13 Tips Pembukuan Usaha yang Harus Anda Lakukan Dalam Bisnis Anda

Ingin mengetahui tips mengelola pembukuan usaha Anda? Sebagai pemilik bisnis, Anda memiliki banyak hal. Dari mengelola operasi bisnis Anda sehari-hari, bekerja dengan pelanggan, strategi pemasaran, membangun jaringan, dan menjaga semuanya berjalan lancar.

Sulit untuk menemukan waktu untuk memilah-milah spreadsheet keuangan, menganalisis angka-angka dan mengelola arus kas Anda.

Kenyataannya adalah bahwa mengelola pembukuan Anda adalah hal penting untuk mengendalikan keuangan Anda dan memastikan kesuksesan jangka panjang.

Berikut adalah beberapa tips pembukuan dan akuntansi usaha terbaik untuk membantu Anda memahami bagaimana informasi akuntansi dapat meningkatkan kesuksesan bisnis Anda.

Mengapa Pembukuan Itu Penting?

Pembukuan adalah hal yang sangat diperlukan dalam bisnis dan sistem akuntansi yang akurat dan kuat sangat berharga. Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat (BLS) melaporkan bahwa 20% bisnis baru gagal dalam tahun pertama, dan 50% gagal dalam lima tahun pertama.

Para ahli yang disurvei oleh peneliti dari Griffith University percaya bahwa faktor penting dalam menentukan kelangsungan hidup usaha kecil adalah literasi keuangan pemilik, termasuk pengetahuan mereka tentang perangkat lunak akuntansi.

Anda tidak perlu melakukan pembukuan sendiri, tetapi Anda perlu memahami bagaimana mengatur bisnis Anda agar pembukuan lebih efisien dan akurat.

Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

Pembukuan yang Baik Dimulai Dengan Bagaimana Bisnis Dioperasikan

Sebagian besar tips pembukuan dan akuntansi bisnis ini tidak ada hubungannya dengan sistem pembukuan itu sendiri, melainkan bagaimana Anda menjalankan bisnis Anda.

Pembukuan yang baik tidak didasarkan pada sekotak faktur dan kuitansi, melainkan laporan bank dan kartu kredit.

Seorang pemegang buku akan mencatat semua transaksi di rekening bank dan kartu kredit Anda dan kemudian melakukan rekonsiliasi antara pembukuan dan laporan mutasi bank Anda.

Rekonsiliasi ini adalah bagaimana mereka tahu bahwa semua transaksi telah dicatat pada jumlah yang tepat.

Aturan Emas untuk pembukuan: Setiap transaksi adalah untuk bisnis, dan tidak ada transaksi pribadi, harus mengalir melalui rekening bank bisnis dan kartu kredit Anda.

Aturan Emas ini mungkin terdengar cukup sederhana, tetapi banyak pemilik usaha kecil berjuang mati-matian untuk mengikutinya. Banyak dari tips berikut membantu Anda mengikuti Aturan Emas ini.

Berikut adalah beberapa tips pembukuan bisnis yang bisa Anda adaptasikan dalam usaha Anda:

1. Pisahkan Akun Pribadi dan Bisnis

Menggabungkan uang pribadi dan bisnis Anda mungkin tidak tampak seperti masalah besar pada awalnya.

Namun, setiap bisnis harus memiliki rekening bank bisnis terpisah yang terpisah dari rekening bank pribadi. Dalam banyak kasus, rekening bank bisnis terpisah adalah wajib, tergantung pada struktur bisnis Anda.

Akun terpisah ini akan memudahkan Anda dan pemegang buku Anda untuk memilah-milah pembelian dan penjualan yang relevan dengan bisnis Anda dan menghemat banyak waktu, tenaga, dan sakit kepala.

Baca juga: 10 Karakteristik Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu

2. Otomatisasi dengan Software Akuntansi Berbasis Cloud

Kita beruntung hidup di masa di mana perangkat lunak akuntansi berbasis cloud memberi Anda sebagai pemilik bisnis kekuatan untuk mengakses informasi bisnis Anda kapan pun Anda membutuhkannya, contohnya adalah Kledo.

Teknologi telah memungkinkan agar Anda tidak memilah-milah tumpukan dokumen setiap bulan, memeriksa spreadsheet, dan melakukan perhitungan manual. Saat menggunakan Kledo Anda tidak akan melakukan sebagain besar hal ini

Software akuntansi Kledo dapat secara otomatis mengirim faktur kepada pelanggan pada tanggal jatuh tempo yang tepat, melacak pengeluaran masuk dan keluar Anda, dan menghasilkan laporan keuangan dalam 1 klik.

Anda juga bisa menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

3. Buat Sistem Penyimpanan Catatan yang Mudah Diikuti

Setiap transaksi yang dilakukan bisnis Anda harus dicatat dan diatur dengan cara yang mudah bagi Anda untuk menjaga dan menjaga arus kas Anda tetap pada jalurnya.

Melacak semua catatan bisnis, termasuk faktur, kwitansi, dan pengeluaran akan membantu Anda memprediksi peluang masa depan untuk bisnis Anda dan menjaga kepatuhan pajak dalam kasus audit.

Meskipun ada cara mudah untuk mendigitalkan tanda terima kertas Anda, jika Anda lebih suka menyimpan catatan kertas, ini harus tetap berada di lemari yang terkunci dan aman di suatu tempat dan diatur ke dalam sistem yang sederhana.

Yang terbaik juga adalah memiliki cadangan catatan Anda untuk berjaga-jaga jika ada yang hilang.

Sebagai alternatif, Kledo dapat menyimpan dokumen-dokumen ini untuk Anda dengan memindai tanda terima Anda atau meneruskan tagihan langsung ke sistem pembukuan online Anda untuk rekonsiliasi dan penyimpanan catatan.

4. Atur Pengingat untuk Tenggat Waktu Penting

Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda sebagai pemilik bisnis berlari dari satu tantangan ke tantangan berikutnya.

Dengan begitu banyak kesibukan yang harus Anda jalani, mudah untuk kehilangan jejak kapan Anda harus membayar pajak, penggajian, dan faktur bisnis reguler.

Untuk menghindari tenggat waktu yang terlewat yang dapat membuat Anda memiliki pasangan yang baik atau tidak puas, atur pengingat untuk diri sendiri.

Anda dapat melakukan ini dengan kalender email Anda secara online, atau bahkan ponsel cerdas Anda.

Bahkan menulis catatan selama beberapa hari sebelum tenggat waktu dapat membantu Anda tetap pada jalurnya jika Anda secara teratur memeriksa kalender fisik Anda.

Baca juga: Proses Akuntansi Anda Masih Menggunakan Excel? Pahami Risikonya!

5. Membangun Jejak Audit

Tidak peduli seberapa hati-hati Anda dengan pembukuan Anda, Anda masih bisa berakhir dengan audit pajak dalam bisnis Anda.

Anda harus meninggalkan jejak dokumentasi yang mencadangkan semua yang telah Anda beli, dan semua yang telah dibayar pelanggan Anda.

Jejak audit pada dasarnya adalah pilihan dokumen yang membuktikan bahwa transaksi yang dicatat dalam pembukuan Anda memang benar adanya.

Jejak audit Anda akan membantu Anda menelusuri kembali langkah-langkah Anda jika Anda memiliki masalah dengan hal-hal seperti ketidakakuratan pajak, dokumen sumber, atau transaksi yang hilang.

6. Ketahui Pengeluaran Bisnis Anda

Sulit untuk memprediksi jenis pengeluaran apa yang akan Anda tangani ketika Anda mulai menjalankan bisnis Anda, dan jenis biaya apa yang dapat dikurangkan dari pajak Anda.

Misalnya, biaya yang terkait dengan operasi perusahaan dan terkait dengan penghasilan Anda dapat dikurangkan dari pajak. Namun, jika Anda membeli sesuatu yang hanya untuk Anda – Anda tidak dapat menambahkannya ke akun Anda.

Menggabungkan akun bisnis dan pribadi tidak berarti Anda dapat mengklaim semua yang Anda beli begitu saja. Anda perlu meninjau dan memahami apa yang dapat diklaim berdasarkan Undang-Undang Pajak di Indonesia.

Jika Anda tidak yakin apa yang dianggap sebagai pembelian yang dapat dikurangkan, hubungi profesional akuntansi atau departemen pajak setempat.

7. Buat Laporan Reguler

Strategi pembukuan yang baik tidak hanya penting untuk tujuan pajak. Melacak kas masuk dan keluar Anda memudahkan untuk melakukan pemeriksaan keuangan rutin.

Dengan software akuntansi yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa semua pelanggan Anda membayar faktur mereka tepat waktu dan menghindari kesenjangan dalam pelaporan Anda.

Meskipun baik untuk melakukan pemeriksaan bulanan, Anda mungkin ingin melihat secara mendalam catatan akuntansi dan pembukuan Anda di akhir setiap kuartal, memperhatikan tren seperti penurunan atau pertumbuhan penjualan, pengeluaran besar, atau bukti keterlambatan. -pelanggan yang membayar.

Evaluasi yang tepat dari nomor Anda akan membantu Anda merencanakan arus kas yang lebih baik di masa depan.

Baca juga: Rekening Koran: Pengertian, Komponen, Cara Mendapatkan, dan Fungsinya dalam Akuntansi

8. Lacak Setiap Pembayaran Tunai

Sangat mudah untuk melupakan hal ini ketika Anda pertama kali mulai membangun bisnis Anda, tetapi Anda juga perlu mencatat pembayaran tunai Anda.

Setiap uang tunai yang diterima oleh bisnis harus masuk ke rekening bank bisnis sebelum membelanjakannya – bahkan untuk produk bisnis. Sangat menggoda untuk segera mengambil uang tunai untuk membeli persediaan, tetapi ini dapat dengan mudah mengacaukan sistem pembukuan Anda.

Saat mencatat pembayaran tunai, ingatlah untuk mencatat pelanggan mana yang membayar, sehingga Anda tidak mengejarnya lagi nanti.

9. Anggarkan Pembayaran Pajak

Ada beberapa hal yang lebih indah daripada melihat bahwa bisnis Anda menghasilkan uang. Anda mungkin tahu bahwa Anda mulai mendapat untung dan memutuskan untuk mengembalikan semua uang ekstra Anda ke perusahaan sesegera mungkin.

Menghabiskan keuntungan untuk pengembangan produk, pemasaran, dan strategi pertumbuhan lainnya adalah cara yang bagus untuk mempertahankan momentum perusahaan Anda – tetapi jangan terburu-buru.

Ingatlah bahwa sebagian dari penghasilan Anda harus digunakan untuk pengeluaran pajak di akhir tahun.

Anda harus menabung setidaknya sebagian dari semua pendapatan Anda – mungkin 20% – untuk memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang untuk membayar tagihan Anda. Jika Anda kesulitan menyimpan uang ini di rekening bisnis Anda, gunakan rekening tabungan terpisah.

10. Ketahui Dasar-dasarnya

Banyak pemilik bisnis berpikir bahwa mereka tidak perlu belajar tentang pajak dan aturan akuntansi jika mereka memiliki seorang profesional untuk mengelola pembukuan mereka.

Anda bahkan mungkin merasa seperti itu jika Anda memiliki solusi software akuntansi otomatis. Namun, sementara aset ini mengurangi risiko Anda mengalami masalah dengan pajak Anda, sebaiknya Anda diberi tahu tentang kewajiban pajak Anda.

Baca juga: Pengertian Jurnal Koreksi, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

11. Bayar Gaji Sendiri

Pemilik perusahaan harus membayar sendiri gaji yang wajar dan menjalankannya melalui sistem penggajian seperti karyawan lainnya.

Namun, kami menyarankan agar pemilik wiraswasta, pekerja lepas, dan mitra juga membayar sendiri “gaji” meskipun, secara teknis, itu tidak termasuk dalam penggajian.

Membayar gaji untuk diri sendiri memperkuat gagasan bahwa bisnis Anda adalah entitas yang terpisah dan mengurangi kebutuhan Anda untuk melanggar Aturan Emas dengan meminta bisnis Anda membayar pengeluaran pribadi Anda secara langsung.

Alih-alih banyak transaksi selama bulan di mana bisnis membayar biaya atas nama Anda, mintalah bisnis menulis satu cek per bulan yang Anda setorkan ke rekening terpisah yang digunakan untuk membayar pengeluaran pribadi Anda.

12. Analisis Laporan Akuntansi Anda

Jangan mengandalkan pembukuan Anda untuk menganalisis laporan akuntansi Anda. Tugas mereka adalah memasukkan data ke dalam perangkat lunak.

Adalah tugas manajer dan pemilik bisnis untuk memeriksa output dari sistem akuntansi untuk membantu mengelola bisnis. Usaha kecil sering kesulitan dengan arus kas, dan ada beberapa laporan akuntansi sederhana yang dapat membantu Anda:

Piutang umur (A/R):

Laporan ini menunjukkan kepada Anda berapa banyak setiap pelanggan berutang kepada Anda dan apakah utang itu lancar atau lewat jatuh tempo.

Selain menunjukkan kapan Anda harus menghubungi pelanggan mengenai pembayaran, laporan tersebut akan memberi Anda gambaran yang cukup bagus tentang berapa banyak uang tunai yang harus Anda kumpulkan dalam waktu dekat.

Hutang akun lama (A/P):

Di sini, Anda dapat melihat berapa banyak Anda berutang kepada masing-masing vendor Anda dan kapan jatuh temponya.

Ini membantu Anda melihat kebutuhan arus kas masa depan dan mengantisipasi kekurangan arus kas yang harus segera diatasi.

Laporan arus kas:

Laporan arus kas memisahkan arus kas Anda dengan aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan. Arus kas negatif dari operasi berpotensi menjadi masalah serius yang perlu ditangani.

Sekitar 82% ahli mengatakan bahwa pemilik usaha kecil harus tahu bagaimana membuat dan memahami laporan keuangan dari perangkat lunak akuntansi komputer mereka.

Penting bagi Anda untuk mengetahui cara membuat pernyataan ini sendiri sehingga Anda dapat meninjaunya setidaknya setiap minggu.

13. Siapkan Anggaran Minimal Triwulanan

Sekarang setelah Anda meninjau laporan akuntansi Anda, Anda harus memiliki informasi yang baik untuk memproyeksikan arus kas Anda untuk beberapa bulan ke depan.

Langkah pertama dalam menyiapkan anggaran yang baik adalah dengan meramalkan penjualan. Meninjau penjualan yang ditunjukkan pada laporan laba rugi Anda selama beberapa bulan sebelumnya akan memberikan beberapa informasi tentang penjualan apa yang seharusnya terjadi bulan depan.

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan seperti apa penjualan untuk periode yang sama tahun lalu untuk memperhitungkan musim apa pun dalam bisnis Anda.

Langkah selanjutnya dalam anggaran yang baik adalah memeriksa pengeluaran pada laporan laba rugi baru-baru ini.

Cobalah untuk memprediksi berapa setiap pengeluaran utama dalam periode perkiraan Anda berdasarkan perkiraan penjualan Anda. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Beban mana yang akan meningkat atau menurun dengan perubahan penjualan? Ini adalah pengeluaran variabel Anda dan yang paling sulit diprediksi. Misalnya, biaya tenaga kerja langsung dan biaya bahan langsung mungkin paling baik diprediksi sebagai persentase penjualan.
  
• Pengeluaran mana yang akan tetap sama terlepas dari penjualan? Pengeluaran tetap ini biasanya mudah diprediksi, seperti sewa bulanan.
  
• Apakah ada perubahan besar pada operasi saya? Pastikan untuk mempertimbangkan setiap perubahan yang mungkin tidak muncul pada laporan keuangan Anda sebelumnya. Misalnya, jika Anda mempekerjakan karyawan kantor baru, biaya penggajian Anda mungkin akan meningkat.
  

Pastikan untuk membandingkan hasil aktual Anda dengan perkiraan arus kas Anda. Mungkin sulit untuk membuat prediksi yang baik pada awalnya, tetapi setelah beberapa kali melalui siklus, Anda akan melihat peningkatan yang dramatis.

Setelah Anda dapat membuat proyeksi pengeluaran yang akurat, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Tanpa anggaran, banyak pemilik bisnis tidak mengenali masalah sampai mereka mengalami krisis arus kas.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai tips pembukuan untuk usaha Anda. Pemilik usaha kecil tidak dapat menghilangkan sakit kepala pembukuan hanya dengan mengalihdayakan fungsi tersebut.

Seperti yang dijelaskan dalam 13 tips pembukuan dan akuntansi usaha ini, pembukuan dan akuntansi yang baik adalah tentang bagaimana Anda mengatur dan menjalankan bisnis Anda, yang hanya dapat dilakukan oleh pemiliknya.

Pastikan juga Anda menggunakan software akuntansi terbaik seperti Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.