Capital Expenditure: Pengertian, Cara Hitung, dan Tips dalam Mengelolanya

Keputusan bisnis untuk menginvestasikan dana ke peralatan, properti, atau perangkat lunak baru, juga dikenal capital expenditure atau biasa disingkat dengan ‘CapEx’,dan ini adalah salah satu keputusan terpenting yang harus diambil dalam sebuah bisnis.

Di satu sisi, ada argumen yang jelas mendukung bisnis menggunakan capital expenditure – bisnis yang berinvestasi dalam teknologi dan peralatan yang lebih baik cenderung beroperasi lebih efisien.

Selain itu, jika bisnis ini mau berinvestasi di bidang yang tidak dimiliki orang lain, mereka dapat memperoleh keunggulan kompetitif di pasar mereka.

Di sisi lain, pengeluaran modal atau capital expenditur juga menghadirkan risiko yang jelas.

Modal yang dibeli mungkin tidak memberikan hasil yang diharapkan, dan iklik pasar yang tidak menentu akan mempersulit pembayaran kembali modal yang dibeli dengan utang.

Selain itu, pemilik bisnis yang gagal mengelola arus kas mereka dengan benar mungkin mendapati bahwa mereka telah menghabiskan uang yang dibutuhkan untuk operasi pada pembelian dan investasi jangka panjang.

Namun, pemilik bisnis tidak perlu menghindar dari pembelian besar. Sebaliknya, mereka membutuhkan proses yang ketat untuk memastikan bahwa capital expenditur efektif dan layak secara finansial.

Pada artikel ini kita akan membahas secara lengkap apa itu capital expenditure, fungsi, cara hitung, dan tips dalam melakukan pembelanjaan modal agar bisnis Anda tetap efisien.

Apa itu Capital Expenditure?

Definisi Capital Expenditure (disingkat CapEx) adalah setiap pembelian aset atau investasi jangka panjang yang dilakukan bisnis terkait dengan perolehan, pemeliharaan, atau peningkatan aset atau fasilitas fisik.

Beberapa contoh capital expenditur termasuk aset berwujud seperti properti, teknologi, pabrik, peralatan baru.

CapEx juga mencakup aset tidak berwujud seperti lisensi bisnis, paten, atau perangkat lunak. Aset modal harus berjangka panjang untuk memenuhi syarat sebagai CapEx, artinya masa manfaat aset harus lebih lama dari satu tahun.

Perusahaan biasanya mendokumentasikan aset modal di laporan neraca mereka untuk periode akuntansi tertentu alih-alih pada laporan laba rugi mereka, karena pengeluaran ini dianggap sebagai investasi jangka panjang. Mereka biasanya terdaftar di neraca atau laporan arus kas sebagai properti, pabrik, dan peralatan.

Melacak CapEx dapat menjadi strategi penganggaran yang berguna bagi perusahaan yang ingin melacak berapa banyak mereka berinvestasi dalam aset baru atau lama untuk mempertahankan operasi bisnis mereka.

Baca juga: Perbedaan Capex dan Opex dan Hubungannya dalam Akuntansi

Mengapa Menghitung Capital Expenditure itu Penting?

Mengidentifikasi dan menghitung pengeluaran pendapatan dan pengeluaran modal perusahaan dapat membantu untuk menentukan berapa banyak yang dibelanjakan untuk operasi jangka panjang perusahaan dan berapa banyak uang yang tersedia untuk diinvestasikan dalam pengeluaran baru.

Perusahaan sering menggunakan rasio yang disebut rasio arus kas terhadap pengeluaran modal (CF-to-CapEx)—yang mewakili jumlah uang yang dimiliki perusahaan untuk membeli aset modal—untuk menilai efektivitas belanja CapEx mereka.

Rasio ini dapat dihitung hanya dengan membagi total arus kas dari operasi dengan pengeluaran modal bersih mereka. Jika angka ini lebih besar dari satu, perusahaan umumnya memiliki dana yang cukup untuk membeli aset modal.

Baca juga: Cara, Contoh, dan Tips Pembukuan Sederhana Bagi Bisnis Pemula

Contoh menghitung rasio arus kas terhadap pengeluaran modal

CF/CapEX = Arus Kas dari Operasi / Belanja Modal

Rasio CF/CapEX dihitung dengan membagi arus kas dari operasi dengan belanja modal.

Kedua item baris ini dapat ditemukan pada laporan arus kas. Pengeluaran modal adalah item baris dalam arus kas dari investasi karena dianggap sebagai investasi di tahun-tahun mendatang.

Sebagai contoh, anggaplah sebuah perusahaan memiliki 10.000.000 arus kas dari operasi dan membelanjakan 5.000.000 untuk capital expenditure.

Dalam hal ini, itu berarti bahwa setengah dari setiap rupiah yang dihasilkan dari operasi digunakan untuk investasi modal.

Jika perusahaan membelanjakan 1.000.000 untuk belanja modal, rasionya akan berkurang menjadi 10 banding 1, yang berarti bahwa hanya 10% dari setiap rupiah yang dihasilkan dari operasi yang digunakan untuk investasi modal.

Jika arus kas dari operasi negatif, belanja modal didanai oleh sumber eksternal.

Contoh Capital Expenditure

Capital expenditure biasanya akan jatuh ke dalam dua kategori: aset tetap dan aset tidak berwujud.

Berikut adalah beberapa contoh jenis pengeluaran modal yang mungkin Anda temukan di laporan arus kas atau neraca perusahaan.

Aset tetap

Aset tetap adalah aset jangka panjang yang diperlukan untuk operasi jangka panjang perusahaan. Ini mungkin termasuk bangunan atau properti perusahaan, teknologi fisik dan perangkat keras, furnitur, kendaraan, dan mesin berat.

Aset tidak berwujud

Sementara banyak pengeluaran modal umum adalah aset berwujud, beberapa aset tidak berwujud memenuhi syarat sebagai pengeluaran modal, seperti paten, lisensi bisnis, perangkat lunak, atau merek dagang.

Baca juga: Apa Itu Budgeting? Berikut Adalah Penjelasan Lengkap dan 20 Tips Membuat Budgeting

Apa Perbedaan Antara Capital Expenditure atau Operational Expenditure?

Capital expenditure dan operational expenditure keduanya mengacu pada cara perusahaan membelanjakan uangnya untuk melakukan bisnis.

CapEx adalah investasi jangka panjang yang dimaksudkan untuk mendukung operasi bisnis di masa depan, tetapi Operational expenditure (OpEx) adalah pengeluaran apa pun yang dilakukan dalam aktivitas bisnis sehari-hari perusahaan.

Opereational expenditure biasanya merupakan aset atau pengeluaran jangka pendek yang memiliki umur kurang dari satu tahun. Pengeluaran operasional mungkin termasuk pembayaran sewa bulanan, perlengkapan kantor, penggajian, pemasaran, atau dana penelitian dan pengembangan.

Akan sangat membantu bagi perusahaan untuk mengevaluasi CapEx mereka dengan mempertimbangkan OpEx mereka untuk menyeimbangkan pengeluaran untuk operasi harian dan operasi jangka panjang mereka.

Cara Menghitung Capital Expenditure

CapEx perusahaan paling sering ditemukan pada laporan arus kasnya. Namun, net capital expenditure atau belanja modal bersih dapat dihitung dengan menggunakan rumus sederhana.

Rumus untuk menghitung net capital expenditure perusahaan adalah sebagai berikut:

CapEx = nilai properti, pabrik, dan peralatan periode sebelumnya – nilai properti, pabrik, dan peralatan periode berjalan + Penyusutan periode berjalan.

Menghitung angka ini penting untuk menilai seberapa berharganya pengeluaran modal perusahaan, terlepas dari biaya penyusutan.

Baca juga: Belanja Modal: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya

Tips Terbaik Mengelola Capital Expenditure dalam Bisnis

1. Ketahui dengan jelas perbedaan antara capex dan opex

Capital expenditure bukanlah operational expenditure – ingatlah ini, karena capex dikenakan pajak yang berbeda.

Pemilik bisnis yang menyamakan keduanya mungkin menemukan tagihan pajak yang jauh lebih besar daripada nilai yang harus mereka bayar.

Perbedaan antara capex dan opex adalah:

Capital expenditure adalah pembelian aset yang tidak berulang yang diharapkan memberikan manfaat dalam jangka waktu yang lama. Contoh belanja modal termasuk bangunan, kendaraan, perangkat lunak, mesin, furnitur, dan peralatan komputer.

Operational expenditure adalah pengeluaran non-investasi yang terkait dengan pemeliharaan operasi bisnis sehari-hari. Contoh pengeluaran operasional termasuk sewa, gaji, transportasi, perlengkapan kantor, imbalan kerja, biaya pemasaran, dan perbaikan peralatan.

Sementara beberapa pengeluaran mungkin tampak serupa dan sulit membedakan antara capex dan opex, aturan praktis yang baik adalah menentukan apakah suatu pengeluaran berulang.

Misalnya, biaya satu kali untuk pembelian software adalah CapEx. Namun, jika Anda melakukan berlangganan penggunaan software dan harus membayar setiap bulan (juga dikenal sebagai softwar as a service, atau SaaS), ini dianggap sebagai opex.

Untuk penjelasan yang lebih pasti, pastikan untuk berkonsultasi dengan akuntan Anda.

Baca juga: Audit Internal: Pengertian, Fungsi, dan Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Melakukan Audit

2. Tetapkan tujuan jangka panjang untuk bisnis Anda

Dengan menetapkan tujuan jangka panjang yang jelas, Anda akan memiliki kerangka kerja untuk membantu memutuskan apakah permintaan belanja modal layak untuk disetujui.

Jika proyek belanja modal tidak mencapai tujuan jangka panjang, keputusannya sederhana: mereka tidak didanai.

Saat menetapkan tujuan jangka panjang Anda, pikirkan posisi yang Anda inginkan untuk bisnis Anda dalam lima hingga sepuluh tahun.

Rencana jangka pendek masih diperlukan untuk mendukung visi jangka panjang Anda, tetapi belanja modal yang efektif akan memberikan manfaat selama satu dekade.

Tujuan jangka panjang harus S.M.A.R.T. – specific, measurable, achievable, relevant, dan time bounds atau pesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.

Selanjutnya, pertimbangkan untuk mengkategorikan tujuan Anda menurut kerangka kerja ini yang dibuat oleh pakar bisnis kecil dan profesor Universitas Purdue, Maria Marshall:

• Laba: Sasaran yang terkait dengan peningkatan laba dengan persentase tertentu
• Pertumbuhan: Sasaran yang berfokus pada perluasan bisnis, seperti melalui penambahan karyawan atau pasar
• Layanan: Sasaran yang terkait dengan peningkatan kepuasan atau retensi pelanggan
• Sosial: Tujuan yang berfokus pada tanggung jawab sosial atau memberi kembali kepada masyarakat

Setelah Anda menetapkan tujuan jangka panjang Anda, pastikan untuk mengomunikasikannya kepada semua manajer.

Pemahaman yang jelas tentang tujuan bisnis akan membantu tim Anda memprioritaskan permintaan belanja modal mana yang sesuai untuk diajukan.

3. Buat proses untuk menyetujui setiap permintaan pengeluaran

Baik Anda pemilik usaha kecil atau pemimpin tim 5.000 orang, setiap permintaan capital expenditure harus melalui proses evaluasi.

Evaluasi penuh akan membantu Anda menentukan apakah laba atas investasi – ditimbang terhadap biaya dan risiko – menjamin kemajuan dengan biaya modal.

Proses Anda harus mencakup:

Analisis biaya-manfaat atau Cost-benefit analysis (CBA): Ini adalah standar, pendekatan sistematis untuk membuat keputusan bisnis.

Saat melakukan CBA Anda:

Identifikasi keputusan dengan jelas

Apakah Anda mengevaluasi capex atau opex, pertanyaan yang ada harus sederhana dan jelas.

• Haruskah kita membeli perangkat lunak baru?
• Apakah layak untuk mempekerjakan karyawan lain?
• Haruskah kita menambahkan lebih banyak kendaraan ke armada kita?

Jika pertanyaan Anda tidak dapat dijawab dengan ya atau tidak, kembalilah ke alur perencanaan dan mulai lagi.

Brainstorm semua biaya dan manfaat

Biaya capital expenditure jauh lebih besar daripada harga pembelian saja. Ada biaya langsung, biaya tidak langsung, dan biaya peluang untuk dipertimbangkan.

Misalnya, jika membeli peningkatan perangkat lunak utama, berapa biaya pelatihan karyawan? Apakah Anda akan mempekerjakan tim TI untuk siap menjawab pertanyaan? Berapa banyak Anda akan kehilangan produktivitas pekerja saat Anda beralih ke platform baru?

Kemudian, sampaikan manfaat dengan semangat yang sama. Apakah capex ini akan menghasilkan lebih banyak pendapatan? Apakah ini memungkinkan karyawan Anda menghemat waktu dan tenaga? Apakah itu akan menyebabkan pelanggan Anda memberi Anda lebih banyak referensi?

Pertimbangkan semua ini.

Tetapkan nilai uang

Meskipun mungkin sulit untuk memprediksi nilai kepuasan pelanggan atau jam yang dibutuhkan untuk melatih karyawan tentang sistem baru, menetapkan nilai uang sangat penting untuk menimbang manfaat dan biaya Anda.

Jangan takut untuk berkonsultasi dengan pakar industri dan pemangku kepentingan bisnis tambahan saat Anda menentukan nilai moneter yang sesuai.

Bandingkan manfaat dan biaya

Dengan kata lain, apakah manfaatnya lebih besar daripada biayanya? Jika demikian, berapa lama waktu yang dibutuhkan capex untuk membayar sendiri?

Hitung biaya di muka, lalu tambahkan manfaat berkelanjutan sambil mengurangi biaya berkelanjutan. Misalnya: printer 3-D untuk kantor mungkin berharga 3.000.000 di muka, tetapi mungkin penghematan bersihnya adalah 500.000 setahun.

Baca juga: Gunakan Strategi Marketing Ini Untuk Meningkatkan Keuntungan

Analisis risiko

Setiap pengeluaran modal memiliki risikonya sendiri. Apakah capex ini akan memaksa Anda untuk merekrut karyawan tambahan? Akankah ekonomi yang lesu membuat sulit untuk membayar kembali? Gunakan waktu ini untuk mempertimbangkan semua kemungkinan yang layak sambil menyajikan solusi untuk mengelolanya.

Solusi alternatif:

Biasanya ada beberapa solusi untuk suatu masalah. Luangkan waktu untuk melakukan brainstorming semua alternatif dan menyajikan konsekuensi untuk mengejar mereka.

Misalnya, satu alternatif mungkin untuk melanjutkan “apa adanya” – berapa biaya yang dikeluarkan untuk melakukannya?

Metrik untuk sukses

Pekerjaan Anda sebagai manajer belanja modal tidak selesai setelah modal dibeli. Tim Anda perlu memantau keefektifan modal untuk memastikannya memberikan manfaat yang diuraikan dalam analisis biaya-manfaat.

Gunakan waktu ini untuk menguraikan metrik ini dan menetapkan proses untuk menentukan apakah modal mencapai tujuannya.

Setelah Anda menguraikan proses evaluasi belanja modal, minta semua manajer untuk mengajukan permintaan capital expenditure formal sebelum tahun fiskal baru.

3. Prioritaskan hal yang penting

Karena sebagian besar bisnis memiliki kumpulan dana yang terbatas, kecil kemungkinan Anda akan menyetujui semua permintaan capital expenditure yang ditujukan kepada Anda.

Dengan mengingat hal ini, penting bagi Anda untuk menetapkan sistem yang objektif untuk penentuan prioritas.

Salah satu proses sederhana adalah kerangka penilaian ICE. ICE adalah singkatan dari:

• Impact (Dampak): Seberapa besar dampak yang Anda harapkan dari modal ini?
• Confidence (Keyakinan): Seberapa yakin Anda bahwa modal ini akan memenuhi metrik Anda untuk sukses?
• Ease (Kemudahan): Berapa banyak waktu, tenaga dan uang yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan modal ini dalam rangka kerja?

Gunakan penilaian terbaik Anda untuk menilai semua kriteria pada skala 1-10 untuk setiap permintaan capital expenditure. (10 adalah skor terbaik, sedangkan 1 adalah yang terburuk).

Kemudian, sajikan skor ICE sebagai rata-rata semua angka. Misalnya, jika armada kendaraan yang diusulkan memiliki skor Dampak 5, skor Keyakinan 9, dan skor Kemudahan 8, skor ICE adalah 7,33.

Terakhir, urutkan permintaan capital expenditure Anda sesuai dengan skor dan prioritaskan sesuai dengan anggaran Anda.

5. Buat anggaran dengan tepat

Anggaran yang tepat akan memastikan Anda memiliki dana yang diperlukan untuk melanjutkan proyek belanja modal sambil menyimpan cukup uang untuk mendukung operasi.

Saat Anda menetapkan anggaran untuk tahun depan, Anda perlu memutuskan apakah akan mengalokasikan dana saat ini untuk membeli modal atau menambahkan utang ke neraca Anda.

Gunakan waktu ini untuk menentukan bagaimana capex Anda akan mempengaruhi opex.

Misalnya, jika Anda membeli armada kendaraan baru, bersiaplah untuk juga mengeluarkan uang untuk bensin dan perawatan. (Biaya opex yang sedang berlangsung ini seharusnya sudah diuraikan dalam analisis biaya-manfaat Anda).

Anda juga ingin menentukan apakah layak secara finansial untuk melanjutkan belanja modal atau, sebaliknya, beralih ke opex.

Karena alat produksi terus berkembang pesat, mungkin masuk akal untuk menyewa peralatan atau perangkat lunak daripada membelinya langsung. Misalnya jika Anda berencana untuk menggunakan software akuntansi, akan lebih baik jika Anda menggunakan software akuntansi berbasis cloud dari pada program akuntansi desktop dengan biaya yang tinggi.

Sebagai solusi, Anda bisa menggunakan Kledo sebagai software akuntansi online pilihan Anda dengan harga yang terjangkau dan memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah mengelola dan mendapatkan kemudahan pembukuan dengan harga yang terjangkau, hanya 130 ribu perbulan untuk semua fitur yang yang bisa Anda butuhkan.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Terakhir, jangan takut untuk menegosiasikan harga. Biarkan vendor menawarkan tawaran untuk bersaing untuk bisnis Anda, selalu minta diskon, dan tinjau vendor Anda secara berkala untuk memastikan Anda mendapatkan penawaran terbaik.