Contoh Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Cara Membuatnya

Bagi Kawan Kledo yang pernah aktif di organisasi pasti tidak asing dengan laporan pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban biasanya dibuat oleh panitia, setelah kegiatan selesai dilaksanakan.

Laporan ini dibuat dalam bentuk tanggung jawab atas kegiatan atau acara yang telah diselenggarana. Dalam laporan pertanggungjawaban ini, terdapat berbagai komponen di dalamnya, mulai dari jalannya kegiatan atau acara hingga evaluasi dan hasil dari kegiatan.

Nah, kira-kira apa sih definisi formal dari laporan pertanggungjawaban ini? Apa saja unsur di dalamnya? Berikut ulasan lengkapnya:

Apa itu Laporan Pertanggungjawaban?

Laporan pertanggungjawaban merupakan bentuk tanggung jawab panitia atas kegiatan yang telah diselenggarakan dalam bentuk dokumen formal dan tertulis.

Laporan ini menjelaskan dengan detil tentang kegiatan yang telah dilaksanakan. Di dalamnya dijelaskan tentang agenda kegiatan yang dilaksanakan, pemakaian dana kegiatan, serta pencapaian yang diperoleh dari kegiatan tersebut.

Laporan pertanggungjawaban atau lebih sering disebut LPJ, disusun oleh panitia pelaksana kegiatan, yang kemudian harus dilaporkan kepada unit lain yang memiliki tingkatan yang lebih tinggi.

Hampir setiap organisasi memiliki LPJ untuk mempertanggungjawabkan target kegiatan, serta dana yang digunakan dalam kegiatan tersebut.

Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Sederhana dalam Bisnis

Apa Fungsi dari Laporan Pertanggungjawaban?

Beberapa fungsi dari LPJ adalah:

1. Sebagai bahan evaluasi

LPJ memuat detil kegiatan yang dilaksanakan berikut pemakaian dananya, dan dibuat setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Dari LPJ dapat dibuat evaluasi mengenai seluruh proses pelaksanaan kegiatan.

Dari sini dapat diketahui apakah dibutuhkan perbaikan atau peningkatan kualitas kegiatan untuk di masa yang akan datang. LPJ juga dapat digunakan sebagai sebagai panduan untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya.

2. Sebagai dasar untuk mencatat di pembukuan organisasi

LPJ juga merinci dengan detil dari mana sumber dana kegiatan, dan pemakaian dana.

Setiap LPJ harus menyertakan semua bukti pemasukan dan pengeluaran dana sebagai lampirannya. Dari sini, pemakaian dana dapat dijadikan dasar pencatatan di pembukuan organisasi.

3. Sebagai laporan keuangan setiap proyek yang dikerjakan

LPJ juga dapat berfungsi sebagai laporan keuangan atas proyek-proyek yang dikerjakan oleh unit organisasi atau kelompok kerja. Di dalam LPJ terdapat rincian penggunaan dana yang digunakan selama proyek berjalan. Dari sini, dapat diketahui capaian target proyek berikut penggunaan dananya.

Baca juga: Mengetahui Unsur Pajak dalam Sistem Perpajakan Indonesia

Apa Tujuan dari Laporan Pertanggungjawaban?

Pembuatan LPJ menjadi sangat penting karena fungsi-fungsi yang disebutkan di atas. Namun LPJ juga memiliki tujuan sehingga harus dibuat serinci dan seakurat mungkin. Berikut beberapa tujuannya:

• LPJ memiliki tujuan untuk menjelaskan secara detil tentang seluruh proses kegiatan, mulai dari persiapan sebelum kegiatan dilaksanakan, ketka kegiatan berlangsung, dan setelah kegiatan selesai.

• LPJ juga memiliki tujuan untuk menjadi referensi dan pelajaran untuk kegiatan berikutnya. Hal ini karena di dalamnya dijelaskan beragam masalah yang muncul selama pelaksanaan kegiatan.

• LPJ juga bertujuan untuk menjadi alat untuk mengevaluasi kinerja tim dari pelaksana kegiatan di bidang keuangan. Di dalam laporan dijelaskan semua pemasukan dan pengeluaran selama kegiatan, dimana akan dinilai apakah budget yang telah dibuat dan biaya aktual yang terjadi selaras. Dari sini akan terlihat bahwa apakah tim pelaksana kegiatan bertindak efisien dan efektif di dalam pelaksanaannya.

Baca juga: 11 Jenis Laporan Utang Usaha, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Prinsip dalam Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban

Setiap LPJ yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip berikut:

1. Prinsip sistematis

Prinsip sistematis maksudnya adalah laporan disusun secara berurutan sesuai format penyusunan yang benar. Format tersebut sudah menjadi standar pembuatan LPJ, dan tidak boleh ada bagian yang dilewati.

2. Prinsip terpadu

Prinsip terpadu artinya LPJ dibuat dengan urutan yang saling berkaitan. Antara satu bagian dengan bagian yang lain saling terkait, dan tidak berloncatan dalam pembahasannya.

3. Prinsip rinci

Prinsip rinci mengharuskan laporan dibuat dengan memasukkan semua informasi tentang pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana secara terperinci. Semua informasi dan data, baik tentang pelaksanaan kegiatan maupun penggunaan dananya harus dijelaskan dalam laporan.

4. Prinsip transparan

Prinsip transparan harus ada di dalam LPJ, terutama yang berkaitan dengan penggunaan dana. Semua transaksi penerimaan dan pengeluaran uang harus dilaporkan sesuai dengan apa yang terjadi. Itulah sebabnya semua transaksi yang berkaitan dengan uang harus dilaporkan bersama dengan bukti valid, seperti kwitansi dan nota.

5. Prinsip komprehensif

Prinsip komprehensif artinya laporan pertanggungjawaban harus disusun secara menyeluruh, yang memuat semua informasi yang berkaitan dengan kegiatan dari awal hingga akhir. Acuannya adalah sebuah LPJ harus bisa menjawab pertanyaan 5W1H, yakni What (Apa), Who (Siapa), Why (Mengapa), When (Kapan), Where (Dimana), dan How (Bagaimana).

Baca juga: 10 Laporan Piutang Utama yang Harus Ada dalam Setiap Bisnis

Format Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

Mengapa dalam menyusun LPJ harus digunakan format tertentu?

Sebuah format dimaksudkan agar setiap laporan memiliki standar yang sama, dan dapat dipahami dengan lebih mudah oleh pembacanya. Tidak jarang laporan ini dibaca oleh publik dimana membutuhkan “bahasa” dan urutan yang sama agar mudah dipahami.

Secara umum penulisan dokumen formal menggunakan aturan penulisan sebagai berikut:

• Menggunakan kertas berukuran F4,
• Menggunakan ukuran margin atas, kanan, dan bawah 3, sedangkan kiri 4
• Menggunakan font Times New Roman ukuran 12, dengan spasi 1 dan paragraf 1.5, dan alignment justify

Adapun format penulisan LPJ yang umum adalah:

1. Bab I sebagai Pendahuluan

Bab Pendahuluan menjelaskan alasan yang melatarbelakangi diselenggarakannya sebuah kegiatan. Dalam bab ini dapat dirinci menjadi tiga sub-bab, yakni, latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

2. Bab II sebagai Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab Rencana Pelaksanaan Kegiatan menjelaskan tentang apa saja rencana pelaksanaan kegiatan.

Informasi yang harus dirinci adalah menjelaskan 5W1H, yakni apa saja agenda kegiatan yang akan diselenggarakan, kapan akan dilaksanakan, siapa target dari peserta kegiatan, bagaimana pelakanaan kegiatan akan berjalan, dan seterusnya. Dalam bab ini dapat dirinci menjadi tiga sub-bab, yakni rencana kegiatan, rencana biaya, dan susunan panitia.

3. Bab III sebagai Pelaksanaan Kegiatan

Bab Pelaksanaan Kegiatan tentang realisasi pelaksanaan kegiatan. Tentunya hal ini harus mengacu pada rencana kegitaan yang telah dijelaskan pada bab II.

Di bab ini pembaca akan mengetahui apakah realisasi pelaksanaan kegitaan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya.

Baca juga: Laporan Pembelian: Pengertian, Format, dan Cara Membuatnya

4. Bab IV sebagai Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan menjelaskan tentang evaluasi pelaksanaan kegiatan. Apa saja faktor sukses atau gagalnya kegiatan yang baru saja selesai diadakan? Apa saja yang dapat dipakai sebagai pembelajaran di kegiatan berikutnya?

Hal-hal yang berjalan sukses dapat menjadi masukan di kegiatan berikutnya. Sedangkan hal-hal yang berjalan tidak sesuai dapat diperbaiki di kegiatan berikutnya.

Dalam bab ini dapat dibagi menjadi dua sub-bab yakni hasil pelaksanaan kegiatan dan evaluasinya, serta kesimpulan dari kegiatan tersebut.

5. Bab V sebagai Penutup

Bab Penutup menjelaskan bahwa tim pelaksana kegiatan berterima kasih atas semua dukunagn baik dari organisasi, peserta, dan sponsor (jika ada), yang turut menyukseskan kegiatan yang telah berlangsung.

Tidak lupa biasanya juga diucapkan permohonan maaf apabila ada hal yang tidak berkenan dalam pelaksanaan kegiatan.

6. Lampiran

Semua dokumen pendukung dari LPJ harus dilampirkan dalam bab ini. Umumnya lampiran berisi rincian penggunaan dana beserta bukti-bukti validnya, semua surat masuk dan keluar yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan, serta dokumentasi selama kegiatan berlangsung.

Baca juga: Tahapan dan Urutan Membuat Laporan Keuangan

Bagaimana Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Berikut adalah penjelasan lima langkah untuk membuat laporan pertanggungjawaban:

1. Penetapan Tujuan Laporan

Sebelum memulai, jelasakan tujuan laporan pertanggungjawaban kegiatan. Apakah untuk memonitor progres, mengevaluasi efektivitas kegiatan, atau menyampaikan pencapaian kepada pihak terkait? Penetapan tujuan ini akan membantu dalam merancang struktur laporan.

2. Deskripsi Kegiatan yang Dilaporkan

• Pendahuluan: Ringkasnya tujuan kegiatan dan konteksnya.
• Rincian Kegiatan: Jelaskan secara terperinci kegiatan yang dilakukan, mulai dari perencanaan awal, alokasi anggaran, sumber daya yang digunakan, proses pelaksanaan, hingga hasil yang dicapai.
• Pencapaian dan Hasil: Evaluasi pencapaian terhadap tujuan awal kegiatan. Tinjau sejauh mana kegiatan berhasil, serta dampaknya terhadap target yang ingin dicapai.
• Analisis dan Evaluasi: Berikan analisis mendalam mengenai proses kegiatan. Identifikasi faktor keberhasilan, kendala yang dihadapi, serta pembelajaran yang diperoleh dari kegiatan tersebut.

3. Sertakan Data Pendukung

Gunakan visualisasi data seperti grafik, tabel, atau statistik yang relevan untuk mengilustrasikan pencapaian dan dampak kegiatan secara lebih jelas. Hal ini membantu pembaca dalam memahami informasi yang disampaikan.

4. Penyampaian yang Jelas dan Komprehensif

Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan jelas dalam menyampaikan informasi. Hindari istilah teknis yang sulit dipahami oleh orang yang tidak terbiasa dengan kegiatan tersebut. Pastikan laporan bisa dipahami oleh berbagai pihak yang membacanya.

5. Rekomendasi dan Tindak Lanjut

Sarankan langkah-langkah perbaikan atau rencana tindak lanjut berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan. Ini bisa termasuk saran untuk meningkatkan efisiensi kegiatan atau rencana pengembangan di masa depan.

6. Review dan Koreksi

Setelah penyusunan, lakukan review menyeluruh untuk memastikan laporan bebas dari kesalahan, dan perbaiki bagian-bagian yang mungkin memerlukan klarifikasi atau perbaikan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, laporan pertanggungjawaban kegiatan akan menjadi alat yang efektif untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan yang telah dilakukan, pencapaian yang diperoleh, serta langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas kegiatan di masa mendatang.

Baca juga: Download Contoh Laporan Stok Barang Gudang Excel Di Sini!

Contoh Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Sederhana

Di bawah ini merupakan contoh laporan pertanggungjawaban (LPJ) sederhana:

Baca juga: Laporan Manajemen dan Laporan Keuangan: Pengertian dan Perbedaannya

Download Template Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Untuk memudahkan pembuatan laporan pertanggungjawaban, pada bagian ini kami bagikan template laporan pertanggungjawaban serta surat pengantar proposal kegiatan yang dapat Anda download secara gratis:

[DOWNLOAD TEMPLATE LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN]

[DOWNLOAD SURAT PENGANTAR PROPOSAL KEGIATAN]

Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya

Kesimpulan

Laporan pertanggungjawaban menjelaskan dengan detil tentang kegiatan yang telah dilaksanakan, sebagai bentuk tanggung jawab panitia atas kegiatan yang telah diselenggarakan dalam bentuk dokumen formal dan tertulis.

Laporan pertanggungjawaban sendiri merupakan salah satu jenis laporan yang sering digunakan dalam acara atau kegiatan, termasuk kegiatan bisnis. Dalam bisnis sendiri ada juga laporan keuangan yang dibuat setiap akhir periode.

Buat Kawan Kledo yang ingin membuat laporan keuangan dengan mudah, Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi yang dilengkapi berbagai fitur yang akan membuat pengelolaan keuangan menjadi semakin mudah, termasuk untuk membuat laporan keuangan.

Yuk daftar Kledo sekarang juga dan nikmati semua kemudahan pengelolaan keuangan bisnis.