Ini Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi, Valid!

Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam menyusun laporan keuangan yaitu cermat dalam mengecek bukti transaksi akuntansi.

Mengapa harus cermat?

Sebab, cermat mengecek alat bukti transaksi akan membuktikkan kevalidan alat tersebut. Jika bukti transaksi valid, laporan keuangan yang Anda susun terjamin keabsahannya.

Sebaliknya, jika ternyata bukti transaksi yang Anda gunakan tidak valid akan merusak keabsahan laporan keuangan Anda. Mau tidak mau, Anda harus menyusun kembali laporan keuangan. Merepotkan sekali, bukan?

Lantas, bagaimana cara menganalisa bukti transaksi yang valid?

Artikel ini akan membagikan tips menganalisa bukti transaksi akuntansi secara valid.

Pengertian dan Fungsi Alat Bukti Transaksi Akuntansi

Sebelum Anda mempelajari cara menganalisa bukti transaksi yang valid, mari kita mengetahui apa sih definisi dari bukti transaksi itu sendiri.

Bukti transaksi akuntansi adalah suatu bukti autentik yang mencatat atau merekam setiap transaksi yang terjadi di perusahaan baik jasa, dagang, maupun manufaktur.

Secara umum ada bukti transaksi dibedakan menjadi dua kategori, yaitu:

1. Bukti Intern adalah bukti transaksi yang hanya mencatat semua transaksi yang terjadi di dalam perusahaan dan tidak berkaitan dengan pihak eksternal perusahaan. Biasanya, bukti intern berbentuk memo yang mencatat aktivitas seperti pemakaian persediaan dan penggunaan peralatan.
2. Bukti ekstern merupakan kebalikan dari bukti intern karena berfungsi mencatat semua transaksi yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain di luar perusahaan. Misalnya cek, faktur, dan kwitansi.

Baca juga: Analisis Transaksi dalam Akuntansi: Pengertian dan Tahapannya

Apa Tujuan Pembuatan Bukti Transaksi?

Bukti transaksi dibuat bertujuan agar memudahkan pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan.

Tujuan lainnya yang tak kalah penting adalah dijadikan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan. Tanpa adanya bukti transaksi, mustahil laporan keuangan dapat tersusun dengan baik dan benar.

Oleh karenanya, setiap dokumen bukti transaksi sangat penting bagi siklus keuangan perusahaan untuk menghindari kesalahan pencatatan laporan keuangan di masa depan.

Selain itu, pembuatan dokumen bukti transaksi juga mempunyai beberapa tjuan khusus berikut ini:

1. Bukti transaksi akan menunjukkan siapa saja pihak yang terlibat dan harus bertanggung jawab atas terjadinya transaksi.
2. Media yang memuat dan memberi informasi keuangan perusahaan
3. Sebagai dasar penyusunan laporan keuangan.
4. Meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dan pemalsuan transaksi fiktif.
5. Menghindari duplikasi pengumpulan dokumen keuangan.

Baca juga: Tips Pembukuan Biaya bagi Bisnis UMKM, Mudah!

Apa Saja Jenis-jenis Bukti Transaksi ?

Ada 12 jenis bukti transaksi yang harus Anda ketahui, apa saja?

1. Faktur

Bukti transaksi pertama yang sangat sering digunakan perusahaan yakni faktur.

Faktur merupakan dokumen yang dibuat penjual untuk konsumen sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan secara kredit.

Faktur biasanya mempunyai dua rangkap. Rangkap pertama yakni faktur asli, diberikan kepada konsumen untuk disimpan sebagai bukti pembelian kredit.

Sedangkan rangkap kedua disimpan oleh penjual sendiri sebagai bukti penjualan kredit.

Faktur yang disimpan penjual dinamakan faktur penjualan. Sedangkan faktur yang disimpan pembeli disebut faktur pembelian.

2. Nota Kredit

Nota kredit merupakan dokumen bukti terjadinya retur penjualan dimana pembeli mengembalikan sejumlah barang yang rusak atau tidak sesuai dengan kualitas barang yang dipesan.

Akibat pengembalian barang tersebut, jumlah tagihan piutang yang ditagihkan kepada pembeli berkurang.

Nota ini ditandantangani oleh penjual dan lembar aslinya diserahkan kepada pembeli. Sedangkan penjual menyimpan salinannya.

3. Nota Debit

Nota debit merupakan kebalikan dari nota kredit. Jadi, nota ini dibuat oleh pembeli karena adanya pengembalian barang pembelian kepada penjual.

Sehingga jumlah utang pembeli pun berkurang.

Sama halnya dengan nota kredit, nota debit juga mempunyai dua rangkap/ Lembar asli diserahkan kepada penjual sedangkan lembar salinan disimpan pembeli.

4. Nota Kontan

Nota kontan merupakan dokumen bukti terjadinya transaksi jual beli secara tunai. Jenis bukti ini juga lazim disebut sebagai kwitansi pembayaran.

Bukti ini dibuat oleh penjual untuk pembeli. Lembar asli diserahkan kepada pembeli sedangkan penjual menyimpan bukti salinannya.

Baca juga: Contoh Nota Kontan Penjualan yang Baik dan Benar, Gratis!

5. Memo

Memo adalah dokumen bukti yang dibuat internal perusahaan untuk mencatat segala kegiatan transaksi yang hanya melibatkan pihak internal perusahaan seperti karyawan dan manajer.

Transaksi intern yang sering terjadi misalnya penggunaan kas, pemakaian bahan baku, dan pengambilan persediaan.

6. Cek

Cek sebenarnya bukanlah bukti transaksi pembayaran melainkan berfungsi sebagai alat pembayaran.

Cek sendiri merupakan surat yang berisikan perintan dari pemilik dana kepada bank untuk menyerahkan uang dengan nominal tercatum di cek kepada pembawa cek.

Untuk memperkuat transaksi ini, setiap pengeluaran cek harus dengan bukti penerimaan kwitansi.

7. Bilyet Giro

Cara kerja bilyet giro ini hampir sama dengan cek.

Bilyet giro sendiri adalah lembar yang berisikan perintah dari pihak pemegang giro (pembayar) kepada bank, untuk mentransfer sejumlah uang ke rekening pihak yang menerima pembayaran.

Alat pembayaran ini dibuat oleh pihak pembayar dan diserahkan kepada pihak peneriman pembayaran.

8. Bukti Setoran Bank

Bukti setoran bank merupakan dokumen yang mencatat terjadinya transaksi penyetoran sejumlah uang kepada bank.

Bentuk dokumen ini berupa lembaran slip yang sudah disediakan oleh bank untuk melakukan setoran kas misalnya untuk ditabung atau investasi.

9. Rekening Koran

Rekening koran adalah dokumen bukti yang meringkas semua kegiatan yang dilakukan nasabah pemegang rekening misalanya transfer keluar, transfer masuk, debit dan kredit.

Secara sederhana, rekening koran ini berisikan laporan bagaimana arus kas keluar dan masuk yang terjadi pada rekening nasabah.

10. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk berfungsi untuk mencatat adanya kas yang masuk ke dalam perusahaan.

Dokumen ini dapat Anda buat ketika Anda menerima pembayaran atau pelunasan dari vendor atau pihak lain yang melakukan transaksi dengan bisnis Anda.

11. Bukti Kas Keluar

Jika bukti kas masuk mencatat adanya kas yang masuk, sebaliknya bukti kas keluar mencatat adanya kas yang keluar dari perusahaan.

Transaksi yang bisa menyebakan pengeluaran kas misalnya pembelian bahan baku dan pembayaran pelunasan utang.

Baca juga: Jurnal Pengeluaran Kas: Pengertian Lengkap dan Contoh Kasusnya

12. Faktur Pajak

Faktur pajak merupakan dokumen yang dibuat oleh pengusaha kena pajak (PKP) sebagai bukti terjadinya pungutan pajak atas barang kena pajak (BKP) dan jasa kena pajak (JKP).

Faktur pajak terdiri dari enam jenis yang mempunyai kegunaan berbeda yaitu:

• Faktur pajak keluaran yaitu bukti faktur yang dikeluarkab PKP ketika melakukan transaksi penjualan BKP dan BKP yang tergolong mewah.
• Faktur pajak masukan adalah bukti faktur yang dibuat PKP karena telah melakukan pembelian barang atau jasa kena pajak.
• Faktur Pajak Pengganti adalah faktur pengganti yang dibuat karena ada kesalahan pengisihan pada faktur sebelumnya. Sehingga harus ada koreksi supaya sesuai dengan keadaan sebenarnya.
• Faktur Pajak Gabungan adalah faktur yang dibuat PKP untuk mencatat semua transaksi pembelian atau penjualan barang atau jasa kena pajak yang sama selama satu bulan.
• Faktur Pajak Digunggung yaitu faktur pajak yang pengisiannya tidak lengkap karena dibuat oleh PKP pedagang eceran.
• Faktur Pajak Cacat adalah faktur yang pengisiannya salah sehingga harus dibuat faktur pengganti.
• Faktur Pajak Batal adalah bukti faktur yang dibuat karena adanya pembatalan transaksi jual beli.

Bagaimana Cara Menganalisa Bukti Transaksi Akuntansi yang Valid?

Menganalisis bukti transaksi sebenarnya bukan lah hal yang sulit untuk dilakukan. Namun, Anda diharuskan untuk bersikap cermat dan kritis dalam menganalisis bukti tersebut.

Dalam rangka menjamin kevalidan bukti transaksi, ada empat pertanyaan yang harus muncul ketika melakukan analisa bukti transaksi yaitu:

Apakah Bukti Fisik Transaksi Benar-benar Valid?

Pertanyaan pertama ini bertujuan untuk meyakinkan Anda bahwa transaksi benar-benar terjadi dan dapat dipertanggung jawabkan di masa depan.

Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda dapat melakukan cek ulang keabsahan bukti tersebut.

Caranya, dengan melihat apakah ada tanda tangan kedua belah pihak -penjual dan pembeli- di bukti tersebut.

Tanda tangan menunjukkan siapa saja pihak yang bertanggung jawab pada transaksi tersebut.

Bila dirasa ada keanehan transaksi, Anda dapat menghubungi pihak-pihak yang menandatangani bukti tersebut.

Baca juga: Mengetahui Berbagai Jenis Transaksi dalam Akuntansi

Apakah Bukti Transaksi yang Digunakan Sesuai dengan Prosedur?

Setelah mengecek keabsahan bukti fisik transaksi, selanjutnya Anda harus mengidentifikasi apakah bukti transaksi tersebut sudah sesuai dengan prosedur yang ada.

Memang, ketentuan pembuatan bukti transaksi pada tiap perusahan bisa saja berbeda.

Namun, ada standarisasi pembuatan bukti transaksi yang umum dilakukan oleh pelaku usaha yaitu kop perusahaan, tanda tangan, dan stempel perusahaan.

Klop perusahaan merupakan bukti bahwa dokumen transaksi dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan terkait.

Adapun tanda tangan dan stempel adalah bukti penguat bahwa transaksi sungguh terjadi.

Pada tahap ini, cek betul keaslian tanda tangan dan stempel perusahaan, ya. Sebab, banyak kasuk pemalsuan tanda tangan dan stempel yang justru merugikan perusahaan.

Berapa Nilai Transaksi yang Sebenarnya?

Langkah selanjutnya yang sangat penting untuk Anda lakukan adalah mengecek nominal transaksi.

Anda bisa mengecek kembali total transaksi di pembukuan transaksi. Cermati betul apakah nominal yang termuat di bukti transaksi sesuai dengan jumlah di pembukuan.

Sebab, jika Anda salah dalam melakukan penghitungan, Anda harus membuat catatan keuangan lagi.

Kapan Waktu Terjadinya Transaksi?

Langkah terakhir yang harus dilakukan yaitu mengecek waktu terjadinya transaksi.

Anda dapat melihat pada kolom isian tanggal dan bulan pada bukti transaksi. Kemudian cocokkan dengan catatan pada pembukuan.

Dengan begitu, transaksi terbukti keabsahannya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kesimpulan

Setiap perusahaan harus menggunakan bukti transaksi akuntansi yang berfungsi sebagai alat bukti terjadinya transaksi dan dasara penyusunan laporan keuangan.

Perusahaan yang tidak menggunakan bukti transaksi, akan diragukan bagaimana kapabilitas dan integritasnya dalam menjalankan bisnis.

Agar bisnis berjalan lancar, Anda harus menyusun pembukuan berdasarkan bukti transaksi yang digunakan.

Anda dapat menggunaka software keuangan Kledo untuk menghasilkan pembukuan yang sehat dan terjamin keabsahaannya.

Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.