Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya

Buku besar pembantu merupakan bagian dari siklus pencatatan akuntansi yang tidak boleh dilewatkan oleh bisnis.

Buku pembantu ini mempunyai banyak manfaat seperti memudahkan proses analisis transaksi bisnis Anda.

Untuk itu, artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai buku pembantu dan perbedaannya dengan buku besar umum.

Apa Itu Buku Besar ?

Sebelum membahas tentang buku pembantu, ada baiknya Anda memahami apa buku besar itu sendiri.

Buku besar adalah sumber data keuangan bisnis untuk akuntansi.

Ini adalah dokumen atau database yang berisi catatan semua transaksi keuangan bisnis, baik aset, liabilitas, maupun ekuitas.

Buku besar dibagi menjadi beberapa akun, yang disebut akun master atau akun kontrol, yang semuanya diatur melalui bagan akun.

Contoh akun yang mungkin Anda temukan di buku besar termasuk akun modal, piutang, hutang, penjualan, pendapatan, dan aset tetap.

Buku besar biasanya menggunakan metode akuntansi entri ganda di mana setiap entri ke dalam akun mengharuskan Anda memasukkan entri yang sama dan berlawanan ke akun lain.

Misalnya, jika Anda menerima kas atas penjualan persediaan sebesar Rp. 500 juta, Anda akan mencatatatnya pada sisi debit Rp. 500 juta di akun kas dan pada sisi kredit Rp. 500 juta di akun persediaan.

Baca juga: Mengenal Jurnal Transaksi Dalam Akuntansi Beserta Contohnya

Apa Itu Buku Besar Pembantu?

Buku pembantu (subledger), juga dikenal sebagai buku pembantu adalah bagian dari akun yang berisi informasi transaksi dan merupakan bagian dari buku besar dalam akuntansi.

Buku pembantu digunakan untuk kategori akun tertentu dengan jumlah transaksi yang banyak. Buku ini didahului oleh sub akun tertentu karena merupakan subkategori dari buku besar.

Seiring bertambah besarnya skala perusahaan, mereka mungkin akan mempunyai permasalah bahwa menyimpan semua data transaksi keuangan terperinci tentang setiap transaksi di buku besar adalah hal yang tidak praktis dan sulit untuk dilakukan.

Misalnya, jika bisnis Anda memiliki 2.000 transaksi di akun piutang pada bulan tertentu, staf akuntansi Anda harus memeriksa semua entri tersebut untuk menemukan totalnya.

Tentu, hal tersebut sangat tidak efisien ketika ingin mendapatkan gambaran singkat tentang keuangan bisnis Anda.

Perusahaan yang berkembang membutuhkan sistem yang lebih canggih untuk mengatur segala sesuatu yang terjadi dalam bisnis sehingga mereka dapat melihat data yang paling penting secara sekilas sambil melacak semua detail transaksi.

Untuk itu,mereka harus membuat buku pembantu yang fokusnya lebih sempit dan berisi informasi lebih rinci tentang berbagai akun induk di buku besar umum.

Setiap buku pembantu difokuskan pada kategori transaksi keuangan tertentu, seperti rekening pelanggan, rekening penjualan, transaksi aset tetap, atau transaksi bank.

Transaksi yang terdaftar di setiap akun buku pembantu terhubung ke akun buku besar umum. Total setiap buku pembantu tercermin dalam total buku besar umum.

Dalam contoh transaksi 2.000 piutang di atas, semua transaksi ini akan dicantumkan dalam buku besar piutang, yang totalnya akan mengisi saldo piutang dalam buku besar umum untuk bulan itu.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan Excel dan Contohnya

Buku Besar vs Buku Besar Pembantu: Apa Bedanya?

Ada beberapa perbedaan antara buku besar dan buku pembantu, sebagian besar berkisar pada fakta bahwa buku pembantu adalah sumber data tambahan ke buku besar.

Buku pembantu melacak rincian jenis transaksi tertentu dan apa yang terjadi dalam kategori tertentu dalam bagan akun bisnis. Kemudian transaksi tersebut dijumlahkan dan jumlah itu menjadi bagian buku besar.

Sementara buku besar digunakan untuk pemeliharaan keuangan sehari-hari.

Buku besar yang terperinci merupakan komponen penting dari akuntansi yang akurat, terutama untuk bisnis dengan volume penjualan yang besar.

Buku pembantu akan membantu mengelompokkan data dan transaksi ke dalam kategori yang dapat dikelola, yang dapat dianalisis secara individual.

Secara lebih lengkap berikut merupakan perbedaan antara buku besar dan buku pembantu:

1. Definisi

Buku besar adalah buku besar utama yang mencakup semua akun buku besar pembantu.

Buku pembantu adalah tempat Anda pertama kali memposting entri jurnal Anda. Ini mengkategorikan jurnal tersebut dan mempersiapkannya untuk buku besar.

2. Jumlah Entri

Karena buku besar dan buku pembantu memiliki jumlah akun yang berbeda, maka entrinya akan berbeda.

Ayat jurnal untuk buku besar lebih sedikit, karena merupakan saldo dan total dari buku pembantu.

Namun, ayat jurnal yang dicatat di buku pembantu lebih tinggi karena di situlah Anda pertama kali memposting entri jurnal Anda.

Baca Juga: 4 Jenis Buku Besar, Contoh, dan Cara Menyusunnya

3. Urutan Posting

Saldo diposting di buku besar hanya setelah mereka diposting ke buku pembantu.

Di sinilah Anda akan memposting entri jurnal Anda untuk setiap transaksi.

4. Transfer saldo

Saldo buku pembantu diposting ke buku besar masing-masing.

Sedangkan, saldo buku besar diposting ke neraca saldo untuk menyusun laporan keuangan.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

5. Neraca saldo

Akun-akun buku besar merupakan bagian dari neraca saldo.

Akun buku pembantu ditutup dan dikumpulkan dalam akun buku besar umum dan bukan merupakan bagian dari neraca saldo.

6. Tujuan Persiapan Buku Besar dan Buku Pembantu

Buku besar disiapkan untuk mengelompokkan kembali setiap saldo akun ke dalam buku besar. Hal ini dilakukan untuk mempersiapkan neraca saldo.

Tujuan dan penggunaan buku pembantu adalah untuk menyediakan catatan transaksi keuangan perusahaan.

Dan, karena transaksi yang terjadi bergitu banyak, buku pembantu akan membantu melacak, mengumpulkan, dan mengkategorikan data dari transaksi-transaksi yang diposting ke dalam jurnal.

Ini akan mewakili rincian dan data spesifik dari transaksi tersebut.

7. Akun yang Dicatat

Anda mungkin menemukan bahwa buku besar berurusan dengan semua jenis aset, liabilitas, dan ekuitas.

Sedangkan buku pembantu adalah segala sesuatu yang dicatat oleh kreditur dan debitur.

Setelah Anda membaca beberapa perbedaan utama, berikut rekapnya:

Buku Besar	Buku Pembantu
Buku besar adalah akun induk dari semua transaksi yang dicatat.	Subledger adalah buku perantara dimana transaksi dicatat sebelum dipindahkan ke buku besar.
Sifat buku besar
buku besar ditangani dan disimpan oleh perusahaan	Subledger berhubungan dengan buku besar.
Jumlah transaksi yang terkandung
Buku besar menerima transaksi yang telah diringkas dalam buku besar pembantu. Karena itu, jumlahnya dibatasi.	Subledger di sisi lain adalah tempat setiap transaksi pertama kali dicatat. Jadi, jumlahnya lebih banyak.

Jenis-jenis Buku Besar Pembantu

Tidak setiap bisnis memilih untuk menggunakan jumlah atau jenis subledger yang sama.

Bagaimana setiap perusahaan mengatur pembukuan mereka akan tergantung pada kebutuhan bisnis.

Berikut adalah beberapa jenis umum buku pembantu yang mungkin diputuskan oleh bisnis untuk dibuat.

1. Piutang

Sebuah perusahaan mungkin menyimpan buku pembantu untuk piutang akun pelanggannya, yang masing-masing terhubung ke piutang usaha yang dijumlahkan dalam buku besar.

Total kumulatif di semua buku besar piutang harus sama dengan total piutang di buku besar.

2. Akun Utang

Sebuah perusahaan mungkin menyimpan buku pembantu untuk akun vendornya, yang masing-masing terhubung ke hutang buku besar.

Total kumulatif debet di semua subledger akun vendor harus sama dengan total hutang usaha di buku besar.

3. Rekening Bank

Subledger rekening bank mencatat uang tunai yang tersedia di rekening bank perusahaan dan investasi jangka pendek. Total semua akun dalam subledger ini akan menunjukkan jumlah kas yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu.  

4. Penjualan

Buku besar penjualan mencantumkan rincian penjualan yang dilakukan oleh perusahaan yang dapat diatur atau dikategorikan dalam beberapa cara, seperti menurut wilayah, kategori persediaan, produk, pelanggan, atau tenaga penjual.

Total penjualan yang tercantum di sini akan mengisi total akun master penjualan di buku besar.

5. Aset tetap

Subledger aset tetap digunakan untuk menyampaikan rincian aset tetap perusahaan, seperti properti, peralatan, kendaraan, dan perangkat lunak.

Misalnya, buku pembantu di sini dapat mencerminkan biaya awal aset, biaya tambahan apa pun, dan kemungkinan biaya penyajian kembali atau revaluasi.

Informasi ini dapat digunakan untuk menganalisis depresiasi.

6. Pendapatan

Subledger pendapatan berisi informasi tentang semua transaksi yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, termasuk detail seperti nomor faktur, item baris, diskon, pembayaran, biaya, pengembalian uang, dan informasi pajak.

Saldo setiap transaksi yang tercantum di sini berkontribusi pada total saldo akun pendapatan di buku besar.

Dari enam jenis buku pembantu, umumnya yang paling sering digunakan dalam bisnis yaitu buku pembantu piutang dan buku pembantu utang.

Baca juga: Ini Cara Tutup Buku bagi Bisnis Anda, Dijamin Mudah!

Apa Saja Fungsi Buku Besar Pembantu bagi Binis?

Subledger membantu memastikan akurasi, organisasi, kontrol, dan efisiensi keuangan yang dimiliki perusahaan atas pembukuannya.

Buku pembantu juga membantu akuntan membuat laporan keuangan seperlunya sehingga siap untuk diaudit setiap saat.

Berikut adalah beberapa fungsi buku pembantu bagi bisnis.

1. Akurasi dan Organisasi

Perusahaan membutuhkan pembukuan yang akurat.

Bisnis dengan volume transaksi yang tinggi dengan aliran pendapatan yang banyak berada dalam bahaya jika mereka tidak memiliki metode akuntansi yang menyeluruh dan terorganisir.

Oleh karenanya, mereka dapat menggunakan buku pembantu untuk menjaga akurasi dan organisasi dalam pembukuan mereka.

2. Skala dan Kontrol

Satu set subledger yang terorganisir dengan baik memungkinkan pemegang buku untuk menangani skala transaksi yang begitu banyak.

Bahkan, sistem ini dapat dengan mudah mengatur jutaan transaksi.

Data tingkat transaksi bisa sangat komprehensif, jadi menggunakan buku pembantu untuk mengatur dan menyimpannya diperlukan agar buku besar Anda tidak berantakan.

Misalnya, entri transaksi penjualan mungkin menyertakan detail seperti barang yang dijual, informasi kontak pelanggan, tanggal dan waktu penjualan, ID transaksi, dan harga pembelian.

Semua data ini tidak perlu disertakan dalam buku besar yang dimaksudkan untuk melacak total transaksi penjualan bisnis Anda.

Untuk itu, Anda perlu mencatat detail transaksi tersebut ke dalam buku pembantu.

3. Mempersiapkan Audit

Akuntan tidak pernah tahu kapan perusahaan mereka akan diaudit.

Oleh karenanya, sebaiknya mereka selalu siap untuk memberikan data transaksi secara menyeluruh kepada pihak berwenang sesuai dengan Peraturan Standar Akuntansi dan Keuangan (PSAK) yang ditetapkan oleh (Ikatan Akuntan Indonesia).

4. Efisiensi dan Wawasan Finansial

Tim keuangan harus dapat dengan cepat memberikan informasi terperinci dalam dokumen seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas.

Pelaporan ini merupakan komponen penting dari pengambilan keputusan strategis bisnis dan pengelolaan kas.

Memberikan wawasan ini dengan cepat lebih mudah ketika laporan keuangan diatur dengan baik dan dikategorikan dengan benar ke dalam subledger.

Baca juga: Saldo Normal Akun: Pengertian dan Jenisnya dalam Akuntansi

Cara Menyusun Buku Besar Pembantu

Meskipun bisnis mungkin melihat buku besar sebagai gambaran keuangan dasar, namun rincian dalam buku pembantu juga penting untuk menganalisis semua transaksi dalam kategori tertentu.

Dengan mengelompokkan berbagai jenis transaksi, akuntan, analis, dan auditor dapat melihat gambaran yang lebih terperinci tentang area bisnis tertentu.

Hanya kategori dengan banyak transaksi yang memerlukan buku piutang untuk mencatat rinciannya.

Dalam hal piutang, misalnya, penting untuk mencatat setiap transaksi untuk melacak uang yang terutang dari layanan yang diberikan atau produk yang dijual secara kredit.

Penyusunan buku pembantu harus menyertakan informasi berikut ini:

• Tanggal transaksi
• Harga layanan yang diberikan atau produk yang dijual
• Saldo terutang jika pembayaran sebagian telah dikumpulkan
• Nama pelanggan
• Syarat pembayaran, yang biasanya 30, 60, atau 90 hari
• Catatan apa pun yang berkaitan dengan transaksi

Informasi ini harus dicatat untuk setiap transaksi. Pada akhir periode akuntansi, subtotal untuk buku pembantu piutang usaha diperbarui dalam buku besar, sehingga ada gambaran akurat tentang jumlah uang tunai yang terutang ke bisnis.

Proses ini memungkinkan buku besar tetap ramping tanpa terlalu banyak detail yang kikuk, tetapi detail yang dicatat masih merupakan bagian dari siklus akuntansi bisnis.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Contoh Transaksi Buku Besar Pembantu

Berikut ini merupakan kegiatan PT. Kledi pada bulan Januari 2022 sebagai contoh ilustrasi pencatatan buku pembantu.

• Menjual barang secara kredit kepada UD. Eka senilai Rp. 5 juta pada tanggal 2 Januari 2022.
• Pada tanggal 8 Januari 2022, UD. Eka membeli barang lagi secara kredit sebesar Rp. 2 juta.
• Pada tanggal 10 Januari 2022, Toko Jaya membeli barang secara kredit sebesar Rp. 6 juta.

Langkah-langkah Penyusunan Buku Pembantu:

Langkah 1. Transaksi tanggal 2 Januari 2022 dicatat dalam jurnal penjualan dengan mengkredit akun penjualan dan mendebit akun piutang sebesar Rp. 5 juta.

Langkah 2. Transaksi pada tanggal 8 Januari 2022 dicatat dalam Jpj dengan mengkredit akun penjualan dan mendebit akun piutang sebesar Rp. 2 juta.

Langkah 3. Transaksi tanggal 10 Januari 2022, dicatat dalam Jpj dengan mengkredit akun penjualan dan mendebit akun piutang sebesar Rp. 6 juta.

Langkah 4. Memindahkan saldo transaksi di jurnal penjualan ke dalam buku besar piutang. Adapun pembuatan kolom buku besar dibuat secara terpisah untuk masing-masing pelanggan.

PT. Kledo

Buku Pembantu Piutang (Periode Januari 2022)

Nama Debitur: UD. Eka

Tanggal	Keterangan	ref	Debit	Kredit	Saldo Debit	Saldo Kredit
2 Januari 2022	–	Jpj-1	5.000.000	–	5.000.000	–
8 Januari 2022	–	Jpj-2	2.000.000	–	7.000.000	–

Nama Debitur: Toko Jaya

Tanggal	Keterangan	ref	Debit	Kredit	Saldo Debit	Saldo Kredit
10 Januari 2022	–	Jpj-3	6.000.000	–	6.000.000	–

Baca juga: Mencari Aplikasi Pembukuan Usaha? Perhatikan Hal ini

FAQ

Apa itu buku besar pembantu?

Buku besar pembantu adalah catatan yang mencatat semua transaksi keuangan dalam sub-kategori tertentu seperti penjualan, pembelian, pengeluaran, penerimaan, dan lain-lain.

Buku ini membantu perusahaan untuk melacak setiap transaksi keuangan secara terperinci.

Mengapa buku besar pembantu penting untuk sebuah perusahaan?

Buku ini penting untuk perusahaan karena membantu perusahaan dalam memantau keuangan mereka secara rinci dan mengidentifikasi apakah mereka menghasilkan atau kehilangan uang.

Catatan dari buku ini juga memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan keuangan yang akurat dan memenuhi persyaratan pajak.

Apa saja jenis buku besar pembantu?

Jenis-jenis buku besar pembantu adalah buku besar penjualan, buku besar pembelian, buku besar piutang, buku besar hutang, buku besar kas, buku besar bank, buku besar persediaan, dan lain-lain.

Apa perbedaan antara buku besar pembantu dan buku besar utama?

Buku besar utama mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan, sedangkan buku besar pembantu mencatat transaksi dalam kategori tertentu.

Buku besar pembantu membantu perusahaan untuk melacak transaksi dalam kategori tertentu dan memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan yang spesifik.

Bagaimana cara membuat buku besar pembantu?

Cara membuatnya adalah dengan menentukan kategori transaksi yang akan dicatat, membuat kolom-kolom yang diperlukan seperti tanggal, nomor faktur, jumlah, dan lain-lain, dan mencatat setiap transaksi dalam kolom-kolom yang sesuai

Kesimpulan

Demikian penjelasan seputar buku besar pembantu. Semoga informasi ini bisa menambah wawasan pengetahuan akuntansi yang berguna bagi bisnis Anda.

Keberadaan buku pembantu sangat penting bagi bisnis. Namun, apabila penyusunan dilakukan secara manual, pasti akan membutuhkan tenaga dan biaya yang tidak sedikit.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan software akuntansi Kledo yang akan memudahkan penyusunan buku pembantu bisnis Anda.

Dengan fitur akuntansi terbaik, Kledo akan melakukan pencatatan dan pembukuan secara otomatisasi sehingga bisnis Anda menjadi lebih efisien dan efektif.

Kledo merupakan software dengan sistem cloud yang memastikan data bisnis Anda tesrimpan dengan aman.

Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.