Manajemen Kas: Pengertian Lengkap, Fungsi, dan Tips dalam Mengelolanya

Manajemen kas merupakan konsep penting bagi profesi keuangan. Proses ini melibatkan pengelolaan arus kas keseluruhan organisasi, yang dapat membantu menjaga stabilitas keuangannya.

Jika pekerjaan Anda melibatkan pengelolaan arus kas, akan sangat membantu untuk memahami cara kerjanya dan praktik terbaik yang dapat Anda gunakan.

Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu manajemen kas, apa bedanya dengan treasury management, dan tips mengelolanya untuk bisnis Anda.

Apa itu Manajemen Kas?

Manajemen arus kas adalah serangkaian praktik dan strategi untuk membantu Anda melacak, menganalisis, dan meningkatkan keuangan bisnis Anda.

Tujuan dari manajemen arus kas adalah untuk membawa Anda ke “hijau”, juga dikenal sebagai arus kas positif, di mana Anda memiliki lebih banyak uang masuk daripada keluar.

Dalam perdagangan dan industri, cash is king. Mengelola keuangan Anda dengan baik adalah penting jika Anda ingin mempertahankan bisnis Anda, tetapi bahkan lebih penting jika Anda memiliki rencana untuk mengembangkan dan memperluas merek Anda.

Plus, ini dapat membantu Anda memprediksi dan merencanakan kekurangan dan kelebihan uang tunai.

Manajemen keuangan yang sukses melibatkan keseimbangan tiga elemen: piutang (apa yang Anda berutang oleh pelanggan), hutang (apa yang Anda berutang kepada pemasok) dan kekurangan (jumlah uang yang Anda miliki melebihi dana yang tersedia).

Sangat penting bahwa satu elemen tidak menyalip yang lain. Jika klien Anda berutang terlalu banyak, maka Anda tidak akan memiliki cukup uang masuk.

Berutang terlalu banyak kepada pemasok Anda berarti Anda akan memiliki terlalu banyak uang untuk keluar. Kedua skenario menghasilkan hal yang sama: arus kas negatif.

Menapa manajemen kas penting?

Manajemen kas penting karena dampak arus kas pada suatu organisasi. Arus kas adalah bagian utama dari stabilitas keuangan keseluruhan organisasi, sehingga mengelola arus kas membantu menjaga kestabilan organisasi.

Mengelola arus kas secara efektif juga dapat membantu organisasi membuat keputusan keuangan.

Baca juga: Process Costing: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghitungnya

Apa yang Ada Dalam Laporan Arus Kas?

Laporan arus kas adalah bagian utama dari proses manajemen arus kas. Pernyataan ini menggambarkan bagaimana kas masuk dan keluar dari suatu organisasi. Biasanya, laporan arus kas mencakup tiga bagian utama:

Pengoperasian

Bagian operasi dari laporan arus kas, yang disebut arus kas dari operasi (CFO), termasuk uang tunai yang dihasilkan organisasi melalui aktivitas operasinya.

Misalnya, bisnis dapat menghasilkan uang melalui penjualan produk. Bagian ini juga dapat mencakup uang tunai yang dikeluarkan organisasi karena operasi normalnya.

Misalnya, sebuah organisasi mungkin menghabiskan uang tunai karena pembayaran gaji karyawan.

Pembiayaan

Bagian pembiayaan dari laporan arus kas, yang disebut arus kas dari aktivitas pendanaan (CFF), termasuk uang tunai yang terkait dengan investasi dalam bisnis.

Misalnya, anggota masyarakat dapat membeli saham dalam suatu bisnis. Bagian pernyataan ini menyoroti bagaimana uang tunai bergerak antara bisnis dan investornya, menunjukkan jumlah bersih pendanaan yang diperlukan untuk mengoperasikan organisasi.

Baca juga: Cara Mendapatkan Target Audience yang Tepat Untuk Proses Pemasaran

Investasi

Bagian investasi dari laporan arus kas, yang disebut arus kas dari investasi (CFI), berhubungan dengan investasi organisasi.

Bagian ini juga dapat mencakup pembelian atau penjualan aset dan sekuritas.

Bagian ini dapat mencakup arus kas masuk dan keluar dari suatu organisasi karena aktivitas investasi, dan ini menunjukkan bagaimana keuangan organisasi berubah karena keuntungan dan kerugian investasi.

Perbedaan Manajemen Kas dan Manajemen Perbendaharaan

Meskipun manajemen kas dan manajemen perbendaharaan dapat digunakan secara bergantian, mereka adalah dua konsep yang berbeda.

Profesional keuangan yang mengelola arus kas biasanya fokus pada arus kas harian organisasi. Manajemen perbendaharaan, yang mencakup manajemen kas, memiliki cakupan yang lebih luas.

Ini dapat mencakup aktivitas investasi dan area lain dari keuangan perusahaan, sementara manajemen arus kas lebih berfokus pada pendanaan jangka pendek yang mengalir masuk dan keluar dari organisasi.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Arus Kas dalam Laporan Keuangan

Masalah yang Biasanya Terjadi dengan Manajemen Kas

Sayangnya, banyak bisnis terlibat dalam manajemen kas yang buruk, dan ada beberapa alasan untuk masalah tersebut. Mari kita lihat beberapa di antaranya:

1. Pemahaman yang buruk tentang siklus arus kas

Manajemen bisnis harus memahami dengan jelas waktu arus masuk dan arus kas keluar dari entitas, seperti kapan harus membayar utang usaha dan membeli persediaan.

Selama pertumbuhan yang cepat, sebuah perusahaan dapat kehabisan uang karena pembelian persediaan yang berlebihan, namun tidak menerima pembayaran untuk itu.

2. Kurangnya pemahaman tentang keuntungan berbanding dengan kas

Sebuah perusahaan dapat menghasilkan keuntungan pada laporan laba rugi dan membakar uang tunai pada laporan arus kas.

Ketika sebuah perusahaan menghasilkan pendapatan, itu tidak berarti telah menerima pembayaran tunai untuk pendapatan itu.

Jadi, bisnis yang tumbuh sangat cepat yang membutuhkan banyak inventaris dapat menghasilkan banyak pendapatan tetapi tidak menerima arus kas positif darinya.

Baca juga: Arus Kas Metode Langsung dan Tidak Langsung: Pengertian dan Perbedaannya

3. Kurangnya keterampilan manajemen kas

Sangat penting bagi manajer untuk memperoleh keterampilan yang diperlukan meskipun pemahaman tentang isu-isu yang disebutkan di atas.

Keterampilan tersebut meliputi kemampuan untuk mengoptimalkan dan mengelola modal kerja.

Ini dapat mencakup disiplin dan menempatkan kerangka kerja yang tepat untuk memastikan piutang dikumpulkan tepat waktu dan bahwa utang tidak dibayar lebih cepat dari yang dibutuhkan.

4. Investasi modal yang buruk

Sebuah perusahaan dapat mengalokasikan modal untuk proyek-proyek yang pada akhirnya tidak menghasilkan pengembalian investasi yang cukup atau arus kas yang cukup untuk membenarkan investasi.

Jika demikian halnya, investasi akan menjadi penguras bersih pada laporan arus kas, dan akhirnya, pada saldo kas perusahaan.

Tips Terbaik untuk Manajemen Arus Kas yang Efektif

Ada dua strategi utama yang meningkatkan arus kas Anda: meningkatkan jumlah uang masuk dan mengurangi jumlah uang keluar.

Beberapa pemilik bisnis, ketika mereka memiliki masalah keuangan, menggunakan kartu kredit atau membuka jalur kredit—dan Anda tidak perlu kami memberi tahu Anda betapa buruknya itu!

Berikut adalah cara lain yang bagus bagi usaha kecil untuk mempromosikan situasi keuangan yang lebih sehat.

1. Ketahui berapa banyak yang Anda butuhkan dalam bisnis mencapai BEP

Sebelum Anda dapat bekerja menuju arus kas positif, Anda perlu tahu berapa banyak yang Anda perlukan untuk mendapatkan titik impas atau break even point.

Jika Anda melewati titik impas, Anda melakukan sesuatu yang benar. Jika Anda gagal (secara konsisten), maka ada masalah yang perlu ditangani.

2. Miliki cadangan kas darurat

Dengan cara yang sama bahwa orang harus memiliki dana darurat, bisnis harus selalu memiliki cadangan kas darurat. Ini memberi Anda fleksibilitas dan keamanan selama krisis ekonomi.

Aturan praktis yang baik adalah memiliki cukup uang untuk menutupi setidaknya tiga hingga enam bulan pengeluaran.

3. Tetapkan garis waktu dan ketentuan pembayaran faktur

Sangat penting untuk menetapkan persyaratan pembayaran yang sangat jelas, secara tertulis, sebelum menerima klien atau pemasok baru.

Pastikan untuk mengatur kapan pembayaran untuk faktur diharapkan, apakah itu segera setelah faktur atau dalam 15, 30 atau 60 hari.

Untuk proyek-proyek yang sangat membutuhkan sumber daya, kami menyarankan Anda meminta setoran awal sehingga Anda memiliki uang tunai untuk menutupi pengeluaran yang diperlukan.

Kemudian, mintalah sisa pembayaran setelah mencapai milestone atau kiriman tertentu.

4. Dorong pelanggan melakukan pembayaran di awal

Dorong pelanggan Anda untuk membayar lebih awal—yang akan menguntungkan Anda secara finansial—dengan menawarkan penawaran atau diskon khusus jika mereka membayar lebih awal.

Dengan begitu bisnis Anda memiliki cadangan kas dan membuat komitmen yang mengikat pada klien dan pelanggan Anda.

Baca juga: Laporan Arus Kas: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

5. Pastikan arus kas di atas laba bisnis

Kebanyakan orang berpikir bahwa rahasia sukses berwirausaha adalah untung, untung, untung. Tapi sebenarnya, ini semua tentang bagaimana Anda mengelola arus kas Anda.

Selalu periksa penghasilan Anda terhadap titik impas Anda. Jika Anda menghasilkan lebih dari itu namun uang masih terasa sempit, Anda mungkin memiliki masalah dengan hutang, piutang, atau kekurangan Anda.

6. Tugaskan seseorang untuk memantau arus kas Anda

Melacak arus kas Anda adalah bagian penting dari memiliki bisnis, tetapi itu seharusnya bukan satu-satunya hal yang Anda fokuskan.

Dapatkan karyawan tepercaya (atau akuntan Anda) untuk mengurus pemantauan arus kas untuk Anda—pastikan Anda selalu mengetahui angka-angkanya, terutama jika Anda melewati atau di bawah titik impas Anda. titik.

7. Beralih dari cara manual atau Spreadsheet ke software akuntansi

Beberapa dekade yang lalu, Anda harus mencatat setiap transaksi secara manual untuk memantau arus kas Anda. Hari ini, Anda memiliki keunggulan teknologi, jadi gunakanlah!

Kelola manajemen kas dan proses akuntansi lebih mudah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk tetap mengetahui arus kas Anda dengan lebih baik.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

8. Dorong penjualan dengan insentif atau promosi

Promosi adalah cara yang bagus untuk meningkatkan penjualan dengan cepat dan efektif.

Anda dapat menjalankan kontes, memulai program loyalitas dan rujukan pelanggan, atau menghidupkan publisitas melalui posting media sosial yang strategis.

Anda juga dapat menggunakan insentif untuk mengontrol masuknya pekerjaan. Jika Anda mendapatkan lebih banyak pelanggan daripada yang dapat Anda tangani, Anda tidak perlu menolak pekerjaan—menawarkan diskon jika klien bersedia menunda pekerjaannya.

Ini tidak hanya membantu Anda menangani banyak proyek tanpa menguras sumber daya Anda, tetapi juga menjamin bahwa Anda akan memiliki aliran uang yang stabil dalam beberapa bulan mendatang.

Menghabiskan persediaan pada bisnis Anda benar-benar dapat membantu memulai arus kas yang sehat. Cobalah untuk menggunakan penjualan diskon dan promosi yang direncanakan untuk memindahkan produk secepat mungkin.

Baca juga: 10 Tips dalam Mengelola Arus Kas Bisnis Agar Lebih Efektif

9. Tunda atau kurangi pengeluaran Anda

Sementara mendatangkan lebih banyak uang selalu merupakan strategi manajemen arus kas yang baik, mengurangi biaya dapat mencapai hasil yang serupa dengan cara yang berbeda.

Jika Anda memiliki pembayaran yang akan datang, lihat apakah Anda dapat bernegosiasi untuk perpanjangan.

Penundaan selama mungkin, tetapi bahkan hanya beberapa minggu atau bahkan berhari-hari dapat secara signifikan memengaruhi arus kas Anda.

Jika Anda tidak mampu membayar karyawan penuh waktu, pekerjakan pekerja paruh waktu untuk mengisi kekosongan staf Anda. Jika Anda memiliki peralatan yang tidak digunakan, kurangi biaya penyimpanan (dan bawa uang ekstra) dengan menyewa atau menyewakan peralatan.

Temukan cara lain untuk meningkatkan margin keuntungan Anda—pemasok yang lebih murah dan harga yang lebih tinggi adalah tempat yang baik untuk memulai.

10. Kosongkan persediaan Anda

Membersihkan inventaris Anda benar-benar dapat membantu memulai arus kas yang sehat.

Cobalah untuk menggunakan penjualan diskon dan promosi yang direncanakan untuk memindahkan produk secepat mungkin.

Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai manajemen arus kas yang berguna untuk bisnis Anda. Meluangkan waktu untuk mempelajari siklus arus kas juga bermanfaat.

Memperoleh pemahaman mendalam tentang siklus ini dapat membantu organisasi Anda membuat prediksi tentang arus kas di masa depan. Ini juga dapat membantu Anda membuat keputusan saat mengelola arus kas.

Hal penting lainnya yang harus Anda ingat adalah semua tips diatas mungkin tidak berlaku sama untuk setiap bisnis, jadi pilihlah salah satu yang paling masuk akal untuk merek atau bisnis Anda.

Dan jangan takut untuk menggabungkan beberapa pendekatan—apa pun yang diperlukan untuk mempercepat perputaran arus kas Anda.

Pastikan juga Anda menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses pengelolaan pembukuan dan arus kas yang lebih baik.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.