Laporan keluar masuk barang merupakan laporan yang sangat penting bagi perusahaan. Sebab, setiap perusahaan pasti memiliki barang atau jasa yang merupakan produk yang akan dijual ke pasar.
Apalagi jika perusahaan tersebut bergerak di bidang manufaktur dan produksi barang. Kegiatan seperti keluar masuknya barang sesuai kebutuhan merupakan hal yang lumrah. Pemenuhan barang ini terjadi disebabkan tingkat permintaan yang tinggi atau hanya sekedar untuk memenuhi stok barang.
Untuk mengelola aktivitas keluar masuknya barang, Anda harus membuat daftar laporan keluar masuk barang untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan dan memantau ketersediaan barang di perusahaan.
Banyak perusahaan mengabaikan manajemen persediaan dan persiapan laporan. Padahal, jika persediaan tidak sesuai pada saat penjualan, perusahaan bisa mengalami kerugian.
Oleh karena itu, Anda perlu membuat laporan yang baik dan benar. Jika masih merasa kesulitan, Anda bisa membuat laporan keluar masuk barang terlebih dahulu. Meski sederhana, ini akan membantu Anda mengelola persediaan barang dagangan.
Langkah-langkah dalam Membuat Laporan Keluar Masuk Barang
Membuat laporan keluar masuk barang kini sangat mudah. Apalagi dengan hadirnya bantuan teknologi komputer, proses apapun bisa dilakukan dengan cepat dan otomatis.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah:
Siapkan Data
Mintalah seseorang secara khusus bertanggung jawab untuk merekam. Orang ini harus melakukannya seakurat mungkin. Dari sini, Anda dapat mengetahui data dari periode sebelumnya dan akhirnya menentukan target pemasaran dan perkiraan penjualan untuk periode saat ini.
Buat Perkiraan
Estimasi ini dibuat untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode tersebut. Anda harus menentukannya per item.
Lakukan Cek Sebelum Barang Disimpan
Periksa sebelum barang diletakkan di rak. Beri kode pada barang tersebut untuk mengetahui apakah barang tersebut tercatat atau tidak. Pada langkah ini, Anda dapat mengetahui item mana yang rusak, salah tempat, dan kesalahan lainnya.
Berikan Kode untuk Setiap Item
Jika pelanggan misalnya menanyakan stok barang dengan kode AA, maka Anda langsung tahu barang apa yang diinginkan pelanggan. Kode ini juga berguna untuk membantu menata barang.
Pisahkan Stok Lama dengan Stok Baru
Hal ini dilakukan untuk memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga dapat mengklasifikasikan item lama dan baru.
Baca juga: Apa itu Klasifikasi Biaya? Berikut Pembahasan Lengkapnya
Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang
Ada dua cara untuk membuat laporan keluar masuk barang yaitu dengan menggunakan excel atau software akuntansi. Kedua cara tersebut tentunya memiliki langkah-langkah yang dapat diterapkan dengan mudah bagi siapa saja atau yang belum terlalu memahami Excel atau bahkan software akuntansi.
Berikut ini dijelaskan langkah-langkah dalam membuat laporan menggunakan dengan menggunakan excel dan software akuntansi:
Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang dengan Excel
- Buat kertas kerja excel atau lembar kerja baru dan beri nama. Kemudian Anda membuat tabel dengan kolom yang diberi kode judul, nama barang, stok awal, masuk, keluar dan stok akhir.
- Buat header dengan cara memblok semua kolom yang sudah anda buat, lalu klik tabel pada menu insert.
- Beri tanda centang (v) pada opsi ” Tabel saya memiliki header”.
- Isikan data sesuai dengan data item yang ada di perusahaan.
- Buat lembar kerja (lembar) baru dan beri nama “barang masuk”.
- Buat 4 kolom dengan nama: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
- Buat lembar kerja (lembar) baru dan beri nama “item keluar”.
- Buat kolom yang sama dengan langkah nomor 6 (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
- Buka atau aktifkan lembar “kotak masuk” . Pada kolom nama barang berikan rumus excel “Vlookup”, fungsi ini untuk memunculkan nama barang jika anda mengetikkan kode barang.
- Lakukan langkah nomor 9 pada lembar “barang habis”.
- Buka lembar “item data” Di kolom “Enter” masukkan rumu = Sumif (tabel6 [kode], tabel8 [#baris ini], [kode], tabel6 [angka])
Informasi:
- Tabel6 [kode] pilih kode pada lembar “barang masuk”
- Tabel8 [baris ini] pilih kode di lembar “data item”
- Tabel6 [jumlah] pilih kolom jumlah pada lembar “barang masuk”
- Pada kolom stok terakhir, ketikkan rumus “stok awal” plus “masuk” dan minus “keluar”.
Baca juga: Mengenal 10 Lembaga Keuangan Bukan Bank yang Ada di Indonesia
Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang dengan Software Akuntansi
Selain Excel, Anda juga dapat menggunakan software akuntansi. Banyak software akuntansi yang bisa digunakan untuk membuat laporan keluar masuk barang. Untuk dapat memaksimalkan setiap laporan yang Anda buat, pilihlah software akuntansi dengan fitur yang dapat memberikan kemudahan dan hasil yang akurat.
Namun, banyaknya software akuntansi yang dapat memudahkan pekerjaan Anda belum tentu terjamin kualitas dan akurasinya. Oleh karena itu, Anda dapat memilih Kledo sebagai software akuntansi dalam membuat laporan keluar masuk barang.
Kledo mengintegrasikan bagian pembelian, penjualan dan persediaan secara otomatis. Anda bisa mengecek dan mendapatkan kepastian dan nilai persediaan secara akurat dan realtime karena Kledo akan langsung mengirimkan notifikasi dan perhitungan persediaan secara langsung jika ada perubahan.
Tips Menjaga Stok Barang
Banyak pengecer bereaksi terhadap kehabisan stok daripada mengambil langkah proaktif untuk mencegahnya. Tetapi bereaksi berarti pengecer terus-menerus bersikap defensif. Dengan sedikit perencanaan dan alat yang tepat, pengecer dapat secara proaktif menghindari kehabisan stok dan memastikan pelanggan mereka senang.
Mencocokkan Jumlah Barang
Seperti diketahui, kehabisan stok sering terjadi ketika ada perbedaan jumlah barang dari satu sistem manajemen persediaan dengan yang lain. Meskipun menghilangkan kesalahan manusia sepenuhnya secara praktis tidak mungkin, memastikan bahwa data inventaris yang terbaru relatif mudah.
Melakukan Forecasting
Alasan umum lainnya untuk kehabisan stok adalah perkiraan persediaan yang tidak memadai atau tidak akurat.
Mengantisipasi permintaan untuk produk tertentu merupakan tantangan utama bagi pengecer. Data terbaru menunjukkan bahwa 73% pengecer berjuang dengan perkiraan permintaan persediaan.
Salah satu hal pertama yang harus dipertimbangkan pengecer saat menyiapkan perkiraan persediaan adalah lead time–waktu antara menempatkan pesanan untuk produk baru dan benar-benar menerimanya dari pemasok.
Salah satu cara untuk mengukur lead time adalah dengan memeriksa pesanan pembelian sebelumnya dari pemasok tertentu. Ini mungkin tidak akan cukup dengan sendirinya, tetapi ini dapat berfungsi sebagai titik awal untuk menghitung waktu tunggu dari masing-masing pemasok.
Baca juga: Apa Itu Cash Flow? Berikut Pembahasan Lengkapnya
Optimalkan Stok Pengaman
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan pengecer ketika memprediksi permintaan yang diantisipasi untuk produk tertentu adalah “persediaan pengaman”, atau jumlah persediaan yang dimiliki pengecer untuk bertindak sebagai bantalan terhadap lonjakan permintaan yang tidak terduga.
Pengisian Stok Otomatis
Cara lain pengecer mengurangi kehabisan stok adalah dengan mengotomatiskan pengisian stok. Mereka menggunakan teknologi identifikasi frekuensi radio (RFID) untuk menyimpan dan melacak informasi produk dan menjaga akurasi inventaris.
Baca juga: Download Nota Kosong Docs, PDF, dan Excel Gratis
Memiliki Pemasok Cadangan
Pasokan persediaan yang stabil sangat penting untuk menghindari kehabisan persediaan, dan membantu memiliki pemasok tambahan sebagai cadangan.
Selama musim liburan, misalnya, ketika sebagian besar pengecer mengalami volume penjualan yang lebih tinggi, permintaan meningkat. Anda berisiko kehabisan stok jika mengandalkan satu pemasok untuk memenuhi permintaan yang lebih tinggi.
Pengaruhi permintaan dengan harga
Hukum permintaan mengatakan bahwa pada harga yang lebih tinggi, pembeli akan meminta sejumlah kecil barang ekonomi. Menyesuaikan harga produk Anda akan memengaruhi berapa banyak orang yang ingin membelinya.
Jika suatu produk akan kehabisan stok, dengan kata lain, dan permintaan tinggi, naikkan harga Anda. Ini meningkatkan keuntungan pada produk dan dapat mengurangi kehabisan stok dengan menurunkan permintaan.
Tapi lakukan dengan hati-hati. Jika Anda melebih-lebihkan produk tertentu, itu bisa menghancurkan permintaan sepenuhnya. Plus, Anda harus tetap berada dalam peraturan anti-harga yang dirancang untuk memblokir taktik penetapan harga predator.
Tujuannya agar stok tetap tersedia agar tidak mengecewakan pembeli dengan kehabisan stok.
Baca juga: Yuk Kenali 8 Bidang Akuntansi yang Harus Anda Ketahui
Kesimpulan
Itulah penjelasan seputar panduan membuat laporan keluar masuk barang serta tips menjaga persediaan agar tetap aman. Seperti yang sudah kami jelaskan, laporan stok barang memiliki fungsi yang sangat penting bagi bisnis.
Untuk itu, Anda harus membuat laporan ini dengan benar dan akurat. Guna efisiensi dan efektivitas bisnis, Anda perlu menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Dengan Kledo, Anda dapat membuat laporan keluar masuk barang secara otomatisasi dan dijamin akurat. Selain itu, Anda juga bisa memantau kondisi persediaan Anda secara real time.
Kledo juga memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik seperti invoice, puchase, otomatisasi laporan keuangan dan beragam fitur terbaik lainnya. Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo gratis selama 14 hari melalui link ini.
- Cara Mengoptimalkan Order Cycle Time untuk Efisiensi Bisnis - 24 Juli 2024
- Harga Franchise Warteg Kharisma Bahari dan Cara Gabungnya - 19 Juli 2024
- 13 Rekomendasi Aplikasi Kasir Kafe, dari yang Gratis Hingga Berbayar! - 19 Juli 2024