Cost Control: Pengertian, Manfaat, Metode, Tips dan Cara Melakukannya

Cost control atau pengendalian biaya merupakan aspek penting dalam membangun keuangan bisnis dan membantu meningkatkan profitabilitasnya.

Memahami cara melakukan cost control dapat membantu Anda mempertahankan anggaran untuk proyek Anda dan meningkatkan profitabilitas proyek.

Dalam artikel ini, kita membahas apa itu cost control secara mendalam, mengapa penting bagi bisnis, hinggi tips terbaik dalam memastikan biaya dalam bisnis Anda terkendali dengan baik.

Apa itu Cost Control?

Cost control atau pengendalian biaya adalah praktik yang digunakan oleh para profesional keuangan yang menganalisis pengeluaran bisnis secara keseluruhan dan mengurangi biaya proyek untuk meningkatkan laba.

Biasanya, sebuah perusahaan mempekerjakan profesional keuangan untuk memantau kinerja biaya mereka, merencanakan anggaran untuk setiap proyek dan mengubah proyek yang dapat meningkatkan kinerja keuangan bisnis.

Profesional keuangan juga mengembangkan, memelihara, dan mengatur anggaran proyek dari awal hingga akhir untuk memastikan anggaran diikuti dengan cermat oleh karyawan.

Tujuan menggunakan metode cost control adalah untuk meningkatkan kinerja keuangan proyek sambil mengurangi biaya proyek.

Cost control bekerja dalam empat langkah utama:

Membuat garis standar

Anda harus menetapkan garis standar untuk membandingkan biaya aktual. Mendasarkan dasar pada kinerja biaya terbaik yang dapat dicapai, peningkatan pada hasil sebelumnya atau hasil historis.

Prioritaskan lebih banyak pada opsi yang layak seperti meningkatkan opsi hasil historis.

Baca juga: Quick Ratio: Pembahasan Lengkap dan Bedanya Dengan Current Ratio

Menghitung varians

Hitung varians antara baseline dan hasil aktual anggaran. Jika ada varians yang tidak menguntungkan, fokus bergeser ke area spesifik itu.

Ini berarti bahwa biaya aktual lebih tinggi dari yang diharapkan. Jika variansnya normal atau menguntungkan, maka produk tersebut lebih mungkin menguntungkan.

Penelitian varians

Lakukan penelitian menyeluruh tentang informasi biaya aktual dan temukan alasan untuk varians yang tidak menguntungkan.

Misalnya, salah satu alasan utama untuk tidak menguntungkan bisa jadi karena Anda memberi harga produk dan layanan Anda terlalu rendah.

Menerapkan perubahan

Berdasarkan informasi dari analisis, menyarankan perusahaan tentang cara terbaik untuk meningkatkan profitabilitas.

Misalnya, temukan klien baru, terapkan langkah-langkah untuk meningkatkan rasio konversi Anda dan singkirkan layanan dan produk yang tidak menguntungkan.

Baca juga: Pengertian Current Ratio, Rumus, dan Contohnya Pada Sebuah Bisnis

Apa Manfaat Melakukan Cost Control pada Bisnis?

Cost control memungkinkan bisnis untuk mempertahankan anggaran yang ketat, yang menjaga keuangan mereka tetap stabil dan dapat membantu menumbuhkan profitabilitas proyek mereka.

Berikut adalah beberapa alasan menggunakan metode cost control yang penting untuk bisnis:

Anggaran membantu bisnis tetap di jalur yang benar

Metode cost control sering kali melibatkan pengaturan anggaran yang ketat untuk diikuti oleh tim, yang membantu untuk tetap berada di jalur selama proyek.

Jika anggaran meminta proyek diselesaikan pada waktu tertentu, karyawan mungkin merasa lebih terdorong untuk menyelesaikan proyek sebelum batas waktu anggaran.

Baca juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Fungsi, Elemen dan Prosesnya

Menjaga biaya proyek agar tidak bertambah

Menggunakan metode pengendalian biaya dapat membantu menjaga biaya proyek agar tidak berkembang pesat seiring dengan kemajuan proyek.

Anggota proyek dapat berkonsultasi dengan profesional keuangan jika mereka merasa anggaran tidak cukup untuk menutupi biaya yang diperlukan untuk proyek tersebut.

Menjaga profitabilitas tetap tinggi

Metode pengendalian biaya memungkinkan pendapatan yang dibawa dari proyek menjadi lebih tinggi daripada biaya proyek, yang menjaga profitabilitas tetap tinggi dan meningkatkan keuangan perusahaan.

Metode Cost Control dalam Sebuah Bisnis atau Proyek

1. Merencanakan anggaran dengan benar

Salah satu metode cost control yang digunakan sebagian besar bisnis saat memulai proyek baru adalah manajemen anggaran.

Menyisihkan waktu yang cukup untuk mengembangkan anggaran yang akurat untuk proyek baru adalah penting karena penganggaran membantu memperkirakan biaya, menjaga keuangan tetap teratur, dan memastikan perbedaan biaya relatif rendah.

Saat penganggaran, bisnis mempertimbangkan semua bagian proyek, termasuk berapa banyak karyawan yang mereka butuhkan untuk proyek tersebut, berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek untuk menyelesaikannya dan berapa banyak bahan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikannya.

Sangat penting untuk menyisakan banyak ruang dalam anggaran Anda untuk setiap biaya yang muncul secara tidak terduga.

Misalnya, beberapa proyek mungkin memerlukan waktu lebih lama dari yang diharapkan atau mungkin memerlukan lebih banyak material daripada yang diperkirakan semula, itulah mengapa penting untuk menghemat dana dalam anggaran untuk perubahan mendadak.

2. Memantau semua pengeluaran menggunakan pemeriksaan berlapis

Memantau semua pengeluaran yang terkait dengan suatu proyek adalah metode pengendalian biaya umum yang digunakan bisnis untuk memastikan anggaran diikuti dengan benar.

Bisnis sering memiliki pos pemeriksaan yang dianalisis secara berkala di seluruh proyek untuk meninjau bahwa anggota tim mempertahankan anggaran dan untuk memutuskan apakah ada perubahan yang perlu dilakukan, seperti jika anggota tim meminta lebih banyak waktu atau materi untuk menyelesaikan proyek.

Profesional dapat menganalisis pos pemeriksaan ini setiap minggu hingga setiap bulan.

Profesional keuangan dapat menganalisis perubahan yang diperlukan menggunakan pos pemeriksaan ini dan mengakomodasi anggaran yang sesuai.

Penggunaan metode pengendalian biaya ini memungkinkan dilakukan perubahan yang tidak mempengaruhi anggaran secara signifikan.

3. Menggunakan sistem kontrol perubahan

Sistem pengendalian perubahan adalah metode pengendalian biaya yang memperhitungkan setiap perubahan yang mungkin berdampak besar pada anggaran.

Perubahan ini dapat terjadi dari setiap masalah yang muncul selama proyek atau penundaan signifikan yang menyebabkan proyek tidak memenuhi tenggat waktu yang dapat menyebabkan kenaikan biaya tenaga kerja dan material.

Sistem kontrol perubahan memantau semua perubahan yang dilakukan pada proyek untuk memastikan para profesional melakukan penyesuaian anggaran.

Mereka juga mendokumentasikan perubahan dan memastikan semua perubahan yang dibuat sangat penting untuk proyek.

4. Memiliki manajemen waktu

Manajemen waktu adalah metode pengendalian biaya yang dapat menekan pengeluaran proyek dengan memenuhi tenggat waktu proyek.

Ketika sebuah proyek melampaui tenggat waktu, itu dapat menyebabkan biaya pengeluaran proyek secara keseluruhan meningkat, karena mereka terus menggunakan bahan dan karyawan untuk menyelesaikan proyek, yang menurunkan profitabilitas proyek.

5. Melacak nilai yang diperoleh

Menggunakan nilai yang diperoleh adalah metode pengendalian biaya yang populer di kalangan akuntan.

Ini melibatkan mengalikan persentase pekerjaan yang diselesaikan pada suatu proyek dengan anggaran pada saat penyelesaian proyek.

Nilai yang diperoleh membantu para profesional memprediksi hasil keuangan suatu proyek tergantung pada waktu untuk menyelesaikan proyek, total biaya proyek dan biaya keseluruhan proyek.

Baca juga: Marketing 4.0: Ini Definisi dan Dampaknya bagi Bisnis Online, Apa Saja?

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Cost Control

Berikut adalah beberapa faktor yang terlibat dalam pemantauan cost control suatu bisnis:

Biaya tenaga kerja

Jumlah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang bekerja pada suatu bisnis atau proyek, termasuk tunjangan dan pajak karyawan, adalah biaya tenaga kerja.

Saat menganggarkan sebuah proyek, penting untuk memasukkan biaya tenaga kerja, karena sebuah proyek mungkin melibatkan beberapa karyawan yang bekerja pada satu waktu.

Misalnya, jika Anda membuat anggaran, pastikan untuk memasukkan jumlah total karyawan pada proyek dan berapa lama setiap karyawan dapat mengerjakan proyek untuk mendapatkan perkiraan yang akurat dari total biaya proyek.

Biaya bahan

Total biaya semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk suatu proyek adalah biaya bahan.

Ini melibatkan bahan yang dipesan sebelum proyek dimulai, selama penyelesaian proyek dan setelah proyek selesai.

Biaya aktual

Biaya aktual adalah total biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu proyek dari awal proyek hingga akhir. Ini termasuk biaya tenaga kerja, bahan dan biaya lain yang terkait dengan proyek.

Varian biaya

Varians biaya mengacu pada perbedaan harga antara biaya aktual proyek dan anggaran yang telah Anda tetapkan.

Misalnya, jika Anda memiliki anggaran untuk sebuah proyek sebesar 1.000.000, tetapi biaya sebenarnya dari proyek tersebut adalah 1.500.000, maka varians biayanya adalah 500.000 karena itulah perbedaan antara anggaran dan biaya sebenarnya dari proyek tersebut.

Pengembalian investasi (ROI)

Pengembalian investasi (ROI) adalah seberapa menguntungkan sebuah proyek, dibandingkan dengan berapa banyak uang yang Anda investasikan dalam sebuah proyek. Memiliki ROI yang tinggi berarti proyek tersebut menghasilkan lebih banyak uang daripada biaya sebenarnya dari proyek tersebut.

Penggunaan Cost Control

Manajemen biaya adalah cara yang baik untuk merencanakan laba bersih yang ditargetkan. Hitung target laba bersih menggunakan rumus ini:

Penjualan – biaya tetap – biaya variabel = target laba bersih

Misalnya, anggaplah sebuah toko pakaian retaol ingin menghasilkan 100.000.000 dalam pendapatan bersih dari 1.000.000.000 dalam penjualan selama sebulan.

Untuk mencapai tujuan, manajemen meninjau biaya variabel dan biaya tetap dan mencoba untuk menurunkan biaya.

Menemukan pedagang lain yang menawarkan harga kompetitif membantu mengurangi biaya persediaan.

Mungkin diperlukan waktu lebih lama untuk mengurangi biaya tetap, seperti pembayaran sewa karena biaya ini biasanya ditetapkan dalam kontrak. Mencapai laba bersih yang ditargetkan sangat penting untuk bisnis publik karena investor membeli saham biasa emiten berdasarkan ekspektasi pertumbuhan pendapatan pada waktunya.

Outsourcing sering digunakan untuk mengelola biaya karena banyak perusahaan merasa ekonomis untuk membayar pihak ketiga untuk melakukan tugas daripada melakukan pekerjaan dalam bisnis.

Baca juga: Revaluasi Aset: Pengertian Lengkap, Metode, dan Contoh Penghitunganya

Tips Melakukan Cost Control

Cost control dapat menjadi proses yang menantang untuk diterapkan. Di bawah ini adalah beberapa tips paling umum yang dihadapi ketika menerapkan cost control dalam bisnis:

Mengontrol perubahan

Mengontrol perubahan adalah salah satu aspek terpenting dari pengendalian biaya.

Karena perubahan akan terjadi pada setiap proyek, tim proyek harus memiliki semua alat dan pelatihan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengendalikan perubahan.

Pastikan Anda memiliki sumber daya yang cukup

Dalam proses bisnis misalnya melakukan akuisisi dan merger, ada kolaborasi antara perusahaan yang berbeda dalam satu proyek.

Hal ini menempatkan tekanan yang signifikan pada sumber daya yang langka dari suatu organisasi. Akibatnya, ada sumber daya yang terbatas untuk menyediakan pelaporan yang andal, akurat, dan terperinci.

Untuk meminimalisir risiko kerugian dalam bisnis Anda, pastikan ada sumber daya yang cukup untuk proses yang sedang atau akan berjalan.

Akurasi laporan

Untuk laporan pengendalian biaya yang akurat, kumpulkan data dan analisis secara ekstensif. Setelah selesai, ada kebutuhan untuk memastikan bahwa laporan akhir dapat dimengerti dan tepat.

Membuat laporan yang objektif cukup menantang, sebagian besar karena sumber daya yang terbatas dan kurangnya informasi yang tepat. Hasilnya adalah dasar yang tidak dapat diandalkan.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan biaya dalam bisnis dan laporan keuangan lainnya, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses yang lebih baik.

Kledo adalah software akuntansi cloud buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan cocok untuk semua jenis dan skala bisnis. Hanya dengan 140 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan semua fitur yang dibutuhkan oleh bisnis Anda.

Tidak percaya? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tauatan pada gambar di bawah ini:

Mengelola hubungan pelanggan

Setiap bisnis memiliki klien atau pelanggan. Bahkan ketika Anda hanya memiliki satu proyek, ada pelanggan yang terlibat disana.

Pelanggan tidak hanya mereka yang menggunakan layanan atau melakukan pembelian produk dari Anda.

Anda juga harus memastikan mereka yang memiliki hubungan bisnis dengan Anda seperti otoritas pendanaan, pemangku kepentingan, pemasok teknologi, dan lainnya.

Proses cost control ini bisa sangat menantang bagi setiap perusahaan, terlebih jika sumber daya yang tersedia terbatas dan pada akhirnya tidak akan sepenuhnya memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pastikan Anda memiliki waktu dan upaya yang efektif dalam pelaporan

Terlepas dari tantangan mencari informasi dari berbagai sumber, perusahaan menghabiskan banyak waktu dan tenaga dalam mempersiapkan data untuk pelaporan.

Organisasi memiliki sumber data yang berbeda, yang dapat menjadi tantangan saat mengumpulkan informasi ini untuk pelaporan.

Ini karena sistem penjadwalan dan pengendalian biaya menghasilkan kode data yang berbeda yang mungkin mengandung kesalahan.

Oleh sebab itu, pastikan Anda memiliki banyak waktu dan upaya terbaik dalam membuat pelaporan biaya yang optimal.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cost control dalam sebuah bisnis atau proyek. Dalam menjalankan sebuah usaha mengelola biaya dengan baik dan benar adalah suatu keharusan.

Biaya yang tidak terkontrol bisa berujung pada pemborosan dan kerugian bisnis. Anda juga harus menggunakan sistem terbaik agar pengelolaan baiya berjalan dengan baik dan transparan.

Sebagai solusi proses cost control yang lebih baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang akan memudahkan proses pembukuan dan pemantauan kesehatan finansial bisnis dengan mudah dan praktis.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Jado apalagi yang Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.