan belum terisi, mereka bisa menyelidiki lebih lanjut. Jika pelanggan belum menerima kiriman mereka, mereka dapat menghubungi penjual dan meminta seseorang untuk melacak paket melalui nomor pesanan pembelian.
Hutang juga dapat menggunakan nomor pelacakan untuk mengetahui apakah dan kapan faktur telah dibayar.
Penambahan nomor pelacakan pesanan pembelian memudahkan untuk mengetahui status pembelian kedua belah pihak.
Pelacakan pesanan pembelian menghilangkan ambiguitas dan membantu pembeli dan penjual mempertahankan tanggung jawab mereka satu sama lain.
Baca juga: Prinsip Ekonomi: 10 Prinsip dan Juga Contohnya yang Harus Anda Ketahui
Apa Perbedaan PO dengan Invoice?
Sebelum mengetahui perbedaan po dan invoice secara lebih mendalam, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu tentang apa itu invoice.
Apa itu Invoice?
Invoice atau faktur adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.
Lebih khusus lagi, itu adalah tagihan yang meminta pembayaran dan memungkinkan bisnis mendapatkan bayaran untuk produk dan layanan yang mereka sediakan.
Faktur yang tepat membantu manajemen persediaan, pengajuan pajak yang akurat, dan memungkinkan Anda mengetahui barang yang paling banyak diminta, waktu pembelian puncak, dan pola pembelian pelanggan lainnya.
Komponen dalam invoice
Untuk mengisi faktur, Anda perlu elemen-elemen berikut:
- Header dengan kata “Faktur” atau “Faktur Penjualan”
- Informasi kontak bisnis dan pelanggan
- Nomor faktur atau ID
- Nomor PO (opsional)
- Nama dan deskripsi produk
- Biaya per unit
- Tanggal penagihan
- Tanggal jatuh tempo
- Jumlah total terutang
- Syarat pembayaran
Ingatlah bahwa semua komponen diatas dapat bervariasi tergantung pada jenis faktur yang diterbitkan bisnis.
Jika Anda mengirimkan produk secara internasional, misalnya, Anda harus mengeluarkan faktur komersial yang berisi detail tambahan seperti biaya pengiriman dan transportasi.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang elemen faktur dan cara membuatnya dari awal, lihat panduan kami tentang cara membuat faktur & mendapatkan pembayaran lebih cepat.
Untuk membuat invoice lebih mudah dan cepat secara online, Anda juga bisa mengunjungi halaman ini atau menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Perbedaan PO dan invoice
Perbedaan utama antara purchase order dan invoice meliputi:
- Purchase order dibuat oleh pembeli dan dikirim ke penjual, sedangkan invoice dikeluarkan oleh penjual dan ditujukan untuk pembeli.
- Tujuan dari purchase order adalah untuk mengkomunikasikan rincian pesanan kepada penjual. Anda mengirim faktur, di sisi lain, untuk meminta pembayaran dan mengkonfirmasi penjualan.
- Purchase order dikirim sebelum pengiriman produk dan merupakan salah satu dokumen pertama dari proses pembelian. Sedangkan invoice dikeluarkan setelah barang atau jasa selesai dikerjakan, dan biasanya merupakan salah satu dokumen terakhir yang diajukan.
- Pesanan pembelian memiliki nomor PO, sedangkan faktur memiliki ID faktur dan terkadang bahkan nomor PO sebagai pengenal.
- Pembeli menggunakan pesanan pembelian untuk melacak hutang dagang mereka. Penjual menggunakan faktur untuk melacak piutang mereka.
Baca juga: Tips Untuk Mengurangi Pengeluaran Usaha Bengkel
Kesamaan PO dan Invoice
Pesanan pembelian dan faktur sering membingungkan karena kesamaan berikut:
- Kedua dokumen tersebut memiliki daftar barang dan jasa yang terlibat dalam transaksi, bersama dengan informasi kontak pembeli dan penjual.
- Baik PO dan invoice adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang melayani tujuan komersial.
Tabel perbedaan purchase order dan invoice
| Faktur/Invoice | Pesanan Pembelian/Purchase Order (PO) | |
| Arti | Dokumen komersial yang memungkinkan bisnis dibayar untuk barang dan jasa yang mereka sediakan. | Dokumen komersial untuk mengkomunikasikan barang dan jasa yang ingin mereka pesan. |
| Maksud | Untuk meminta pembayaran | Untuk merinci pesanan |
| Dikeluarkan oleh | Penjual | Pembeli |
| Waktu yang Dikeluarkan | Setelah barang atau jasa dikirim. | Ketika pelanggan ingin memesan produk atau layanan. |
| Rincian | Header dengan kata “Faktur” Tanggal penagihan Tanggal jatuh tempo Nomor Faktur &nomor PO Pembeli dan penjual menghubungi rincian Deskripsi barang atau jasa Kuantitas barang atau jasa Harga per unit dan jumlah total yang terutang Ketentuan pembayaran seperti net-30, 1/15 net 60, dll. | Header dengan kata “Pesanan” Tanggal pesanan Tanggal validitas PO Number Pembeli dan penjual rincian kontak Deskripsi barang atau jasa Kuantitas barang atau jasa Harga per unit dan jumlah total Setiap catatan tambahan atau istilah |
Hubungan Serta Perbedaan PO dan PR (Purchase Requistion)
Salah satu istilah yang sering digunakan dalam proses pembelian adalah Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR). Meski begitu, masih banyak orang yang bingung dengan perbedaan dan hubungan antara kedua istilah tersebut.
Kedua istilah tersebut memang memiliki banyak kesamaan. Keduanya terkait dengan proses pembelian dan sama-sama merupakan dokumen yang digunakan dalam proses pembelian.
Namun, terdapat perbedaan yang jelas antara keduanya. PO adalah surat perintah yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk menyatakan bahwa pembeli setuju untuk membeli barang tertentu dengan harga, kuantitas dan jangka waktu tertentu.
Dengan mengirim PO, pembeli berjanji untuk membayar sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan dalam PO.
Sedangkan PR adalah sebuah permintaan untuk membeli barang atau jasa tertentu. PR biasanya dibuat oleh departemen yang berhubungan dengan pembelian, untuk meminta persetujuan pihak manajemen atas pembelian tertentu.
Uraian dalam PR biasanya berisi informasi tentang barang yang akan dibeli, harga, kuantitas, dan lain sebagainya.
Jadi, perbedaan utama antara PO dan PR adalah bahwa PO adalah sebuah surat perintah yang dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk menyatakan bahwa pembeli setuju untuk membeli barang tertentu dengan harga, kuantitas dan jangka waktu tertentu.
Sedangkan PR adalah sebuah permintaan untuk membeli barang atau jasa tertentu yang biasanya dibuat oleh departemen yang berhubungan dengan pembelian.
Namun, meski terdapat perbedaan antara PO dan PR, keduanya memiliki hubungan yang berkairab. Dalam proses pembelian, PR biasanya merupakan dokumen awal yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian. Setelah persetujuan dari manajemen, PR akan dikonversi menjadi PO dan dikirimkan kepada penjual.
Baca juga: Tentukan Harga Jual Produk dengan Cara Berikut Ini
Otomatiskan Pembuatan Faktur dan PO dengan Menggunakan Kledo
Membuat faktur dan PO secara manual di Word dan kertas cetak adalah cara yang mahal, memakan waktu, dan kuno dalam menangani akuntansi.
Itulah mengapa sebagian besar bisnis saat ini beralih ke otomatisasi dan software akuntansi online seperti Kledo.
Kledo menawarkan software akuntansi online intuitif yang memungkinkan Anda membuat faktur, memproses pesanan pembelian, dan melakukan pembayaran faktur secara digital dalam hitungan detik!
Dengan menggunkan Kledo, Anda dapat menemukan lebih dari 50 templat invoice profesional yang mudah disesuaikan dengan merek bisnis Anda.
Cukup tambahkan logo, tanda tangan, warna pilihan Anda, isi detail yang sesuai, dan selesai!
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
Baca juga: Sales Funnel: Pengertian, Tahap Membuatnya, dan Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Sebelum mengakhiri artikel ini, mari kita lihat pengertian lengkap dan perbedaan utama antara purchase order (PO) dan invoice atau faktur sekali lagi:
- Purchase order didahulukan, sebagai permintaan barang atau jasa oleh pelanggan. Kemudian, setelah pengiriman pembelian ini, penjual mengeluarkan faktur untuk meminta pembayaran.
- Purchase order dan faktur umumnya berisi informasi yang sama, kecuali mereka memiliki pengidentifikasi nomor yang berbeda, serta tanggal penagihan dan jatuh tempo yang berbeda.
- Kedua dokumen tersebut merupakan dokumen komersial penting yang diperlukan untuk melakukan akuntansi usaha kecil.
- Gunakan software akuntansi seperti Kledo untuk sepenuhnya mengotomatisasi pembuatan dan pencatatan PO dan faktur pada bisnis Anda.
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024