Cash opname adalah bagian penting dalam bisnis. Seperti yang kita tahu, kas adalah aset yang paling likuid dan rentan terhadap kerugian jika tidak dikendalikan dengan benar.
Oleh karena itu, sangat penting bagi semua departemen yang menangani kas, menerapkan dan mematuhi kontrol internal yang kuat, salah satunya dengan melakukan cash opname.
Lantas, apa yang dimaksud cash opname? Dan, bagaimana prosedur penanganannya? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, artikel ini akan membahas secara lengkap seputar cash opname.
Pengertian Cash Opname Adalah:
Cash opname atau opname kas adalah bagian penting dari pekerjaan yang dilakukan saat memeriksa kas dan setara kas. Cash opname adalah kegiatan pemeriksaan kas secara fisik dan pencocokan dengan catatan akuntansi yang telah dilakukan.
Kas dan setara kas dicakup dalam Pernyataan Standar Akuntansi dan Keuangan (PSAK) Dalam kas dan setara kas, ada dua komponen terpisah. Yang pertama adalah uang tunai yang terdiri dari uang tunai di tangan dan di bank.
Yang kedua adalah setara kas yang merupakan investasi yang berjangka pendek, sangat likuid, dan dapat segera dikonversikan menjadi kas dalam jumlah tertentu yang tidak mengalami perubahan nilai yang signifikan.
Contoh setara kas adalah deposito bank jangka pendek yang kurang dari tiga bulan. Contohnya adalah investasi pada saham preferen dengan periode jatuh tempo yang pendek dan tanggal penebusan yang ditentukan.
Baca juga: 13 Rekomendasi Software Laporan Keuangan yang Wajib Anda Coba
Tujuan Cash Opname
Secara umum, cash opname dilakukan dengan 2 tujuan. Tujuan yang pertama adalah berfokus pada jenis setoran tunai atau kontribusi yang diterima dan bagaimana mereka dicatat dalam catatan akuntansi.
Selain menangani penerimaan kas, kegiatan ini juga akan melihat secara dekat semua jenis pengeluaran yang dilakukan sebagai transaksi tunai, memastikan pengeluaran tersebut didokumentasikan dengan benar dan dilakukan dengan otorisasi yang tepat.
Sebagai aspek terakhir dari tugas, opname kas juga akan memastikan bahwa penerimaan dan pengeluaran yang benar-benar terjadi sehingga jumlah uang tunai yang tersedia secara fisik atau di deposito mempunyai dasar perhitungan yang akurat serta menghindari fraud.
Baca juga: Pengertian, Elemen, Manfaat, dan 9 Prinsip Etika Bisnis
Syarat Melakukan Cash Opname
Agar tim pemerikasa cukup yakin akan saldo kas dan setara kas, opname kas akan dilakukan dengan beberapa asersi atau persyaratan. Asersi yang berlaku untuk cash opname adalah:
- Kelengkapan : Semua kas dan setara kas milik entitas telah dicatat dan disajikan dalam laporan keuangan termasuk yang dimiliki oleh pihak ketiga.
- Hak dan Kewajiban (Kepemilikan) : Kas dan setara kas milik entitas dan tidak ada kas yang dipegang atas nama pihak ketiga dalam kas dan setara kas entitas tanpa pengungkapan yang sesuai dalam laporan keuangan.
- Penilaian : Kas dan setara kas akan diukur kembali hanya jika saldo awalnya dalam mata uang asing dan bila terdapat perbedaan antara nilai tukar spot dan valuta asing pada akhir periode akuntansi.
- Keberadaan : Saldo kas dan setara kas yang dilaporkan ada pada tanggal pelaporan baik dalam bentuk kas yang disimpan secara fisik maupun di bank.
- Penyajian dan Pengungkapan : Jumlah kas dan setara kas dalam laporan keuangan dan catatan pengungkapan yang relevan atas laporan keuangan telah lengkap dan mengikuti standar akuntansi yang berlaku.
Baca juga: Memahami Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Bisnis
Mengenal Istilah Khusus dalam Cash Opname
Sebelum kita masuk ke opname kas, ini saat yang tepat untuk meninjau istilah-istilah kunci yang terkait dengan kas, yang meliputi:
- Float: Ini adalah jumlah awal yang tersedia secara fisik. Dalam kebanyakan kasus, itu akan diisi ulang setiap bulan atau kuartal.
- Disbursement: Disbursement adalah kemana uang tunai itu pergi, atau bagaimana uang itu dibelanjakan. Uang tunai dicairkan kepada para pembelanja. Pembelanja ini harus mencatat setiap pembayaran yang dilakukan.
- Voucher: Voucher menunjukkan setiap pembayaran individu di log. Sebuah voucher mewakili sebuah transaksi dan dapat dianggap seperti seorang karyawan yang membuat pesanan pembelian atau menunjukkan bagaimana dan di mana mereka menghabiskan kas kecil.
- Log: Log kas mencatat semua pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan kas kecil.
- Keyholder: Di sebagian besar organisasi, ada satu orang yang menjaga atau bertanggungjawab dengan kunci brankas atau tempat penyimpanan uang. Mereka disebut sebagai kustodian atau keyholder.
Baca juga: Instrumen Keuangan: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Dokumen yang Dibutuhkan untuk Melakukan Cash Opname
Dalam melakukan cash opname diperlukan beberapa dokumen pendukung, seperti:
Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan memuat data tentang hasil informasi pemeriksaan penerimaan, antara lain sebagai berikut:
- tanggal penerimaan
- Nomor pesanan pembelian yang relevan
- Nama, jenis, jenis, jumlah dan kualitas barang yang diterima
- Uraian hasil pemeriksaan barang, seperti apakah barang sesuai dengan pesanan, apakah barang rusak, dll.
Formulir ini umumnya diisi oleh bagian penerima setelah menerima barang.
Baca juga: Mengenal 3 Standar Audit yang Berlaku di Indonesia
Nota Debet
Nota debet adalah bukti transaksi perusahaan yang telah terjadi pengembalian karena berbagai alasan. Dokumen ini dikirim oleh pembeli kepada penjual, karena barang yang dibeli dikembalikan, mungkin rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
Faktur Penjual
Dokumen invoice atau faktur penjual digunakan sebagai alat penagihan bagi pemasok barang atau jasa.
Jurnal Pembayaran Tunai
Ini adalah jurnal untuk mencatat semua pengeluaran kas atau kas.
Prosedur Pelaksanaan Cash Opname
Prosedur opname kas jelas harus diikuti. Namun, karena banyak orang memperlakukan kas sebagai uang sekali pakai, pencatatan sering salah atau tidak dicatat sama sekali. Hal ini membuat tim akuntansi harus lebih selektif untuk mencari tahu apa yang terjadi dengan kas mengambang.
Sebelum kita membahas cara mencatat prosedur kas opname dalam sistem terpusat, mari kita tinjau kembali prosesnya:
- Tentukan float: Berapa jumlah awal kas kecil Anda?
- Hitung uang tunai secara fisik: Pada akhir setiap periode akuntansi, uang tunai yang tersisa di kotak kas kecil harus lebih kecil dari jumlah mengambang (jumlah awal). Anda dapat membuat perhitungan uang tunai mendadak pada hari kerja pertama tahun keuangan untuk memastikan bahwa uang tunai benar-benar ada.
- Tambahkan transaksi: Gunakan log dan voucher untuk menghitung jumlah total dari pencairan. Float dan voucher harus sama dengan sisa uang tunai. Adapun informasi transaksi ini bisa Anda ketahui dari berbagai dokumen yang telah kami sebutkan.
- Kategorikan pengeluaran: Tetapkan setiap pengeluaran ke akun pengeluaran yang relevan.
- Selidiki perbedaan jumlah kas: Di sinilah opname kas berperan. Jika float dikurangi transaksi tidak sama dengan sisa saldo, Anda menghadapi masalah. Sekarang, Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan detektif untuk mencari tahu perbedaannya dan merekonsiliasi akun (untuk memastikan mereka cocok).
- Catat transaksi: Sebagai bagian dari proses penutupan keuangan , Anda harus mencatat transaksi di buku besar Anda.
- Buat laporan berita acara opname kas
Proses opname kas merupakan bagian integral dari pengendalian internal perusahaan untuk memastikan tidak terjadi kecurangan. Terlepas dari kenyataan bahwa pengeluaran mungkin sedikit dibandingkan dengan transaksi kartu kredit, mereka tetap penting untuk dilacak.
Itulah sebabnya organisasi menerapkan software akuntansi untuk membantu mengelola riwayat transaksi mereka dan merekonsiliasi semua jenis akun, mulai dari kas kecil hingga akun mata uang asing.
Baca juga: Jurnal Khusus: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Transaksinya
Tips Mengelola Kas
Ada beberapa tantangan dalam pengelolaan kas. Namun, mereka dapat diminimalkan melalui pengawasan yang tepat dan praktik terbaik yang jelas.
Beberapa praktik terbaik adalah:
- Melakukan opname kas yang konsisten: Daripada menunggu berbulan-bulan untuk mendamaikan kas kecil, buatlah lebih sering (setidaknya setiap bulan).
- Melatih keyholder: Pastikan Anda memberikan kunci brankas kas kepada seseorang yang dapat dipercaya dan bertanggung jawab. Pihak terbaik yang bisa Anda pilih sebagai keyholder adalah anggota bagian dari tim keuangan sehingga bisa mengambil tanggung jawab secara serius.
- Memindai bukti transaksi: Gabungkan teknologi ke dalam proses. Pindai tanda terima untuk mengurus entri data, sehingga meminimalkan kesalahan manusia dan memudahkan untuk melacak pengeluaran.
Baca juga: Cara Mengetahui dan Mengukur Kinerja Keuangan Bisnis
Kesimpulan
Cash opname merupakan bagian penting dalam bisnis yang dilakukan dengan cara menghitung jumlah uang secara fisik dan mencocokkannya dengan catatan yang ada di laporan keuangan. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan kinerja penanganan kas dan setara kas serta meminimalisir terjadinya tindak kecurangan atau penggelapan dana.
Mencari cara yang lebih mudah untuk melakukan kas opname? Software akuntansi seperti Kledo akan memudahkan Anda dalam menyusun transaksi, melakukan dokumentasi, dan memperbarui catatan yang sesuai untuk memastikan semuanya tercermin secara akurat.
Selain itu, Kledo juga akan secara mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan opname kas.
Dengan otomatisasi, ada peningkatan pengawasan dan tidak ada lagi entri data manual. Ini juga berguna untuk menghubungkan, memetakan, dan membersihkan data saat menghubungkan ke semua sistem data Anda termasuk sistem lama.
Kledo merupakan software berbasis cloud yang memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi seperti invoice, purchase, manajemen stok, dan beragam fitur terbaik lainnya.
Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui link ini.
- Cara Kelola Keuangan Bisnis dengan Corporate Card, Lebih Efisien! - 9 Desember 2024
- Contoh Laporan Neraca dan Download Template Gratisnya - 14 November 2024
- Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya - 11 November 2024